芻議煤炭企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的意義與途徑

喬芮

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）2-000-02

摘要 在新形勢下，檔案管理工作必須加強創(chuàng)新，煤炭檔案管理工作人員必須對現(xiàn)階段的特殊形式有所了解，并將傳統(tǒng)觀念改變，使創(chuàng)新意識提高。不斷發(fā)展的社會以及不斷加強的市場經(jīng)濟體制改革，促使現(xiàn)階段市場競爭激烈的不斷加劇。在檔案管理工作中，企業(yè)檔案管理工作的核心即為如何將人才利用好使創(chuàng)新力度提高。本文筆者結(jié)合自身工作實踐，借助對現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的分析，對煤炭企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新意義和途徑進行了深入的探討，以供參考。

關(guān)鍵詞 檔案管理工作 創(chuàng)新改革 企業(yè)管理

檔案在煤炭企業(yè)中占據(jù)著極其重要的位置，不僅記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，同時作為一項重要資料依據(jù)，在各部門工作順利開展的過程中起到了極為重要的作用。所以，當前檔案部門的重要任務(wù)就是使檔案管理工作的安全性和全面性得到保證。不斷提高的科技水平，煤炭企業(yè)要想使檔案管理部門的工作水平得到進一步的提高，就需要和時代以及科技相結(jié)合，不斷創(chuàng)新檔案管理工作，使其和市場要求相符，最終真正將檔案管理工作水平提高。

一、現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的意義

（一）檔案管理是煤炭企業(yè)中的寶貴財富

檔案管理是每一個企業(yè)中的重要組成部分，它既將企業(yè)的運營水平真實的體現(xiàn)了出來，同時還將企業(yè)的綜合能力予以了體現(xiàn)。就檔案而言，它將企業(yè)的發(fā)展史進行了真實的記錄，不僅對企業(yè)的經(jīng)濟利益進行了維護，同時使企業(yè)的合法權(quán)益得到了維護。當企業(yè)陷入較為復(fù)雜的糾紛中，檔案資料可以為其提供具有法律效力的證據(jù)，對企業(yè)自身的發(fā)展極為有利。因為檔案將企業(yè)的發(fā)展做了真實的記載，既將企業(yè)輝煌的地方進行了記錄，同時也記錄了企業(yè)落后的地方，在企業(yè)的發(fā)展過程中，檔案材料積累的真實性，使后人有例可尋。針對企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)而言，在將正確的決策制定出來之前，會對檔案材料進行查閱，利用檔案材料將決策做出，以檔案資料為基礎(chǔ)，其具有較強的可靠性，能夠極大的提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性。針對企業(yè)而言，在對活動予以開展的時候也會借助對相關(guān)資料的查看，檔案中對企業(yè)多次活動的策劃以及企業(yè)管理的工作有所記錄，對活動方案正確性的保證極為有利，所以十分有必要創(chuàng)新檔案管理工作。

（二）檔案管理和煤炭企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)系密切

在煤炭企業(yè)中，對企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展起著決定因素的即為檔案，企業(yè)中重要的管理機制就是檔案管理工作，要將員工的工作質(zhì)量和效率以及企業(yè)綜合能力提高，首先就必須將企業(yè)檔案管理做好。檔案真實的反映了一個企業(yè)的發(fā)展歷史，將企業(yè)檔案維護好，對企業(yè)歷史真實性的保護極為有利，同時還可以使企業(yè)經(jīng)濟和權(quán)益得到保證。企業(yè)檔案將該企業(yè)的所有研究成果清晰的記錄在其中，有利于對管理者進行引導(dǎo)，讓其將正確的經(jīng)營理念建立起來、制定正確的經(jīng)營方針、采取正確的管理措施。企業(yè)管理者可以對企業(yè)檔案進行利用，對企業(yè)的全部信息進行充分的了解，立足于檔案信息，推動企業(yè)的發(fā)展，并使企業(yè)管理者科學(xué)的分析企業(yè)，將與之對應(yīng)的市場營運方案制定出來，使企業(yè)在市場競爭中具備一定的優(yōu)勢。

二、現(xiàn)代檔案管理工作創(chuàng)新的有效途徑

（一）更新管理理念

在現(xiàn)階段煤炭企業(yè)中，大部分人在認識檔案管理工作上都存在一個誤區(qū)，大部分人都尚未充分的認識到檔案管理的重要性，認為它是可有可無的。其實，檔案管理可以有效推動我國現(xiàn)代企業(yè)制度的健康發(fā)展，所以，要想有效創(chuàng)新檔案管理工作，必須做到以下幾個方面：第一，將對檔案管理工作創(chuàng)新的認識提高，在檔案管理工作的整個過程中貫穿創(chuàng)新的理念，加大規(guī)劃和投入的力度，對行之有效的措施予以制定；第二，將現(xiàn)代化管理意識建立起來，對信息化的理念予以樹立，規(guī)范、系統(tǒng)地整理加工龐雜的單體檔案，使檔案的社會價值得到充分的發(fā)揮；第三，將效率意識建立起來，對從收集整理到加工歸檔再到調(diào)用的懶散狀態(tài)進行改變，用高效率將檔案的做大價值發(fā)揮出來。

（二）健全規(guī)章制度，實現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理的規(guī)范化和制度化

將健全的煤炭企業(yè)檔案管理制度建立起來，使煤炭企業(yè)檔案管理和新時期的發(fā)展需要相適應(yīng)。煤炭企業(yè)檔案管理需要具有系統(tǒng)性、科學(xué)性和完整性，必須嚴格遵循煤炭企業(yè)實際情況、各項煤炭企業(yè)檔案管理制度和國家法律法規(guī)標準制度。如檔案查（借）閱制度、檔案利用制度、檔案安全制度和檔案立卷歸檔制度等，規(guī)范化的制度有利于規(guī)范化管理煤炭企業(yè)檔案。其次，還需要堅持原則的監(jiān)督機制、快速充分的反饋機制、雷厲風(fēng)行的執(zhí)行機制、正確果敢的決策機制，使煤炭企業(yè)檔案管理工作可以健康規(guī)范的運行。

（三）加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高煤炭企業(yè)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)階段，煤炭企業(yè)檔案管理人員存在一個較為顯著的問題，即只是老化和陳舊，逐漸受到了煤炭企業(yè)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。所以，每年應(yīng)定期組織1～2次的和檔案知識有關(guān)的培訓(xùn)，或安排相關(guān)煤炭企業(yè)檔案管理人員到外地進行學(xué)習(xí)，但在培訓(xùn)煤炭企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)方面的時候，應(yīng)對以下幾個問題引起注意：首先，要對實用性予以注重。培訓(xùn)工作必須要符合煤炭企業(yè)檔案管理工作需求和長遠的發(fā)展，同時還應(yīng)將其和實際工作的聯(lián)系加強，在系統(tǒng)性學(xué)習(xí)檔案具體業(yè)務(wù)知識和檔案法律法規(guī)的時候，應(yīng)做到學(xué)以致用，為實際操作提供方便，注重實效性。其次，要因材施教。在培訓(xùn)煤炭企業(yè)檔案管理檔案人員的時候，要適應(yīng)其所在的崗位，注重傳授知識的同時培養(yǎng)其能力。在培訓(xùn)煤炭企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識時，要立足于每個人員的實際情況因材施教。最后，加大學(xué)習(xí)安全知識的力度。要把煤炭企業(yè)檔案的安全管理工作做好，就必須讓煤炭企業(yè)檔案管理人員充分了解煤炭企業(yè)安全管理方面的知識，將煤炭企業(yè)檔案管理人員及時處理煤炭企業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的突發(fā)事件的能力提高，使煤炭企業(yè)檔案的信息安全和實體安全得到保證。

（四）以強化考核為手段，嚴格落實各級工作目標責(zé)任制

煤炭企業(yè)要將促進檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展當作重要職責(zé)，進一步強化對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，逐項分解檔案管理工作確定的目標任務(wù)，保證順利完成，為檔案管理工作的發(fā)展構(gòu)建良好的條件，并予以充分保障。首先要加大組織建設(shè)力度。要對各級檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組予以調(diào)整和充實，完善檔案管理工作管理網(wǎng)絡(luò)。在年度計劃、相關(guān)人員崗位和分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)中納入檔案管理工作目標，逐層把責(zé)任落到實處，有序開展工作。其次，要加大檢查考核力度。嚴格實施半年考核、年度驗收制度，加大檢查督導(dǎo)力度，對考核標準進行細化量化，督促整改存在的問題，真正將工作做好。

（五）建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，保證重要數(shù)據(jù)的安全

建立煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案數(shù)字化管理的核心。要將檔案全部轉(zhuǎn)化為信息資源需要投人巨大的資金和人力，還有部分檔案屬于企業(yè)機密。檔案的數(shù)字化應(yīng)抓住以下兩個方面的重點：第一，建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要是根據(jù)單位各類檔案基本情況，通過著錄標引，把單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案的分類號、全宗號、檔號、題名、責(zé)任人、形成的時間、數(shù)量、主題詞、提要以及文件級的原文等基本情況錄人計算機，建立基本數(shù)據(jù)庫，這樣可以通過計算機檢索提供檔案原件的利用。第二，建立基層報表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再按要求進行調(diào)整。并根據(jù)上級的要求和使用情況，及時、迅速、準確地做好基層報表的填報工作。

三、結(jié)語

總而言之，創(chuàng)新建設(shè)是檔案事業(yè)發(fā)展中不可或缺的一部分，只有創(chuàng)新檔案工作，才可以和經(jīng)濟社會發(fā)展的需要相適應(yīng)，使我們的檔案事業(yè)為社會的各項事業(yè)服務(wù)，并與之相適應(yīng)，才可以讓檔案工作變得生機勃勃，使檔案事業(yè)得到更好的發(fā)展，真正做到與時俱進。

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