淺談檔案管理工作的重要性

羅劍偉

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）2-000-02

摘 要 檔案管理在領(lǐng)域發(fā)展中有很重要的意義，然而有些地區(qū)并不是十分重視檔案管理工作，但鑒于近年來(lái)中國(guó)企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況，仍存在各種問(wèn)題，對(duì)中國(guó)企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了很大的不利影響。檔案管理工作能夠?qū)ぷ髦械母黝愋畔⑦M(jìn)行記錄與分類，是具有專業(yè)性和機(jī)密性的管理工作。本文旨在對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行分析，指出當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題并提出提升檔案管理工作有效性的措施與對(duì)策。

關(guān)鍵詞 檔案管理 文件管理 檔案工作

企業(yè)檔案管理是指企業(yè)在許多生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，對(duì)于國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)來(lái)說(shuō)，具有保存各種文字，圖形，音頻等各種歷史記錄的價(jià)值。只有根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀，不斷地堅(jiān)持創(chuàng)新，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)的研究，了解其重要性，才能為管理層提供更多的幫助。

一、檔案管理工作的重要性

文件的科學(xué)規(guī)范管理，是衡量單位績(jī)效和管理水平的重要規(guī)模。檔案信息是本單位發(fā)展歷程、重要信息的重要記錄載體，是企事業(yè)單位發(fā)展的根本，能夠使企業(yè)在進(jìn)行管理和規(guī)劃時(shí)做到有據(jù)可依。做好檔案管理可以方便企業(yè)分析以往戰(zhàn)略上的不足，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、及時(shí)改進(jìn)不足，更利于企業(yè)制定未來(lái)戰(zhàn)略藍(lán)圖，使企業(yè)朝向更好的方向發(fā)展。一般來(lái)說(shuō)檔案管理工作的社會(huì)價(jià)值主要是體現(xiàn)在檔案中含有工作人員詳細(xì)的工作年限、身份信息、學(xué)歷信息等信息，這些都能夠充分說(shuō)明個(gè)人的詳細(xì)人生經(jīng)歷，進(jìn)而為企業(yè)提供招聘人員的客觀參考信息和依據(jù)。作為本單位的有效考查依據(jù)，檔案信息也是最具有效性的發(fā)展歷程記錄，高效的檔案管理工作能夠?yàn)楣芾碚吆凸ぷ髡咛峁┙鉀Q問(wèn)題的有效辦法。因此，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)度、加大檔案管理的重視度對(duì)企業(yè)發(fā)展有極大的影響，對(duì)提升企業(yè)的管理效率起到事半功倍的作用。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀和不足

（一）檔案管理不規(guī)范

其性能主要體現(xiàn)在：一是歸檔格式不統(tǒng)一，排列混亂，影響文件存檔工作的檔案，如文件封面和書(shū)寫(xiě)文件內(nèi)的包裝，無(wú)統(tǒng)一規(guī)格。二是在整理過(guò)程中，有很多鏈接不符合檔案的要求，如分類雜亂，組合不合理的，申報(bào)期不準(zhǔn)確，檔案起草不當(dāng)?shù)?。三是文件不?guī)范，檔案管理員認(rèn)為，只要完成文件收集任務(wù)即可，不組織，不整理，導(dǎo)致一組文件管理混亂，想找到一個(gè)有價(jià)值的文件信息難上加難。因此，文件管理不規(guī)范將直接影響使用該文件的價(jià)值。

（二）檔案管理人員缺乏責(zé)任心

檔案管理工作人員缺乏責(zé)任心重要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是文件管理人員缺乏主動(dòng)性，不是主動(dòng)收集，而是被動(dòng)等待選擇，忽視了對(duì)檔案的分類、管理以及整理工作，使得檔案的管理十分混亂，在這種情況下，一旦管理層或相關(guān)人員需要查閱答案時(shí)，不能及時(shí)找出相關(guān)檔案，降低了檔案查閱的效率。二是檔案管理員只對(duì)檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單保存，可以使用就行，沒(méi)有進(jìn)行編目，使文件管理越來(lái)越混亂，檔案管理應(yīng)該采用科學(xué)的管理方法，沒(méi)有一定的專業(yè)技術(shù)理論知識(shí)。

（三）缺乏新的管理技術(shù)

企業(yè)自身的管理模式與檔案管理觀念之間存在限制，缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)和高度重視，導(dǎo)致檔案管理工作方式單一、效能低下，服務(wù)形式落后，難以快速進(jìn)行檔案信息的查閱和利用。檔案管理工作中由于部門比較多，在管理中無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，這種問(wèn)題的存在主要是因?yàn)槲覈?guó)經(jīng)濟(jì)體制在安慰市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的過(guò)程中，單位的檔案管理部門不斷增加，其管理模式從舊體制向新體制轉(zhuǎn)變。

三、解決檔案管理工作的措施

（一）立足于法，搞好建章立制工作

社會(huì)的飛速發(fā)展對(duì)檔案管理提出了全新挑戰(zhàn)，也對(duì)檔案管理人員的專業(yè)度提出了全新要求。走法制化路線是檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是做好檔案管理工作的必然趨勢(shì)，更是對(duì)檔案管理的最好保護(hù)。為了完善檔案管理工作，還應(yīng)該要對(duì)檔案進(jìn)行編制，確保檔案管理工作具有準(zhǔn)確性、客觀性和完整性特點(diǎn)建立完善系統(tǒng)性檔案信息管理制度，使檔案的利用、歸類歸檔、信息保存以及監(jiān)管處罰機(jī)制能夠盡善盡美。檔案管理若要長(zhǎng)期發(fā)展就要堅(jiān)持法制化，這樣可以使檔案管理工作真正走上正軌，也才能實(shí)現(xiàn)檔案管理應(yīng)有的價(jià)值。還應(yīng)當(dāng)設(shè)置專人進(jìn)行檔案管理，提高管理工作人員的專業(yè)化程度和對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，建立責(zé)任追究制，通過(guò)集中管理的方式加強(qiáng)對(duì)檔案信息的多層次管理，從而使檔案管理工作能夠有序進(jìn)行，推動(dòng)單位進(jìn)步和發(fā)展。在全新的形勢(shì)下，各區(qū)域應(yīng)積極利用地方立法權(quán)限，根據(jù)地方特色建立規(guī)范的檔案管理法律法規(guī)，使檔案管理和地方發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，既令檔案管理適應(yīng)地方發(fā)展，又令檔案管理立足于法，讓法律有效保護(hù)檔案管理并促進(jìn)檔案管理發(fā)展。對(duì)相應(yīng)的問(wèn)題特點(diǎn)進(jìn)行有針對(duì)性的研究。使企業(yè)文件管理工作符合文件管理系統(tǒng)，推動(dòng)整體方向向前發(fā)展。實(shí)現(xiàn)各部門之間政策的統(tǒng)一實(shí)施，改進(jìn)不合理的地方。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)

首先，檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)層，要重視檔案管理工作，在人力、物力上支持檔案管理工作，自上而下地讓檔案管理工作人員重視檔案管理工作。企業(yè)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門的培養(yǎng)，鼓勵(lì)其進(jìn)行繼續(xù)教育，提高檔案管理工作中人才的綜合素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理工作。適當(dāng)組織檔案管理工作人員學(xué)習(xí)《檔案法》，提升其檔案管理能力。同時(shí)，為了鼓勵(lì)檔案管理人員對(duì)工作的積極性，避免檔案管理人員懶散、懈怠的工作狀態(tài)，制定獎(jiǎng)懲制度，促使提高檔案工作的質(zhì)量與效率得到。

（三）提高信息化水平，更新檔案管理技術(shù)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作中也可以加入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使得檔案管理工作能更加全面、更高效地進(jìn)行。需要檔案管理人員能夠利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，熟練掌握辦公軟件的操作流程和使用方法。提高信息化水平也是符合檔案管理工作需求和社會(huì)發(fā)展需求的有效措施。信息化水平的提高能夠極大提升工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理方式是通過(guò)人力進(jìn)行的，加快信息處理速度，減少出錯(cuò)頻率，提高檔案管理工作專業(yè)性。因此，要在檔案管理中利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)的管理，使檔案管理工作效率得到較大的提升。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案信息具有廣泛性、專業(yè)性、真實(shí)性和豐富性，進(jìn)行有效的檔案管理工作是提高檔案信息利用率的有效手段和途徑。目前檔案管理工作還存在著一定程度上的不足和缺陷，傳統(tǒng)落后的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)信息資源的快速發(fā)展。檔案管理對(duì)于國(guó)家和企業(yè)來(lái)說(shuō)意義重大，工作意識(shí)的程度直接關(guān)系到企業(yè)對(duì)員工的保護(hù)程度。堅(jiān)持走檔案法制管理的道路，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，才能使檔案管理工作在社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮最大功效。

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