辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理研究

李雪

【摘要】為了順應時代的發(fā)展，將自動化技術融入醫(yī)院的檔案管理中，不僅為醫(yī)護人員的工作帶來了很大的便捷，而且大大提高了醫(yī)院的工作效率。然而在這個融合的過程中，還是無法避免地出現(xiàn)了很多問題，這需要運用相關的措施對其進行完善和改進。

【關鍵詞】辦公自動化;環(huán)境;醫(yī)院;檔案管理

辦公室自動化技術在快速發(fā)展的時代推動下，已經(jīng)在很多企業(yè)中推廣實施了。該項新技術的成功應用，在很大程度上加快了企業(yè)的發(fā)展速度，對企業(yè)綜合業(yè)績的增長具有重要的意義。如今多數(shù)企業(yè)已經(jīng)離不開對辦公自動化技術的應用。尤其是在醫(yī)療事業(yè)中，其對醫(yī)院檔案的管理有利有弊，探討其弊端，并探索相關的改善途徑，為今后醫(yī)院檔案管理的健全完善添磚加瓦。

一、檔案管理中辦公自動化的重要性

運用現(xiàn)代化的信息技術途徑與高科技的電子工具相結合，將企業(yè)的檔案管理，通過安全準確的互聯(lián)網(wǎng)軟件，進一步健全完善技術，叫做辦公室自動化技術。傳統(tǒng)的檔案管理工作，在社會體系向新形式轉型的過程中，對企業(yè)各個方面的需求，越來越無法滿足。特別是醫(yī)療事業(yè)方面，醫(yī)院是直接關系群眾生命安全的地方，醫(yī)院相關企業(yè)高效的辦事效果，對社會的安定發(fā)展有著舉足輕重的意義。所以對醫(yī)院傳統(tǒng)的檔案管理模式必須進行改革，這要求辦公自動化技術要將自身的優(yōu)勢發(fā)揮到極致，將傳統(tǒng)技術的缺點進行彌補和轉變。這樣才能夠保證醫(yī)院檔案管理的工作效率大幅度提升、投入成本降低、管理支出減少，從而保證了醫(yī)院檔案管理工作的高效進行。醫(yī)院的數(shù)字化發(fā)展，與辦公自動化技術的應用有著密不可分的關系。辦公自動化技術能夠幫助醫(yī)院建立一個健全的管理制度，以及制定一個可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營目標。進而保證醫(yī)院相關企業(yè)，在快速發(fā)展的經(jīng)濟環(huán)境和科技環(huán)境下，能夠與時俱進，不被淘汰。在醫(yī)院具備的獨有特征中，專業(yè)性和技術性是必須具備的，無論是相關設備還是相關人員，這兩點是基礎。在這其中，醫(yī)院對醫(yī)療服務與檔案管理的重視程度存在著嚴重的不平衡。醫(yī)院將資金以及人員都投入醫(yī)療服務中，基本沒有為檔案管理工作留下什么空間。導致檔案管理質(zhì)量低，人員工作能力低等。針對這些問題，醫(yī)院必須引進辦公室自動化技術，來對醫(yī)院檔案進行管理，這樣不但能夠保質(zhì)高效地完成檔案管理工作，而且還能進一步提升醫(yī)院的綜合管理能力。

二、檔案管理辦公自動化存在的問題

（一）檔案管理中的保密性問題。對醫(yī)院進行檔案管理工作時，運用互聯(lián)網(wǎng)相關的軟件進行操作，這種形式在自動化辦公的大環(huán)境下，已經(jīng)被廣泛普及。然而，這當中存在著一定的問題，主要是檔案的安全性無法保證。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件管理模式相比較于辦公自動化技術的電子檔案管理模式，其文件內(nèi)容不容易修改，而且修改之后會存在一些痕跡，所以，逐漸被人們所拋棄。然而辦公自動化技術的電子檔案管理模式中，內(nèi)容很容易被篡改，而且很容易做到毫無痕跡，所以這就是其安全性低的主要原因。比如患者有不能對別人說的隱疾，在醫(yī)院治療后，由于工作人員的原因，使其檔案被別人拿錯，而恰巧改名患者的檔案被他人領取，兩人是同事關系，同時這件事在單位傳開。這給患者帶來了嚴重的困擾，對工作產(chǎn)生了嚴重的抗拒心理，最終患者離開。根據(jù)案例可知，儲存在醫(yī)院電子檔案中的相關資料，都是患者在治療疾病過程中的一些具體準確的資料，這些資料中，不但有相關疾病的檢測數(shù)據(jù)，而且還有很多隱私的圖片。如果這些隱私信息被泄露，不但會對患者造成嚴重的困擾，醫(yī)院還有可能會承擔相應的法律責任。所以將電子文件的安全性能提高，是目前醫(yī)院檔案管理的重中之重。

（二）檔案管理中的標準性問題。在對醫(yī)院的檔案管理進行改革的過程中，盡管在醫(yī)院的檔案管理中融入了辦公自動化技術，但是由于二者銜接的還不夠順利，導致出現(xiàn)了很多問題。比如，在對電子文件的檔案模式進行操作時，很多檔案沒有備份。也就是說檔案只有一份，如果丟失，則徹底沒有。還有部分文件，雖然將文件進行保存，但是卻不是原始文件。這些問題就是醫(yī)院檔案管理在運用辦公自動化技術過程中衍生出的具體問題。在當前的形勢下，我國醫(yī)院檔案管理由于沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度進行約束，導致其無法完善、準確地將辦公自動化的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，檔案管理雜亂無章的現(xiàn)象隨時可見。由于科技的迅速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理相關軟件的更新速度也非?？臁＿@要求相關研究人員要不斷對軟件系統(tǒng)進行研發(fā)升級，使互聯(lián)網(wǎng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的特點，將清晰度更高、操作手段更多元化的檔案編輯系統(tǒng)運用在醫(yī)院的檔案管理中。

三、提高醫(yī)院檔案管理水平的有效對策

（一）加大資金投入以及提升設備。為了將現(xiàn)代化的辦公軟件完善融入到醫(yī)院的檔案管理中，醫(yī)院要加大在檔案管理方面資金的使用，對各種適合的設備軟件以及技術手段進行學習研究，這樣做能夠最大限度地保證醫(yī)院檔案的安全性。例如，醫(yī)院可以引進Foxtable辦公軟件管理系統(tǒng)，F(xiàn)oxtable的概念就是將Excel軟件、Access軟件、Foxpro軟件、VB軟件等突出的優(yōu)勢結合在一起的一種辦公軟件。還有，將必要的干燥工具、滅火工具、除蟲工具等安置存放檔案的庫房中。要想使醫(yī)院的檔案管理更加現(xiàn)代化，那么醫(yī)院要加大資金的投入，購買先進的計算機設備。這樣，醫(yī)院的檔案管理在計算機設備的操作下，將省去大量的時間、精力、人力、財力。并且對醫(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率都有很大的提升。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式與辦公自動化的檔案管理模式相比較，自動化的管理模式對信息的安全性能夠提供更高的保證，以及成為便捷的儲存方式。不斷對計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)進行健全完善，最終將醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理目標轉變成現(xiàn)實。

（二）建立檔案管理標準。依靠國家相關的法律法規(guī)為后盾，以醫(yī)院自身的檔案管理細則為標準，組建一個高效的檔案管理體系標準，根據(jù)實際情況所制定的規(guī)章制度標準，融入相應的管理手段以及具體情況，將醫(yī)院檔案管理的科學性和規(guī)范性進行嚴格的管理監(jiān)督，進一步保證對所有檔案的保存，使之具有一定的價值。與此同時，伴隨著醫(yī)院實際情況的不斷變化發(fā)展，具體的管理制度也必須有所改變。只有不斷創(chuàng)新改革，才能保證檔案管理在具體實施的時候有章可依。

四、結束語

由此可見，醫(yī)院的檔案管理工作在辦公自動化的大背景之下，仍然存在很多缺點，相關檔案管理尚缺乏安全性、準確性。所以，適當增加對相關設備投入的資金量，建立檔案管理標準的規(guī)章制度，對新形勢下的醫(yī)院檔案管理有著重要的作用。

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