人事檔案管理體系中信息化管理模式的建設(shè)

秦麗娟

【摘要】本文就機關(guān)內(nèi)部如何針對自身的人事管理架構(gòu)建立完善的人事檔案信息化管理體系展開詳細探討，并提出具體研究對策，供廣大同行借鑒。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;信息化管理模式;問題研究

一、人事檔案管理體系中信息化管理模式建設(shè)的必要性

以大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、移動交互技術(shù)為導(dǎo)向的人事檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建主要以人事活動常態(tài)化管理、人事變動、人事信息共享、信息更新為導(dǎo)向，結(jié)合不同單位內(nèi)部人事管理架構(gòu)的不同開展相應(yīng)的信息管理活動?？梢哉f，數(shù)字化人事檔案管理體系的構(gòu)建以單位內(nèi)部的基本人事組織模式為導(dǎo)向，根據(jù)單位內(nèi)部的人事環(huán)境、人事管理體系、人力資源分布情況進行管理。其中大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和移動信息交互技術(shù)的集中化應(yīng)用是基于人事信息數(shù)字資源、電子資源形成的數(shù)據(jù)分析體系。因為在企事業(yè)單位社會職能履行的過程中，單位內(nèi)部的人事情況每天都處在相對變化、運動的過程中，產(chǎn)生的信息內(nèi)容相對較多，需要強大的信息處理機制對其產(chǎn)生的信息內(nèi)容進行優(yōu)化選取，選擇出最有價值的信息材料進行整理、分類、歸檔。大數(shù)據(jù)分析技術(shù)主要是根據(jù)單位每天的人事活動情況的變化趨勢進行分析、預(yù)測和計算，選取有價值的信息內(nèi)容進行分類并根據(jù)信息性質(zhì)的不同選擇不同的數(shù)據(jù)庫對相應(yīng)的人事變化信息予以歸檔和存儲，滿足后期管理部門人事檔案信息查詢的需要。

二、人事檔案管理體系中信息化管理模式建設(shè)的途徑

（一）以機關(guān)單位內(nèi)部宣傳機制的信息傳遞流程進行建設(shè)。借助移動互聯(lián)網(wǎng)平臺、信息收發(fā)平臺、檔案數(shù)據(jù)資源網(wǎng)站以數(shù)字技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)為導(dǎo)向的人事檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)，還要根據(jù)單位內(nèi)部宣傳機制的信息傳遞流程進行建設(shè)。人事管理是現(xiàn)代機關(guān)企事業(yè)單位內(nèi)部管理機制的重要組織環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到本單位的管理效率和運營效率。因此以數(shù)字技術(shù)為核心的檔案數(shù)字化管理體系有著明顯的信息搜集、材料總結(jié)、資源對接等優(yōu)勢。因此在單位內(nèi)部構(gòu)建數(shù)字化人事信息管理體系，要切實根據(jù)單位內(nèi)部宣傳的信息要求進行，按照信息傳播策略組織檔案管理體系建設(shè)。以互聯(lián)平臺為導(dǎo)向的檔案資源數(shù)據(jù)庫有著較大的風(fēng)險性，不能有效防護各種虛假信息資源。所以，以單位內(nèi)部信息宣傳機制作為條件限制，可有效約束檔案信息管理方式，提高檔案信息資源的處理能力。

（二）適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的客觀需要，建立信息交替互補機制。機關(guān)單位內(nèi)部構(gòu)建數(shù)字化人事檔案管理體系，提升自身的信息化管理水平，就要適應(yīng)數(shù)字化建設(shè)的客觀需要，以信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、移動媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)分析技術(shù)為導(dǎo)向，建立多元化的信息交替互補機制。數(shù)字化是以信息局域網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，利用先進的信息化手段和通信工具，包括各種移動終端設(shè)備而形成的數(shù)字化管理機制。在數(shù)字化管理體系建設(shè)過程中，必須要以符合數(shù)字化發(fā)展趨勢需要為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶組成的不同，構(gòu)建基于用戶管理、資源統(tǒng)一對接的網(wǎng)絡(luò)協(xié)調(diào)管理系統(tǒng)。高質(zhì)量的人事檔案管理體系建設(shè)要為科學(xué)管理提供有力支撐，要遵循一般性的科學(xué)技術(shù)發(fā)展規(guī)律，以信息技術(shù)為引導(dǎo)整合人才資源，改進工作方法，提升管理質(zhì)量。因為在信息技術(shù)引導(dǎo)下，檔案管理人員只需要登錄到局域網(wǎng)或局域網(wǎng)移動客戶端當(dāng)中點擊相應(yīng)的電子檔案目錄，就可以準(zhǔn)確找到所要查詢的檔案材料，省去了查閱時間。因此數(shù)字化人事檔案管理體系的建設(shè)要突出信息操作的方便快捷，以節(jié)約信息查閱時間為基礎(chǔ)建立統(tǒng)一的數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，為各部門人事檔案信息的查詢提供服務(wù)。

（三）人事檔案信息化管理模式建設(shè)要突出組織功能。人事檔案數(shù)字化管理體系的建設(shè)，還要突出組織功能，以協(xié)調(diào)各部門的組織關(guān)系為基礎(chǔ)，共同推進人事檔案數(shù)字化管理建設(shè)進程。人事檔案涉及單位中各個部門的信息內(nèi)容，包括人事管理、人員調(diào)動、人事檔案、教育培訓(xùn)、績效考核、人員審查、黨員統(tǒng)計等方方面面，因此人事檔案數(shù)字化建設(shè)必須突出各組織部門的建設(shè)職能，發(fā)揮各組織部門的職能關(guān)系，多方聯(lián)動，制定科學(xué)合理的信息采集維護和使用規(guī)定，明確界定各級各部門的責(zé)任區(qū)分、權(quán)限和義務(wù)，形成科學(xué)有序的信息化管理機制。在調(diào)動各組織部門組織職能的同時，要加強各組織部門人事管理人員的信息化培訓(xùn)，提高使用者的信息化操作能力，促進其形成信息化素養(yǎng)，讓其根據(jù)人事變動情況對人事信息資源更新與維護，切實保障人事信息資源的準(zhǔn)確有效。

（四）制定統(tǒng)一的信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)。在人事檔案數(shù)字化管理體系建設(shè)過程中還要制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，充分利用科技手段構(gòu)建數(shù)字化信息共享平臺。在大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和信息技術(shù)的引導(dǎo)下，數(shù)字傳媒已成為當(dāng)前社會信息傳遞的主要形式。圖片、文本、聲音、錄像都以數(shù)字化編碼的形式進行信息傳播。因此，在單位內(nèi)部人事數(shù)字化管理體系建設(shè)過程中，要突出信息共享平臺的建設(shè)，建立專門的資源共享網(wǎng)站和信息共享機制，打造一體化的人事檔案信息共享體系，滿足各領(lǐng)域、各部門的檔案信息查詢需要。

三、結(jié)語

綜上所述，機關(guān)單位內(nèi)部要建立信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系就要根據(jù)自身組織架構(gòu)的不同，通過發(fā)揮各部門的社會職能，多方聯(lián)動，建設(shè)統(tǒng)一的數(shù)字化人事檔案信息管理體系，突出信息共享功能和信息管理職能，促進檔案信息多元化共享、多方傳遞，滿足單位內(nèi)部各組織部門人事檔案信息檢索與查詢的需要。

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