淺談現(xiàn)代高層寫字樓的創(chuàng)新管理與增值服務

文／馮琪

隨著寫字樓客戶需求的不斷提高，政府、社會對寫字樓角色的期望越來越高以及寫字樓自身發(fā)展的需要，寫字樓管理和服務也必須要不斷創(chuàng)新、不斷提升。寫字樓的管理服務創(chuàng)新要從勞動密集型向管理技術型、從對物業(yè)的管理向不斷滿足人的需求、從物業(yè)管理區(qū)域資源提供向整合社會服務資源、從簡單的管理手段向充分利用現(xiàn)代科技手段四個方向轉變。

一、高層寫字樓的創(chuàng)新管理

寫字樓的創(chuàng)新管理是指物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)寫字樓環(huán)境條件的變化，特別是客戶需求的改變，更新管理理念，在管理制度、管理措施、管理方式、管理手段、操作流程等方面不斷改進創(chuàng)新，提升寫字樓的管理水平和最大程度滿足客戶需求。物業(yè)管理企業(yè)可以從管理體制、設備管理、安全防范、秩序管理、管理流程、電腦化管理等方面實行寫字樓管理創(chuàng)新。

1.管理體制創(chuàng)新——管理層與操作層分離

目前物業(yè)管理體制通行的是“大而全”，主要從事設施設備運行、維護、保養(yǎng)，安全防范、秩序維護、清潔、綠化等粗放型的勞務，而這種運作方式與技術含量高的寫字樓管理要求相比略顯落伍。在寫字樓管理中應當實現(xiàn)管理層和操作層分離，具體的管理和服務操作則通過外包，由專業(yè)公司完成。而管理層主要精力放在物業(yè)監(jiān)理和資產管理上，這不僅將使寫字樓的管理更專業(yè)化、規(guī)范化，也可以提升管理的整體水平，發(fā)揮更大的管理和服務潛能。

2.設備管理創(chuàng)新——節(jié)能環(huán)保、自動化

設備管理是寫字樓管理的重點。對設備管理，傳統(tǒng)習慣是通過操作、保養(yǎng)、維修，達到延長設備使用壽命的目的。而近年的設備管理在此基礎上更提出了節(jié)能、環(huán)保等新要求，要求物業(yè)管理企業(yè)不斷采用新技術。例如，使用中央空調控制系統(tǒng)、空調變頻技術，可以有效地控制空調使用量，大大降低中央空調的耗電量；使用感應水龍頭， 可減少20%-30% 的用水量；在人流量較少的區(qū)域采用照明紅外控制、聲控，可以節(jié)約用電量。

3.安全防范創(chuàng)新——引進新技術，多防結合

如何確保寫字樓安全（治安、消防）是管理的重中之重。隨著治安形勢日趨嚴峻，安全防范壓力增大。物業(yè)管理企業(yè)要盡可能采用技防手段實現(xiàn)安全防范創(chuàng)新。比如監(jiān)控、紅外線布防、公安聯(lián)網報警、門禁系統(tǒng)卡、證件掃描器等。同時要不斷提高人防水平，發(fā)揮普通員工的防范作用，達到群防群治的目的。

4.秩序管理創(chuàng)新——提供零干擾辦公環(huán)境

寫字樓作為公司機構的辦公場所，對大廈內的秩序要求非常高，對環(huán)境的安靜要求近乎苛刻。比如不允許樓內喧鬧，不希望閑雜人員打擾。但現(xiàn)實中經常有客戶裝修造成有氣味、噪音影響鄰近客戶；客戶公司開張慶祝，搞舞獅活動；各種衣冠楚楚、西裝革履的推銷人員混進大廈騷擾客戶，甚至有公司上班開始全體員工喊口號，唱公司歌等等。管理者面對眾多突如其來的新情況，要思考尋找最佳解決辦法。

5.流程創(chuàng)新——簡化服務程序

簡化服務程序，為客戶提供方便快捷的服務是物業(yè)管理企業(yè)制度創(chuàng)新的關鍵。例如：實行一站式服務：使客戶在一個部門辦理完入住、裝修、維修等全部手續(xù)；實行一單式維修：服務窗口出單，工程部門憑單維修，客戶憑單驗收、財務憑單收費；實行一次式上門：物業(yè)管理企業(yè)上門幫助客戶完成入住、搬離等手續(xù)。

6.電腦化管理——網絡互動空間物業(yè)管理企業(yè)

根據(jù)寫字樓實際，設計管理和服務軟件，對客戶檔案、裝修資料、室內及公共區(qū)域維修、投訴處理等全部進行電腦操作，實現(xiàn)網絡化辦公，提高工作效率。物業(yè)管理企業(yè)也可以建立寫字樓內部網站、微信，客戶可以登陸，在BBS 發(fā)表管理意見，也可以通過內部網頁和微信動態(tài)，了解管理信息、寫字樓內部信息，以及其他相關信息鏈接。微信推送信息給客戶參與的機會，形成物業(yè)管理企業(yè)與客戶的互動，便于物業(yè)管理企業(yè)更好地改進管理和服務，也便于客戶掌握更多的信息。

二、高層寫字樓的增值服務

所謂增值服務，是指物業(yè)管理企業(yè)利用各種管理方式和管理手段，提供多種物業(yè)管理服務項目及衍生性服務項目，特別是特色化的管理項目，達到或超越合同約定的服務質量要求，從而使物業(yè)增值的一種服務方式。具體指：

其一，物業(yè)管理企業(yè)通過各種服務舉措，改進完善寫字樓的“軟件”，提升服務價值；

其二，要讓客戶對物業(yè)管理企業(yè)所提供的大廈服務感到物有所值，物超所值；

其三，物業(yè)管理者要向客戶提供有“含金量”的附加值服務，即有償服務。

增值服務主要有以下幾種方式：

1.一站式服務。在寫字樓方便位置設立服務中心，采取一窗口對客、一站式服務，24 小時服務熱線，全程負責辦理客戶的服務或者投訴等要求。避免客戶辦理裝修、入住手續(xù)時，要跑不同部門、找不同人的不方便，所有手續(xù)只要打一個電話或到服務中心，就可以全部辦理。

2.承諾服務。即公開服務標準、時間及質量要求，自覺接受客戶監(jiān)督。服務承諾是物業(yè)管理企業(yè)量化服務標準，提高服務效率的有效措施，也是物業(yè)管理企業(yè)自我加壓，不斷提高和完善服務質量，滿足客戶需要的有效手段。比如規(guī)定每天9 ：15 將日報送至用戶信箱；3 小時內將到達的雜志和郵件送至用戶房間；鈴響三聲內接電話；緊急事件3 分鐘到達；投訴1 小時內有回復等。

3.管家式服務。借鑒英國butler“管家制”模式，設立“貼心管家”?！肮芗摇笔謾C24 小時開機，客戶若有什么事情可以隨時與他聯(lián)系。“管家式服務”作用有三：一是將被動的“保姆服務”轉變?yōu)橹鲃臃?，為客戶主動提供各類信息和建議；二是由公司對公司的服務，轉變?yōu)槿藢θ说姆?；三是通過“管家”的調配，使物業(yè)管理企業(yè)內部資源與社會服務資源都得到更有效的整合。

4.VIP 服務。對寫字樓業(yè)主和長期客戶實行VIP優(yōu)惠待遇。VIP 服務是客戶身份的象征，可以讓客戶得到更大的優(yōu)惠，讓客戶有更強的尊重感和優(yōu)越感。

5.文化服務。營造物業(yè)獨特的文化品味，塑造良好的物業(yè)形象，打造溫馨和諧的辦公環(huán)境是寫字樓增值服務的重要環(huán)節(jié)。物業(yè)管理企業(yè)可以根據(jù)實際，開展形式多樣的大廈文化建設，通過社區(qū)文化活動給物業(yè)注入一種強大的文化內涵。品牌的背后是文化，文化具有巨大的無形資產，當這種無形資產轉移到物業(yè)之中，就會帶來物業(yè)的增值。文化活動的內容是多樣的，包括專業(yè)講座、商務會、交友會、聯(lián)誼會、文體娛樂活動、企業(yè)內刊和電子屏幕宣傳欄等。

6.會務服務。屬于物業(yè)管理的衍生服務。尤其是高檔寫字樓，客戶對會務服務的需求很大。物業(yè)管理企業(yè)可以根據(jù)硬件配置，建立各種類型的會議室，并提供相應的會務服務，以滿足客戶商務洽談、培訓、會議等多方面需求。

7.金鑰匙服務。在寫字樓管理中引進星級酒店金鑰匙（ Concierge ）服務理念有多重意義，首先，“金鑰匙”服務要求在員工中樹立“賓客至上，服務第一”的意識，使每位員工都致力于為客戶提供“滿意+ 驚喜”的忠誠服務。其次，“金鑰匙”服務拓展服務內容，向客戶提供代理代辦、信息咨詢等服務，可以滿足客戶個性化需求。

8.代理服務。物業(yè)管理企業(yè)整合社會資源，提供有償代理服務，為用戶節(jié)省時間、提供便利。例如針對寫字樓白領壓力大、事務多，亞健康普遍存在的現(xiàn)象，與地方大醫(yī)院聯(lián)系，在大廈內設點為用戶體檢；與郵局聯(lián)系，中秋節(jié)聯(lián)合推出“月餅郵寄服務”；年底聯(lián)系各大報社預約上門訂報刊；聯(lián)系廢品站，上門收購廢品，等等。

9.人性化服務。與其他物業(yè)相比，寫字樓用戶對物業(yè)形象、商業(yè)環(huán)境等關注較多，對服務要求更高。這就要求物業(yè)管理企業(yè)要能針對業(yè)主的特點提供更人性化的服務。例如：為用戶提供雨傘借用、微波爐熱飯、便民藥品、便民工具、洗衣代辦、自動擦鞋機、清洗飲水機等便民服務；對新入住的客戶送花籃，客戶過生日寄賀卡送蛋糕等溫馨服務；在洗手間放小型盆栽綠化、設形象鏡等細節(jié)服務；用戶室內電腦設備、傳真機代維修等代辦服務。（本文作者系北京金琪鑫杰物業(yè)公司總經理）