于恒棟
摘要:公務用車制度改革檔案工作體現(xiàn)了改革進程,為公車改革提供強大的信息資源基礎。做好車改檔案工作,能有效促進公車改革順利進行。本文為解決公務用車管理問題,做好公務用車制度改革檔案工作,提出了以下幾點措施:確保公務用車制度改革檔案資源的全面性和系統(tǒng)性;增強公務用車制度改革檔案的多元化和生動性;提高公務用車制度改革檔案的便捷性和功能性。
關鍵詞:公務用車;制度改革;檔案工作
公務用車主要用于各種公務活動出行,目的是提高工作人員辦事效率,公務用車是由國家財政配備給黨政機關、企事業(yè)單位或者社會團體所用[1]。公務用車管理體制是計劃經(jīng)濟下的產(chǎn)物,主要是確保單位工作的正常開展。但是隨著社會的快速發(fā)展,公務用車數(shù)量的在急劇增加,隨之而來的是公務用車出現(xiàn)的各種問題,例如公務用車費用高、使用率低、超標配車、公車私用等,為政府財政增加了很多負擔,甚至產(chǎn)生腐敗現(xiàn)象,使得公務用車效益與成本失衡。公務用車檔案管理問題已經(jīng)成為機關事業(yè)單位不得不解決的問題。對于公務用車的制度改革,我國正不斷探索,尋求一個合理的辦法解決公務用車管理問題。結合國內情況,根據(jù)國外公務用車管理經(jīng)驗,在公務用車制度改革檔案管理方面已經(jīng)取得了一定成效,但仍然需要進一步探索,才能提高公務用車改革的效果。
一、確保公務用車制度改革檔案資源的全面性和系統(tǒng)性
公務用車制度改革檔案工作的依據(jù)是記錄改革過程、體現(xiàn)工作進展、查驗改革成果等,其產(chǎn)生的資料包括車輛的使用和管理、車輛的處置、人員的安置、及補貼發(fā)放、統(tǒng)計預算等[2]。確保其資料的全面性和系統(tǒng)性對車改檔案管理工作有著重要的作用。要確保車改檔案資源的全面性和系統(tǒng)性,需要了解以下三點:第一,車改革檔案管理工作相關部門要按照統(tǒng)一標準,各部門協(xié)同工作,分頭整理,根據(jù)需求整合檔案資源,為車改檔案歸檔提供了基礎,使其具有全面性和系統(tǒng)性。第二,分頭整理車改檔案是保證信息的完整性,但如果一直分頭整理,車改革檔案管理工作并不能很好的完成。明確各部門責任,綜合部門出臺標準,然后各部門之間經(jīng)常組織交流溝通,對車改檔案歸檔具有凝聚作用,并使檔案及時規(guī)范的歸檔。第三,在車改革檔案管理工作中,各級相關職能部門在做好本部門工作的同時,還要了解其他部門工作情況和進度,對檔案工作做到全面管理。例如負責車改綜合協(xié)調工作的部門在協(xié)調之外,還可整合檔案資源,承擔協(xié)調統(tǒng)籌的責任。制訂統(tǒng)一車改革檔案管理工作標準,明確工作程序,通過規(guī)范化的制度管理檔案,從而使車改革檔案管理工作具有標準化、規(guī)范化、程序化的特點,確保其有章可循。
二、增強公務用車制度改革檔案的多元化和生動性
車改檔案管理工作是指通過聲音、影像、文字、圖表等形式,記錄黨政機關車改工作內容。不同的檔案形式為檔案提供了多元化方向。為增強公務用車制度改革檔案的多元化和生動性,首先要利用多媒體技術,打破思維定勢,為檔案工作呈現(xiàn)更多形式[3]。多媒體等信息化檔案形式,為多元化檔案提供了更多條件。例如,在大型會議中,除會議材料等文書,還能通過多媒體,展示圖片和視頻等,使工作更加直觀、形象。此外,要將各種資料組合加工,使檔案更加生動化、形象化、具體化。車改檔案工作人員要將收集到的各種信息進行加工組合,使呈現(xiàn)出來的檔案具有生動性。例如,車輛拍賣工作,整理前期相關準備工作等文字、圖表,收集車輛拍賣現(xiàn)場和拍賣成果等圖片,視頻。通過PPT等其它形式將材料結合在一起,在考核或改革成果檢驗中,通過文字、聲音、視頻等形式展示出來,使其具有多元化和生動性。PPT等多媒體檔案形式的應用,是公務用車制度改革檔案工作有效成果的重要體現(xiàn),也為檔案內容提供了生動化的展示平臺。
三、提高公務用車制度改革檔案的便捷性和功能性
對于車改檔案工作,為提高其便捷性,檔案人員需從實際需求出發(fā),科學整理檔案,并對其進行規(guī)范化分類,使其查找方便快捷,從而提高其利用率。同時,檔案人員要留意公務車使用情況,了解使用者的去向和使用需求,并對其進行針對性的側重整理。例如,對于大型綜合會議,會議講話、致辭,各部門聯(lián)系方式等資料是需求者經(jīng)常使用查找的,公務用車制度改革檔案管理人員要提前整理準備好各種資料,確保及時快速為需求者提供所用內容,突出檔案工作的重要性。為提高車改檔案的功能性,檔案工作者需要在基礎性信息的收集整理上,將利用率高的內容重點標記,著重整理匯總,或者制作成冊,突出其導向作用。例如,參考資料展示冊、大型會議展示冊、收集匯總資料展示冊,制度建設展示冊等。制作這些展示冊,將相關資源集合起來,簡化了重復查找利用的多余工作,提高車改檔案利用率。同時,體現(xiàn)了檔案工作者良好的專業(yè)習慣和細心、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。
總結語:公務用車制度改革檔案工作的依據(jù)是記錄改革過程、體現(xiàn)工作進展、查驗改革成果。對于公務用車制度改革檔案管理工作,我國在不斷進行探索,但仍有許多問題沒有得到有效解決。為改善公務用車制度改革檔案管理的不良情況,需要公務用車制度改革檔案管理人員分頭整理,協(xié)同整合檔案資源,制訂統(tǒng)一車改革檔案管理工作標準,明確工作程序,確保檔案管理工作有章可循確保檔案資源的全面性和系統(tǒng)性;利用多媒體技術,打破思維定勢,將各種資料組合加工,使檔案更加生動化、形象化、具體化;科學整理檔案,著重資料匯總,簡化重復查找利用的多余工作,突出其導向作用,從而提高檔案利用率,并使其查找方便快捷。
參考文獻:
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[3]趙慶雙,黃開勝,江永亨, 等.深化公務用車制度改革加強高校公務用車管理[J].實驗技術與管理,2017,34(12):283-286