事業(yè)單位檔案管理的問題與建議

王飛雪

摘要：事業(yè)單位檔案管理工作，是事業(yè)單位工作中的一項重要內容，也是做好其他工作的基礎和保障?？梢哉f，檔案管理工作的好壞，直接影響到一個單位的工作效率。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作不斷完善，但是，仍存在一些問題，需要及時發(fā)現(xiàn)和解決，以進一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的水平，充分體現(xiàn)其應有價值。本文在分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的基礎上，闡述事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，總結當前事業(yè)單位檔案管理存在的問題，并提出做好檔案管理工作的措施和建議。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；建議

一、事業(yè)單位檔案管理的重要性

檔案作為一種信息資源，在事業(yè)單位發(fā)展中具有重要作用。首先，事業(yè)單位檔案是單位發(fā)展的真實記錄。事業(yè)單位檔案涉及黨建、人事、業(yè)務、財務等方方面面，它所記錄的數(shù)據(jù)、文字、圖像都是真實的歷史發(fā)生，是確鑿的原始材料和憑證，能夠充分反映一個單位的發(fā)展歷程。其次，事業(yè)單位檔案為單位決策提供必要依據(jù)。單位領導可以通過檔案資料更好地總結過去的工作，并做出科學合理的分析，從而制定出更有利于單位發(fā)展的決策。再次，檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分，是順利開展其他工作的基礎?？梢哉f，檔案管理工作的好壞是評定一個事業(yè)單位工作水平、單位實力的重要指標。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識有待提高。

當前，事業(yè)單位檔案管理工作，普遍只局限于一般的檔案管理，對于較深層次的檔案文化建設思考不足，全員支持參與檔案工作的氛圍不夠濃厚。一方面，長期以來，部分領導干部對檔案工作的重要性認識不足，認為檔案工作就是做做收集、保管，對單位發(fā)展沒有太大價值，只要不丟失、不泄密就行了，缺乏對檔案管理工作應有的重視，因此，對單位檔案管理的各項需求保障不足。另一方面，工作人員普遍缺乏檔案管理意識，在工作中自覺參與檔案工作的主動性較差，不能及時將材料移交檔案管理人員，造成檔案收集工作的困難。長此以往，許多重要資料丟失、缺失，給單位的發(fā)展帶來巨大損失。

（二）檔案管理制度落實不夠。

大部分事業(yè)單位能夠按照要求制定有關歸檔、保管、利用、保密等內容的檔案管理制度，但在制度的落實上仍然有待提高。有些單位對單位檔案不能及時分類整理，各類檔案資料隨意存放，缺少詳細完整的目錄，不方便查閱；有些單位不能嚴格執(zhí)行借閱制度，移交檔案不簽字、不記錄，容易造成檔案丟失；有些單位檔案保管條件達不到要求，保護設施不完善，使部分檔案受到損害；有些單位檔案管理人員不遵守保密制度，造成保密文件泄密。

（三）檔案管理人員業(yè)務素質薄弱。

檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，要求從業(yè)人員具備一定的專業(yè)知識和業(yè)務能力。但是，在實際工作中，受多種因素影響，不少事業(yè)單位的檔案管理人員由普通工作人員兼職，不能做到專人管理，容易影響檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。加之他們普遍沒有接受過檔案管理培訓，缺乏必要的檔案管理知識和技能，導致諸如歸檔文件分類不清、保管期限劃分不準確、檔案不按時立卷歸檔等情況，這都給實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化造成很大困難。

三、提高事業(yè)單位檔案管理工作水平的建議

（一）轉變觀念，提高檔案管理意識。

提高檔案管理工作水平，首要任務是提高檔案管理意識，加強對檔案管理工作的認識。領導干部要帶頭轉變觀念，樹立檔案工作無小事的思想，把檔案工作作為單位的一項重要工作來抓，把檔案管理工作納入到單位日常管理中去。同時，加大對檔案工作的人力、經(jīng)費投入，為做好檔案管理工作提供必要的保障。要加強檔案文化建設，強化檔案工作宣傳，提高單位人員做好檔案管理工作的責任感和使命感，促使事業(yè)單位檔案管理工作取得新進展。

（二）培養(yǎng)人才，建設高素質檔案管理隊伍。

高素質的檔案管理隊伍，是事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的保障。加強檔案隊伍建設，一是要積極選調具備檔案管理知識，熟悉檔案管理工作，業(yè)務能力強、有責任心的人員從事檔案管理工作；二是要加強對檔案管理工作人員的培訓，結合單位實際，圍繞如何提高檔案隊伍業(yè)務水平，拓寬培訓渠道，豐富培訓內容，定期舉辦多種形式的培訓班和業(yè)務交流活動，切實提高檔案管理人員的工作能力和業(yè)務水平；三是要建立和健全激勵機制，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

（三）創(chuàng)新思維，加強檔案管理信息化建設。

電子檔案是檔案的一種新載體，具有傳輸快、易共享、容量大、易更新等特點?！皺n案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向?！痹诖龠M事業(yè)單位檔案管理建設中，加快事業(yè)單位檔案信息化是必需的進程。一是要創(chuàng)新思維，與時俱進，積極探索檔案管理工作新思路、新方法；二是事業(yè)單位要結合實際情況，立足現(xiàn)有設備條件，做好相關材料的電子存檔，及時掃描錄入往年的歷史材料；三是要積極推廣使用檔案管理軟件，加強檔案信息建庫入網(wǎng)工作，推動檔案管理規(guī)范化、科學化。

參考文獻：

[1]劉勁松.新時期檔案管理在機關工作中的重要性[J].蘭臺世界，2016（4）：12-13