信息化建設(shè)對提升高校公房資源管理與服務(wù)的作用研究

張 科,李文敏,江敏杰

(中山大學(xué) 財(cái)務(wù)與國資管理處,廣東 廣州 510275)

公房資源是高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展最重要的戰(zhàn)略資源之一,是支撐教學(xué)、科研、行政辦公、后勤等各項(xiàng)工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。充分認(rèn)識(shí)到高校公房資源管理的重要性,通過信息技術(shù)手段提高資源的使用效率,盤活存量房屋資產(chǎn),減少浪費(fèi)及不合理占用,實(shí)現(xiàn)資源效益的最大化,是做好高校公房管理工作、提高服務(wù)滿意度的有效途徑[1-5]。

1 高校公房資源的管理與服務(wù)要求

高校公房資源是國有資產(chǎn)管理的重要組成部分,具有較強(qiáng)的資產(chǎn)管理要求；同時(shí)也是師生日常工作、學(xué)習(xí)的基本保障,具有明顯的服務(wù)屬性；高校公房管理應(yīng)逐步從單一的“管理”向“服務(wù)型管理”轉(zhuǎn)變,其主要要求如下。

1.1 高校公房資源的管理要求

公房資源作為國有資產(chǎn)管理的重要組成部分,需要合理配置,充分發(fā)揮公房資源在教學(xué)、科研、服務(wù)中的作用,確保國有資產(chǎn)的保值增值[6]；同時(shí)也要做好資源使用績效總體評估,實(shí)現(xiàn)資源的合理調(diào)配,提高資產(chǎn)使用效益,確保國有資產(chǎn)效益最大化。

1.2 高校公房資源的服務(wù)要求

公房資源是開展教學(xué)、科研的基礎(chǔ)保障條件,辦公用房、實(shí)驗(yàn)室、科研平臺(tái)成為各單位發(fā)展和人才引進(jìn)的重要資源,住房是穩(wěn)定人才隊(duì)伍的重要保障,房產(chǎn)管理部門需主動(dòng)尋求空間擴(kuò)展、減少學(xué)校發(fā)展的制約瓶頸,做好后勤保障服務(wù)工作。

2 高校公房資源管理存在的主要問題

長期以來,公房管理過分強(qiáng)調(diào)資源的行政管理,缺乏服務(wù)意識(shí)、信息非完全公開,工作容易被師生質(zhì)疑,以往的工作方式和機(jī)制難以適應(yīng)現(xiàn)代高校管理的要求,主要問題如下:

2.1 資產(chǎn)數(shù)據(jù)的“粗線條”

高校的房屋建筑物大部分是以樓棟為單位辦理權(quán)屬證明,在以往的資產(chǎn)管理中,資產(chǎn)入賬及管理均以樓棟為單位；房屋資產(chǎn)數(shù)據(jù)粗線條,管理部門沒有全面、完整的“以房間為單位”的資產(chǎn)狀態(tài)和使用情況的數(shù)據(jù)庫,導(dǎo)致學(xué)校無法對各單位的公房使用效率進(jìn)行合理的評價(jià),對公房收費(fèi)和閑置公房缺乏調(diào)控依據(jù)。

2.2 教學(xué)科研、辦公用房的配置不合理

因歷史原因,各高校公共用房資源長期由各院系自行管理,主要表現(xiàn)為“誰占用,誰就有支配權(quán)和收益權(quán)”,學(xué)校層面難以進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)配[7]。在學(xué)校發(fā)展與學(xué)科調(diào)整的過程中,部分院系因種種原因(如專業(yè)老化、招生人數(shù)減少、科研項(xiàng)目減少,歷史過程中占房多等)用房逐步空余,而一些新興學(xué)科、交叉學(xué)科用房卻十分緊缺,各單位用房存在貧富不均；院系間公房配置不合理直接影響了各學(xué)科的均衡發(fā)展及國有資產(chǎn)使用效益的最大化[8]。

2.3 高校公有住房供需矛盾難解決

受限于地方國土及房管相關(guān)政策,中山大學(xué)自1999年實(shí)行“停止住房實(shí)物分配、全面實(shí)行住房貨幣分配”改革后,至今近18年的時(shí)間未有任何福利性質(zhì)的住房項(xiàng)目；學(xué)校教職工的薪酬面對一路高起的房價(jià),顯得十分蒼白無力,進(jìn)一步加大了教職工的租住需求；但學(xué)校存量的公有住房總量有限,部分教職工的租住需求難以得到滿足,供需矛盾加大,使用信息公開程度差[9],導(dǎo)致高校房產(chǎn)管理部門的公信力和服務(wù)滿意度低。

3 加強(qiáng)信息化建設(shè),提升公房資源管理和服務(wù)質(zhì)量

隨著科技與信息技術(shù)的發(fā)展,高校的信息化建設(shè)進(jìn)程達(dá)到了前所未有的高度；中山大學(xué)自2006年開始建設(shè)學(xué)校的房產(chǎn)資源管理系統(tǒng),2010年后隨著管理模式的變化進(jìn)行了升級改造,現(xiàn)階段使用較為成熟的有資產(chǎn)管理系統(tǒng)、公房定額管理系統(tǒng)、租賃管理系統(tǒng)和在線選房網(wǎng)站等,對學(xué)校公房資源使用情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管,有效地提高了公房資源的優(yōu)化配置和使用效益?，F(xiàn)將各系統(tǒng)的主要功能介紹如下:

3.1 資產(chǎn)管理系統(tǒng)，統(tǒng)籌管理學(xué)校的資產(chǎn)總賬

中山大學(xué)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的主要管理目標(biāo)是資產(chǎn)的價(jià)值管理,將學(xué)校房屋、構(gòu)筑物、設(shè)備、圖書等資產(chǎn)以“一物一卡片”的形式記入學(xué)校的固定資產(chǎn)賬,并通過業(yè)務(wù)單據(jù)流轉(zhuǎn)的形式來實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期管理。系統(tǒng)于2017年4月全校上線運(yùn)行,已實(shí)現(xiàn)了與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對接,資產(chǎn)的報(bào)增和報(bào)銷手續(xù)可直接對接學(xué)校網(wǎng)報(bào)流程完成,同時(shí)也解決了支出賬和固定資產(chǎn)賬“兩賬不一致”的問題。

該系統(tǒng)的建立有利于學(xué)校對所擁有的固定資產(chǎn)價(jià)值和總量進(jìn)行統(tǒng)籌管理,對未來的發(fā)展規(guī)劃有較為宏觀的認(rèn)識(shí)和把控,可為學(xué)校的資產(chǎn)配置、預(yù)算管理和資源調(diào)配提供決策依據(jù)。

此外,由于資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)存放地點(diǎn)采用了與公房資產(chǎn)同一套房間編碼體系,實(shí)現(xiàn)了將房屋資產(chǎn)與“房屋內(nèi)”的其他固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián),為下一步的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互使用奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 公房定額管理系統(tǒng)，合理調(diào)配公共用房資源

為有效地解決學(xué)校教學(xué)、科研、辦公用房的不合理配置問題,各高校陸續(xù)開始嘗試通過對院系用房定額管理的方式進(jìn)行調(diào)節(jié)。中山大學(xué)2007年頒發(fā)《中山大學(xué)公共用房管理辦法(試行)》開始嘗試通過定額管理的方式,提高公房資源的使用效益,但試行兩年后因?yàn)樽枇μ?收費(fèi)工作暫停。歸根結(jié)底是由于沒有一個(gè)完整、準(zhǔn)確、各方認(rèn)可且能實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理的以“房間”為單位的資產(chǎn)使用數(shù)據(jù)庫。

對此,學(xué)校于2016年開始建設(shè)公房定額核算管理系統(tǒng),明晰每間房屋的基本屬性以及用途、使用人和歸屬單位等信息,結(jié)合每個(gè)用房單位的人員構(gòu)成、實(shí)際用房情況,核定出該單位的房產(chǎn)資源使用費(fèi)繳費(fèi)額度。

該系統(tǒng)的使用解決了一直困擾高校的房屋資產(chǎn)管理“粗線條”問題,使公房有償使用、共享共有及有效調(diào)配成為可能。在制度保障和系統(tǒng)的支持下,學(xué)校順利地完成了2017年公房定額核算收費(fèi)工作且初見成效,部分用房面積超額的院系,主動(dòng)申請將部分用房調(diào)整為學(xué)校公共課室、教學(xué)實(shí)驗(yàn)室或者退回學(xué)校統(tǒng)籌安排。

3.3 租賃管理系統(tǒng)，規(guī)范學(xué)校的租賃行為

中山大學(xué)2006年啟動(dòng)第一版租賃管理系統(tǒng)上線,率先引入以“合同管理”為核心的系統(tǒng)建設(shè)理念；2010年學(xué)校按照制度要求對系統(tǒng)進(jìn)行改版升級?，F(xiàn)該系統(tǒng)主要包括房源管理、住房管理事務(wù)、商業(yè)用房事務(wù)、繳費(fèi)業(yè)務(wù)、統(tǒng)計(jì)與分析、安防管理、補(bǔ)貼管理等多個(gè)板塊。

該系統(tǒng)通過“合同管理”的模式,對學(xué)校的商業(yè)用房、公有住房實(shí)行租賃管理,在系統(tǒng)上可以便捷地獲知學(xué)校商業(yè)用房、公有住房的租賃合同、使用情況、使用人情況、租期、租金繳納情況、教職工住房補(bǔ)貼等信息。同時(shí)與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接聯(lián)動(dòng),可實(shí)時(shí)掌握租金工資代扣的情況。為學(xué)校的租賃行為提供了規(guī)范化的管理,確保學(xué)校公房資源的安全完整及保值要求。

3.4 網(wǎng)上選房系統(tǒng)，為服務(wù)對象提供精準(zhǔn)服務(wù)

為增加學(xué)校公有住房使用和管理信息的公開化,解除了教職工的疑慮,同時(shí)也為服務(wù)對象提供更精準(zhǔn)化的服務(wù),降低管理部門的人工管理成本、減少了不必要的投訴。學(xué)校2010年在升級改造租賃管理系統(tǒng)的同時(shí),開發(fā)了網(wǎng)上選房系統(tǒng)。通過網(wǎng)上選房系統(tǒng),學(xué)校教職工可查詢學(xué)校各校區(qū)公有住房的房源情況、租住情況、排隊(duì)信息等,教職工可根據(jù)自己的需求在意愿房源下排隊(duì)輪候。

信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)用不僅有效地提高了學(xué)校的管理水平,同時(shí)也對改變部門形象、提升服務(wù)質(zhì)量起到很好的推動(dòng)作用[10]。

4 高校公房資源管理信息化建設(shè)的趨勢

4.1 多部門聯(lián)合開發(fā)，共同使用,實(shí)現(xiàn)信息與資源共享

隨著對管理和服務(wù)要求的提高,高校公房資源管理不應(yīng)再孤軍奮戰(zhàn),多部門的相互協(xié)調(diào)與配合十分必要。各部門從自身職能出發(fā),多視角、全方位對信息化建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行論證,確?！肮芾砉ぷ?、服務(wù)產(chǎn)品”的品質(zhì),減少重復(fù)開發(fā)。

以學(xué)校計(jì)劃開發(fā)的校園GIS綜合應(yīng)用平臺(tái)為例,利用GIS技術(shù)手段,以地理空間為載體,結(jié)合BIM數(shù)據(jù)的有效利用,將三維仿真技術(shù)、地理信息技術(shù)在校園資產(chǎn)管理、建設(shè)和師生服務(wù)等各個(gè)方面進(jìn)行滲透和融合,建立二維、三維一體化的數(shù)字校園全景地圖,整合各類校園信息,可實(shí)現(xiàn)對房屋、土地、設(shè)施設(shè)備、名貴樹種、地下管網(wǎng)的資產(chǎn)管理；校園漫游、交通指引、迎新服務(wù)、對外宣傳等服務(wù)；此外還有校園規(guī)劃、校園監(jiān)控、應(yīng)急指揮等,為決策者提供科學(xué)的輔助分析[11-12]。

實(shí)際上,上述應(yīng)用需要學(xué)校資產(chǎn)、總務(wù)、招生、保衛(wèi)等多部門聯(lián)動(dòng),共享、共通信息,共同開發(fā),共同管理,才能應(yīng)對不斷復(fù)雜化的校園設(shè)施建設(shè),提高資源利用率[13]。

4.2 搭建便捷的信息平臺(tái),及時(shí)傳遞有效信息

“90”后已進(jìn)入了教職工隊(duì)伍,學(xué)校的管理工作和服務(wù)對象早已發(fā)生巨大變化,傳統(tǒng)的管理方式和信息傳遞方式將難以適應(yīng)新服務(wù)群體的需求。隨著互聯(lián)網(wǎng)和智能手機(jī)的迅速發(fā)展,各政府部門、企業(yè)公司、機(jī)構(gòu),都已開始將服務(wù)載體擴(kuò)展到各互聯(lián)網(wǎng)交流互動(dòng)平臺(tái)以及相關(guān)的手機(jī)應(yīng)用[14]。

中山大學(xué)下一步公房資源管理信息化建設(shè)擬延伸拓展到手機(jī)應(yīng)用上。通過簡化辦事流程、及時(shí)有效傳遞信息、提高工作效率,進(jìn)一步提升管理和服務(wù)水平,例如:教職工可通過手機(jī)端查詢到自己的辦公用房信息,完成公房資源使用費(fèi)的繳納、進(jìn)行維修申報(bào)等；教職工也可以通過手機(jī)端獲知最新公布的公有住房房源情況,登記個(gè)人信息并進(jìn)行網(wǎng)上選房,進(jìn)行合同續(xù)簽、維修申報(bào)以及投訴建議等。

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