儀器設(shè)備隨機(jī)檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查分析

馮國(guó)華 張志華 李玲

摘 要：本調(diào)查研究的目的是了解科研、教學(xué)部門(mén)設(shè)備隨機(jī)檔案管理的現(xiàn)狀及未來(lái)需求狀況;采用自主設(shè)計(jì)的調(diào)查問(wèn)卷調(diào)查昆明醫(yī)科大學(xué)93名設(shè)備檔案管理及部分使用人員對(duì)設(shè)備隨機(jī)檔案管理、使用和需求情況;結(jié)果顯示，科研設(shè)備隨機(jī)檔案管理制度不健全、歸檔不規(guī)范、信息化程度低。調(diào)查結(jié)論是加強(qiáng)設(shè)備隨機(jī)檔案規(guī)范化管理，構(gòu)建設(shè)備隨機(jī)檔案數(shù)字化模式，實(shí)現(xiàn)信息共享。

關(guān)鍵詞：儀器設(shè)備 隨機(jī)檔案 現(xiàn)狀調(diào)查

2004年2月教育部頒布的教發(fā)〔2004〕2號(hào)文件《普通高等學(xué)?；巨k學(xué)條件指標(biāo)（試行）》中明確核定高校的資源配置比例指標(biāo)為高校教學(xué)、科研工作提供了堅(jiān)實(shí)的硬件保障。其中“生均教學(xué)科研儀器設(shè)備值”和“新增教學(xué)科研儀器設(shè)備所占比例”兩項(xiàng)指標(biāo)，對(duì)高校生均教學(xué)科研儀器設(shè)備量和年新增量給予了量化標(biāo)準(zhǔn)。各高校為了增強(qiáng)科研能力，不斷加大對(duì)科研院所（中心）、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和儀器設(shè)備的投入。儀器設(shè)備檔案是高校儀器設(shè)備管理工作的重要環(huán)節(jié)和組成部分，現(xiàn)行儀器設(shè)備檔案管理手段和方式還遠(yuǎn)不能充分發(fā)揮儀器設(shè)備檔案信息資源在高校發(fā)展中的支撐效能。

本研究結(jié)合昆明醫(yī)科大學(xué)教學(xué)及科研部門(mén)設(shè)備隨機(jī)檔案歸檔管理情況進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查、分析，并對(duì)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行了分析統(tǒng)計(jì)，結(jié)果如下。

1 調(diào)查對(duì)象與方法

1.1 對(duì)象

本研究的調(diào)查對(duì)象為昆明醫(yī)科大學(xué)6個(gè)科研及教學(xué)部門(mén)的設(shè)備管理人員、兼職檔案員及部分使用人員。在調(diào)查的93人中，男性42人，占45.16%;女性51人，占54.84%;教學(xué)部門(mén)人員占37.65%，科研部門(mén)人員占62.35%;本科學(xué)歷占21.51%，碩士研究生學(xué)歷占50.53%，博士研究生學(xué)歷占27.96%;初職占21.5%，中職占41.94%，高職占36.56%;設(shè)備的操作人員占60.22%，設(shè)備的管理人員（包括資產(chǎn)管理員和兼職檔案員）占39.78%。

1.2 設(shè)備隨機(jī)檔案管理工作調(diào)查問(wèn)卷表

課題組自行設(shè)計(jì)“設(shè)備隨機(jī)檔案管理工作調(diào)查問(wèn)卷”，調(diào)查內(nèi)容包括隨機(jī)檔案資料的管理、管理滿意度和未來(lái)需求情況三個(gè)方面，共有30個(gè)項(xiàng)目。發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷100份，收回有效問(wèn)卷93份，回收率為93%，有效回收率為100%。

1.3 統(tǒng)計(jì)分析方法

調(diào)查資料運(yùn)用Epidata軟件建立數(shù)據(jù)庫(kù)，利用SPSS 17.0軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

2 調(diào)查結(jié)果

2.1 隨機(jī)檔案資料的管理情況

統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果為，調(diào)查對(duì)象對(duì)本部門(mén)有哪些檔案資料知道一些的選項(xiàng)有48人，占51.61%;不知道的45人，占48.39%。部門(mén)設(shè)備隨機(jī)檔案有專人管理的85人，占91.4%;無(wú)專人管理的8人，占8.6%。由資產(chǎn)管理員收存的46人，占49.46%;兼職檔案員收存35人，占37.64%。使用人收存12人，占12.9%;收存的方式以文件柜收存選項(xiàng)48人，占51.6%;檔案盒收存選項(xiàng)45人，占48.4%。對(duì)兼職人員流動(dòng)性大，檔案交接手續(xù)不嚴(yán)格造成檔案缺失選項(xiàng)38人，占40.9%;沒(méi)有隨機(jī)檔案管理制度，儀器接受人員自行存放，造成檔案缺失現(xiàn)象25人，占26.88%;部門(mén)資產(chǎn)管理員沒(méi)有每次參加驗(yàn)收，及時(shí)清查，造成隨機(jī)檔案收集不完整30人，占32.26%。調(diào)查結(jié)果顯示，教師隊(duì)伍對(duì)隨機(jī)檔案包含內(nèi)容概念不明、職責(zé)不清、管理方式陳舊，僅是“存”，沒(méi)有“管”。

2.2 隨機(jī)檔案資料的管理滿意情況

統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果為，對(duì)利用現(xiàn)狀滿意的選項(xiàng)有76人，占81.72%;不滿意的17人，占18.28%。遇到某些操作問(wèn)題卻找不到說(shuō)明書(shū)等資料52人，占55.91%;認(rèn)為管理模式落后，紙質(zhì)材料堆積，效率低下選項(xiàng)54人，占58%。調(diào)查結(jié)果顯示，管理現(xiàn)狀的滿意度雖高，但對(duì)管理模式落后、對(duì)遇到操作問(wèn)題又找不到說(shuō)明書(shū)、檔案不完整缺失嚴(yán)重的問(wèn)題選項(xiàng)比例偏高，分別占58%和55.91%，說(shuō)明對(duì)隨機(jī)檔案重視度不夠、管理不規(guī)范、利用效率較低。

2.3 隨機(jī)檔案資料未來(lái)需求情況

統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果為，設(shè)備隨機(jī)檔案希望通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)查閱69人，占74.19%，數(shù)字化錄入方式用掃描儀的占54.84%，手機(jī)和照相機(jī)的各占17.2%;以jpg數(shù)字化圖片格式收存占44.09%，以tif、jpg兩種格式收存的占17.20%;希望部門(mén)開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立設(shè)備管理數(shù)據(jù)庫(kù)、實(shí)現(xiàn)資源共享占82.8%。調(diào)查結(jié)果顯示，由電子化的數(shù)字管理模式替代文本式的存儲(chǔ)模式，教職工的選項(xiàng)偏高。

3 討論

隨機(jī)檔案是由購(gòu)買(mǎi)方、銷貨方和廠家的工程師共同在安裝現(xiàn)場(chǎng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行開(kāi)箱、調(diào)試、驗(yàn)收的過(guò)程中產(chǎn)生的檔案材料，該階段產(chǎn)生的主要文件材料一般包括裝箱單、合格證、開(kāi)箱驗(yàn)收記錄、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、操作規(guī)程、安全注意事項(xiàng)、設(shè)備操作說(shuō)明書(shū)、系統(tǒng)軟件、設(shè)備零配件等，進(jìn)口設(shè)備一般還包括非木質(zhì)包裝證明（或其他包裝證明）、出廠檢測(cè)證明等，一些特殊設(shè)備包括高壓容器等還應(yīng)有國(guó)內(nèi)相關(guān)商檢或是質(zhì)檢等部門(mén)出具的檢查記錄或證明。近年來(lái)，由于儀器設(shè)備生產(chǎn)的規(guī)范化管理，隨箱的儀器設(shè)備材料內(nèi)容也比以前齊全。有的不但有中文材料，還有多種外文材料;不僅有紙質(zhì)檔案，還經(jīng)常帶有光盤(pán)等其他載體的檔案。所以，這一過(guò)程產(chǎn)生的材料存在歸檔范圍太寬，歸檔起點(diǎn)太低等問(wèn)題，沒(méi)有規(guī)范的管理導(dǎo)致使用部門(mén)自行保管材料造成隨機(jī)檔案缺失嚴(yán)重。當(dāng)今，各高校實(shí)施科研設(shè)備對(duì)外開(kāi)放機(jī)制，儀器設(shè)備的使用人群不斷擴(kuò)大，一旦遇到故障需要維修時(shí)，將缺乏第一手資料和原始的記錄依據(jù)，給科研工作開(kāi)展及實(shí)驗(yàn)室的安全留下了嚴(yán)重的安全隱患。

3.1 存在的問(wèn)題

3.1.1 科研設(shè)備隨機(jī)檔案管理制度不完善

缺乏有效的隨機(jī)檔案管理辦法和管理制度，科研設(shè)備隨機(jī)檔案應(yīng)該由部門(mén)資產(chǎn)管理員，還是檔案兼職人員負(fù)責(zé)收集、整理、保管、利用不明確，其隨機(jī)檔案管理辦法、標(biāo)準(zhǔn)、流程的制定或監(jiān)督執(zhí)行等尚無(wú)管理標(biāo)準(zhǔn)。

3.1.2 科研設(shè)備隨機(jī)檔案管理不規(guī)范

目前，隨機(jī)設(shè)備檔案基本由實(shí)驗(yàn)室設(shè)備申購(gòu)人員或資產(chǎn)管理員自行編號(hào)保管、留存，更談不上規(guī)范化管理，科研設(shè)備登記檔案的安全性、保密性較差。

3.1.3 科研設(shè)備隨機(jī)資料收集不及時(shí)、不齊全

科研設(shè)備購(gòu)進(jìn)驗(yàn)收時(shí)，部門(mén)資產(chǎn)管理員或部門(mén)兼職檔案管理人員不能每次參加開(kāi)箱驗(yàn)收及時(shí)收集隨機(jī)設(shè)備材料，造成一些原始資料被有關(guān)申購(gòu)或使用人員隨機(jī)拿走，隨意放置，缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。

3.1.4 科研設(shè)備隨機(jī)檔案管理信息化程度低

設(shè)備隨機(jī)檔案目前還是到貨驗(yàn)收完后，以開(kāi)箱驗(yàn)收所產(chǎn)生的紙質(zhì)或光盤(pán)、配件實(shí)物介質(zhì)收集，用文件盒或其他方式收納，與當(dāng)前計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在社會(huì)中廣泛應(yīng)用相脫節(jié)，落后的管理辦法已不適應(yīng)現(xiàn)代化實(shí)驗(yàn)室的節(jié)奏，引入網(wǎng)絡(luò)共享管理已刻不容緩。

3.2 完善科研設(shè)備隨機(jī)檔案管理的探討

昆明醫(yī)科大學(xué)自2000年實(shí)施文件級(jí)管理以來(lái)，開(kāi)始對(duì)電子檔案進(jìn)行收集工作（當(dāng)時(shí)是單機(jī)管理），2007年建立了校、院、系三級(jí)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化;2008年實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理后，歸檔部門(mén)對(duì)電子化的材料歸檔時(shí)實(shí)行實(shí)體材料、電子材料配套同時(shí)歸檔，2012年檔案工作納入校年度績(jī)效考核和目標(biāo)責(zé)任管理。筆者認(rèn)為，學(xué)校建立設(shè)備隨機(jī)檔案的規(guī)范化、數(shù)字化管理基礎(chǔ)條件具備，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的現(xiàn)代化管理才是解決設(shè)備及檔案管理的必然之路。

3.2.1 建立健全科研設(shè)備隨機(jī)檔案管理制度

一是嚴(yán)格制定科研設(shè)備隨機(jī)檔案收集、整理、保管和利用管理制度，如《儀器設(shè)備驗(yàn)收制度》《儀器設(shè)備隨機(jī)檔案歸檔范圍》，要明確責(zé)任范圍，各司其職、各負(fù)其責(zé)，既互相支持，又密切配合，從而最大限度地提高工作效率。二是建立完善的考核制度，確?？蒲性O(shè)備隨機(jī)檔案管理工作有效開(kāi)展。昆明醫(yī)科大學(xué)實(shí)行校、院、系三級(jí)檔案管理體制，隨機(jī)檔案為便于利用由二級(jí)部門(mén)或?qū)嶒?yàn)室、教研室收集、歸檔、保存，此項(xiàng)工作要充分引起部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)重視，校級(jí)檔案管理部門(mén)制訂科研設(shè)備隨機(jī)檔案規(guī)范化考核標(biāo)準(zhǔn)與辦法的同時(shí)，將科研設(shè)備隨機(jī)檔案管理納入日常業(yè)務(wù)考核，與部門(mén)的業(yè)績(jī)獎(jiǎng)罰掛鉤，督促相關(guān)部門(mén)做好設(shè)備隨機(jī)檔案及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)收集，做好登記、錄入、管理，促進(jìn)這項(xiàng)工作扎實(shí)有效地開(kāi)展。

3.2.2 規(guī)范科研設(shè)備隨機(jī)檔案管理工作

一是由校檔案室專職人員，利用每年兩次業(yè)務(wù)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提高兼職檔案員、資產(chǎn)管理員業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范各種不同種類資料收集藍(lán)本，掃描標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)識(shí)，保障科研設(shè)備隨機(jī)檔案的操作性和規(guī)范性。二是統(tǒng)一建立科研設(shè)備隨機(jī)檔案錄入編號(hào)、設(shè)備價(jià)值分類等級(jí);統(tǒng)一制定二級(jí)部門(mén)登記臺(tái)賬目錄，要求移交到二級(jí)部門(mén)綜合檔案室集中保管，切實(shí)解決以往分散保管資料造成資料散失的問(wèn)題，保證科研設(shè)備檔案的連續(xù)性、完整性、安全性。

3.2.3 實(shí)現(xiàn)設(shè)備隨機(jī)檔案的電子化，為科研、教學(xué)工作

提供全方位服務(wù)

檔案管理的最終目的是有效利用，操作便捷。電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)，而針對(duì)廣大的儀器設(shè)備使用者，利用網(wǎng)絡(luò)，將儀器設(shè)備說(shuō)明書(shū)等繁雜的資料在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行快捷、高效的操作便可了解所需設(shè)備相關(guān)資料，這無(wú)疑是一件為科研人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的最好途徑。當(dāng)然，隨機(jī)檔案信息電子化的前提條件是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化;學(xué)校資產(chǎn)處2013年1月正式引進(jìn)山東國(guó)子軟件股份有限公司開(kāi)發(fā)的設(shè)備管理系統(tǒng)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地提供所有設(shè)備的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和各單位設(shè)備和經(jīng)費(fèi)的使用情況。設(shè)備隨機(jī)檔案的電子化利用，可改變傳統(tǒng)的“坐等查閱”服務(wù)方式，建立新型的“快速服務(wù)、跟蹤服務(wù)、系列服務(wù)、全程服務(wù)”模式，做到一次投入多次產(chǎn)出和信息成果共享，拓寬服務(wù)范圍，不僅提高科研人員正確使用儀器的效率，減少操作失誤，延長(zhǎng)了儀器設(shè)備使用壽命，而且節(jié)省時(shí)間，也減少了管理人員的工作量。

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責(zé)任編輯 晏祥輝