海洋科考儀器技術(shù)檔案管理

應(yīng)瑞功

（中國科學(xué)院海洋研究所，山東青島 266071）

0 引言

黨的十九大報告提出“加快建設(shè)海洋強(qiáng)國”的戰(zhàn)略舉措，在“海洋強(qiáng)國”發(fā)展戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，海洋事業(yè)得到了長足的發(fā)展，對海洋調(diào)查儀器設(shè)備的使用管理也提出了嚴(yán)格要求。為了滿足新時代海洋資源開發(fā)利用的需要，獲取高質(zhì)量的數(shù)據(jù)和樣品，工作人員需要對海洋科考儀器進(jìn)行更好的管理與維護(hù)，并根據(jù)需要研制新的設(shè)備，因此做好調(diào)查儀器的技術(shù)檔案工作顯得十分重要。

1 技術(shù)檔案工作的重要性

海洋科考儀器設(shè)備的技術(shù)檔案可以讓人們掌握儀器設(shè)備的運(yùn)行及性能狀況，是儀器設(shè)備技術(shù)工作和日常管理的重要技術(shù)資料，為設(shè)備正常運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)、故障處理、技術(shù)改造等提供了技術(shù)支持，對提高海洋科考儀設(shè)備完好率，充分發(fā)揮儀器潛力、提高海洋儀器的使用效益都有重要作用。與此同時，也對新儀器的購置研發(fā)提供了重要參考依據(jù)。完整、準(zhǔn)確的海洋科考儀器技術(shù)檔案可以讓人們對設(shè)備的型號、使用情況、維護(hù)情況等進(jìn)行全面了解，可以了解設(shè)備的故障并迅速排查，且讓人們查詢到需求的備品備件物料清單，并針對航次指導(dǎo)備航，為海洋科考的順利實現(xiàn)提供了支撐，避免因計劃不當(dāng)或決策失誤而影響科考航次的順利進(jìn)行。海洋調(diào)查資料的質(zhì)量，除了受調(diào)查儀器的影響之外，還與海上調(diào)查的現(xiàn)場質(zhì)量也有很大關(guān)系。通過技術(shù)檔案記錄可以查詢當(dāng)時作業(yè)的具體情況，能分析產(chǎn)生異常數(shù)據(jù)的原因，為航次的數(shù)據(jù)質(zhì)量提供保障。

2 海洋科考儀器技術(shù)檔案的內(nèi)容和范圍

海洋科考儀器技術(shù)檔案的收集整理是一個長期的過程，貫穿于整個設(shè)備的生命周期，從購買（生產(chǎn)）之日起到報廢階段為止整個過程中所產(chǎn)生的技術(shù)資料信息。需要針對性確定海洋科考儀器技術(shù)檔案的范圍內(nèi)容，倘若范圍內(nèi)容不明確，將給技術(shù)檔案的收集整理等帶來困難。以儀器設(shè)備投入使用前為時間節(jié)點確定技術(shù)檔案的內(nèi)容和范圍，投入使用前的技術(shù)檔案資料包括：使用說明書、維護(hù)保養(yǎng)手冊、安裝軟件、操作說明書及技術(shù)規(guī)格書等，安裝調(diào)試資料，設(shè)備組成明細(xì)表（附件、工具、備品備件）等。儀器投入使用后，就產(chǎn)生包括記錄工作情況、運(yùn)行時間、工作內(nèi)容、操作人員等的運(yùn)行記錄；運(yùn)行時出現(xiàn)故障，應(yīng)及時填寫故障時間、現(xiàn)象、維修處理過程、故障原因分析等內(nèi)容，修復(fù)后還要考核主要性能指標(biāo)，記錄相關(guān)數(shù)據(jù)、圖表，由維修人員和操作人員簽名。

根據(jù)海洋調(diào)查儀器運(yùn)行過程，整理了所產(chǎn)生的技術(shù)資料：航前檢查表、儀器海上測試記錄表、值班日志 交接班記錄設(shè)備班報、運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、監(jiān)測記錄，備件耗材使用記錄、故障報告、技術(shù)資料、航次計劃-航次總結(jié)、配置參數(shù)的修訂，數(shù)據(jù)處理的設(shè)置等，操作軟件，照片等。

在海上作業(yè)過程中必須認(rèn)真填寫調(diào)查值班日志，內(nèi)容要包括儀器安裝調(diào)試情況、參數(shù)配置情況、導(dǎo)航信息、經(jīng)緯度信息、氣象信息等，調(diào)查中遇到的特殊海洋現(xiàn)象及處理情況等。注意海上觀測各項記錄表格要按規(guī)定的要求填寫，海上觀測結(jié)果必須立即記入規(guī)定的記錄表中。

3 技術(shù)檔案工作存在的問題與面臨的挑戰(zhàn)

隨著海洋科考任務(wù)的增多，對設(shè)備的使用越來越頻繁，海洋科考儀器的技術(shù)檔案的內(nèi)容日漸復(fù)雜，工作量也日漸增多，技術(shù)檔案管理工作也面臨各方面的挑戰(zhàn)。

3.1 技術(shù)檔案專業(yè)性強(qiáng)、涉及內(nèi)容范圍廣給管理帶來了難度

海洋科考儀器技術(shù)檔案涉及到的內(nèi)容很多，包括設(shè)備運(yùn)行維護(hù)、校準(zhǔn)標(biāo)定、數(shù)據(jù)觀測等工作，除紙質(zhì)檔案外，還包括大量的光盤等技術(shù)檔案資料。所形成的技術(shù)檔案資料內(nèi)容范圍廣，形式也極為多樣。在電子文件等內(nèi)容的收集和整理上，由于具體的管理環(huán)節(jié)不同，管理要求也存在很大差異。有了完整的技術(shù)檔案，才能在今后該設(shè)備的使用和維修中準(zhǔn)確地利用。

此外，海洋科考項目本身具備很強(qiáng)的專業(yè)性，科研工作的研究范圍也較廣，如物理海洋、海洋氣象、地質(zhì)情況等，這其中還包括專業(yè)儀器設(shè)備的使用。在此過程中，所形成的具體技術(shù)材料同樣具備很強(qiáng)的技術(shù)性，與一般行業(yè)的文書檔案展現(xiàn)出明顯不同。在海洋環(huán)境調(diào)查過程中，所形成的文件內(nèi)容應(yīng)該涵蓋值班日志、導(dǎo)航記錄、航次總結(jié)等多項內(nèi)容，如果無法保證技術(shù)檔案的完整程度，便會為后續(xù)海洋科考儀器技術(shù)檔案的管理帶來不必要的麻煩。

3.2 技術(shù)檔案牽涉人員太多，普遍檔案意識不強(qiáng)

科考任務(wù)負(fù)責(zé)單位以及航次隊員、船載實驗室人員的檔案意識與最終的技術(shù)檔案質(zhì)量有著直接關(guān)系。海洋科考儀器出海時使用設(shè)備的人員較多，人員變動大。每個航次的調(diào)查隊伍都來自不同的單位、不同的部門，缺乏相應(yīng)的檔案知識。出海作業(yè)比較重視設(shè)備的使用，對使用過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料不注重收集。如果各個部門人員檔案意識不強(qiáng)，對檔案工作重視不夠，在海洋調(diào)查過程中也會將海洋科考儀器技術(shù)檔案管理工作忽略，往往是“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況，不能規(guī)范的進(jìn)行整理。

3.3 技術(shù)檔案資料內(nèi)容不完整，歸檔整理不及時

檔案工作是一項規(guī)范性非常強(qiáng)的工作，實驗室的檔案管理制度不健全，導(dǎo)致相關(guān)工作中既缺少規(guī)范的依據(jù)，也缺少對相關(guān)工作人員的約束。檔案資料實際上來自于日常的每一項工作，注意在日常工作中時時刻刻進(jìn)行積累。日常對工作材料積累不足，到了需要匯總形成檔案的時候，往往出現(xiàn)東拼西湊的情況。有些重要的資料由于沒有及時收集、整理而無法形成檔案的情況也時有發(fā)生。各個工作人員自主性或隨意性也對自身工作內(nèi)容所形成的檔案信息的歸檔形成了困難。另外重結(jié)果輕過程造成歸檔的內(nèi)容不完整。運(yùn)行維護(hù)過程中形成的很多過程性的和背景性的數(shù)據(jù)都被忽略了。而這些原始的實驗數(shù)據(jù)無論是成功的還是失敗的都具有重要價值，但是往往只重視最終結(jié)果。由此，一些部件的修改，線路的改進(jìn)，參數(shù)的配置，修改前后缺乏對文檔的校核，造成了內(nèi)容的不完整。

3.4 設(shè)備的共享帶來技術(shù)檔案的管理的困難

隨著共享經(jīng)濟(jì)的到來，海洋科考儀器共享使用。為技術(shù)檔案資料的歸檔帶來了挑戰(zhàn)。儀器共享期間的使用、維護(hù)的過程，缺少專人管理，非專業(yè)人員不僅因為操作不熟悉，工作效率低下，且會操作不當(dāng)導(dǎo)致故障率提高，使用壽命縮短。

4 加強(qiáng)技術(shù)檔案管理的措施

4.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高工作水平和檔案意識

海洋科考儀器技術(shù)檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，相關(guān)管理人員需要具備一定的檔案業(yè)務(wù)和專業(yè)技術(shù)知識。需要邀請專業(yè)檔案管理人員定期講解，并對相關(guān)工作進(jìn)行指導(dǎo)，促使相關(guān)工作人員對技術(shù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容等進(jìn)行了解；同時組織儀器技術(shù)管理和業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對一些精密儀器的使用原理和性能進(jìn)行總結(jié)，這其中還涉及一些維護(hù)方面的基礎(chǔ)知識，從而維護(hù)技術(shù)檔案的完整性和安全性。

4.2 明確工作責(zé)任，強(qiáng)化技術(shù)檔案資料的收集整理

技術(shù)檔案資料的收集工作，是海洋科考儀器設(shè)備檔案建設(shè)工作難點。工作人員應(yīng)采取各種措施做好技術(shù)檔案資料收集工作，要求做到全員參與，重點管理。設(shè)備使用人負(fù)責(zé)檔案的收集與管理。船載實驗室負(fù)責(zé)檔案資料的收集，岸基負(fù)責(zé)整理歸檔。實驗室留有儀器的技術(shù)檔案，并負(fù)責(zé)運(yùn)行、使用、維護(hù)等資料的收集整理工作。岸基支撐定期（如每個航次結(jié)束時，設(shè)備保養(yǎng)結(jié)束時）向船載實驗室要技術(shù)檔案資料并記錄相關(guān)資料，確保資料的完整性和一致性。

技術(shù)資料歸檔應(yīng)以航次為節(jié)點，航次結(jié)束資料上交。資料歸檔的目的是規(guī)范技術(shù)資料，確保技術(shù)資料的真實性、完 整性、有效性和安全性。歸檔的電子版技術(shù)資料應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)技術(shù)資料在內(nèi)容 、相關(guān)說明及描述上保持一致。歸檔電子版技術(shù)資料應(yīng)由交接雙方對其真實性、完整性、有效性進(jìn)行檢驗，經(jīng)責(zé)任人簽署意見后辦理移交歸檔手續(xù)。電子版技術(shù)資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得私自復(fù)制、拷貝或傳送他人。在檔案信息歸檔過程中，應(yīng)保證各種形式的資料內(nèi)容一一對應(yīng)，確保管理流程的合理性。

4.3 嚴(yán)格控制技術(shù)檔案的質(zhì)量，做好檢驗標(biāo)定工作

海洋科考儀器作業(yè)過程必須如實規(guī)范記錄海洋調(diào)查過程中所產(chǎn)生的技術(shù)資料，如航前檢查表、測試及參數(shù)配置情況、海上測試記錄表、運(yùn)行記錄、維護(hù)記錄、監(jiān)測記錄，保養(yǎng)記錄、備件使用記錄、故障報告、設(shè)備班報、值班日志、交接班記錄等，特別是作業(yè)過程中遇到的特殊情況的處理及科考儀器存在的問題等。為了保證記錄的正確，在每張記錄紙上，記錄人、計算人和校對人都應(yīng)簽名，以示負(fù)責(zé)。觀測得到的所有資料，必須妥善保存，其資料應(yīng)指定專人保管，必要時必須備份。以確保技術(shù)檔案資料的完整性和質(zhì)量。

另外，為了確保儀器具備較高的性能和精度，海洋科考儀器應(yīng)依據(jù)統(tǒng)一的調(diào)查標(biāo)準(zhǔn)并進(jìn)行計量認(rèn)證，必須按規(guī)定定期經(jīng)國家法定計量機(jī)構(gòu)鑒定，或自行用正確的方法和允許的準(zhǔn)確度及時測試其系統(tǒng)的參數(shù)；例如通過國家海洋標(biāo)準(zhǔn)計量中心對CTD（Committee on Trade and Development，貿(mào)易發(fā)展局）進(jìn)行定期標(biāo)定，對多波束、淺剖等定期進(jìn)行自校。在每次校檢之后，都應(yīng)該做好記錄工作，并留檔保存。通過定期校驗可以掌握儀器的性能變化情況，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量，提高數(shù)據(jù)的科學(xué)價值。

4.4 保證海洋科考儀器技術(shù)檔案與海洋科考航次管理工作同步實施

海洋科考儀器技術(shù)檔案在形成過程中具有較強(qiáng)的周期性特點，只有保證相關(guān)檔案的形成工作與海洋科考管理工作同步實施，才能為海洋科考儀器技術(shù)檔案內(nèi)容的完善提供基礎(chǔ)條件，提升檔案的整體質(zhì)量。在科考任務(wù)的下達(dá)初期，航次首席科學(xué)家和船載實驗室負(fù)責(zé)人需要對技術(shù)檔案信息的收集和整理工作進(jìn)行明確，將不同工作人員的工作職責(zé)突顯出來，并安排專門的工作人員對技術(shù)檔案信息進(jìn)行收集和整理。航次結(jié)束時對文件材料的形成情況進(jìn)行全面預(yù)覽，檢查是否符合標(biāo)準(zhǔn)，并對其中缺少的技術(shù)內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充，確保技術(shù)檔案資料完整性和科學(xué)性全面提升。

5 結(jié)束語

海洋科考儀器技術(shù)檔案是儀器設(shè)備技術(shù)工作和日常管理的重要技術(shù)資料，為設(shè)備正常運(yùn)行及維護(hù)保養(yǎng)、故障處理、技術(shù)改造等提供了基本技術(shù)支持，對提高海洋科考儀設(shè)備完好率，充分發(fā)揮儀器潛力、提高海洋儀器的使用效益都有重要作用。同時也對新儀器的購置研發(fā)提供了重要參考依據(jù)。它既有普通檔案管理的屬性，又有專業(yè)技術(shù)管理的個性。要做好海洋科考儀器技術(shù)檔案管理工作，就要將檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)要求與海洋科考儀器專業(yè)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，滿足對海洋科考儀器技術(shù)檔案管理的需求。