淺談學(xué)分制下的高校成人高等學(xué)歷教育學(xué)籍檔案管理

郭登權(quán)

【摘要】學(xué)分制是一種以學(xué)分計(jì)量學(xué)生學(xué)習(xí)量的教學(xué)管理制度，是相對(duì)于學(xué)年制的一種教學(xué)管理制度。隨著多數(shù)高校成人高等學(xué)歷教育在教學(xué)管理上實(shí)行學(xué)分制，學(xué)籍檔案的管理也發(fā)生很大的變化。本文從高校成人高等學(xué)歷教育學(xué)籍檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)出發(fā)，分析了高校成人高等學(xué)歷教育學(xué)分制下學(xué)籍檔案管理存在的問題。提出了相應(yīng)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】學(xué)分制 成人教育 學(xué)籍檔案

學(xué)籍檔案是記載學(xué)生學(xué)籍、在校學(xué)習(xí)情況以及畢業(yè)情況的檔案保存資料，是核定學(xué)生學(xué)籍資格，學(xué)生基本情況，反應(yīng)學(xué)校教學(xué)工作狀況，確定學(xué)生畢業(yè)資格的重要依據(jù)，學(xué)籍檔案是學(xué)籍管理的重要內(nèi)容。從形成階段看，學(xué)籍檔案的形成主要有兩個(gè)階段：一是起始階段，指學(xué)生報(bào)考到錄取這段時(shí)間形成的材料，如學(xué)生填報(bào)的考生登記表、錄取通知書等：二是積累階段，指學(xué)生報(bào)到入學(xué)到畢業(yè)前這段時(shí)間，這是學(xué)籍檔案材料形成的主要階段，是對(duì)學(xué)生在校期間的全面綜合評(píng)價(jià)，主要包括學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)懲、社會(huì)實(shí)踐、畢業(yè)鑒定等方面的情況。

1學(xué)分制下成人高等學(xué)歷學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

1.1學(xué)籍檔案的原始性與真實(shí)性。學(xué)籍檔案中記載和反映的學(xué)生基本情況、學(xué)業(yè)完成情況和獎(jiǎng)懲情況等原始材料，是在按照學(xué)籍管理有關(guān)規(guī)定形成的，按照歸檔要求從學(xué)生錄取、報(bào)到就開始收集整理，記錄的信息是原始憑證，準(zhǔn)確度高，可靠性強(qiáng)，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)階段的真實(shí)評(píng)價(jià)。

1.2學(xué)籍檔案的多樣性和綜合性。高校推進(jìn)學(xué)分制改革，教學(xué)內(nèi)容、管理體制決定了學(xué)籍檔案材料形成來源的多樣性，主要包括：招生錄取名冊(cè)、錄取通知書、新生名冊(cè)、學(xué)籍登記表、學(xué)籍異動(dòng)表、信息變更表、獎(jiǎng)勵(lì)和處分、畢業(yè)生登記冊(cè)、畢業(yè)生鑒定表、畢業(yè)生實(shí)習(xí)考核表等與學(xué)籍有關(guān)的文件材料。同時(shí)，學(xué)籍檔案是在教學(xué)管理活動(dòng)產(chǎn)生和形成的，其材料來源涉及部門多、范圍廣，既有上級(jí)教育行政部門下發(fā)的各種指導(dǎo)性文件、規(guī)章制度，又有學(xué)校教務(wù)部門、學(xué)生工作部門在教育教學(xué)管理活動(dòng)中形成的檔案材料，因而又具有綜合性。

1.3學(xué)籍檔案的靈活性和系統(tǒng)性。由于學(xué)分制背景下，由固定學(xué)制變?yōu)閺椥詫W(xué)制，學(xué)生畢業(yè)時(shí)間不一致，這樣學(xué)生學(xué)籍檔案就比校繁雜，同一年級(jí)的學(xué)生可能檔案的管理內(nèi)容不同，材料的形成具有靈活性的特點(diǎn)。由于這種靈活性，學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)形成學(xué)籍材料處于零散狀態(tài)，需要進(jìn)一步條理化學(xué)籍材料，經(jīng)過整理、鑒定、編目，進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、檢索、組合使之具有系統(tǒng)性。

2學(xué)分制下成人高等教育學(xué)籍檔案管理存在的問題

2.1學(xué)籍管理工作量增加

成人高等教育學(xué)分制學(xué)籍檔案管理，增加了學(xué)籍檔案管理人員的工作量。由于學(xué)分制工作細(xì)化，相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理工作也會(huì)增加。一方面，成人高等教育學(xué)分制學(xué)籍檔案管理工作的不完善，無法滿足學(xué)籍檔案管理工作的需要，另一方面，學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量得不到保證。使得學(xué)分制的實(shí)際效用難以發(fā)揮，而整個(gè)學(xué)分制使學(xué)籍檔案管理工作大量增加，也會(huì)使成人高等教育學(xué)分制學(xué)籍檔案管理工作的復(fù)雜化程度增加。

2.2學(xué)籍檔案管理電子化進(jìn)程緩慢

學(xué)籍檔案管理人員對(duì)電子信息軟件的學(xué)習(xí)和應(yīng)用能力弱，導(dǎo)致學(xué)分制學(xué)籍檔案管理的信息錄入受限，信息錄入的準(zhǔn)確度降低，信息不完整等，制約了學(xué)籍檔案的電子化進(jìn)程。另外，在學(xué)籍檔案管理電子化進(jìn)程中，各種紙質(zhì)資料的收集和匯總直接影響學(xué)分制學(xué)籍檔案管理電子化進(jìn)度。

2.3學(xué)籍檔案管理專業(yè)程度低

學(xué)籍檔案管理人員大部分是部門兼職人員，檔案管理專業(yè)化程度低。學(xué)籍檔案管理需要專業(yè)化的人才采取專業(yè)的措施進(jìn)行歸類管理，以便于查閱學(xué)生的在校以及出校之后的各種個(gè)人信息情況。目前由于學(xué)籍檔案管理專業(yè)化程度低，專業(yè)人才數(shù)量少，專業(yè)化操作管理軟件匱乏。

3學(xué)分制下成人高等教育學(xué)籍檔案的管理解決措施

3.1簡化學(xué)籍檔案管理工作，健全規(guī)章制度。由于成人教育學(xué)分制的靈活性和教學(xué)手段的多樣化，學(xué)籍檔案覆蓋的學(xué)生范圍廣泛、學(xué)生來源復(fù)雜，涉及的系部、教學(xué)點(diǎn)繁多。因此，一方面，簡化學(xué)籍檔案管理工作中不必要的環(huán)節(jié)，降低工作人員工作量，保證檔案管理的高效性，簡化學(xué)籍檔案管理的各項(xiàng)操作性程序，比如各種信息的錄入要精簡，避重復(fù)作業(yè)導(dǎo)致信息過度重復(fù)。另一方面，要健全規(guī)章制度，

為學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有利的保證。

3.2推進(jìn)學(xué)籍檔案的電子化管理進(jìn)度，實(shí)施學(xué)籍檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著現(xiàn)代化教學(xué)手段的應(yīng)用，檔案管理部門必須使用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的采集與核對(duì)。進(jìn)行電子化、系統(tǒng)化的管理，產(chǎn)生的信息通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到學(xué)校檔案室，或直接將數(shù)據(jù)信息向?qū)W校檔案室進(jìn)行數(shù)據(jù)輸入，做到學(xué)籍檔案收集完整，歸檔材料齊全，確保提供信息的及時(shí)、準(zhǔn)確。在教學(xué)管理模式上采用學(xué)分制，排課形式改為選課的方法，學(xué)生選課自由，學(xué)籍管理人員登記分?jǐn)?shù)困難的局面，原始的紙質(zhì)檔案無法按班級(jí)進(jìn)行整理，而實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化和電子檔案可以解決此問題。

3.3加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理體系建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理體系建設(shè)，可以快速的提升學(xué)籍檔案管理的系統(tǒng)化，有關(guān)學(xué)分制學(xué)籍管理的工作可以得到落實(shí)。另一個(gè)面，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理體系建設(shè)，可以通過實(shí)行強(qiáng)大的信息管理，完成對(duì)學(xué)分制學(xué)籍檔案的管理工作。管理的專業(yè)化必然需要培養(yǎng)專業(yè)的人才，總體來說，影響成人高等教育學(xué)分制學(xué)籍檔案管理的因素很多，但最主要的莫過于檔案管理的專業(yè)化程度不夠，以及信息的準(zhǔn)確性、安全性和系統(tǒng)的限制等。只有通過對(duì)專業(yè)人才的培養(yǎng)和學(xué)籍檔案管理體系的建設(shè)，才可能最大程度的優(yōu)化學(xué)分制檔案管理體系。

4結(jié)束語

學(xué)分制可以綜合的評(píng)估學(xué)生的綜合素質(zhì)能力，有利于培養(yǎng)學(xué)生的全面素質(zhì)，就學(xué)分制與學(xué)籍檔案管理的相互作用而言，學(xué)分制可以促進(jìn)檔案管理的電子化進(jìn)程，建立成人高等教育學(xué)分制檔案管理體系，使得檔案管理更加專業(yè)化，學(xué)籍檔案的管理與學(xué)生個(gè)人利益息息相關(guān)，需要學(xué)生認(rèn)真對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行準(zhǔn)確的核實(shí)，學(xué)籍檔案管理工作又一項(xiàng)具體細(xì)致而責(zé)任重大的工作，從事這項(xiàng)工作不僅要會(huì)出艱辛的勞動(dòng)，要有極大的責(zé)任心和較強(qiáng)的綜合能力，只有學(xué)籍檔案管理人員的素職不斷提高，才能為學(xué)校的教學(xué)服好務(wù)，能實(shí)現(xiàn)學(xué)校學(xué)籍檔案管理電子化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。