大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案收集管理變革

徐中華

（赤峰學(xué)院 綜合檔案室，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

隨著如今信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，云計(jì)算、云存儲(chǔ)等大數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)也在不斷提高數(shù)據(jù)整理的作用，這在高校檔案收集管理中應(yīng)用效果十分顯著.為了不斷提高相關(guān)高校工作檔案收集整理工作的有效性和準(zhǔn)確性，滿足檔案使用者的需求，需要我國(guó)各個(gè)高校不斷提高自身檔案整理收集的技術(shù)，并且在原有的技術(shù)基礎(chǔ)上，完美融合現(xiàn)代信息技術(shù)，利用大數(shù)據(jù)時(shí)代所提供的便利進(jìn)一步提高檔案收集度.本次研究針對(duì)大數(shù)據(jù)視野下的高校檔案收集管理變革進(jìn)行研究，以下為具體內(nèi)容.

1 大數(shù)據(jù)對(duì)高校檔案管理所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

1.1 對(duì)檔案管理理念所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)的高校檔案收集整理管理方面在以往的高校檔案管理模式中，相關(guān)管理人員通常使用的是“收集-整理-儲(chǔ)存-利用”的管理流程[1]，這種方式的應(yīng)用在現(xiàn)如今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)上，必須要進(jìn)行創(chuàng)新改革，首先要認(rèn)識(shí)到檔案信息的準(zhǔn)確性和可利用性，其次，在進(jìn)行檔案資料保存的時(shí)候，要注重高校具體實(shí)際情況，并且根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定將檔案資料按照相應(yīng)的年份進(jìn)行分類.最后，在檔案需求者要進(jìn)行檔案資料查詢的時(shí)候，相關(guān)工作人員要結(jié)合檔案需求者的具體實(shí)際情況進(jìn)行查詢.在這些程序中，要多多重視檔案資料的利用率，由于傳統(tǒng)的檔案收集管理更多的是重視資料保存，而忽視了資料的使用，但是大數(shù)據(jù)能夠針對(duì)這個(gè)問(wèn)題提高檔案信息的利用程度.

1.2 對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全所帶來(lái)的挑戰(zhàn)

在傳統(tǒng)的高校檔案管理工作中，由于信息化技術(shù)發(fā)展不夠充分，所以對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度不高，導(dǎo)致相關(guān)紙質(zhì)檔案整理的安全度不高，在保護(hù)檔案方面只能通過(guò)“人防、物防、技防”這三種方式進(jìn)行防護(hù)[2]，雖然對(duì)于檔案安全防護(hù)來(lái)說(shuō)，這要掌握了這三種技術(shù)就可以基本實(shí)現(xiàn)高校檔案的安全保護(hù)，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)的影響下，檔案整理的安全防護(hù)也會(huì)遇到更多、更復(fù)雜的問(wèn)題，且有一部分檔案資料已經(jīng)從紙質(zhì)版進(jìn)化到電子版，所以在檔案安全管理中不僅要對(duì)紙質(zhì)版資料進(jìn)行安全防護(hù)，對(duì)于電子版檔案資料也要制定相應(yīng)的安全管理方案.以下為具體的幾點(diǎn)安全管理措施，首先，相關(guān)檔案管理人員要加強(qiáng)自身的專業(yè)技能，提高自身對(duì)檔案安全管理防護(hù)意識(shí)，不僅如此，還要提高自身對(duì)于儲(chǔ)存檔案資料的電子設(shè)備技術(shù)的掌握，當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障的時(shí)候，保證資料的完整度.其次，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)犯罪分子，相關(guān)人員也要提高自己的防護(hù)意識(shí)，設(shè)計(jì)出可以打擊網(wǎng)絡(luò)犯罪分子的有效方案.

2 高校檔案收集管理中存在的問(wèn)題

2.1 高校相關(guān)工作人員意識(shí)淡薄，由于工作人員在高校的工作事務(wù)多、任務(wù)重，所以經(jīng)常會(huì)在管理檔案記錄方面忽視了管理系統(tǒng)的完善，而且，人們對(duì)檔案管理的重視度不夠高也直接導(dǎo)致了檔案管理無(wú)法得到有效發(fā)展，最終影響相關(guān)記錄，不利于高校資金的規(guī)劃，不利于高校檔案的保存，從而影響高校發(fā)展.

2.2 高校檔案管理任務(wù)較重，工作量大，需要較大的人力物力來(lái)進(jìn)行整理，現(xiàn)如今高校相關(guān)管理人員的工作重心沒(méi)有放在檔案收集整理這一方面，且人數(shù)有限，精力有限，所以導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理工作難以實(shí)施.

2.3 由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，因此導(dǎo)致相關(guān)檔案整理方面的工作人員沒(méi)有將其放在工作首位，其一部分人員的工作素質(zhì)不夠，在有關(guān)檔案整理這一方面沒(méi)有良好的工作技巧，影響了相關(guān)檔案整理的效率[3].

3 大數(shù)據(jù)視野下高校檔案收集與管理的變革建議

3.1 加強(qiáng)高校檔案收集與管理法制建設(shè)

現(xiàn)如今的社會(huì)進(jìn)步快，經(jīng)濟(jì)發(fā)展快，為了推動(dòng)我國(guó)的發(fā)展，要在高校建設(shè)上大力投入，提高我國(guó)高校教育質(zhì)量和效果，為祖國(guó)未來(lái)的發(fā)展提供后備人才.另外隨著高校的不斷改革和發(fā)展，相關(guān)工作管理事務(wù)也在不斷提高，所以導(dǎo)致工作的總量也在不斷提高，尤其是檔案接收的任務(wù)也越來(lái)越重，工作人員人數(shù)少，在整理檔案方面又缺乏相關(guān)技巧，所以導(dǎo)致我國(guó)高校檔案收集得不到有效管理.因此需要加強(qiáng)國(guó)家對(duì)此的相關(guān)法律法規(guī)政策，使其在法律的保護(hù)下得以有效發(fā)展.在近些年中，國(guó)家就此問(wèn)題也行性開展了相關(guān)會(huì)議[4]，并且制定了一系列法律法規(guī)，這些法規(guī)都是根據(jù)我國(guó)高校的具體實(shí)際情況而制定的，并且通過(guò)相應(yīng)科學(xué)合理的方式對(duì)高校相關(guān)工作進(jìn)行進(jìn)一步檔案整理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案收集的有效管理，另一方面也加強(qiáng)了檔案管理力度，提高了檔案管理質(zhì)量.另外，人們可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，來(lái)進(jìn)行檔案規(guī)劃、總結(jié)等工作，大大減少了工作量.

3.2 提高從業(yè)人員綜合素質(zhì)

在高校檔案收集管理方面，管理效率如何，是由工作人員的整體素質(zhì)決定的.工作人員的素質(zhì)決定了檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，另外，由于檔案工作在發(fā)展的過(guò)程中需要大量的更新和對(duì)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的應(yīng)用，這就對(duì)工作人員的技術(shù)要求越來(lái)越高，當(dāng)工作人員在進(jìn)行相關(guān)高校的檔案整理的時(shí)候，會(huì)遇到許多問(wèn)題，這就要求工作人員要學(xué)會(huì)創(chuàng)新改良整理方式，如果他們的綜合素質(zhì)不夠，對(duì)相關(guān)技術(shù)掌握不完善，就會(huì)影響檔案整理進(jìn)度，不利于事務(wù)處理，從而直接影響高校工作的有效性.由此可見，綜合素質(zhì)高的工作人員對(duì)于高校檔案收集整理的重要性.針對(duì)此問(wèn)題，高校要加強(qiáng)對(duì)工作人員的技術(shù)訓(xùn)練，在進(jìn)行招聘的時(shí)候要提高門檻，選擇具有文化素養(yǎng)，且綜合素質(zhì)較高的人員，能夠?yàn)槿藗兲峁┵|(zhì)量較好的服務(wù).另外，加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，定期派遣他們?nèi)ハ嚓P(guān)專業(yè)的地方進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的掌握[5].另外，由于一些工作人員存在工作熱情不高、責(zé)任心不重的情況，解決這一問(wèn)題最好的辦法就是建立獎(jiǎng)懲制度，根據(jù)每個(gè)人的完成程度進(jìn)行成績(jī)?cè)u(píng)定，這樣會(huì)提高工作人員的工作積極性，提高自己的服務(wù)水平.提高業(yè)務(wù)管理與技能水平.

3.3 建立相應(yīng)的人事管理系統(tǒng)

要想使高校檔案收集管理得到穩(wěn)定發(fā)展，逐漸提高工作手段，提高相關(guān)檔案整理水平，必須要在高校領(lǐng)導(dǎo)部門的管理中出發(fā)，其中員工的素質(zhì)是重要決定因素，所以在員工管理系統(tǒng)中，一定要合理安排職位，發(fā)揮人們最大的優(yōu)勢(shì).現(xiàn)如今國(guó)家已經(jīng)出臺(tái)了許多有關(guān)教育界教工工資的標(biāo)準(zhǔn)文件，高校要按照國(guó)家要求進(jìn)行工資改革、正常增加薪級(jí)工資、崗位變動(dòng)人員工資調(diào)整等，并且要按時(shí)發(fā)放工資.在人事與工資管理系統(tǒng)方面，利用科學(xué)合理的方式，推動(dòng)高校穩(wěn)定發(fā)展.首先，加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，高校工作人員的信息資料、工資水平等是不斷變化的，在人事工資管理系統(tǒng)中，這些數(shù)據(jù)要隨時(shí)進(jìn)行更新，避免出現(xiàn)員工本人情況與個(gè)人工資卡片信息不一致的狀況.在進(jìn)行更新過(guò)程當(dāng)中，要利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，更新完成后要求每個(gè)人確認(rèn)信息，保證上報(bào)的信息有效.另外，要統(tǒng)一數(shù)據(jù)輸入格式，避免出現(xiàn)格式不一致導(dǎo)致信息輸入不準(zhǔn)確的問(wèn)題，也更加有利于管理人員對(duì)用戶資料的調(diào)入、調(diào)出、修改、查詢、統(tǒng)計(jì)等工作[6].最后，良好保存數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)部數(shù)據(jù)，時(shí)刻進(jìn)行維護(hù)更新，人事工資管理系統(tǒng)的職責(zé)就是對(duì)員工的基本信息和薪資情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)整，從而建立人事工資檔案資料.這種檔案資料不僅僅存在與網(wǎng)絡(luò)上，而且一定要進(jìn)行打印出紙質(zhì)資料，方便保存管理.其包括高校中每個(gè)員工從剛剛從事職位到現(xiàn)在或者到結(jié)束工作的所有信息變動(dòng)以及工資的變動(dòng)，具有全面化、具體化、科學(xué)化的優(yōu)勢(shì)，體現(xiàn)了人事工資管理的工作成果，這樣才能夠發(fā)揮每個(gè)人的優(yōu)勢(shì)，從而提高檔案整理效率.

3.4 加強(qiáng)和完善高校的財(cái)務(wù)管理

在一個(gè)國(guó)家的高校中，最重要的就是財(cái)務(wù)方面的管理，只有相關(guān)資金得到有效利用和調(diào)整，才能促進(jìn)高校檔案收集的有效整理，推動(dòng)高校資金的利用，促進(jìn)管理方式改革創(chuàng)新.在新形勢(shì)下，高校要想提高對(duì)資金的利用程度，必須要加強(qiáng)資金預(yù)算工作，從而提高資金有效利用，同時(shí)高校還要派遣相關(guān)技術(shù)人員深造學(xué)習(xí)，加強(qiáng)資金利用技術(shù)的掌握，另外可以提高工作人員的管理意識(shí).高校也可以開展一系列教育宣講座談，向工作人員傳播資金預(yù)算管理的重要性，這樣才能推動(dòng)工作人員的重視程度，合理分配資金，推動(dòng)高校資金合理應(yīng)用.另外，在高校的財(cái)務(wù)管理中，由于人數(shù)較多，工作量較大，對(duì)財(cái)務(wù)的管理要嚴(yán)格進(jìn)行，所以高校一定要制定相應(yīng)的規(guī)范和制度，嚴(yán)格要求工作人員遵守，并要求工作人員嚴(yán)格規(guī)范自己的行為，提高工作效率.并且在財(cái)務(wù)的監(jiān)督機(jī)制中，要確保財(cái)務(wù)記錄公開透明，發(fā)揮民主性.另外，財(cái)務(wù)監(jiān)督小組要不定時(shí)檢查財(cái)務(wù)報(bào)表，如果某些工作人員出現(xiàn)財(cái)務(wù)報(bào)表造假等行為，要嚴(yán)格處理，公平公正，取保高校財(cái)務(wù)的有效利用.最后，加強(qiáng)高校的財(cái)務(wù)核算能力，由于高校的財(cái)務(wù)核算工作是一份工作量大、且不允許出現(xiàn)錯(cuò)誤的工作，是資金正常使用和有效利用的基礎(chǔ)性工作本.在新形勢(shì)下，高校為了進(jìn)一步提高在檔案收集管理的工作效率，必須要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)核算工作.因此，高校要完善財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，提高工作人員的素質(zhì)，從而提高工作效率.

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，高校檔案收集的管理工作對(duì)于高校工作質(zhì)量提高以及完善高校規(guī)劃方面都有著重要的作用，對(duì)此，高校要采取一系列措施，在各個(gè)方面都要進(jìn)行調(diào)整，從而提高檔案整理工作，推動(dòng)檔案管理工作的有效率，從而推動(dòng)高校發(fā)展.