文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析

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文書檔案內(nèi)容具有多樣性的特點，包括黨群類、行政類、業(yè)務(wù)類等檔案，管理工作的關(guān)聯(lián)性較強，流程較為復(fù)雜。因此，要做好新時期的文書檔案管理工作，相關(guān)的管理人員一定要明確各個環(huán)節(jié)的工作，做到條理清晰、分門別類。在日常的管理中及時融入現(xiàn)代化的信息，不斷提高檔案管理的信息化水平，細化日常管理工作。確保文書檔案收集的完整以及卷面的質(zhì)量，將整理好的文件材料定期向檔案管理部門歸檔。同時，要及時發(fā)現(xiàn)當前文書檔案管理工作中存在的問題，加強管理，使其隨著時代的發(fā)展獲得新的突破。

一、當前我國文書檔案管理工作中存在的主要問題

(一)文書檔案信息化管理水平不高，保存方法不恰當，檢索效率有待提高

隨著科技的進步和社會的發(fā)展，應(yīng)對文書檔案采用信息化管理。但是從目前的現(xiàn)狀來看，信息化管理水平發(fā)展不平衡，大部分文書檔案管理單位還停留在比較落后的檔案管理方式中。雖然有些單位配置了計算機，但只是流于形式，在實際的應(yīng)用過程中自動化的程度不高，消耗的人力比較多。另外，傳統(tǒng)紙質(zhì)的文件材料沒有電子版的備份，還有一些光盤中的文件資料沒有打印出來進行整理，導(dǎo)致文書檔案的保存不統(tǒng)一、不完整，手工檢索依舊占據(jù)主導(dǎo)地位，需要大量的時間。

(二)重視程度不夠，管理力度不足，文書檔案收集不全

由于文書檔案管理工作不能直接給企業(yè)帶來效益，有些企業(yè)負責(zé)人沒有正確的認識到文書檔案管理工作的復(fù)雜性及重要性，對這項工作的開展沒有給予相應(yīng)的重視。沒有安排專業(yè)性強的人負責(zé)這項工作，對其下屬沒有實行嚴格的管控。導(dǎo)致相關(guān)人員規(guī)范性意識缺失，工作意識十分淺薄，只是簡單的進行資料文件的整理、保存，忽視一些日常性的一般文件。影響企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，甚至?xí)o單位造成巨大的經(jīng)濟損失。

(三)文書檔案管理工作不協(xié)調(diào)，配合不到位，培訓(xùn)工作不完善

在實際的管理工作中，文秘工作經(jīng)常被檔案管理人員忽視，將文書工作和檔案管理工作混淆了，沒有做好兩者的協(xié)調(diào)管理和銜接問題，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)混亂的情況。文書檔案管理部門在工作中應(yīng)該與其他各個部門保持聯(lián)系，可是在具體執(zhí)行中各個部門卻沒有積極的配合，導(dǎo)致單位檔案資料出現(xiàn)不完整的問題，對文書檔案管理工作的開展帶來了不利的影響。另外，由于文書檔案管理培訓(xùn)工作不完善，導(dǎo)致相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)不能滿足發(fā)展的需要，主要表現(xiàn)在專業(yè)管理知識十分匱乏，不具備基本能力等。

二、提高文書檔案管理水平的有效對策

(一)應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強檔案信息化建設(shè)，建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫

隨著信息時代的到來，人們逐漸開始使用現(xiàn)代化的手段解決問題。在新時期的文書檔案管理工作中，我們應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，充分利用計算機及網(wǎng)絡(luò)進行現(xiàn)代化管理，避免采用手工方式造成的麻煩，積極使用信息管理技術(shù)進行檔案管理，進一步提高管理水平和工作效率。要想通過計算機技術(shù)快速的傳遞檔案信息，需要建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫，加強后期的維護，保證文書檔案信息的安全和完整。

(二)完善各項管理制度，建立有效的工作程序

文書檔案管理工作應(yīng)該打破陳舊的管理模式，結(jié)合檔案管理工作的特點以及企業(yè)單位的實際情況，建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，形成嚴密的檔案管理體系。制定檔案管理工作的相關(guān)規(guī)范，加大監(jiān)督力度，合理規(guī)定催收時限，確保檔案管理統(tǒng)一協(xié)調(diào)。為了避免相關(guān)工作人員在工作中發(fā)生誤差，應(yīng)嚴格按照規(guī)范程序辦理公文，在操作過程中嚴格按照規(guī)范制度來執(zhí)行。另外，要做好文書檔案的收集工作，利用計算機網(wǎng)絡(luò)進行輔助，可以實施一定的獎懲制度，切實提高檔案管理工作的實際效用。

(三)提高重視程度，加強各部門之間的密切配合，培養(yǎng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)

領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)提高對文書檔案的重視程度，增強工作人員的競爭意識，正確認識它的重要性。具備較強的檔案意識，時刻關(guān)注檔案管理工作。單位應(yīng)鼓勵員工不斷充實自己，為工作人員提供更好的實踐機會，在具體的工作中使理論和實際相結(jié)合。不斷引進新設(shè)備，與時俱進，相關(guān)工作人員應(yīng)積極探索并掌握新技術(shù)新技能。同時，要爭取到各個部門的積極配合，加強溝通、團結(jié)協(xié)作，確保各個部門檔案資料完整。

三、結(jié)束語

綜上所述，作為衡量單位管理水平的重要標準，文書檔案管理工作的重要性越來越明顯，企業(yè)應(yīng)該給予高度重視。然而隨著社會的發(fā)展，文書檔案管理工作中存在的問題也逐漸的暴露出來，樹立文書檔案管理工作的標準化是非常必要的。因此，我們應(yīng)該正確認識并及時的采取有效方式解決，強化各部門之間的合作，加強文書檔案部門與各部門的協(xié)作與溝通，建立完善和管理機制，制定相應(yīng)的解決方案，明確工作重點和難點。切實做好這項工作的規(guī)范化銜接，細化工作流程，培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從根本上提高文書檔案管理水平，提高文書檔案資料的利用率。并不斷的創(chuàng)新，與時俱進，為企業(yè)發(fā)展提供強有力的保證，促進企業(yè)良好有序的發(fā)展。