淺談出版社如何選擇和實(shí)施ERP

張于嫣

ERP是英文Enterprise Resource Planning的縮寫，就是企業(yè)資源計(jì)劃的意思，最早由一家美國計(jì)算機(jī)技術(shù)咨詢和評估集團(tuán)（Gartner Group Inc.）于1990年提出，基于供應(yīng)鏈的一種管理思想，建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺。這一理念發(fā)展到現(xiàn)在，已成為立足于網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的新一代信息系統(tǒng)，不但可用于改善企業(yè)業(yè)務(wù)流程，而且為企業(yè)決策層及員工提供了決策運(yùn)行手段的管理平臺，有利于提高企業(yè)核心競爭力。由于ERP系統(tǒng)支持離散型、流程型等混合流程，其應(yīng)用范圍從制造業(yè)擴(kuò)展到了零售業(yè)、服務(wù)業(yè)、銀行業(yè)及政府機(jī)關(guān)和學(xué)校等事業(yè)部門。

出版社業(yè)務(wù)流程眾多，從具體業(yè)務(wù)來看，有編輯流程、出版流程、發(fā)行流程、財(cái)務(wù)流程、庫管流程，從管理的角度來看，有人事資源管理、行政管理。出版社業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，環(huán)節(jié)眾多，為了有效地進(jìn)行資源整合，提高核心競爭力，國內(nèi)大部分出版社已經(jīng)實(shí)施了ERP系統(tǒng)，還有一部分正在或?qū)⒁獙?shí)施ERP系統(tǒng)。然而，目前成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的出版社并不多，相當(dāng)多的出版社上馬ERP系統(tǒng)后發(fā)現(xiàn)理想和現(xiàn)實(shí)的差距非常大，甚至在部分出版社里出現(xiàn)了ERP系統(tǒng)和紙質(zhì)系統(tǒng)并行的局面，一個(gè)原因是選擇了不合適的ERP系統(tǒng)，其流程和出版社的傳統(tǒng)流程不兼容；另一個(gè)原因是上馬了ERP系統(tǒng)后，認(rèn)為ERP會解決一切問題，對磨合期不夠重視，導(dǎo)致希望越大，失望就越大。

因此，選擇合適的ERP對出版社來說至關(guān)重要，這決定了以后的磨合過程是否順利，以及磨合時(shí)間的長短，當(dāng)然其中還包括其他因素，如出版社領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、相關(guān)人員的素質(zhì)等，但如果選擇的ERP不合適，那就是出版社ERP不順之路的開始。

一、如何選擇合適的ERP

目前國內(nèi)出版方面的ERP種類較多，有專門針對出版業(yè)的，有從財(cái)務(wù)專業(yè)轉(zhuǎn)向出版業(yè)的，有出版社自己開發(fā)。ERP選擇眾多，如何才能選擇合適的ERP呢？

（一）ERP與價(jià)格無關(guān)

有的出版社追求性價(jià)比，有的看價(jià)格，越便宜越好，有的相信一分錢一分貨，越貴越好。然而，筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，ERP性能與價(jià)格無關(guān)，不是便宜的就好用，也不是貴的就最好。

某出版社在ERP上走得比較早，2000年該社領(lǐng)導(dǎo)就買了ERP軟件，為了省錢，決定只買有發(fā)行模塊功能的ERP，管理客戶、發(fā)行和庫存。然而，用了一年之后，為了提高編輯工作效率，該社領(lǐng)導(dǎo)決定還要買編輯模塊，再找這家公司時(shí)，發(fā)現(xiàn)它已經(jīng)倒閉了，這個(gè)公司的產(chǎn)品在當(dāng)時(shí)是最便宜的，因?yàn)樗难邪l(fā)能力有限，只能提供功能一般的產(chǎn)品，最終被市場淘汰了。結(jié)果這家出版社只能重新購買另一家ERP產(chǎn)品。

在調(diào)研中，還發(fā)現(xiàn)一家出版社買了一個(gè)比較貴的ERP產(chǎn)品，問其原因，說是這個(gè)ERP和財(cái)務(wù)軟件對接很好，盡管在其他方面不是很專業(yè)，因此這個(gè)ERP產(chǎn)品在出版的其他流程環(huán)節(jié)上并沒有得到很好的執(zhí)行，甚至連有些工作流程都無法完成。至今已有三年了，該社不但用著市面上昂貴的ERP，同時(shí)還執(zhí)行著紙面審批環(huán)節(jié)，就是說一個(gè)選題要走兩遍流程，其效率可想而知，其競爭力也不得而知。

總之，這兩家出版社都比較草率地上馬了ERP，導(dǎo)致ERP上馬后出現(xiàn)更多的問題，不但沒有提高出版社的工作效率，還浪費(fèi)了一大筆錢。這說明ERP上馬要慎重，不能草率行事，不能只單純考慮價(jià)格，價(jià)格并不是決定ERP性能的重要因素。只有適合本社的ERP，才是最好的。

（二）適合本社的ERP才是最好的

在調(diào)研中，筆者發(fā)現(xiàn)有兩家出版社對本社的ERP極為滿意，這是極少見的。相當(dāng)部分出版社實(shí)施ERP系統(tǒng)后，只是將紙質(zhì)流程變成了電子流程，有的出版社里還出現(xiàn)了電子流程比紙質(zhì)流程還要走得慢的情況，根本就沒有提高工作效率，最多只是做到了無紙化辦公，更談不上完成資源整合的目標(biāo)。這兩家出版社是如何選擇對了ERP呢？

一家出版社用的是自己獨(dú)立開發(fā)的ERP系統(tǒng)，花費(fèi)經(jīng)費(fèi)較多，但因?yàn)殚_發(fā)人員極為了解本社工作流程，不但使用通暢，而且有問題可以馬上解決，起到了提高工作效率的作用，極大地增強(qiáng)了出版社的核心競爭力。但要說明的是，這家出版社實(shí)力強(qiáng)大，人員素質(zhì)較高，而且具備開發(fā)ERP的條件，他們開發(fā)的ERP甚至走入了市場，與其他ERP公司展開了競爭。

另一家出版社因?yàn)橐?guī)模較小，也沒有條件獨(dú)立開發(fā)ERP，于是他們決定與一家專業(yè)ERP公司合作，共同開發(fā)了一套適合自己的ERP系統(tǒng)，這種介入開發(fā)的行為雖然也花了一筆較大的資金，但ERP系統(tǒng)運(yùn)行完好，實(shí)施順利，在該出版社取得了很好的效果。

（三）前期調(diào)研工作很重要

為什么以上兩家出版社的ERP都很成功呢？有一個(gè)很重要的原因是他們一開始都進(jìn)行了極為周密的調(diào)研工作。

第一家出版社考察了市面上所有的ERP公司，發(fā)現(xiàn)沒有特別合適的，而且購買之后再根據(jù)本社的實(shí)際情況來調(diào)整也很費(fèi)時(shí)費(fèi)力，考慮到本社的實(shí)力，才決定自己來開發(fā)ERP系統(tǒng)。

第二家出版社也做了前期調(diào)研，他們發(fā)現(xiàn)有些出版社之所以在使用ERP后出現(xiàn)諸多問題的主要原因是ERP流程與出版社工作環(huán)節(jié)差異太大，而且ERP一方面要調(diào)整流程，另一方面在初期又容易出現(xiàn)問題，導(dǎo)致出版社工作效率下降，因此，為了方便出版社的工作，他們決定從一開始就介入ERP的開發(fā)，讓ERP公司充分了解該社的工作流程和發(fā)展需求，并同時(shí)對員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工盡快熟悉掌握ERP流程，有問題及時(shí)提出，并讓ERP公司及時(shí)解決，沒有讓員工覺得為了ERP流程而走流程，而是為了更好地工作才走ERP流程。

在出版社不能自己開發(fā)ERP只能去購買的情況下，做好調(diào)研工作就更為重要了。如那家購買了利于財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接的ERP的出版社就沒有做充分的調(diào)研工作，只有十來家出版社購買并使用了那個(gè)公司的ERP，而且它還沒有行政管理方面的模塊，于是這家出版社又單獨(dú)購買了一個(gè)轉(zhuǎn)門用于行政管理的軟件，而行政管理軟件和ERP之間沒有接口來交換信息，所謂集中資源成為空談。

因此，只有經(jīng)過周密細(xì)致的調(diào)研，認(rèn)識到出版社的需求和ERP所能提供的服務(wù)，才能確定采用什么樣的ERP系統(tǒng)，否則就會浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。

二、如何解決ERP系統(tǒng)實(shí)施后出現(xiàn)的問題

選擇了合適的ERP系統(tǒng)實(shí)施后都會出現(xiàn)問題，因?yàn)樗牧鞒淌抢硐霠顟B(tài)下的工作流程，要根據(jù)出版社的具體情況進(jìn)行調(diào)整，這個(gè)過程就需要出版社工作人員的全面配合。

（一）出版社的領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視ERP的實(shí)施

如果出版社的領(lǐng)導(dǎo)不重視ERP的實(shí)施，就很難保證ERP的順利實(shí)施。在某出版社就出現(xiàn)這種現(xiàn)象，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)不重視ERP，有的部門就以ERP有問題為借口，拒絕使用，從而導(dǎo)致ERP沒有發(fā)揮作用。

（二）出版社要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)

一開始使用ERP對出版社員工來說并不簡單，有一個(gè)熟悉掌握的過程，ERP也需要根據(jù)出版社的要求進(jìn)行調(diào)整，這就是磨合。有的出版社在磨合過程中一味要求員工服從ERP流程，不注重員工對ERP流程提出的合理建議，導(dǎo)致磨合困難，妨礙了ERP的順利實(shí)施。

（三）要重視ERP的售后服務(wù)，及時(shí)升級系統(tǒng)

ERP公司都會提供售后服務(wù)，并提供系統(tǒng)升級服務(wù)，但不是免費(fèi)的。筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，有家出版社領(lǐng)導(dǎo)對ERP售后服務(wù)有誤解，認(rèn)為出版社花了上百萬買這個(gè)系統(tǒng)，售后服務(wù)不應(yīng)該收錢，還應(yīng)該免費(fèi)升級，于是拒不支付售后服務(wù)費(fèi)，也不升級。結(jié)果這家出版社的ERP一直都沒有升級，數(shù)據(jù)也不準(zhǔn)，ERP都有問題，出版社的信息管理就是一個(gè)擺設(shè)。

三、正確認(rèn)識ERP系統(tǒng)

出版社實(shí)施ERP，應(yīng)該是自身信息化發(fā)展的需要，是市場競爭對出版社管理水平提升的需要，而不是為了裝點(diǎn)門面，以為用上了ERP系統(tǒng)就跨入了信息化管理的大門，從而提高了競爭力。

在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，出版社在ERP中出現(xiàn)的問題，其實(shí)反映出版社的管理問題。ERP系統(tǒng)不是萬能的，它只會放大出版社的管理問題，甚至顯示出版社隱藏的問題，如部門之間的矛盾等，而無法解決這類問題，因此，管理有問題的出版社，用什么ERP系統(tǒng)都不行。如有家出版社前后買了兩個(gè)ERP系統(tǒng)，現(xiàn)在的情況是兩個(gè)ERP系統(tǒng)都在用，紙質(zhì)系統(tǒng)也在用，一個(gè)選題要在三個(gè)系統(tǒng)里運(yùn)行，ERP系統(tǒng)不但沒有提升該社的管理，甚至讓它的效率遠(yuǎn)不如之前只用紙質(zhì)系統(tǒng)的時(shí)候。而在管理良好的出版社里，ERP運(yùn)行都很通暢。

因此，全面提升出版社的管理水平，發(fā)揮ERP管理效益，出版社要練好內(nèi)功，強(qiáng)化內(nèi)部管理，才能選擇合適的ERP，并能順利實(shí)施，使出版社在激烈的競爭中及時(shí)了解市場信息，根據(jù)市場反饋，制訂出合理的營銷方案，優(yōu)化選題結(jié)構(gòu)，及時(shí)去庫存，使出版社成為市場的弄潮兒，實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源整合，提高核心競爭力。

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