社會(huì)化背景下的高校檔案服務(wù)工作研究

談海紅

[摘要]高校檔案服務(wù)工作是高校面向社會(huì)的一個(gè)重要的管理部門，高校檔案館里面的檔案信息記錄著學(xué)校的發(fā)展，是學(xué)生、學(xué)校與社會(huì)各界聯(lián)系的重要渠道。現(xiàn)代社會(huì)是信息化社會(huì)，在這種社會(huì)背景下，發(fā)展好高校的檔案服務(wù)工作具有重要的意義。本文將從高校檔案服務(wù)工作的特征、現(xiàn)狀及發(fā)展策略三個(gè)方面對(duì)高校檔案服務(wù)工作建設(shè)進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]社會(huì)化 高校檔案 服務(wù)工作

一、高校檔案服務(wù)工作的責(zé)任和義務(wù)

高校檔案管理工作包含很多方面，如學(xué)生學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案、人事檔案等，各個(gè)方面有各自的特點(diǎn)和職能，高線檔案服務(wù)工作的責(zé)任就是將這些管理工作做好，面向社會(huì)主動(dòng)開展檔案服務(wù)工作，為社會(huì)各界人士提高需要的服務(wù)。高校檔案服務(wù)工作一個(gè)最大的特征就是社會(huì)化信息服務(wù)，這也是其責(zé)任和義務(wù)，在一定的社會(huì)化背景下高校檔案服務(wù)工作也會(huì)有不同的變化，具體來說包括兩方面。一是要有針對(duì)性：高校的檔案服務(wù)工作的主要服務(wù)人群是畢業(yè)生、國內(nèi)外企業(yè)以及與高校有密切關(guān)系的社會(huì)用戶。二是市場(chǎng)性：高校建立檔案服務(wù)工作，一個(gè)最大的目的就是將高校的檔案信息面向市場(chǎng)、面向社會(huì)。

二、高校檔案服務(wù)工作的安全現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段我國的高校檔案服務(wù)工作還處于一個(gè)相對(duì)封閉的環(huán)境，很多高校注重的方面在于對(duì)檔案的館藏與管理，保密程度較高，對(duì)社會(huì)開放程度低，所以相對(duì)來說安全性較高。但是這一傳統(tǒng)的模式對(duì)高校檔案服務(wù)工作的發(fā)展是不利的，因?yàn)闄n案服務(wù)工作沒有創(chuàng)新性，僅僅是滿足學(xué)校人員的工作、學(xué)習(xí)、科研等，對(duì)于外界則是缺乏主動(dòng)服務(wù)，需要進(jìn)行開放性和主動(dòng)性的服務(wù)工作。但是開放性增高在無形中也增加了安全隱患，在信息化高速發(fā)展的今天，若是管理技術(shù)較落后，不僅是很多的高校還是無法通過搜索引擎、檢索等來提供檔案查閱功能，還存在檔案的泄露等安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案服務(wù)工作電子化程度需要不斷完善，要在保障檔案安全的基礎(chǔ)上健康開展主動(dòng)性的服務(wù)工作，促進(jìn)高校檔案的共享、交流，提高高校的社會(huì)影響。

三、社會(huì)化背景下的高校檔案服務(wù)工作的管理構(gòu)建和開發(fā)

（1）檔案部門與數(shù)據(jù)的關(guān)系：現(xiàn)在的社會(huì)是信息化的社會(huì)，因此高校的檔案服務(wù)工作發(fā)展要注重?cái)?shù)據(jù)信息化建設(shè)。數(shù)據(jù)是信息構(gòu)建的基礎(chǔ)，同時(shí)信息又包含在數(shù)據(jù)中，檔案是由各種各樣的數(shù)據(jù)組合形成的，所以在發(fā)展高校檔案服務(wù)工作時(shí)，要考慮到檔案工作的內(nèi)在部門性與社會(huì)數(shù)據(jù)信息化的統(tǒng)一，重在創(chuàng)新和開放，使檔案服務(wù)工作面向社會(huì)，為社會(huì)大眾主動(dòng)提供服務(wù)。

（2）加強(qiáng)創(chuàng)新性和主動(dòng)開放性：前面已經(jīng)提到現(xiàn)階段的高校檔案服務(wù)工作保密高開放低，缺乏主動(dòng)服務(wù)性，且封閉缺乏應(yīng)有的創(chuàng)新和信息化?，F(xiàn)在的社會(huì)是信息化的社會(huì)，封閉、狹窄的環(huán)境是不利于發(fā)展、充實(shí)和創(chuàng)新的，高校檔案服務(wù)工作的這種被動(dòng)服務(wù)方式使得高校的檔案信息管理處于一種停滯狀態(tài)，缺乏與外界的溝通，對(duì)高校的檔案服務(wù)工作發(fā)展造成了消極的影響。在現(xiàn)代社會(huì)化背景下，高校檔案服務(wù)工作的管理和建設(shè)要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)創(chuàng)新，如及時(shí)更新檔案服務(wù)信息，不斷完善搜索引擎及檢索的服務(wù)功能等，為檔案服務(wù)工作的開發(fā)與主動(dòng)服務(wù)提供基礎(chǔ)和保障。

（3）開展檔案證明、認(rèn)證、及咨詢服務(wù)：因?yàn)楦咝n案服務(wù)工作是為了滿足公眾對(duì)高校檔案信息資源的需求，因此高校檔案服務(wù)工作需要為公眾及社會(huì)各界提供可查、可靠、可信的服務(wù)。國家有相關(guān)的法律規(guī)定了高校檔案機(jī)構(gòu)是唯一能出具檔案證明的機(jī)構(gòu)，所以高校檔案部門要將這一職能充分發(fā)揮起來，做好學(xué)生及工作人員的相關(guān)資料的認(rèn)證，嚴(yán)格遵守制度，開展健康、公正的認(rèn)證服務(wù)，為畢業(yè)生找工作、出國留學(xué)、企業(yè)招聘等提供學(xué)歷、學(xué)位以及成績科研成果等上的真實(shí)證明和認(rèn)證。高校的檔案信息咨詢服務(wù)是開展主動(dòng)服務(wù)、增加開放度的重要方法，有問題才會(huì)咨詢，有咨詢才會(huì)進(jìn)一步了解，因此檔案管理部門要做好業(yè)務(wù)咨詢工作，滿足大眾的信息需求。

（4）強(qiáng)化檔案資源管理，提高服務(wù)水平：高校的檔案館藏要及時(shí)更新和擴(kuò)充，在擴(kuò)充上不僅要注重?cái)?shù)量的擴(kuò)充，更要注重質(zhì)量的擴(kuò)充。高校的信息化建設(shè)與檔案資源的管理是分不開的，只有在技術(shù)的支持下才可能做到資源的完善和強(qiáng)化。在提供方便、快捷的搜索平臺(tái)的基礎(chǔ)上，檔案管理人員的工作量會(huì)大大減輕，因此會(huì)更加注重檔案服務(wù)的水平和質(zhì)量。建立檔案管理工作的制度規(guī)定也是為開展檔案服務(wù)工作、提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)的一種保障，對(duì)日常的檔案服務(wù)工作進(jìn)行好評(píng)價(jià)，有利于完善服務(wù)工作的不足，強(qiáng)化管理、提升服務(wù)質(zhì)量。此外，還可以從工作人員的管理出發(fā)，明確服務(wù)意識(shí)，重在培養(yǎng)以人為本的服務(wù)理念，提升社會(huì)化主動(dòng)服務(wù)，如加強(qiáng)與高校外的信息交流，主動(dòng)為社會(huì)大眾提供檔案管理信息，為高校檔案服務(wù)工作的發(fā)展建立一套信息化、全面、清晰、穩(wěn)定且開放度高的信息服務(wù)系統(tǒng)。工作人員要轉(zhuǎn)變思維方式，重視檔案服務(wù)工作，加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)與工作能力的培訓(xùn)，要有一個(gè)良好的工作態(tài)度和創(chuàng)新精神，如檔案服務(wù)工作人員要根據(jù)大眾的需求提供咨詢流程介紹、提供檔案資料的查詢、提供學(xué)生成績查詢等。

四、結(jié)語

高校檔案服務(wù)工作具有社會(huì)化服務(wù)的功能，高校檔案管理部門在開展服務(wù)工作的時(shí)候要注重主動(dòng)服務(wù)于信息開放共享意識(shí)，加強(qiáng)檔案的信息化、社會(huì)化和服務(wù)化。高校的檔案管理工作要加強(qiáng)建設(shè)與完善，要做到正確的保密管理與資源共享，為學(xué)生、企業(yè)及社會(huì)各界提供一個(gè)真實(shí)可靠、公平公正的平臺(tái)，充分發(fā)揮檔案管理服務(wù)工作的信息職能和社會(huì)價(jià)值，為高校的更好發(fā)展提供保障。