國外高校檔案社會化服務經驗對我國高校的啟示

李曉飛

【摘要】高校檔案記錄學校真實的歷史，是師生智慧結晶和文化精神的傳承，也是社會檔案資源的組成部分。高校檔案走出校門，為社會服務是未來發(fā)展的必然，本文將學習借鑒國外高校檔案社會化服務經驗，以便更好地讓高校檔案實現(xiàn)社會化服務功能。

【關鍵詞】高校檔案；社會化服務；檔案價值

高校檔案記錄高校真實的發(fā)展歷史，是廣大師生智慧結晶和實踐經驗的載體，是對高校文化精神的傳承。檔案在高校歷史發(fā)展和科研教學中，發(fā)揮著非常重要的作用。但是，在社會化服務方面高校檔案還比較滯后，隨著服務型政府建設的發(fā)展和高校改革的推進，社會對信息資源的呼聲越來越高，高校檔案作為社會信息資源的重要組成部分，也應主動服務社會。

一、國外高校檔案社會化服務的經驗

（一）公共教育服務意識強。美國高校檔案工作從最初的檔案收集開始就是面向社會服務的，強調為社會公眾服務。因此，美國高校檔案部門并非獨立決定所收集檔案的內容，而是以社會公眾為導向收集檔案主要內容。美國高校檔案部門存在兩個層面的服務思想：第一，服務對象從高校自身面向社會公眾，從檔案實體管理轉向社會服務管理，是美國高校檔案社會化服務的前提和基礎。第二，服務方式從個體用戶面向個體化服務。高校檔案服務兩個層面，從社會整體服務到不同個體需求，為用戶提供個性化服務，是高校檔案服務對象的轉變，也是時代發(fā)展背景下用戶獨特訴求的檔案服務方式的轉型。

（二）館藏豐富服務于社會。國外大學通過出資購買、互相交換等方式，獲得新檔案資源，不但有學校自身發(fā)展歷史所產生的科研教學文件資料，也有通過宣傳吸引社會組織、企業(yè)、教會和個人所捐贈的文件資料，這些有價值的檔案融合了大量地方性檔案。如，牛津大學檔案館曾經擁有保留國王頒發(fā)給大學的各類授權文件和特許狀；還有一些大學檔案館有非常珍貴古老的檔案，是學校從社會花費大價錢所購。國外大學檔案館除了滿足自身學術研究外，還向社會提供服務，甚至面臨政府部門和個人同時需要借閱檔案資料時，會優(yōu)先向個人提供檔案服務。

（三）引進企業(yè)化技術手段。高校檔案館在面向市場用戶和學科交流的服務理念指導下，開始引進企業(yè)化技術手段開展檔案服務工作。美國一直以來都非常重視新科技的應用，注重科技的推廣使用，在互聯(lián)網科技浪潮中，高校檔案服務實踐中不斷革新各種設施，為高校檔案信息資源共享奠定基礎條件。英國高校檔案館注重投入檔案管理硬件，促進檔案管理信息化發(fā)展，積極設置和更新計算機技術和設備，建設高校檔案管理系統(tǒng)，對檔案資源進行分層整合，豐富檔案資源數(shù)據(jù)庫，為用戶查閱檔案資料提供個性化檢索工具，做好檔案資源檢索和查閱服務工作。

（四）與公民進行良好互動。美國高校檔案服務非常注重與公民進行良好互動，在檔案宣傳中采取必要手段，通過各種調查方式，加強和公民的互動，調查公民對檔案的需求，深層次了解社會，及時掌握公民反饋意見。如，在宣傳現(xiàn)場發(fā)放紙質材料調查，在互聯(lián)網上利用多媒體手段宣傳，開展各類檔案展覽和培訓等。高校檔案館在具體服務中，以用戶需要為服務導向，通過分析檔案檢索率和利用率，明確用戶所需檔案資源類目，加強這類型檔案資源的收集，以此為重點向用戶提供更好服務。高校檔案館還向公民用戶提供個性化、開放式、便捷的檢索途徑，向社會公民公開檔案信息，檔案從封閉到開放，從被動到主動的服務方式，向公民提供社會化檔案服務，實現(xiàn)檔案社會化服務的目的。

二、高校檔案社會化服務對策建議

（一）構建高校檔案多元主體互動機制。高校檔案館在提供檔案服務中因為館藏的獨一性和特殊性限制，一直以來都處于壟斷地位。為了提高高校檔案社會化服務整體水平，亟待打破高校檔案館壟斷服務主體傳統(tǒng)局面，可以參考借鑒將市場機制引入檔案服務中來。高校檔案館在打破固有壟斷地位時，應培育高校檔案多元主體，如檔案部門、社會組織、公民等，以更好地提供社會化檔案服務。高校檔案多元主體圍繞檔案服務中心，在多元融合并存的交互機制中，對各方權益進行調和，加強各方主體溝通互動，為高校檔案社會化服務提供集體支持。在多元主體互動機制中，高校檔案館扮演平等對待社會組織和公民的角色，對各方關系進行協(xié)調。如，高校檔案館可以推出“畢業(yè)生信息中心”模塊功能，對高校畢業(yè)生信息進行開放式管理，社會組織和公民有需要時，可以登錄畢業(yè)生信息中心注冊，登錄后可以查詢所需畢業(yè)生成績、學歷、就業(yè)等信息，使得高校檔案館成為社會服務主體。

（二）引入高校檔案社會服務競爭活力。高校檔案館在提供社會化服務時，應引入市場機制，主動參與市場競爭，才能具有社會服務競爭活力。在互聯(lián)網時代背景下，高校檔案館積極開設線上檔案服務，實現(xiàn)檔案信息資源共享，為廣大用戶提供方便的檔案服務。高校檔案館積極搭建檔案信息資源服務平臺，利用互聯(lián)網發(fā)布檔案信息，打通社會服務通道，如部門立卷、件歸檔，成績及證書翻譯，檔案自主查詢，畢業(yè)生檔案去向查詢，立德樹人展館，學生檔案管理等，最大化為社會提供共享檔案信息資源。高校還可以利用微博、微信公眾號等平臺，設置檔案服務、高校歷史等欄目，向社會提供檔案服務，擴大高校檔案服務影響力。為了更好地提供社會化服務，高校檔案館應深層挖掘檔案信息價值，打破傳統(tǒng)面對面檔案服務方式，采取線上和線下相結合的服務平臺，為用戶提供檔案信息資源。

（三）暢通高校社會服務檔案溝通渠道。高校檔案館想要更好地提供社會化服務，需要暢通和公民的溝通渠道，通過深度溝通交流了解用戶的檔案信息資源需求和尋求意圖。如果溝通渠道不通的話，高校檔案館所提供的社會化服務和用戶需求不符，那么服務也就沒有任何意義，或者公民用戶沒有渠道查閱檔案館發(fā)布的信息，那么也是檔案信息資源的一種浪費。此外，高校檔案館還需要加強和社會組織的交流協(xié)作，動態(tài)更新和設置新技術手段，促進檔案館社會化發(fā)展。目前，高校檔案館已經采取面對面訪談、電話、問卷調查和網絡互動等溝通方式，但是溝通效果并不理想，仍存在網絡信息發(fā)布遲緩、在線答復不及時、忽略反饋意見等問題。為了使溝通常態(tài)化，應將高校社會服務檔案溝通渠道的暢通與否、溝通效果納入檔案館正常業(yè)績考核，作為評價高校檔案工作質量的評價指標。

（四）借鑒社會化服務方式尋找助推力。高校檔案館需要改變傳統(tǒng)固化服務方式，積極借鑒引進社會化服務方式，尋找檔案社會化服務發(fā)展助推力。如，可以引入用者付費的服務方式，為檔案社會化服務實踐操作提供支撐。從文字表面簡單理解看，用者付費就是“誰使用，誰付費”，即高校檔案社會化服務中，檔案信息資源是面向市場用戶的，那么就由用戶自行選擇檔案信息資源，要求高校檔案遵循市場規(guī)律，以用戶需求為導向，兼顧經濟效益和社會效益。社會用戶可以給予高校檔案館適當?shù)馁M用作為使用檔案信息資源的報酬，也相應促使高校檔案館公開檔案信息社會化服務。

在當今信息爆炸的時代背景中，高校檔案事業(yè)也迎來大變革時期，圍繞檔案服務核心，注重檔案資源的“用”，面向社會服務進行變革，積極開拓工作思路，積極學習國外高校檔案工作，借鑒社會化服務經驗，從公共教育服務意識強、館藏豐富服務于社會、引進企業(yè)化技術手段、與公民進行良好互動中汲取啟示，通過構建高校檔案多元主體互動機制，引入高校檔案社會服務競爭活力，暢通高校社會服務檔案溝通渠道，借鑒社會化服務方式尋找助推力，促進高校檔案社會化服務發(fā)展，實現(xiàn)高校檔案社會價值。

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