淺談干部人事檔案的規(guī)范化管理措施

余志勇

【摘要】結(jié)合干部人事檔案管理工作特點，對干部人事檔案管理進(jìn)行有效的規(guī)劃，是新時代提高干部人事檔案管理工作水平的根本方法，但在干部人事檔案規(guī)范化管理實施過程中存在一定問題，如何找出問題存在的原因并提出解決措施，是提高干部人事檔案規(guī)范化管理水平的關(guān)鍵，也是對干部人事檔案管理員工作水平的考驗。本文通過對干部人事檔案規(guī)范化管理工作中面臨的問題進(jìn)行分析，淺談干部人事檔案規(guī)范化管理措施。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；規(guī)范化；管理；問題；措施

2012年10月至今，本人負(fù)責(zé)干部人事檔案的管理工作，本區(qū)教育系統(tǒng)的干部人事檔案多達(dá)5900多冊，在本人堅持不懈多年的努力下，把積累了10多年、將近4萬多份的零星紙質(zhì)材料都?xì)w進(jìn)了每位教職工的檔案里，將原有1間30多平米的檔案室整理的井井有條，并變成現(xiàn)在擁有3間合計100多平米達(dá)標(biāo)的檔案庫。且把原來按姓氏劃分的檔案管理方法改為按學(xué)校、單位的保管方法，更人性化、科學(xué)化，能夠在很大程度上減少干部人事檔案查找時間，幫助單位和個人更有效地查閱檔案，但是，在整理和管理檔案的過程中發(fā)現(xiàn)有很多問題，并在解決問題過程中整理出一套切實可用的干部人事檔案規(guī)范化管理方法，希望能夠為我國干部人事檔案規(guī)范化管理提供借鑒。

一、干部人事檔案規(guī)范化管理面臨的問題

（一）檔案材料整理、分類困難。收集、整理干部人事檔案材料是干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，收集、整理檔案工作質(zhì)量的好壞直接影響干部人事檔案的分類存放。隨著干部制度的改革，個人的身份、學(xué)歷、資歷、獎懲情況等資料不斷增加，給干部人事檔案管理工作帶來很大挑戰(zhàn)，在實際工作中，盡管有很多的單位能夠主動按時交接材料，但仍有很多單位不能及時交接材料，甚至是滯留多年未交，對當(dāng)年當(dāng)月干部人事資料的歸檔造成不良影響，導(dǎo)致后期交接人事資料時不能夠準(zhǔn)確歸檔，很多干部資料不能得到合理的利用。在干部人事檔案管理難的情況下，建立了檔案管理員聯(lián)絡(luò)制度，雖然一定程度上改善了檔案管理難的情況，但仍然沒有徹底改變這種情況，主要是因為有些人事干部不重視檔案管理工作，有些單位頻繁更換人事檔案管理員等，不利于干部人事檔案的收集、整理與分類存放。

（二）檔案存放空間有限。本人所管理的干部人事檔案存放空間原只有一間30多平米的檔案室，對于5900多冊干部人事檔案分類存放有很大困難，將近4萬多份的干部人事資料雜亂無章地堆放著，給干部人事檔案管理工作帶來很大難度，更不利于健全干部人事檔案，也給干部人事檔案的查閱與利用帶來一定影響。相信我國還有很多單位的干部人事檔案存放空間有所限制，不利于干部人事資料的完整存檔，造成很多干部人事檔案殘缺，為個人資料的使用帶來負(fù)面影響，而很多單位檔案室空間有限，不能夠把所有的干部人事檔案分類存放，但本人在整理本區(qū)教育系統(tǒng)干部人事檔案時，根據(jù)干部人事檔案的多少，在合理利用現(xiàn)有的30多平檔案室空間基礎(chǔ)上，又整理出兩間檔案室，現(xiàn)擁有3間合計100多平米的檔案室，方便本管理區(qū)的干部人事檔案更有條理地存放。

（三）人事檔案管理軟件應(yīng)用難。隨著科技的發(fā)展，我國很多干部人事檔案管理單位的檔案管方法，都使用了檔案管理軟件，其既可以自成系統(tǒng)，也可以與本單位的OA辦公自動化管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，但在實際應(yīng)用中，卻不完全是這樣，對于管理軟件應(yīng)用前的干部人事檔案管理沒有及時的進(jìn)行對應(yīng)資料的歸檔，不能將個人全面資料信息輸入到網(wǎng)絡(luò)管理軟件中，不能很好的解決干部人事檔案查閱費時費力的問題，即使是對干部人事資料進(jìn)行完善的歸檔與輸入，只能查詢個人檔案信息大體目錄，更不能對干部人事檔案的全面資料進(jìn)行查閱與打印，不能發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)管理軟件電子檔案管理的作用，也在一定程度上限制了干部人事檔案管理工作人員的檔案規(guī)范化管理建設(shè)，同時也沒有減輕檔案管理工作人員的工作量與工作力度。

二、干部人事檔案規(guī)范化管理實施路徑

（一）人性化干部人事檔案管理工作。開展規(guī)范化干部人事檔案規(guī)范化管理的重心是管理工作人員，要人性化管理，結(jié)合相關(guān)文件要求，加強干部人事檔案的收集、整理、審核與分類保管等工作，方便后期相關(guān)人員對干部人事檔案的查閱與利用，規(guī)范化檔案管理的實質(zhì)就是為整個檔案管理工作制定一套管理制度，并要求檔案管理人員必須執(zhí)行。但是，要結(jié)合管理人員的實際工作情況，不能在干部人事檔案不齊全的情況下，為滿足查閱利用的要求而讓管理人員編造人事資料，不能在各單位送來虛假干部人事資料時要求管理人員強行入檔，影響檔案管理人員工作的公正性與積極性。同時，在規(guī)范化干部人事檔案管理工作開展的過程中，不能為滿足規(guī)范化管理而盲目要求檔案管理人員背棄職業(yè)道德而對個別干部人事檔案做虛假資料，影響各級干部隊伍的純潔度，不利于我國黨風(fēng)黨政的建設(shè)，因此，在規(guī)范化干部人事檔案管理工作開展過程中，必須做到人性化管理，最大限度地保證檔案管理人員工作的積極性，才能夠有效保障干部人事檔案的真實性、有效性與完整性。

（二）科學(xué)化干部人事檔案管理空間規(guī)劃?？茖W(xué)化規(guī)劃檔案存放空間是干部人事檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)，根據(jù)檔案管理工作的性質(zhì)，以及管理單位的實際情況，對檔案管理工作原則、方法以及細(xì)節(jié)作出具體規(guī)定，使檔案管理工作有序進(jìn)行，為更好地利用檔案室的空間科學(xué)合理地規(guī)劃檔案分類存放，也可利用科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行規(guī)劃，為檔案室空間合理利用提供可參考意見，在科學(xué)化規(guī)劃檔案室空間的同時，也要求管理人員認(rèn)清管理工作的本質(zhì)與規(guī)律，根據(jù)前輩們在管理工作中積累的經(jīng)驗，結(jié)合自身管理工作實際情況，分析現(xiàn)存的檔案管理空間規(guī)劃是否科學(xué)合理，如有更科學(xué)合理的方式，要及時提出并作出修改，以更高效地完成干部人事檔案管理工作，為其自身檔案管理工作積累經(jīng)驗，也為更加科學(xué)合理的檔案管理制度與空間規(guī)劃制度的出臺提供切實有效的幫助。另外，科學(xué)化干部人事檔案管理空間也能夠為管理人員的干部人事檔案重新整理提供有效幫助，在科學(xué)合理的空間利用規(guī)劃下，管理人員對資料進(jìn)行整理歸檔時，能夠準(zhǔn)確地找到檔案的所在，為資料的歸檔節(jié)省時間，為管理人員減少工作量。

（三）數(shù)字化干部人事檔案管理方法。在干部人事檔案規(guī)范化管理的過程中，利用電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的電子化，是提高干部人事檔案管理有效年限的重要路徑。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料存放容易出現(xiàn)發(fā)霉、變黃、破損等情況，所以，規(guī)范化檔案管理工作中利用計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)建電子檔案庫，通過對現(xiàn)有的人事檔案管理軟件進(jìn)行升級，將干部的人事資料詳細(xì)輸入到電腦的同時，應(yīng)保證其真實性，做好備份，促進(jìn)干部人事檔案的動態(tài)管理與長期保存，并且，管理人員可以通過對干部人事檔案存放位置進(jìn)行編號，在電腦中輸入編號就可以準(zhǔn)確無誤地找到需要的干部人事資料，為相關(guān)人員對干部人事檔案的查閱與利用提供方便，也為管理人員節(jié)省大量翻找紙質(zhì)檔案的時間，減輕管理人員的工作量，另外，通過電腦查找干部人事檔案也方便相關(guān)人員打印干部人事檔案，更便于查閱與使用，也能夠推動干部人事檔案規(guī)范化管理工作有效進(jìn)行。

（四）合理化干部人事檔案分類保管。在干部檔案規(guī)范化管理工作開展過程中，既已對檔案存放空間科學(xué)規(guī)劃，那么，也可對檔案分類保管條件重新規(guī)劃，由傳統(tǒng)的按名字首字母順序編號改為按單位、學(xué)校進(jìn)行編號，在單位與學(xué)校編號后按名字首字母編號，對編號所在的區(qū)進(jìn)行編號，輸入電腦，那么，在調(diào)閱與使用時，在電腦中輸入名字就獲得檔案的同時顯示檔案編號，再進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查找時，將會事半功倍，因為有些單位調(diào)閱干部人事檔案只看紙質(zhì)檔案原件，所以這種檔案存放與查閱方式更合理，更規(guī)范。本人在進(jìn)行檔案規(guī)范化管理時，把本區(qū)教育系統(tǒng)的干部人事檔案按著學(xué)校、單位方式分類保管，并按照名字首字母的順序進(jìn)行存放，更人性化、科學(xué)化、合理化，并為以后的檔案查閱、調(diào)取提供更多方便，更省時省力，對干部人事檔案規(guī)范化管理工作有效進(jìn)行將起到推動性作用。

三、結(jié)語

總而言之，干部人事檔案的規(guī)范化管理，是適應(yīng)新時代發(fā)展的必要途徑，也是各檔案保管單位適應(yīng)時代發(fā)展的必要途徑。各檔案管理單位要想規(guī)范化管理干部人事檔案，就應(yīng)做到人員上的人性化管理，存放空間上的科學(xué)規(guī)劃，分類保管上的合理化，調(diào)閱上的數(shù)字化，只有滿足以上條件，并在此基礎(chǔ)上，實現(xiàn)干部人事檔案零散資料的歸檔，干部人事檔案的有序存放。并且在重新整理過程中要保證干部人事檔案的真實性，同時應(yīng)根據(jù)管理人員的實際工作情況，給予管理人員一定的自由發(fā)揮空間，為管理人員的工作創(chuàng)造可升值的空間，為規(guī)范化干部人事檔案的管理順利實施作出實際工作成果，為干部人事檔案管理制度的完善作出貢獻(xiàn)，推動干部人事檔案規(guī)范化管理建設(shè)。

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