淺談事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及思考

石秀峰

【摘要】隨著人事制度改革的推進(jìn)，人們思想觀念的改變，以前認(rèn)為事業(yè)單位是“鐵飯碗”的觀念正有所改變，人們的就業(yè)自由度逐步提高，人才流動頻率加快，人事檔案不再對人才的流動具有強(qiáng)大的制約作用。但單位用人機(jī)制的市場化改革誤導(dǎo)了一些人對人事檔案的看法，滋生了“檔案無用論”的看法，這在某種程度上嚴(yán)重制約了人事檔案發(fā)揮其應(yīng)有的價值。本文分析了事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，并提出相關(guān)的工作思考。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；思考及對策

人事檔案是對人的管理過程中基本信息的主要來源依據(jù)，它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心——“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映，它真實地記錄了檔案人的個人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展歷程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)，因此我們必須重新認(rèn)識人事檔案、重新重視人事檔案管理工作的作用和重要意義。人事檔案是人類社會歷史發(fā)展的必然產(chǎn)物，是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的、記述和反映個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，是寶貴的歷史材料。是知人善任、選賢舉能的重要工具?，F(xiàn)結(jié)合本人的實際工作對學(xué)校人事檔案管理提幾點(diǎn)看法。

一、人事檔案管理中存在的問題

（一）我校人事檔案管理的基本現(xiàn)狀及沿革。我校自1923年4月建校以來，先后經(jīng)歷了日本人的小學(xué)到國民黨政府“青島市滄口初級中學(xué)”，解放初期的“青島市立第三中學(xué)”。1956年，在三中移址設(shè)“青島第二十二中學(xué)”。2014年9月學(xué)校搬入新校址，更名為“青島滄口學(xué)?！?。學(xué)校歷史比較久遠(yuǎn)，人員變動較多。學(xué)?，F(xiàn)有在職教職工176人，離退休教職工112人。是目前李滄區(qū)唯一一所九年一貫制學(xué)校。也是人數(shù)最多的一所學(xué)校。近幾年青島市教育體育局要求學(xué)校間的老師每年都要交流，人員流動性大了，人事檔案隨著人走，也加大了工作量，并且借閱難度也增加不少。

（二）人事檔案管理的重要性認(rèn)識不足。領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，在學(xué)校工作中，領(lǐng)導(dǎo)都把一線老師的工作放在重中之重，對人事檔案的管理工作，有相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理工作就是保管的事務(wù)性工作，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。而導(dǎo)致忽視人事檔案管理工作，檔案問題得不到解決。

（三）檔案管理基本配置不足。檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨(dú)存放。但是由于學(xué)校人員編制不足，我校人事檔案管理大多數(shù)是由辦公室的工作人員兼職，屬于非專業(yè)人員管理。學(xué)校沒有單獨(dú)的檔案室，一般都是辦公室兼檔案室、查檔室。人事管理工作量大，并且人員變動頻繁，對檔案工作精力投入不足，因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

（四）管理水平不高，管理手段沒有突破。陳舊、落后。在檔案管理上，因為沒有專門的人事檔案管理軟件，以及缺乏必要的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)。管理人員還一直采取手工編輯、檢索、歸檔。我校的檔案管理崗是兼職，平時由于工作的沖突，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。集中借閱檔案最多的是每年的職稱評審時，現(xiàn)在都是比較原始的手工操作方式，存在很多的弊端。

（五）管理人員業(yè)務(wù)投入的精力不足。相當(dāng)一部分單位的檔案管理人員是兼職，沒有經(jīng)過專業(yè)知識培訓(xùn)、業(yè)務(wù)不熟，對檔案的重要性認(rèn)識不足、對管理檔案的要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不專業(yè)。我校采取平時注意收集零散材料，要求每個人的零散材料不超過10份，由于老師多，專職檔案人員整理不過來，只有利用假期時間組織一部分老師集中整理，由于時間短，人員不專業(yè)，所以可能會出現(xiàn)較多的問題。

二、針對檔案問題提出的幾點(diǎn)建議

（一）提高認(rèn)識，將檔案管理工作提到一個比較高的位置。第一，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案工作，有主抓此項工作的副校長負(fù)責(zé)。并通過校職工大會及宣傳欄等方式向老師們傳達(dá)此項工作的重要性，讓每個人都認(rèn)識到每份檔案材料的珍貴性。第二，要有專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，要有高度的責(zé)任心和工作積極性。第三，分管領(lǐng)導(dǎo)要對檔案工作實行定期檢查、督促、指導(dǎo)。

（二）加強(qiáng)檔案方面的基礎(chǔ)性建設(shè)。第一，要有專門的人事檔案管理室，配有鐵櫥、鐵門、鐵窗，做好安全、保密工作；第二，配備防火、防潮、防蛀設(shè)施；第三，加大資金投入，配備空調(diào)、電腦等。

（三）建立建全人事檔案管理制度。第一，建立人事檔案的收集制度，明確收集范圍。第二，做好人事檔案材料鑒別、歸檔制度。要嚴(yán)格把關(guān)，確保每一份收入人事檔案的材料是完整、正確、真實、手續(xù)齊備的。第三，建立人事檔案的借閱制度。人事檔案一般不外借，確需外借時，需說明理由，并填寫《檔案借閱表》，由本人及領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可借閱。并愛護(hù)借閱的檔案，不得涂改、增添等，否則，將視情節(jié)嚴(yán)重程度，按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理。第四，檔案管理員不得管理本人及真系親屬的檔案。

（四）提高檔案管理人員的自身素質(zhì)。第一，人事檔案管理由專人負(fù)責(zé)，并定期組織培訓(xùn)檔案管理人員，加強(qiáng)檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。第二，檔案管理人員要有愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實，甘于奉獻(xiàn)的精神。

總之，通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)與活力，必將為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。

【參考文獻(xiàn)】

[1]孫麗媛.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].管理觀察，2015.

[2]顧瑋璞.淺談做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].人力資源管理，2016.