煤化工EPC項目工程檔案信息化管理中存在問題及其對策分析

陳奕杉 王雪冰

[摘 要]當(dāng)前我國開展的現(xiàn)代化煤化工EPC（設(shè)計、策劃、采購）項目越來越多，因此對其文檔管理的信息化建設(shè)也愈發(fā)重要。檔案管理的信息化建設(shè)可以在一定程度上提升整體項目工程的質(zhì)量，而且運用信息化的管理手段可以盡快建立項目檔案管理制度及臺賬，使檔案的檢索更快速、更準(zhǔn)確，從而實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化的好處是檢索快捷方便，可以更為迅速地實現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步備份，并且存儲占用空間小，維護更加方便安全。本文通過闡述大型煤化工EPC項目檔案信息化建設(shè)的必要性，對其中所隱含的問題進行分析，并提出有實際意義的建議，以供讀者參考。

[關(guān)鍵詞]檔案；信息化；化工項目；文檔；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.077

[中圖分類號]G271 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）04-0-02

1 煤化工EPC工程檔案信息化建設(shè)的必要性

在我國當(dāng)前的工程項目建設(shè)過程中，大型的EPC項目一般是由較多建設(shè)環(huán)節(jié)所組成的。其中包括從項目立項的勘察招標(biāo)，到詳細工程設(shè)計，再到現(xiàn)場安裝調(diào)試、試車中交等多個環(huán)節(jié)。EPC項目中的文檔管理也就是從EPC項目開始實施到項目結(jié)束這個過程中全部的歸檔文字信息資料、圖紙資料等文件的管理，這些文件是了解EPC工程管理過程的依據(jù)。所以在煤化工的項目工程建設(shè)中，需要進一步做好對于檔案的管理、采集及整理，從而確保較大型的EPC項目檔案得以完全、準(zhǔn)確地建設(shè)，并且這也成為我國EPC項目技術(shù)管理層面的重要組成成分，對于EPC工程檔案的信息化處理是檔案處理工作中十分重要的一環(huán)。

隨著我國當(dāng)前EPC項目文檔管理的不斷完善，對檔案進行信息化處理能使檔案發(fā)揮更大的作用。檔案管理信息化可以在一定程度上將項目或者實踐工程的質(zhì)量提升，并且可以運用信息技術(shù)盡快建立EPC項目的檔案管理臺賬，讓整體檔案檢索更為精確，實現(xiàn)總體上的資源共享。檔案的數(shù)字化檢索好處在于其檢索較為快速，并且較容易實現(xiàn)同步的備份，存儲的占用空間較小，對其維護也更加便捷安全。所以做好EPC項目的檔案信息化建設(shè)對EPC項目進程的加快及質(zhì)量的提升都是有較大意義的。

2 EPC工程檔案管理存在的問題及信息化建設(shè)概況

2.1 EPC項目檔案管理存在的問題

2.1.1 檔案法律法規(guī)制度難以對各個項目作出相應(yīng)的指導(dǎo)

近年來，我國政府部門提出并且發(fā)布了一些有關(guān)檔案管理的法律條文，這些法律法規(guī)可以促使煤煤化工企業(yè)項目工程管理規(guī)范化，雖然因為地域、行業(yè)的不同，政府部門所制定的相關(guān)法律法規(guī)較難以對各個具有不同特征的企業(yè)進行具體的指導(dǎo)。因此，煤煤化工企業(yè)的項目檔案管理沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。

2.1.2 煤化工企業(yè)難以跟上檔案建設(shè)的發(fā)展速度

伴隨“十三五”規(guī)劃的實施，我國多數(shù)煤化工企業(yè)都在積極地改進和完善自身的檔案管理，煤化工企業(yè)的建設(shè)規(guī)模不斷增大，這會讓企業(yè)對于檔案管理的質(zhì)量要求有所提升。檔案管理是項目管理中較為重要的一環(huán)，由于其是項目中服務(wù)性較為鮮明的管理工作，對于項目工程的管理，需要從多角度同時開展。項目檔案的管理制度不僅需要自身基礎(chǔ)和服務(wù)性作用作為基礎(chǔ)，還需要建立一整套較為完善的檔案管理制度體系。而當(dāng)前我國的科學(xué)技術(shù)水平以及信息水平還不高，一些煤化工企業(yè)在工程檔案管理中依舊沿襲傳統(tǒng)管理的方式，這阻礙了檔案管理的發(fā)展。

2.1.3 項目檔案管理建設(shè)體系有待完善

當(dāng)前我國化工工程領(lǐng)域的管理體系已經(jīng)逐漸建設(shè)完成，一些煤化工企業(yè)在其項目建設(shè)的過程中也逐漸找到了自己的管理體系，但是依舊在一些地方有待提升。具體來說，我國當(dāng)前煤化工企業(yè)的工程檔案管理體系呈現(xiàn)金字塔式的排列。在金字塔的頂端是我國當(dāng)前所頒布的《中華人民共和國檔案法》，這一層級明確提出了檔案管理的基本工作原則，也為檔案的管理提供了具體的管理方向。金字塔的第二層是各級地方政府所制定的行政法規(guī)，這些主要是較為實用的管理方案以及體系。再往下是檔案管理規(guī)章制度，這種制度主要是規(guī)范煤化工企業(yè)實際管理的方法。最底層則是不同企業(yè)以自身情況為基礎(chǔ)所制定的具體檔案管理策略。

2.2 EPC項目檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

檔案管理的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，即主要通過計算機技術(shù)、OCR（光學(xué)字符識別）技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影、存儲技術(shù)與多媒體技術(shù)等新型技術(shù)，將各類載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，并且用數(shù)字形式進行存儲，以網(wǎng)絡(luò)的形式進行連接，從而構(gòu)建一個整體、有序的檔案信息管理庫，可以更為及時供用戶使用，并且實現(xiàn)資源的合理共享。在項目文檔數(shù)字化完成之后可以正確地將文檔編號錄入電子管理系統(tǒng)中，從而保障條目以及圖文的對應(yīng)。

除此之外，企業(yè)可以以項目規(guī)模的實際情況為基礎(chǔ)，從而研發(fā)或者購置對應(yīng)的電子檔案管理技術(shù)，配備一定的服務(wù)器及數(shù)據(jù)，采用B/S（架構(gòu)瀏覽器/服務(wù)器模式）實時進行文檔異地交付，文檔可以依據(jù)項目的方式存入不同部門以及設(shè)計單位的信息庫，從而進行總體數(shù)據(jù)信息的導(dǎo)入。

2.3 數(shù)據(jù)庫技術(shù)在EPC工程檔案信息化管理中的應(yīng)用

在EPC工程的信息管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)庫技術(shù)的目標(biāo)是解決數(shù)據(jù)信息的采集、存儲、訪問及處理問題。在項目文檔的管理中運用數(shù)據(jù)庫進行檔案信息的實際存儲、檢索和維護，讓用戶可以最大程度上在檔案中獲取對應(yīng)信息。檔案的數(shù)據(jù)庫可以分成全文的數(shù)據(jù)庫與目錄數(shù)據(jù)庫。前者主要針對所采集的檔案整篇文章進行數(shù)字化的形象處理，后者則采用檔案的信息輸入數(shù)據(jù)進行檔案信息的檢索。在數(shù)據(jù)庫的組成中主要包括全文文本及圖像兩方面的數(shù)據(jù)庫。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)可以導(dǎo)入案卷目錄、文件目錄并且進行自動化管理，從而提高案卷的目錄管理效率。

3 提高EPC工程檔案管理信息化水平的對策

3.1 平臺要強化項目檔案管理

檔案信息化管理通過整合不同階層的信息資源，整體實現(xiàn)EPC工程檔案管理中不同方位的交流和共享。從而一方面提升EPC項目管理水平，另一方面提升項目決策的科學(xué)、合理性。對于現(xiàn)階段我國企業(yè)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型來說，可以有效地降低項目管理成本，并且提升項目實施的效率，進一步提升企業(yè)的市場把控和人力資源的素質(zhì)，這也是企業(yè)讓其內(nèi)部充滿活力的重要途徑。通過強化項目檔案管理，可以完善項目檔案的管理流程、制度，提升人員管理水平。

3.2 統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)和程序依據(jù)

衡量檔案工作現(xiàn)代化的標(biāo)志是檔案工作的程序是否標(biāo)準(zhǔn)。通過實施現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，讓檔案工作變得更為簡單，并且從雜亂無章的狀態(tài)走向統(tǒng)一，并且因為可以降低重復(fù)勞動，可以較大程度地提升檔案管理的水平。而依據(jù)規(guī)章制度辦事可以讓檔案的管理工作者在工作中降低失誤率，從而保障檔案的采集、鑒定和保管，提高辦事效率。而大型的EPC項目檔案管理只有做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，才能在一定程度提高工作質(zhì)量。但在當(dāng)前我國的檔案管理中，很多管理程序一方面不能夠體現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，另一方面也不能夠提升辦事的效率。在檔案的利用中，越來越多的程序也會讓檔案的使用者十分反感，進而降低檔案利用的效率。所以檔案的工作程序應(yīng)當(dāng)制定得較為科學(xué)、規(guī)范，較為繁瑣的程序可以刪繁就簡，促進檔案管理工作的信息化發(fā)展。

3.3 推行全過程同步跟蹤管理

EPC項目往往是有多個主題項目及子工程組成的。項目工程的檔案管理往往時間跨度較大，也會涉及較多的建設(shè)管理環(huán)節(jié)，由多個設(shè)計單位進行施工等。這樣交叉型的工作會導(dǎo)致項目的工程進度較慢。因此，大型的EPC項目所涉及的科技文件數(shù)量較多，內(nèi)容也較為復(fù)雜。文件材料形成的單位較多，這也給大型的EPC項目檔案增加了一定的難度。所以促進EPC工程檔案的信息化，可以讓檔案更加完整、齊全且準(zhǔn)確地保存。

3.4 重視在檔案管理中引進科學(xué)技術(shù)

檔案管理主要包括電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理兩方面。而煤化工企業(yè)項目主要因文件歸檔而產(chǎn)生的，更多涉及電子檔案的管理。在企業(yè)項目檔案管理中引進科學(xué)技術(shù)可以有效將信息系統(tǒng)中的文件進行分類和管理，并建立適合電子儲存檔案的系統(tǒng)進行檔案的管理。這也對工作人員的檔案系統(tǒng)管理技術(shù)有著一定的要求。另外，因為檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范主要包括檔案卷宗的整理、分類、文檔時間日期的歸類、保管期限的明確以及特殊載體檔案管理規(guī)范等，引進科學(xué)技術(shù)的引進是十分必要的。

3.5 完善項目檔案管理體系

EPC工程的檔案信息化管理主要包括以下幾方面。首先是信息的采集和草案制訂，這方面需要由地方企業(yè)的行政管理部門進行工作流程審核，并且從實際情況出發(fā)進行草案修改；其次，要收集較多人員的意見進行修改。在將檔案管理方案交給上級進行審批之后，可以執(zhí)行。而且在執(zhí)行的過程中可以較為細致地分成試行和正式執(zhí)行兩方面，循序漸進并且逐步完善信息化項目檔案管理體系。

4 結(jié) 語

檔案管理的信息化建設(shè)可以在一定程度上提升整體EPC項目工程的質(zhì)量，而且運用信息化的管理手段可以盡快建立項目檔案管理制度以及臺賬，使檔案的檢索更快速、更準(zhǔn)確，從而實現(xiàn)更大范圍上的資源共享。當(dāng)前，我國所開展的現(xiàn)代化EPC項目越來越多，因此對其文檔管理的信息化建設(shè)也愈發(fā)重要。企業(yè)可以通過強化平臺項目檔案管理、統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)和程序依據(jù)、推行全過程同步跟蹤管理、重視科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的引進以及完善項目檔案管理體系等方式完善信息化項目檔案管理體系。

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