辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

葛欣

[摘 要]本文針對辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的可行性和必要性進(jìn)行了分析。在自動化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)階段存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化問題、檔案管理體系和系統(tǒng)管理問題、轉(zhuǎn)業(yè)型人才以及網(wǎng)絡(luò)安全問題和檔案的保密性問題等，而醫(yī)院自動化系統(tǒng)的使用改變了傳統(tǒng)的工作流程以及文件存儲方式等，檔案管理自動化進(jìn)程加速使得信息在一定范圍內(nèi)共享，提高了工作效率。此外，醫(yī)院檔案管理還面臨著專業(yè)技術(shù)人員與檔案管理工作仍沒有形成系統(tǒng)的問題。筆者認(rèn)為醫(yī)院通過加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)安全的管理、制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，可以提高醫(yī)院的檔案管理水平，從而滿足醫(yī)院相關(guān)方面的需求。

[關(guān)鍵詞]辦公自動化；醫(yī)院；檔案；管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.076

[中圖分類號]R197.32；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）04-0-02

0 引 言

隨著信息通訊技術(shù)的迅猛發(fā)展和醫(yī)療水平的提高，自動化的檔案管理水平在一定程度上反映了醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施水平。醫(yī)院檔案管理水平在一定程度上影響了醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展，也為相關(guān)科研工作提供了大量的數(shù)據(jù)和資料。因此，辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理被越來越多的醫(yī)院所采納和應(yīng)用。

1 辦公自動化的定義及特點

1.1 定義

辦公自動化摒棄了傳統(tǒng)手工整理檔案的管理方法，是采用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備實現(xiàn)信息在辦公室之間進(jìn)行傳輸?shù)臄?shù)字辦公方式。醫(yī)院利用辦公自動化環(huán)境下的檔案管理方法使醫(yī)院檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性大大提高。傳統(tǒng)的手工歸檔的管理方法無法滿足海量檔案的存儲要求。同時，在手工歸檔的過程中不免會產(chǎn)生錯誤，無法保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，從而影響檔案的使用，也因其費事耗力，逐漸被辦公自動化環(huán)境下的檔案管理所取代。

1.2 特點

目前，辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理方法具有以下特點。

1.2.1 收集信息的準(zhǔn)確性與高效性

醫(yī)院收集的檔案類型根據(jù)涉及各個方向，包括醫(yī)院的科研發(fā)展方向、病例儲存方向、聲音圖像儲存方向、文書專題等。根據(jù)醫(yī)院發(fā)展運行方向進(jìn)行分類，包括醫(yī)院醫(yī)療部門、醫(yī)教科、財務(wù)部門、負(fù)責(zé)醫(yī)院內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)部門等。辦公自動化環(huán)境下檔案管理人員能系統(tǒng)、準(zhǔn)確、高效地收集檔案信息，使醫(yī)院當(dāng)中各個部門的工作人員能夠有效、便捷地利用這些信息。較為原始的檔案管理工作需要工作人員對檔案進(jìn)行整理、歸類等，也無法保證醫(yī)院各個科室高效利用檔案。

1.2.2 收集檔案信息的共享性

醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理暴露出分散性和雜亂性的缺陷，即醫(yī)院內(nèi)部多科室的檔案集中雜亂存儲于檔案室內(nèi)。在辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理普遍應(yīng)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠科學(xué)合理地實現(xiàn)醫(yī)院檔案的管理工作，同時更加便于各個科室共享檔案信息，擺脫傳統(tǒng)查閱檔案需要前往檔案室的限制。與此同時，通過對辦公自動化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)權(quán)限監(jiān)管力度的加大，更能防止醫(yī)院內(nèi)部檔案信息的外泄。

1.2.3 收集檔案的靈活性

在傳統(tǒng)的檔案管理環(huán)境下，通常采用形式較為單一的“紙質(zhì)”形式的存儲方式，紙質(zhì)形式保存條件會因為周圍環(huán)境的潮濕條件、溫度條件、導(dǎo)致保持受限。隨著科學(xué)技術(shù)尤其是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案的存儲方式逐漸擴(kuò)展為文本、圖像、聲音等多種形式，不僅可以大大減少檔案存儲空間，更能有效保障檔案存儲的準(zhǔn)確性，同時使讀取也更加便捷。

2 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在問題

2.1 缺乏標(biāo)準(zhǔn)化

由于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化，導(dǎo)致工作人員職責(zé)不夠明確，工作人員管理檔案得不規(guī)范。因此，打造標(biāo)準(zhǔn)化的辦公自動化環(huán)境下檔案管理模式是當(dāng)前急需解決的問題。

現(xiàn)階段，辦公室自動化系統(tǒng)存在的問題包括：軟件投入少、水平低、管理負(fù)擔(dān)較重等。這些問題嚴(yán)重制約著辦公室自動化系統(tǒng)整體水平的提高，由于各辦公室自動化系統(tǒng)的開發(fā)商與團(tuán)隊的水平高低不一，導(dǎo)致某些開發(fā)出來的軟件與實際需求存在不少差距，造成系統(tǒng)中缺乏可以將電子文件運轉(zhuǎn)與電子檔案工作有效契合的子系統(tǒng)。

2.2 缺乏完善的辦公自動化檔案管理體系

當(dāng)前，我國醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)尚不完善，能夠用于辦公自動化環(huán)境下的實用軟件較少，技術(shù)水平低下。自動化環(huán)境下的辦公管理水平低下，限制了工作人員管理水平的進(jìn)一步提升，最終造成電子文件錄入終端困難。

2.3 缺乏辦公自動化檔案管理體系專業(yè)型人才

辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理是基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)形成的辦公方式，要求工作人員對文檔存儲方式有深入的了解，能熟練操作計算機(jī)，要求工作人員對操作過程中產(chǎn)生問題具有靈活的應(yīng)變能力?，F(xiàn)階段，我國大部分醫(yī)院檔案管理工作人員的文檔管理水平較低，還是采用原始的手工檔案管理模式，具備先進(jìn)的檔案管理技能和扎實專業(yè)知識功底的復(fù)合型人才所占比例不高，很多工人人員只是單純掌握計算機(jī)技術(shù)或者僅僅熟知基本知識，依然不能高效準(zhǔn)確地完成這項工作。

2.4 存在網(wǎng)絡(luò)安全問題

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理面臨的挑戰(zhàn)是檔案文件的安全隱患。各種形式的檔案文件因為其不具備特定的字跡或者簽名備注等形式，導(dǎo)致其容易被篡改，同時亦不具有權(quán)威性，使其自身面臨潛在的泄露危險。在互聯(lián)網(wǎng)信息大環(huán)境下，一旦遭到互聯(lián)網(wǎng)病毒攻擊，就會導(dǎo)致醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)丟失或被篡改，嚴(yán)重者造成大量文件的丟失。電子檔案涉及個人的信息和隱私，所以做好電子檔案的保密工作顯得尤為重要。

另外，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展一定程度上也推動了盜密技術(shù)的發(fā)展，這使得電子存儲文件的保密性遭受嚴(yán)重質(zhì)疑。在辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理模式下，醫(yī)院電子檔案經(jīng)常存在被篡改、被盜用的跡象，這極大降低了電子檔案信息的可靠性，不利于電子檔案優(yōu)勢的充分發(fā)揮。電子文件雖易于保存，但畢竟沒有統(tǒng)一、固定的模式，故其較紙質(zhì)檔案更容易修改與盜取，這是醫(yī)院電子化檔案管理目前面臨的一個重要難題。

2.5 加強(qiáng)醫(yī)院辦公自動化環(huán)境下檔案管理的策略

2.5.1 建立標(biāo)準(zhǔn)化的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)

為防止檔案文件在錄入后臺管理系統(tǒng)過程中，出現(xiàn)檔案源文件遺漏或者非源文件錄入等意外情況的發(fā)生，就需要醫(yī)院制定與電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作相關(guān)的各項法規(guī)法則，將已經(jīng)歸檔的檔案文件和未歸檔文件分開。在辦公自動化環(huán)境下，需保障對重要檔案的識別，保證實時共享到醫(yī)院的各個部門科室。因此建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)成為當(dāng)前工作的重點。

2.5.2 提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)

人才培養(yǎng)是提高醫(yī)院電子檔案管理水平的根本方法。因此應(yīng)加強(qiáng)對檔案收集、檔案鑒定、檔案整理和保管、檔案檢索等工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，開展醫(yī)院和醫(yī)院之間關(guān)于辦公自動化環(huán)境下檔案管理的交流研討會以促進(jìn)交流和進(jìn)步。同時，可組織相應(yīng)的培訓(xùn)后考核學(xué)習(xí)活動，并與獎賞制度相結(jié)合，督促工作人員不斷進(jìn)步，促進(jìn)醫(yī)院辦公自動化環(huán)境下電子檔案可靠真實。從當(dāng)下來看，員工只有具備現(xiàn)代電子檔案管理相關(guān)知識，并熟練地運用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，成為信息技術(shù)水平高、管理能力強(qiáng)、相關(guān)檔案知識豐富的專業(yè)型復(fù)合型人才才能滿足醫(yī)院檔案管理工作的需求。

2.5.3 建立高效的網(wǎng)絡(luò)安全機(jī)制

為保障辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案所有信息不被泄露，保證為授權(quán)用戶提供有效的服務(wù)。醫(yī)院需要建立完整，可靠的安全網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過加強(qiáng)防火墻、加密等措施，加大安全建設(shè)和管理力度。為防止非授權(quán)用戶對檔案的非法修改，需要加強(qiáng)辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案的加密措施，并對重要檔案采取多種格式的加密監(jiān)管措施。

3 結(jié) 語

從我國現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理整體水平來看，醫(yī)院在檔案管理方面仍舊存在很多問題，尤其是在自動化的背景下，檔案管理工作急需改進(jìn)。本文從辦公自動化環(huán)境下檔案標(biāo)準(zhǔn)化問題、檔案管理體系和系統(tǒng)管理問題、專業(yè)型人才以及網(wǎng)絡(luò)安全和檔案的保密性4個方面分析了存在于醫(yī)院檔案管理中的問題，同時也提出了相應(yīng)的改進(jìn)策略，以進(jìn)一步完善醫(yī)院檔案管理工作。只有進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理的水平，才能夠為醫(yī)院的發(fā)展提供更有利的條件。

辦公自動化作為信息社會重要的標(biāo)志之一，應(yīng)用于醫(yī)院的檔案管理方面，能夠為醫(yī)院的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。醫(yī)院檔案的特殊性還有時代科技的不斷發(fā)展共同決定了醫(yī)院檔案進(jìn)行辦公自動化的發(fā)展的趨勢，辦公自動化的運用將不斷推動醫(yī)院檔案工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

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