技工學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理新模式的構(gòu)建

成茜

[摘 要]隨著信息科技的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)、人工智能等前沿技術(shù)不斷深入學(xué)校信息化管理的各個層面。怎樣利用先進的信息化技術(shù)，做好技工學(xué)校的檔案管理工作，成為學(xué)校管理者迫切需要解決的問題。依據(jù)目前我國技工學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，檔案管理的信息化、科學(xué)化、合理化、便捷化都需要進一步加強。本文將著重探討技工學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理工作，詳細(xì)分析目前技工學(xué)校檔案管理方面的缺陷，研究檔案高效管理的策略，為學(xué)生就業(yè)、用人單位查詢、教育部門管理提供參考意義。

[關(guān)鍵詞]檔案；管理；技工學(xué)校；信息化；創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.074

[中圖分類號]G717.24；G270.7 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）04-0-02

0 引 言

技工學(xué)校學(xué)生檔案囊括了學(xué)生在校期間的學(xué)業(yè)、生活、實習(xí)及各種社會實踐情況的記錄，真實地反映了學(xué)生的德、智、體、美、勞。隨著國家政策的傾斜，高等教育資源的普及。學(xué)生擇校、畢業(yè)、就業(yè)、升學(xué)、留學(xué)、參軍、從政等活動都間接或者直接受到檔案的影響，因此，科學(xué)高效信息化的檔案管理工作顯得尤為重要，對促進技工學(xué)校學(xué)生就業(yè)、完善教育體系、有效執(zhí)行國家政策，有著不可忽視的作用。

筆者在檔案管理的實際工作中發(fā)現(xiàn)，許多技工學(xué)校學(xué)生常常會因為各種原因?qū)е隆皸墮n”。許多學(xué)生畢業(yè)多年直到面臨職位升遷、考取各種證書資質(zhì)、評定各級職稱等才想到需要查詢、補充自己的檔案，意識到檔案遺失帶來的各種不便。這些現(xiàn)象都是技工學(xué)校學(xué)生檔案管理不善帶來的后果。

1 技工學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理存在的問題

1.1 學(xué)生方面

1.1.1 缺少檔案教育

由于我國教育體制的問題，小學(xué)、初中、高中階段，學(xué)生的精力主要集中在文化課程的考試，為擇校和高考費盡心思；進入學(xué)校后，忙于提升專業(yè)技能，為就業(yè)打基礎(chǔ)。這就造成了學(xué)生在檔案教育方面的缺失，檔案知識嚴(yán)重不足。

1.1.2 對檔案重視程度不夠

因在校的學(xué)習(xí)和生活與檔案的作用牽扯不大，導(dǎo)致學(xué)生誤以為檔案僅僅是學(xué)校管理學(xué)生的一種手段，對學(xué)生本人的影響不大。盡管教師或者學(xué)生管理部門反復(fù)口頭強調(diào)，但是學(xué)生總是有一種自己能用到檔案的時候還很遙遠(yuǎn)的感覺。因此，在填寫檔案的時候就會出現(xiàn)填寫記錄不完整、不規(guī)范、不科學(xué)及不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象。

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，學(xué)生的就業(yè)面越來越廣，用人單位更加注重的是個人的能力，學(xué)生就業(yè)也基本上是憑借自己的專業(yè)技能而獲得優(yōu)勢，這就勢必導(dǎo)致企業(yè)和個人的利益性和目的性越發(fā)凸顯，而檔案等資源的作用就更加容易被學(xué)生忽視。

學(xué)生畢業(yè)離校后，一部分人忙于網(wǎng)上投遞簡歷或者參加各類招聘會，另一部分人由于工作的繁忙難以脫身，還有少數(shù)人認(rèn)為安排檔案的管理工作太麻煩，從而導(dǎo)致棄檔，或者在攜帶檔案的過程中私自打開檔案袋，導(dǎo)致檔案失效。這都是對待檔案的態(tài)度不夠重視的表現(xiàn)，因此給檔案管理帶來許多額外的困難。

1.2 學(xué)校方面

1.2.1 資源不足

隨著國家政策的推動，一考定終身的教育體制弊病一定程度上得到了遏制，技工學(xué)校的生源大量增加，學(xué)校運營成本上升，檔案管理的資源需求也相應(yīng)提高，但是學(xué)校的管理層并沒有對其產(chǎn)生足夠的重視，沒能充分認(rèn)識到學(xué)生檔案管理工作的重要性，相應(yīng)地減少了學(xué)生檔案管理工作的資源分配，導(dǎo)致技工學(xué)校的檔案管理工作相對落伍。資金的缺失，專業(yè)檔案管理工作人員的缺乏，導(dǎo)致技工學(xué)校存在檔案信息不全、檔案遺失、檔案損壞、管理人員素質(zhì)不高的問題，給學(xué)校的形象造成一定的負(fù)面影響，限制了學(xué)生檔案管理工作持續(xù)發(fā)展。

1.2.2 宣傳不到位

學(xué)生在校期間極少接觸到檔案管理方面的任務(wù)或者培訓(xùn)，也不理解檔案室的具體功能。學(xué)校的檔案室更是常年關(guān)閉，幾乎無人值守，給人一種神秘和“遠(yuǎn)離人間”的感覺。學(xué)生只有在畢業(yè)的時候才會匆忙地填寫相關(guān)檔案材料，離校后大部分學(xué)生的檔案由學(xué)校集體通過快遞的形式郵寄到學(xué)生戶籍所在地的人才市場，少數(shù)學(xué)生則親自攜帶到相關(guān)的人才交流中心，造成了學(xué)生直到畢業(yè)離校后還沒弄明白檔案具體有哪些功用。

1.2.3 管理模式落后

一直以來，我國絕大多數(shù)技工學(xué)校在檔案管理工作中，還停留在以紙質(zhì)檔案為主，依靠大量人工填寫的階段，費時費力，浪費資源，效率不高，而且對檔案材料的準(zhǔn)備都集中在畢業(yè)生離校之前極短的幾天時間內(nèi)完成，導(dǎo)致檔案的質(zhì)量沒法得到保證。

此外，由于資金的短缺，導(dǎo)致檔案管理部門無法購買先進的儀器和軟件，跟不上信息化、移動化的潮流，讓檔案管理工作變得繁瑣，無法滿足學(xué)生與教職工的需求。

1.3 社會方面

1.3.1 用人單位對檔案的管理不規(guī)范

學(xué)生進入企業(yè)工作后，將其檔案交由企業(yè)的人事部門管理。大多數(shù)用人單位都能做好管理與保密工作，檔案的保管也很規(guī)范，但是也有少數(shù)企業(yè)連基本的檔案室都沒有，缺乏科學(xué)、統(tǒng)一、合適的管理標(biāo)準(zhǔn)。甚至直接草率地將檔案擺放在工作臺面上，或者放在辦公室敞開的柜子內(nèi)。這類企業(yè)對檔案的管理工作十分隨意，對待職工的檔案信息遺失、缺少等問題的態(tài)度十分松懈，再加上學(xué)生對檔案的重要性認(rèn)識不足，不能及時跟進及反饋，導(dǎo)致檔案遺失或空缺。

1.3.2 用人單位保留檔案的目的不純

近年來，企業(yè)間的競爭越來越激烈，同時也催生出對人才的激烈競爭。部分用人單位，為了能留住人才，竟然威脅以扣押檔案等為條件，而部分人才為了更好的薪酬和工作環(huán)境毅然放棄檔案，這給檔案的管理帶來極大的風(fēng)險。

2 技工學(xué)校信息化管理新模式的構(gòu)建

隨著中國經(jīng)濟的發(fā)展，差異化的人才競爭顯得越來越突出，技工學(xué)校對學(xué)生的個性化培養(yǎng)、社會需求的多樣化越來越予以重視。所以，學(xué)生檔案管理工作應(yīng)該與時俱進，適應(yīng)時代的浪潮，對現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化及便捷化的檔案管理模式應(yīng)該積極倡導(dǎo)和引起高度重視。

2.1 完善檔案管理制度

為了能使各個學(xué)校之間的檔案管理工作規(guī)范化、檔案材料標(biāo)準(zhǔn)化、檔案材料的科學(xué)化，學(xué)校在管理檔案的工作中應(yīng)當(dāng)首先遵守國家教育部下發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，制定全面、系統(tǒng)、具體的技工學(xué)校檔案管理制度。同時，國家相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)響應(yīng)各技工學(xué)校的實際管理需求，制定與時俱進的政策制度，建立相應(yīng)的扶持基金。另外，技工學(xué)校還應(yīng)立足于各自的現(xiàn)實狀況，響應(yīng)社會需求，建立信息化、透明化的檔案管理模式，以響應(yīng)大數(shù)據(jù)、人工智能等時代浪潮。

2.2 培養(yǎng)專業(yè)的管理人才隊伍

技工學(xué)校學(xué)生檔案的管理工作，檔案資料完善過程應(yīng)當(dāng)從學(xué)生進入學(xué)校的時候就開始抓起。學(xué)生的檔案作為記錄個人學(xué)習(xí)成果、生活狀況、工作經(jīng)歷、獎懲處罰、思想政治狀況等內(nèi)容的媒介，為用人單位提供參考、依據(jù)和證明等信息，影響學(xué)生以后的工作和生活的各個層面。因此，技工學(xué)校學(xué)生檔案資料要求嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、專業(yè)，檔案管理的工作人員應(yīng)具備很強的耐心與責(zé)任心，能夠仔細(xì)、反復(fù)地為每一份檔案資料做好填寫、審核工作。相關(guān)人員必須不定期進行檔案管理知識的培訓(xùn)和考核，真正做到實事求是、提升效率。學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)對檔案的管理工作引起足夠重視，完善專業(yè)的檔案管理隊伍，而不是聘用臨時工，應(yīng)付學(xué)生畢業(yè)離校短暫的檔案需求。

2.3 加強學(xué)生對檔案的認(rèn)識

技工學(xué)校學(xué)生的檔案記錄的是本人在校的主要活動、學(xué)習(xí)與生活，能夠客觀真實地反映出學(xué)生的各種優(yōu)良品質(zhì)以及不良行為。提高技工學(xué)校學(xué)生檔案知識水平的方式，第一是適時教育，邀請專業(yè)人士開展專題以及案例講座，深刻講解檔案對學(xué)生本人在日后的職場、學(xué)習(xí)或者生活中考核、轉(zhuǎn)正、升學(xué)、借貸、加薪、結(jié)婚、生育與養(yǎng)老的影響，讓其明了高質(zhì)量的檔案對其日后的影響。第二是反復(fù)強調(diào)。學(xué)生在校期間可以通過舉行相關(guān)活動，如班級周會、校園集會等形式多次強調(diào)。學(xué)生實習(xí)期間，可以經(jīng)常與學(xué)生溝通，提醒檔案收集與保管的相關(guān)事項，知會用人單位對檔案信息進行填補。

2.4 呼吁社會加強對檔案管理的責(zé)任感

技工學(xué)校學(xué)生的檔案大多數(shù)只記錄了學(xué)生沒畢業(yè)之前在校的一些信息，學(xué)生參加工作后，絕大多數(shù)學(xué)生的檔案都被保留在戶籍地的人才交流中心，后續(xù)信息的補充得不到保障。而企業(yè)聘用學(xué)生后，更多的是在內(nèi)部粗略地記錄一些在職情況。一旦離職，這些記錄經(jīng)過較長時間的保存后絕大多數(shù)就會被遺忘或者銷毀。因此學(xué)生畢業(yè)后的一些職業(yè)技能、工作情況、生活狀況就無法歸納到其檔案中。

國家應(yīng)當(dāng)倡導(dǎo)企事業(yè)單位加強檔案管理的工作，學(xué)校也應(yīng)當(dāng)積極與企業(yè)建立緊密聯(lián)系的溝通反饋機制，適時記錄相關(guān)人員的工作、生活的狀況。這樣學(xué)生在校學(xué)習(xí)以及離校就職之后就不會出現(xiàn)檔案信息的斷層、缺失，有利于促進我國人才庫的完善與發(fā)展。

2.5 順應(yīng)大數(shù)據(jù)人工智能潮流

自從中國引入互聯(lián)網(wǎng)以來，信息化技術(shù)在中國獲得了迅猛發(fā)展。尤其是最近幾年，網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上交易、云計算、移動通訊、移動支付、大數(shù)據(jù)及人工智能等新技術(shù)滲入生活的各個層面，為人們的生產(chǎn)生活提供了極大的方便。

技工學(xué)校的管理也應(yīng)當(dāng)適應(yīng)這股潮流，引入最新的技術(shù)，將檔案信息數(shù)字化、圖片化、數(shù)據(jù)化，有機地將學(xué)生的檔案管理工作與大數(shù)據(jù)結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息的便攜化、移動化操作。大數(shù)據(jù)時代的到來，勢必將復(fù)雜和繁瑣的檔案信息管理變得輕而易舉。

目前，盡管部分學(xué)校的學(xué)生檔案信息管理已經(jīng)實現(xiàn)了一定程度上的信息化，但是還是存在檔案信息凌亂、數(shù)據(jù)過載、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)優(yōu)化不完全及資料檢索復(fù)雜的弊病。為了解決這些問題，就必須采取更加科學(xué)有效的辦法，引入人工智能技術(shù)對技工學(xué)校學(xué)生檔案進行管理，這是提高學(xué)校檔案利用率的最優(yōu)途徑。先利用學(xué)校海量的檔案信息庫訓(xùn)練神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)，在該網(wǎng)絡(luò)中輸入一定的相關(guān)詞，然后通過數(shù)字模仿大腦神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的活動，進行全文分析，使檔案檢索編輯系統(tǒng)學(xué)習(xí)復(fù)雜的概念，掌握精細(xì)的含義，然后將其歸納總結(jié)，保留記憶，方便日后能夠更迅速地獲得相關(guān)信息。

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