事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考

鄒曉春

【摘要】人事檔案管理工作對于國家機(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位來說都至關(guān)重要，只有隨時(shí)把握人才的信息，才能保障人才的有效利用和人才的發(fā)展。近幾年，對于人事檔案管理工作的思考層出不窮，但是在實(shí)際工作中卻較難落實(shí)，筆者將從個(gè)人經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，針對目前我國事業(yè)單位人事檔案管理工作提出幾點(diǎn)思考，望能拋磚引玉，讓更多人關(guān)注人事檔案管理問題，共同促進(jìn)人事檔案管理能在工作中發(fā)揮出更大的作用。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；事業(yè)單位；人員管理；問題解決

作為重要的檔案管理部門，人事檔案管理具有一定機(jī)密性，在人才引進(jìn)、現(xiàn)有人員優(yōu)化配置上，人事檔案管理部門都能夠提供一定的借鑒作用。然而，時(shí)代的不斷發(fā)展，對事業(yè)單位人力資源管理工作也提出了更大的考驗(yàn)，如何在新形式下，通過人事檔案管理，為事業(yè)單位提供更為優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，是每一位人事檔案從業(yè)人員需要思考的重要問題。

一、人事檔案管理工作的價(jià)值及意義

人事檔案管理主要涉及到對事業(yè)單位內(nèi)部的人員考核、政審等內(nèi)容，對于事業(yè)單位優(yōu)秀人才的選拔有非常重要的借鑒工作。

首先，在人事檔案管理工作中，需要對事業(yè)單位內(nèi)部的人才進(jìn)行梳理，保障單位工作的有序進(jìn)行。作為協(xié)作性質(zhì)的工作崗位，人事檔案管理部門在單位核實(shí)人員的信息數(shù)據(jù)資料時(shí)，需要做到如實(shí)匯報(bào)，對于不同崗位出現(xiàn)的人員變動(dòng)，人事檔案管理部門也需要及時(shí)跟進(jìn)，保證人員使用信息有底可查。

其次，搜集事業(yè)單位人員工作情況，提供可靠的人員信息，是對單位內(nèi)部人員選拔的有效佐證。在人事檔案中，應(yīng)當(dāng)對事業(yè)單位工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作履歷、家庭基本信息、受獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰等主要內(nèi)容做到有序記錄，并且能夠確保信息的有效性，這些重要的內(nèi)容對于發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)部人才、人員的優(yōu)化配置都能起到一定的功能性作用。

二、人事檔案管理工作中現(xiàn)存的幾點(diǎn)問題

人事檔案工作在我國發(fā)展已有多年，但人事檔案工作卻從來不被認(rèn)可為是一件技術(shù)型工種，很多人覺得管理檔案非常簡單，這也就導(dǎo)致了人事檔案管理工作在推進(jìn)中走了很多彎路。歷史遺留問題也讓人事檔案管理工作中很多習(xí)慣難以改進(jìn)。

在硬件配置上，很多事業(yè)單位采用的還是比較傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，很少使用現(xiàn)代信息化管理，這就導(dǎo)致在實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)生資料堆積、信息登錯(cuò)的問題。采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理不利于人事檔案管理工作人員進(jìn)行排查，而且在安全性上也容易造成信息失密的現(xiàn)象，如果在人事檔案管理工作中采用辦公電子化管理方式，提高硬件上的配置，可以在一定程度上改善這類問題。

在人事檔案管理相關(guān)人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)上，事業(yè)單位人員隊(duì)伍也存在比較薄弱的現(xiàn)象。很多人事檔案管理人員并不具備深厚的專業(yè)水平，在敬業(yè)精神和業(yè)務(wù)能力上都與專業(yè)人員有一定差距，這就容易導(dǎo)致在實(shí)際工作中工作效率不高，影響人事檔案管理工作的開展。

三、提高事業(yè)單位人事檔案管理工作能力的措施

（一）提高思想意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)。人事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)清楚，人事檔案管理工作在事業(yè)單位的人力資源應(yīng)用上至關(guān)重要，作為信息的保管員，人員的使用、調(diào)配，都需要涉及檔案管理，檔案管理人員肩負(fù)的是單位未來的發(fā)展前景，因?yàn)橹挥腥瞬?，才是國家機(jī)構(gòu)的真正核心競爭力。提高自身思想意識(shí)，明確工作的重要性，才能較好地完成工作，而不是消極被動(dòng)地被工作推著走。

（二）更新工作方法，提高工作效率。針對人事檔案管理工作硬件設(shè)備不足的情況，事業(yè)單位人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，采用更新的技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)更高的管理效率，例如可以采用電子化檔案的方法，方便調(diào)檔和管理，運(yùn)用云端攝像頭的辦法，對人事檔案管理工作進(jìn)行合理監(jiān)督，保障信息的安全性。

（三）加強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)，做檔案管理強(qiáng)兵。人事檔案管理工作需要具備一定的專業(yè)素質(zhì)，在信息化管理、人員資料定期審查上，都需要一支具備專業(yè)素養(yǎng)的工作團(tuán)隊(duì)才能完成。所以，事業(yè)單位人力資源管理部門應(yīng)當(dāng)注重提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力，進(jìn)而才能為單位提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（四）實(shí)現(xiàn)信息化，搭建信息平臺(tái)。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作屬于封閉式，每一個(gè)人員檔案之間缺少聯(lián)系，在進(jìn)行人員選拔時(shí)，人事檔案管理工作較為繁重，事業(yè)單位人力資源管理部門可以利用信息技術(shù)，將目前人員的信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)處理，建構(gòu)屬于自身單位的人員網(wǎng)絡(luò)和信息庫，在咨詢、信息流通、查詢上采用大數(shù)據(jù)的辦法進(jìn)行整理和查閱，搭建信息平臺(tái)，提高日常工作效率。

四、總結(jié)

新環(huán)境下，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)推進(jìn)自身變革，從各個(gè)方面適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)對人力資源管理的高要求，在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的過程之中，除了需要不斷改進(jìn)已經(jīng)存在的問題之外，也應(yīng)當(dāng)從先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)中吸取營養(yǎng)，在硬件設(shè)施和自身軟件能力上，走在事業(yè)單位人力資源管理工作的前面，搭建出一個(gè)更為公平、科學(xué)的使用平臺(tái)，提供更高質(zhì)量的人力資源服務(wù)。

【參考文獻(xiàn)】

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