高職院校檔案管理工作中的問(wèn)題與改進(jìn)對(duì)策

郭昱伶

【摘要】本文主要分析了當(dāng)前高職院校檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題并針對(duì)性地提出改進(jìn)對(duì)策和改進(jìn)措施，為高職院校改革發(fā)展保駕護(hù)航。

【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；改進(jìn)對(duì)策

近年來(lái)，高職教育的熱度不減，對(duì)專業(yè)技術(shù)人才的需求使得側(cè)重知識(shí)的綜合運(yùn)用的高職院校教育受到越來(lái)越多人的肯定和青睞，這無(wú)疑對(duì)高職院校的管理工作和教學(xué)工作提出了更高的要求。

一、高職院校的檔案管理工作

學(xué)校以“教書(shū)育人”為基本任務(wù)，為保障教學(xué)活動(dòng)的正常開(kāi)展和完成教學(xué)目標(biāo)任務(wù)，需要政務(wù)、后勤等多部門(mén)的共同支持，是牽涉多方的綜合性教育體。隨著現(xiàn)代教育的不斷發(fā)展和國(guó)家對(duì)不同階段教育任務(wù)的政策調(diào)整，高職教育呈迅速發(fā)展之勢(shì)，為社會(huì)、企業(yè)等提供了大量的專業(yè)程度強(qiáng)的技術(shù)人才；高職院校在發(fā)展過(guò)程中，要“理性地認(rèn)識(shí)實(shí)力與硬條件適配、外援壓力與內(nèi)生動(dòng)力并重、傳統(tǒng)傳承與創(chuàng)新改革并舉、成果顯現(xiàn)與過(guò)程積累并舉并行”，以大政方針政策為綱，推動(dòng)教育工作再上新臺(tái)階。

檔案管理工作是學(xué)校教育穩(wěn)定發(fā)展的重要保障，對(duì)高職院校來(lái)說(shuō)，也要將檔案管理工作當(dāng)作一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，對(duì)學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中的重要資料做好存儲(chǔ)工作，并不斷提高對(duì)檔案的使用水平。檔案管理，不僅僅是資料的保存，也要注重檔案功用的發(fā)揮。根據(jù)檔案存儲(chǔ)形式的不同可以將檔案分為文字檔案、影音檔案等，現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展極大地推動(dòng)了電子檔案管理工作的發(fā)展；根據(jù)檔案存儲(chǔ)內(nèi)容的不同可以將檔案分為基建檔案、校史檔案、學(xué)生檔案等等，尤其是學(xué)生檔案的管理工作內(nèi)容量大、工作難度大。檔案管理工作是伴隨學(xué)校各項(xiàng)工作推進(jìn)而進(jìn)行的動(dòng)態(tài)性工作，需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)節(jié)。分析高職院校的檔案管理工作，可以從三個(gè)方面入手：一是管理的對(duì)象，即檔案本身的問(wèn)題；二是管理的主體，即管理者的情況；三是對(duì)管理形式的剖析，即從檔案到檔案管理者，這之間具體的管理渠道、方法等。

二、檔案管理工作中的主要問(wèn)題分析

高職院校的檔案管理工作在多數(shù)院校中已被列入日常管理工作的重要一項(xiàng)，但在具體的實(shí)施過(guò)程中還多多少少存在口號(hào)大于行動(dòng)、管理工作不到位等問(wèn)題。這些問(wèn)題的出現(xiàn)是長(zhǎng)期檔案管理工作不到位累積而形成的，同時(shí)也為高職院校下一步的檔案管理工作提出了更高的要求，全面分析問(wèn)題，為下一步問(wèn)題的解決及對(duì)策研究提供支持。

（一）就檔案本身來(lái)說(shuō)，問(wèn)題不少。“以基建、黨務(wù)、行政、教學(xué)、財(cái)會(huì)類檔案為主，其他門(mén)類的檔案數(shù)量很少或基本沒(méi)有，如照片檔案、聲音檔案、影像檔案、實(shí)物檔案等嚴(yán)重匱乏”，即高職院校的檔案在內(nèi)容上還有待豐富、在形式上也要注意與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理工作考核的另一重要標(biāo)準(zhǔn)就是檔案材料的真實(shí)性、完整性，高校改革的發(fā)展鼓勵(lì)個(gè)體價(jià)值的創(chuàng)造，難免出現(xiàn)一些單位或個(gè)體為了個(gè)人私利、職稱評(píng)選等偽造檔案材料，這是需要在檔案管理工作中準(zhǔn)確甄別、堅(jiān)決杜絕。

（二）從事高職院校檔案管理工作的人員及整個(gè)隊(duì)伍的能力和素養(yǎng)都有待提高。這部分人員對(duì)于檔案管理工作的好壞具有直接的決定作用?，F(xiàn)階段，高職院校從事檔案管理工作的人員在檔案管理專業(yè)知識(shí)和資料管理工作綜合素養(yǎng)方面都還欠佳，有的是對(duì)檔案管理工作本身認(rèn)識(shí)不充分，認(rèn)為只要把材料保存好就可以了，而對(duì)檔案內(nèi)容并不了解；有的是在工作方法上不注意學(xué)習(xí)、比較落后，從而影響了整體的工作效率；還有的檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)較低，應(yīng)付工作、敷衍了事，這些因素都使得高職院校檔案管理工作質(zhì)量低、效率低。

（三）管理方式和方法方面的欠缺也是現(xiàn)階段高職院校檔案管理工作面臨的一大問(wèn)題。一些院校還是老思路、老方法，檔案的存儲(chǔ)形式單一，對(duì)于檔案的進(jìn)一步使用及作用的發(fā)揮極為不利；還有些部門(mén)及單位在檔案的查找及調(diào)用等方面手續(xù)繁瑣，或者因信息量比較多而影響了檔案調(diào)用的效率，這些都是高職院校在下一步的檔案管理工作中應(yīng)努力克服的。

三、改進(jìn)檔案管理工作的對(duì)策研究

（一）各院校及相關(guān)教育部門(mén)要在制度上做好保障工作。建立并逐漸完善檔案管理的各項(xiàng)制度，從檔案的內(nèi)容管理到使用管理等，事無(wú)巨細(xì)、做到全覆蓋；在制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，“各單位要嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作制度，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，同時(shí)要根據(jù)各單位的特點(diǎn)，創(chuàng)新適合本單位特點(diǎn)的管理辦法”，在遵循基本原則的基礎(chǔ)上靈活形式、創(chuàng)新管理。

（二）全面提高檔案管理工作人員的檔案管理能力和職業(yè)道德修養(yǎng)。在思想上高度重視檔案管理這一工作對(duì)象，學(xué)習(xí)、掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)并運(yùn)用到自己的工作實(shí)踐中去；在日常工作中能夠嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度并能就工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)想出解決的思路和方案。

（三）要與時(shí)俱進(jìn)，更新檔案管理的方式方法和手段。加快推進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化建設(shè)；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步不僅能夠存儲(chǔ)海量的資料信息，而且在檔案的搜索、查找上具有得天獨(dú)厚的優(yōu)勢(shì)；檔案資料既要做好電子版的存檔工作，也要注意更新檔案存儲(chǔ)柜、資料夾等物質(zhì)載體，保證檔案存放不受損害，同時(shí)在調(diào)用時(shí)能夠方便、快捷。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作是高職院校日常工作中一項(xiàng)常態(tài)性、動(dòng)態(tài)性的工作，針對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題要積極應(yīng)對(duì)、及時(shí)解決；各院校既要有完善的檔案管理制度和實(shí)施方案，也要在工作中注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、不斷創(chuàng)新，全面做好檔案管理工作。

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