讓創(chuàng)新思維在檔案管理工作中熠熠生輝

端建波

【摘要】檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期、細(xì)致、繁瑣的工作過程，要求管理人員細(xì)心、耐心和有恒心；同時(shí)，要讓學(xué)校檔案管理向科學(xué)化、規(guī)范化和信息化的方向發(fā)展，就需要在實(shí)踐工作的基礎(chǔ)上，不斷創(chuàng)新，為檔案管理注入新鮮的血液和力量。

【關(guān)鍵詞】創(chuàng)新；運(yùn)用；檔案管理

創(chuàng)新思維是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中的一個(gè)熱詞。創(chuàng)新思維的產(chǎn)生與不斷熱化，其實(shí)是與國(guó)家以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展分不開的。那么，在檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展、改革不斷深化的今天，如何培養(yǎng)與運(yùn)用創(chuàng)新思維來解決檔案管理中存在的難題已經(jīng)成為當(dāng)前檔案管理者必須思考的問題。

一、在學(xué)校檔案管理中發(fā)掘創(chuàng)新思維的必要性

在檔案管理中，經(jīng)常遇到有人要找過去很多年前關(guān)于某人或某事的檔案，而且急用。這就好比大海撈針一樣，要在茫茫檔案文書中及時(shí)挑出所需卷宗，除了要嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案管理整理規(guī)則》等相關(guān)法律法規(guī)管理檔案，保證檔案的規(guī)范性和完整性外，還需要根據(jù)本行業(yè)的實(shí)際情況和自身特點(diǎn)，創(chuàng)新檔案管理方法，理順分類頭緒，總結(jié)使用特點(diǎn)和規(guī)律，方能滿足師生對(duì)檔案利用的需求，服務(wù)好教育教學(xué)這一管理宗旨。

二、創(chuàng)新思維培養(yǎng)

要在檔案管理中培養(yǎng)創(chuàng)新思維，除認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新的重要性外，關(guān)鍵是分析總結(jié)工作性質(zhì)和規(guī)律，弄清楚自身存在的局限和不足，積極思考解決的辦法和措施，并在實(shí)踐中不斷改進(jìn)。正所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆。”檔案管理的規(guī)范統(tǒng)一要求，容易讓人養(yǎng)成傳統(tǒng)的定勢(shì)思維，傳統(tǒng)的思維動(dòng)作包括：1.整體思維；2.直觀思維；3.類比思維；4.辯證思維。而創(chuàng)新思維主要表現(xiàn)出對(duì)傳統(tǒng)思維基礎(chǔ)上的更新、突破，它包括：1.發(fā)散思維；2.收斂思維；3.逆向思維；4.聯(lián)想思維；5.超前思維。管理中，只有從分析類比、辯證思維等基礎(chǔ)上延伸出來的發(fā)散、收斂等新型思維模式才能把冗長(zhǎng)的檔案管理注入新的活力和血液，使之向合理化、科學(xué)化發(fā)展，而不是一成不變地重復(fù)枯燥的工作。當(dāng)然，創(chuàng)新思維的應(yīng)用無不需要傳統(tǒng)思維的驗(yàn)證、支撐；然而，沒有創(chuàng)新思維的逆向、超前，就無法實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)思維的突破，所以必須打破傳統(tǒng)固定的思維模式。具體來講，在檔案管理中最容易出現(xiàn)以下情況：1.長(zhǎng)期固化的思維模式，使我們?nèi)狈`活多變的思維意識(shí)，受控于傳統(tǒng)理念管理，為保持穩(wěn)定的工作要素以不變應(yīng)萬變的思想根深蒂固，凡事一成不變，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。2.由于我們對(duì)新生事物的認(rèn)知程度不夠敏感，意識(shí)滯后，信息資源不夠豐富，無法快速構(gòu)建新思維體系。3.工作中形成了習(xí)慣性的權(quán)威意識(shí)，阻礙了我們樹立開拓創(chuàng)新的自信心。因?yàn)椴蛔?，所以改變。在認(rèn)識(shí)到自身存在的不足和問題后，便可在工作中提醒自己事事多思考、多學(xué)習(xí)，興利除弊。俗話說得好，“只要思想不滑坡，辦法總比困難多。”思路開拓后，所遇問題就能迎刃而解。日積月累，創(chuàng)新思維能力就會(huì)逐漸培養(yǎng)起來。

三、創(chuàng)新思維在檔案管理中的運(yùn)用

（一）在工作中對(duì)新的思維模式加以嘗試。管理工作是一項(xiàng)需要思維靈活多變的工作，俗話說：“熟能生巧”，對(duì)工作實(shí)際有了客觀認(rèn)識(shí)后，確定了加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)提高工作效率和質(zhì)量的方向后，剩下的就是實(shí)踐，總結(jié)，再實(shí)踐，只要肯付出，肯學(xué)習(xí)，肯努力，相信一定能達(dá)到自己理想的境界。

（二）摒棄舊有的傳統(tǒng)思維定式，構(gòu)建新的創(chuàng)新思維模式。要提供檔案管理的質(zhì)量，充分發(fā)揮作用，如果一味地只靠檔案管理員個(gè)人的努力是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。必須拓寬思路，發(fā)動(dòng)和組織相關(guān)人員積極參與。首先應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的宣傳和普及，讓檔案管理的理念在全校教職工中形成共識(shí)。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員，如各處室的領(lǐng)導(dǎo)、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量，人人有責(zé)”的觀念。

由于檔案具有極強(qiáng)的延續(xù)性和完整性，所以，絕不可忽視檔案人員間和上下級(jí)部門之間的檔案交接這一重要環(huán)節(jié)。交接雙方要端正思想，提高認(rèn)識(shí)，明確責(zé)任，自覺地按照規(guī)定嚴(yán)格辦理，使學(xué)校的檔案工作銜接起來。另外，檔案交接要及時(shí)，交接手續(xù)要嚴(yán)密，要真正重視檔案交接工作內(nèi)容和基本要求。絕不可做糊涂廟里的糊涂神。

（三）選擇典型案例。加強(qiáng)特色檔案收集，注重提升其科學(xué)性材料的整理，體驗(yàn)一個(gè)問題多種解決方法的領(lǐng)悟力。結(jié)合學(xué)校展室的籌建，將有學(xué)校特色的，辦學(xué)的根基和亮點(diǎn)、特色材料進(jìn)行收集入檔，突出學(xué)校風(fēng)采。

（四）網(wǎng)絡(luò)已成為當(dāng)今社會(huì)的主流媒體，我們可以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)做文章。設(shè)置檔案利用板塊，定期上傳各類宣傳、表彰等相關(guān)信息，以最大化利用網(wǎng)絡(luò)來擴(kuò)大學(xué)校的影響力。一是加強(qiáng)信息化硬件建設(shè)。借助局域網(wǎng)開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實(shí)行檔案工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，逐步提升檔案的信息化水平。二是加強(qiáng)信息化資源建設(shè)。對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行收集、篩選、加工，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等數(shù)碼技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行無紙化錄入、保存，轉(zhuǎn)化電子信息形式，便于檢索利用、科學(xué)管理。加強(qiáng)電子檔案資料的歸檔工作，完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，進(jìn)一步開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率。三是加強(qiáng)信息化管理措施。制定檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檢索速度快、運(yùn)算精確度高、存儲(chǔ)信息量大等優(yōu)勢(shì)，優(yōu)質(zhì)配備檔案管理計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度。建立并完善企業(yè)單位管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，確保電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范局域網(wǎng)，完善企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。