信息化視野中事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新

沈鶴慧

【摘要】檔案信息化管理是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的，也是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，它是一個(gè)艱苦的、長(zhǎng)期的過程。隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入到信息化時(shí)代，這個(gè)時(shí)代背景下，事業(yè)單位涉及到的數(shù)據(jù)越來越多并且復(fù)雜，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理也變得越來越麻煩。而對(duì)于檔案管理來說，管理的難度也隨之上升。因此在信息化背景下改善創(chuàng)新檔案管理工作，已成為研究的重點(diǎn)，合理的方式不僅能提高檔案整理的效率，同時(shí)也會(huì)提升檔案保存和分類的有效性。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；創(chuàng)新

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會(huì)的歷史過程。這是通過現(xiàn)代通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等工具，將需處理目標(biāo)的各種屬性元素收集、整理成數(shù)據(jù)信息庫(kù)，用以更高效能地滿足使用者實(shí)現(xiàn)其行為目的的一種技術(shù)，是人類生產(chǎn)力發(fā)展中的一大進(jìn)步。當(dāng)信息化已成一種趨勢(shì)時(shí)，檔案管理也需要趁勢(shì)而動(dòng)，檔案工作者必須從新的角度去思考檔案管理與之相結(jié)合的方式方法及理論邏輯，重新構(gòu)建在新技術(shù)環(huán)境下即信息化時(shí)代中檔案管理與服務(wù)的系統(tǒng)框架，以充分利用新生產(chǎn)力推動(dòng)檔案管理的實(shí)質(zhì)性發(fā)展。檔案信息化管理是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，也是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)， 它是一個(gè)艱苦的、長(zhǎng)期的過程。通過研究檔案的數(shù)據(jù)化信息整合原則，從而推導(dǎo)并搭建出檔案工作的現(xiàn)代化管理體系，使之更為人性化、系統(tǒng)化。這樣，我們就將信息化技術(shù)帶來的大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)如何實(shí)際結(jié)合事業(yè)單位檔案信息數(shù)據(jù)的收集分析，來作為事業(yè)單位檔案管理工作效能提高的突破口。

一、信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理需面對(duì)的攻關(guān)課題

信息化技術(shù)的推動(dòng)下，通過大幅度提高信息數(shù)據(jù)收集的數(shù)量，并對(duì)其進(jìn)行更加系統(tǒng)化的處理與分析工作，能夠推導(dǎo)出原本手工人力管理難以甚至無法實(shí)現(xiàn)的組織管理模型，從而為事業(yè)單位檔案管理提供了嶄新的管理思路。

（一）事業(yè)單位檔案信息資料收集工作中碰到的難點(diǎn)。目前，事業(yè)單位檔案管理主要有以下幾個(gè)內(nèi)容：第一，編教職員工的檔案資料，這是檔案的主體；第二，離退休人員的檔案資料；第三，離職人員未轉(zhuǎn)出的檔案資料。因?yàn)槭聵I(yè)單位工作人員一般擁有較高的學(xué)歷和水平，社會(huì)對(duì)其有著大量的崗位需求，產(chǎn)生了比較頻繁的流動(dòng)性，期間可能遇到各種客觀原因，出現(xiàn)較多的人事檔案資料暫時(shí)沒有跟隨其轉(zhuǎn)移的情況。若是依照學(xué)科門類管理人事檔案，會(huì)產(chǎn)生龐大數(shù)據(jù)規(guī)模和繁雜的信息層次?，F(xiàn)階段，總體上事業(yè)單位檔案管理工作都在推進(jìn)實(shí)施信息化建設(shè)，但是依然存在信息化程度暫時(shí)不高，大量檔案還是以紙質(zhì)形式存在的現(xiàn)象。故而在當(dāng)前背景下，如何將人事檔案信息數(shù)據(jù)化，有效收集歸檔紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)是事業(yè)單位人事檔案的一大挑戰(zhàn)。

（二）事業(yè)單位檔案管理工作方式需要變革。目前，依然在大部分事業(yè)單位使用的傳統(tǒng)檔案管理模式，人事檔案資料依舊必須進(jìn)行效率質(zhì)量低下的手動(dòng)查詢。當(dāng)務(wù)之急，是對(duì)事業(yè)單位檔案紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子數(shù)據(jù)化歸檔處理，用信息技術(shù)來取代落后的手動(dòng)操作，搭建大數(shù)據(jù)云管理平臺(tái)來保存、統(tǒng)計(jì)、分析事業(yè)單位檔案資料，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作簡(jiǎn)潔化、程序化、規(guī)范化目標(biāo)。

（三）事業(yè)單位檔案信息保密工作風(fēng)險(xiǎn)性提高。任何一種檔案都有需要保密的義務(wù)，這既是對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)，同時(shí)也是對(duì)集體負(fù)責(zé)。事業(yè)單位同樣也需要對(duì)檔案管理實(shí)行嚴(yán)格的保密工作制度。但是目前許多單位就做好保密工作基本上缺少較為完善的保密制度。這主要是由單位本身的性質(zhì)所決定的。事業(yè)單位大多處于壟斷狀態(tài)，這種性質(zhì)決定了他們雖然也有一定的保密制度，卻不是很完善，一定意義上說，可有可無且嚴(yán)格執(zhí)行方面也打了折扣。而且部分單位領(lǐng)導(dǎo)并不重視已有的保密制度如何有效落實(shí)和執(zhí)行，這就使得現(xiàn)有制度成了空談，特別是在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)、信息化時(shí)代，給檔案信息保密工作帶來了不可預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）事業(yè)單位檔案管理和利用模式需要發(fā)展。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理并沒有一個(gè)完善的服務(wù)理念，也沒有與之相應(yīng)的管理權(quán)限統(tǒng)一歸屬機(jī)構(gòu)，這就導(dǎo)致了其在服務(wù)人事管理工作時(shí)十分被動(dòng)，也導(dǎo)致了檔案的利用率不高。檔案管理信息化，可以在云數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)檔案進(jìn)行多種管理操作，包括聚類、分類、相關(guān)性分析等等，能夠?qū)Σ煌畔?shù)據(jù)之間的關(guān)系做出分析，而傳統(tǒng)的檔案管理模式不具備這些功能，也無法實(shí)現(xiàn)信息化時(shí)代檔案工作的各種需求。

二、信息化時(shí)代事業(yè)單位檔案管理迎來新的機(jī)遇期

如前所述，在信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理工作面臨挑戰(zhàn)，但是，同樣也給檔案管理工作帶來了諸多機(jī)遇。

（一）信息化為檔案系統(tǒng)知情權(quán)建設(shè)提供機(jī)遇。長(zhǎng)期以來，事業(yè)單位檔案都是封閉式管理，這歸根于長(zhǎng)期的革命斗爭(zhēng)。在革命斗爭(zhēng)中，組織管理部門必須集中保存有關(guān)自己組織中成員的基本資料，便于充分了解其基本情況，掌握基本動(dòng)態(tài)，形成對(duì)組織中成員的基本管理依據(jù)。建國(guó)后很長(zhǎng)一段時(shí)間，也實(shí)行封閉式管理，這有其必要性和有效性。改革開放后，隨著整個(gè)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、政治建設(shè)都走上健康發(fā)展的軌道，封閉式的檔案管理模式已走出其固有的歷史語境。在整個(gè)國(guó)家日趨制度化、民主化和公開化的今天，原有的管理模式與當(dāng)前實(shí)行的全面深化改革思路南轅北轍。毫無疑問，一些檔案的逐漸公開，“實(shí)現(xiàn)人事檔案向本人有條件的部分開放和透明化操作，更能彰顯人事檔案存在的意義”，也更符合當(dāng)前中國(guó)深化改革的進(jìn)程。而檔案信息化為知情權(quán)建設(shè)提供了新的歷史機(jī)遇。檔案管理圍繞干部人事制度改革需要，提升服務(wù)意識(shí)，變“死檔案”為“活檔案”，從線下整理到線上管理，可以促進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。依托檔案信息平臺(tái)，對(duì)重要信息全面錄入，組織日常維護(hù)，提高檔案的管理與利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案全面、動(dòng)態(tài)化長(zhǎng)效管理。

（二）信息化豐富了檔案管理的技術(shù)手段。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作需要投入大量的人力資源和財(cái)力物力，依賴人工手段對(duì)檔案進(jìn)行記錄、整理、備份，嚴(yán)重依賴個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，檔案管理人員的工作強(qiáng)度大，對(duì)資源的占用也很大，并有著不高的檔案管理準(zhǔn)確性與效率這一系列的缺點(diǎn)?，F(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理提供了多功能高效率的管理手段，檔案收集建檔的輸入方式更加迅速準(zhǔn)確，并通過數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)降低信息管理的難度，檔案工作人員可以從數(shù)據(jù)庫(kù)中隨時(shí)查找所需檔案，而云數(shù)據(jù)平臺(tái)可以對(duì)檔案進(jìn)行分層分類操作，查找并建立不同檔案的關(guān)聯(lián)，可以利用包括圖片、視音頻等多種類型的數(shù)據(jù)信息來豐富檔案的存儲(chǔ)內(nèi)容，提升檔案管理的效率以及準(zhǔn)確性。此外，檔案管理的技術(shù)平臺(tái)選擇性更加主動(dòng)，檔案相關(guān)主管部門可以連通企業(yè)檔案管理平臺(tái)，合力打造檔案管理系統(tǒng)，使電子檔案的即時(shí)更新率大幅提高，最終可以做到人員變動(dòng)即時(shí)產(chǎn)生相關(guān)管理記錄。

（三）信息化提高了檔案時(shí)效性?，F(xiàn)代社會(huì)的檔案種類很多，這些檔案具有極強(qiáng)的時(shí)效性，以項(xiàng)目檔案信息為例，項(xiàng)目信息檔案具有較強(qiáng)的針對(duì)性，而很多項(xiàng)目的執(zhí)行時(shí)間較短，如果檔案的信息不能及時(shí)更新，則會(huì)導(dǎo)致檔案失效。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的周期較長(zhǎng)，已經(jīng)難以滿足檔案管理的需求，而互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)具備較強(qiáng)的時(shí)效性，可以最大限度提升檔案管理的敏感度，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)跟蹤，同時(shí)保證了檔案管理的交互性與動(dòng)態(tài)性?；诨ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)可以將現(xiàn)有的大數(shù)據(jù)、云處理、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等進(jìn)行有機(jī)整合，為檔案管理開辟新的空間，而這些數(shù)據(jù)處理技術(shù)的運(yùn)用可以最大限度提升檔案管理效率，從而保證了檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性。

三、根據(jù)信息化時(shí)代需求，尋找檔案管理的新途徑

采用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)等改造傳統(tǒng)檔案管理，不斷適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下檔案活動(dòng)的新特點(diǎn)，升華事業(yè)單位檔案管理素質(zhì)和服務(wù)效能，適應(yīng)并優(yōu)化應(yīng)對(duì)社會(huì)對(duì)檔案的新需求，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理途徑。

（一）提升檔案系統(tǒng)整體水平。提升檔案系統(tǒng)整體水平是事業(yè)單位檔案管理工作信息化的基礎(chǔ)性工作。這就需要檔案管理機(jī)構(gòu)依照系統(tǒng)集成要求的理念來將信息化運(yùn)用到整個(gè)檔案管理工作中來。信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于整個(gè)系統(tǒng)，在于組成系統(tǒng)的節(jié)點(diǎn)方面?？v向或者橫向都能夠滿足整個(gè)系統(tǒng)的要求，才能保障檔案系統(tǒng)發(fā)揮綜合優(yōu)勢(shì)、提升綜合能力。按馬克思主義系統(tǒng)論原理，一個(gè)關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)往往有可能導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)不通暢，同時(shí)，所有的節(jié)點(diǎn)不管是裝備水平，或者在應(yīng)用能力上都做不到齊頭并進(jìn)。因此，應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)一些事業(yè)單位試點(diǎn)構(gòu)建高水平的檔案系統(tǒng)，提升檔案系統(tǒng)整體水平，通過試點(diǎn)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，再做推廣，全面推進(jìn)整個(gè)檔案系統(tǒng)水平不斷提升。

（二）加強(qiáng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)力度。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化作為檔案管理信息化的重要過程，這就提出對(duì)檔案管理中系統(tǒng)思維意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化的要求，是做好檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。首先，公文制發(fā)是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作必須完成的第一步基礎(chǔ)。檔案是由公文生成的，因此，公文在制發(fā)過程中是否達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，將影響到檔案形成時(shí)的質(zhì)量，是檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)決定性步驟。所以，務(wù)必制定好符合信息化要求的公文制發(fā)規(guī)范，才能為后續(xù)轉(zhuǎn)換為檔案的環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化打下一個(gè)正確可行的工作基礎(chǔ)。其次，實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是解決檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化工作中問題的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。檔案工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化過程中遇到的最大難題就是近似公文重復(fù)、立卷組合無序。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化最終要實(shí)現(xiàn)最大化利用檔案保管價(jià)值，并使建立完整的案卷庫(kù)存以及便捷的檢索程序。這時(shí)候，解決工作中存在的問題，并實(shí)現(xiàn)以上提及的目標(biāo)就必須實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔工作原則。這一原則，便是要以本單位形成的文件為主進(jìn)行文件歸檔的原則。這條原則不但要作為文書立卷歸檔工作的基本原則，還在檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作中有著重要的地位。最后，要保障檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的可靠性，就必須提高案卷質(zhì)量。通過多方面多層次的工作實(shí)踐得出案卷材料收集的完整性直接影響并決定了檔案的最終價(jià)值。立卷方法、案卷裝訂質(zhì)量是提高檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化這一進(jìn)程中，我們不僅要在立卷方法問題上下功夫，力爭(zhēng)使檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索更加精確便捷，還要注意提高案卷裝訂質(zhì)量，才能實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

（三）改善軟件硬件基礎(chǔ)條件。盡快建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)是事業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重要組成部分，是網(wǎng)絡(luò)的信息資源。建立資源配置合理，操作便捷、實(shí)用性的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案業(yè)務(wù)工作信息化的硬件基礎(chǔ)。事業(yè)單位建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以通過廣泛采用數(shù)字掃描、光學(xué)影像、音頻視頻轉(zhuǎn)換等現(xiàn)代化的技術(shù)手段，將圖紙、歸檔文件及現(xiàn)場(chǎng)開標(biāo)材料等不同載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并建立不同的檔案信息資源庫(kù)，突破傳統(tǒng)手工檢索管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和查閱，使檔案信息利用服務(wù)更加方便、快捷、高效。另一方面，要同時(shí)加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)，包括檔案信息互聯(lián)平臺(tái)系統(tǒng)架構(gòu)、檔案資料數(shù)字化工具配置。這是檔案信息實(shí)現(xiàn)交流互通、資源共享的基本條件，檔案管理單位是否具備適應(yīng)信息化要求的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，關(guān)系著檔案信息化優(yōu)勢(shì)的實(shí)際價(jià)值。信息化硬件設(shè)施建設(shè)的過程中，事業(yè)單位應(yīng)考慮到本單位的客觀、科學(xué)、原則性需求，注意各個(gè)環(huán)節(jié)的相互關(guān)聯(lián)，要從本單位經(jīng)濟(jì)條件出發(fā)，與檔案部門預(yù)算資金現(xiàn)狀相結(jié)合，采用有計(jì)劃有時(shí)間安排的逐步建設(shè)完善方式。在采購(gòu)和替換硬件的過程中，高配設(shè)備作為服務(wù)器，低配設(shè)備作為使用終端，以確保有限的資金得以充分利用。

（四）改革管理與監(jiān)督機(jī)制。客觀的評(píng)價(jià)是提高檔案管理水平的有效方式與手段，通過客觀評(píng)價(jià)，有利于檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的不足與問題，并及時(shí)改進(jìn)，提高自身檔案管理與服務(wù)水平。在嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)的同時(shí)， 及時(shí)跟進(jìn)完善信息系統(tǒng)管理制度，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理， 確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全。完善電子文件歸檔工作的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)制度，確保歸檔數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、有效。在傳統(tǒng)文本檔案信息化過程中，要提高對(duì)電子數(shù)據(jù)的保護(hù)意識(shí)， 要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)， 加強(qiáng)新技術(shù)安全培訓(xùn)，積極使用信息化時(shí)代的保密保全設(shè)備，防止失密、泄密事件發(fā)生。根據(jù)保密制度，不得與外網(wǎng)互聯(lián)的信息資料應(yīng)進(jìn)行物理斷網(wǎng)，在傳遞保密資料過程中不得使用外網(wǎng)形式。可以在互聯(lián)網(wǎng)中提供的已公開的檔案目錄查詢服務(wù)， 要堅(jiān)決貫徹《安全條例》，充分采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等多重防護(hù)硬件及軟件防御措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。在構(gòu)建完整的管理與監(jiān)督系統(tǒng)中，應(yīng)努力遵循如下幾個(gè)基本原則：一是動(dòng)態(tài)性原則。即隨著問題的發(fā)現(xiàn)應(yīng)該及時(shí)調(diào)整相關(guān)的服務(wù)工作。二是有效性原則，在管理與監(jiān)督中評(píng)價(jià)的內(nèi)容應(yīng)該適用于檔案信息用戶，便利用戶。三是整體性原則，就管理與監(jiān)督而言，應(yīng)該從多個(gè)角度、全方位進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，避免出現(xiàn)片面化。

四、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作信息化的進(jìn)程，是一個(gè)充滿了機(jī)遇與挑戰(zhàn)，需要不斷轉(zhuǎn)變思路與發(fā)展創(chuàng)新的過程，是一個(gè)需要時(shí)間規(guī)劃，多方面多層系統(tǒng)整合的工程。事業(yè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)必須要意識(shí)到信息化所帶來的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，要及時(shí)做好思想轉(zhuǎn)變，來應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代不斷推陳出新的社會(huì)需求以及突發(fā)情況，充分利用全新的理念來針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革與創(chuàng)新，充分發(fā)揮人事檔案的作用。

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