新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新研究

駱南南 王立山

【摘要】隨著事業(yè)單位改革的深化，事業(yè)單位創(chuàng)新檔案管理體系成為了必然趨勢，發(fā)展新技術(shù)，提高科技水平，了解檔案管理工作的重要性是新時代事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新研究

一、創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的重要性

（一）順應時代的發(fā)展，深化事業(yè)單位的改革。現(xiàn)在檔案管理的種類和功能逐漸豐富，不像傳統(tǒng)模式中只能局限在人工審核項目之中，增加了網(wǎng)絡服務功能和智能化數(shù)字化功能，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入檔案管理中。而進行事業(yè)單位檔案管理研究的同時加快了事業(yè)單位的改革，員工失業(yè)的背后是改革傳統(tǒng)工作體制，競爭上崗，增強事業(yè)單位活力。加強我國事業(yè)單位檔案管理的研究可以從基本上保障事業(yè)單位的全面發(fā)展，深化事業(yè)單位的改革。

（二）促進我國檔案的公開性與透明度。促進我國檔案的公開性與透明度同時促進了我國社會主義法律體系的建立，檔案管理在我國居民的日常生活和國家管理中占據(jù)著至關(guān)重要的位置。保障我國事業(yè)單位檔案的公開性與透明度，促進單位的檔案的真實性，要求各部門內(nèi)部相互監(jiān)督，避免部分工作人員進行非法操作，損害普通人民群眾的利益。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理體系不完善。檔案管理體系的不完善是導致事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)問題的根本原因。這種不完善導致了整個事業(yè)單位管理效率大大下降，檔案管理缺乏監(jiān)督，內(nèi)部人員工作散漫，應付領(lǐng)導檢查。除此之外工作人員無事可做，出現(xiàn)冗員的情況。這些都加劇了檔案管理工作的不連貫和工作進程下降的速度，無法進行正確的管理。

（二）檔案管理的法制建設不夠全面。我國事業(yè)單位檔案的公開性和透明度不高主要是檔案管理法治建設的不完善。檔案的管理沒有完善的法律制度的保障，就存在著部分管理人員鉆法律的漏洞，故意增加審批程序，以手續(xù)不齊全為理由，阻礙公民查詢自己的檔案，破壞公民的知情權(quán)。次要原因是監(jiān)管部門的執(zhí)法力度不夠，沒有嚴格按照法律法規(guī)辦事，甚至有工作人員相互勾結(jié)，聯(lián)合起來進行非法操作，獲取利益。這樣就損害了人民群眾的利益，很大程度上造成了公民的信息外泄，導致事業(yè)單位信息混亂，破壞法律體系，嚴重危害市場秩序。

（三）檔案管理人員工作能力不強。事業(yè)單位的檔案管理工作量巨大，要求工作人員每日都需要對檔案進行清查、審核、分類，將缺失的檔案經(jīng)過實際調(diào)研，調(diào)出備份進行補齊，對檔案內(nèi)容與實際情況存在較大差異的，及時走訪，改正錯誤，保證檔案內(nèi)容與實際情況的一致性。可是在實際情況中，傳統(tǒng)檔案由普通工作人員管理，工作人員沒有受過專業(yè)的學校教育，甚至入職前的單位培訓往往被忽視，流于表面，導致事業(yè)單位檔案管理工作人員理論知識匱乏，實際操作經(jīng)驗不足，影響檔案管理工作的質(zhì)量。

三、創(chuàng)新新形勢下事業(yè)單位檔案管理的措施

（一）加強領(lǐng)導的重視力度。檔案管理工作不僅僅是基層工作人員自身的問題，同時也和領(lǐng)導的觀念息息相關(guān)，事業(yè)單位領(lǐng)導要加強控制觀念。有些領(lǐng)導對檔案管理的認識并不充分，認為檔案管理工作只是對一些基礎(chǔ)的檔案信息進行記載、收集、整理并且保管，不需要耗費大量的人力物力財力進行深度調(diào)研，在人員配置的過程中減少甚至不分配人員管理。所以領(lǐng)導和員工要不斷加強正確的檔案管理意識，意識到檔案管理的重要性，明白檔案管理工作并不是獨立出來的個體，領(lǐng)導要不斷增強意識，帶動職工一起學習深化，使得檔案管理工作在事業(yè)單位中受到的重視程度越來越高。

（二）引進數(shù)字化檔案管理。數(shù)字化管理檔案不是簡單地將檔案導入計算機，是利用計算機進行檔案管理，實現(xiàn)檔案的交互性、智能化和數(shù)字化。檔案內(nèi)容利用計算機導入，將檔案內(nèi)容數(shù)字化，并將檔案內(nèi)容存入數(shù)據(jù)庫，居民可以通過有效證件驗證實現(xiàn)檔案內(nèi)容的交互性，居民自行在數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵詞對有效信息進行檢索查閱，并且通過網(wǎng)絡共享，居民可以在線監(jiān)督檔案管理人員的管理行為，這同時也是增加檔案管理透明度的重要舉措。其次是將檔案管理智能化，這是數(shù)字化管理檔案的核心工作，利用高新技術(shù)互聯(lián)網(wǎng)智能管理，自動分析在海量檔案中的缺失部分。再有，工作人員實時調(diào)研，整理回報，大大縮小了檔案管理工作人員的工作量，并且通過掃描、自動分析將檔案逐個分類成冊、并且自動添加關(guān)鍵詞，方便日后的檢索。通過建立一套完善的信息化管理程序，將計算機編程融入日常的管理活動中去。

（三）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理來說具有很重要的作用，領(lǐng)導階層要充分認識到檔案管理對企業(yè)和單位發(fā)展的重要性，提高管理人員的綜合素質(zhì)。單位領(lǐng)導可以對管理人員進行經(jīng)常性的培訓，提高管理人員對檔案管理的認識，并且可以在培訓過程中激發(fā)員工的潛能，發(fā)掘本身具有檔案管理專業(yè)素質(zhì)的工作人員，提高員工對檔案管理工作的興趣，從而提升自身的綜合素質(zhì)，做好檔案管理工作。

（四）完善事業(yè)單位檔案管理的流程。要促進我國事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展就必須建立完善的經(jīng)營管理系統(tǒng)。完善檔案管理體系的范圍很廣，包括了事業(yè)單位檔案管理的財務管理，人員管理、檔案監(jiān)管系統(tǒng)，這不是僅僅靠檔案管理部門一家單獨就能夠完成的，需要上級部門的大力支持，在必要的時候提供資金、技術(shù)的支持。資金和技術(shù)是建立完善的檔案管理系統(tǒng)的兩大基礎(chǔ)，可以將檔案管理模式內(nèi)部的管理模式系統(tǒng)化、科學化。

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