基于數(shù)字化的事業(yè)單位檔案管理探析

張勇

【摘要】本文分析了事業(yè)單位檔案的重要性；探討了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題；筆者通過結(jié)合個(gè)人工作經(jīng)驗(yàn)，就如何做好數(shù)字化的檔案管理工作展開了討論。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；數(shù)字化；問題；措施

檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等功效。檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求。

一、基于數(shù)字化的事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的思想認(rèn)識(shí)不充分。事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)能否順利進(jìn)行受很多因素影響，其中對(duì)它的“思想認(rèn)識(shí)”就是一個(gè)極為重要的方面。但是從當(dāng)下來看，很多人并沒有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，具體體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

1.單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)脫離實(shí)際。追求個(gè)人政績(jī)以及單位外在形象而盲從社會(huì)發(fā)展潮流，為了數(shù)字化而數(shù)字化的情況存在。從而導(dǎo)致在后續(xù)的檔案信息化管理方面存在較大問題，諸如重建設(shè)輕管理、重形式輕內(nèi)容等此類現(xiàn)象不絕于耳。

2.單位領(lǐng)導(dǎo)、工作人員對(duì)數(shù)字化的檔案管理工作認(rèn)識(shí)深度不足。檔案數(shù)字化建設(shè)既要求相關(guān)人員錄入館藏傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，又要求其緊跟社會(huì)發(fā)展潮流進(jìn)行最新信息與資源的收集整理。此外，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、客戶端APP開發(fā)、網(wǎng)頁(yè)建設(shè)等等都包含在內(nèi)，因此它是一項(xiàng)極為復(fù)雜且繁瑣的工作。但是一些單位工作人員卻對(duì)這些問題認(rèn)識(shí)不足、準(zhǔn)備不充分，最終導(dǎo)致經(jīng)費(fèi)不足、人手不夠等問題頻頻出現(xiàn)，從而又會(huì)降低檔案管理工作的整體效率。

（二）數(shù)字檔案管理工作所需要的配套設(shè)施不完善。檔案數(shù)字化建設(shè)離不開具有較高性能的軟硬件作為基礎(chǔ)支撐。但是由于缺乏對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的深刻認(rèn)識(shí)，一些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為只要借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以實(shí)現(xiàn)檔案的全部開發(fā)與利用，因此不注重對(duì)檔案數(shù)字化管理環(huán)境、配套設(shè)備等方面進(jìn)行完善。一方面，致使其內(nèi)部檔案室條件極為簡(jiǎn)陋，甚至有些單位根本沒有為檔案管理工作留出一席之地。另一方面，使得配套設(shè)備落后陳舊，得不到及時(shí)更新。此外，軟件系統(tǒng)的不完善與不流暢也會(huì)導(dǎo)致用戶查閱體驗(yàn)較差，不利于檔案整體利用效率的提升。

（三）規(guī)章制度不科學(xué)。一方面由于檔案數(shù)字化建設(shè)作為一種新興事物，我們?nèi)狈?duì)此工作的制度建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。另一方面，伴隨著檔案管理環(huán)境的變化，原有的一些檔案管理制度都不再適用于當(dāng)下。所以在實(shí)際的檔案管理過程中難免會(huì)出現(xiàn)規(guī)章制度與實(shí)際情況相矛盾的現(xiàn)象。

（四）信息安全不可靠。造成事業(yè)單位檔案資源不安全的因素有二：一是檔案管理部門缺乏對(duì)數(shù)字化檔案管理的安全意識(shí)，導(dǎo)致其審查與管理力度不足。二是伴隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，黑客的竊密技術(shù)也得到飛速發(fā)展，嚴(yán)重威脅著檔案信息安全。以前段時(shí)間流行的“勒索病毒”為例，正是由于一些檔案管理部門平時(shí)不注重加強(qiáng)防范，不注重技術(shù)維護(hù)，從而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息被封鎖。

二、做好數(shù)字化檔案管理工作的措施分析

（一）不斷提升檔案數(shù)字化建設(shè)的思想認(rèn)識(shí)。首先應(yīng)當(dāng)從提升單位領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)識(shí)入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部明白做好事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，最大程度爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工，對(duì)每一項(xiàng)具體的與數(shù)字化建設(shè)有關(guān)的工作設(shè)置專職的管理崗位，將數(shù)字化的檔案管理工作由被動(dòng)局面轉(zhuǎn)化為主動(dòng)。最后，單位應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動(dòng)，普及數(shù)字化檔案管理知識(shí)，以提升社會(huì)各界對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度。

（二）不斷完善檔案數(shù)字化建設(shè)所需的基礎(chǔ)設(shè)施。完善的軟、硬件配置一方面有利于促進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，另一方面也有利于提升檔案管理的質(zhì)量和效率。因此，單位不僅要為檔案管理工作配備良好的計(jì)算機(jī)及系統(tǒng)；也要防患于未然，投入一定的資金來聘請(qǐng)專員設(shè)置嚴(yán)密的安全防護(hù)系統(tǒng)。

（三）不斷更新補(bǔ)充檔案數(shù)字化建設(shè)的規(guī)章制度。首先，應(yīng)當(dāng)要求檔案管理工作人員嚴(yán)格依照《檔案法》的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行材料收集、歸檔、調(diào)閱等。其次，要求單位要在《檔案法》的基礎(chǔ)上，依據(jù)單位實(shí)際發(fā)展水平對(duì)各項(xiàng)規(guī)則進(jìn)行細(xì)化。最后，為了確保數(shù)字化檔案管理制度的有效推行，單位應(yīng)當(dāng)制定責(zé)任追究制度，對(duì)于一些檔案泄密行為、違反規(guī)則的行為進(jìn)行追責(zé)與制裁。

（四）不斷加強(qiáng)檔案信息的安全性建設(shè)。首先事業(yè)單位檔案部門應(yīng)當(dāng)通過宣傳講座等形式提升部門工作人員的安全意識(shí)。其次，單位要采取有效措施、運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息的保護(hù)。最后，相關(guān)部門要加強(qiáng)內(nèi)部管理，不僅要提升工作人員思想素質(zhì)準(zhǔn)入門檻，也要對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行定期思想素質(zhì)考核。

（五）不斷加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，以提高其綜合素質(zhì)。首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，單位應(yīng)當(dāng)積極邀請(qǐng)業(yè)界專家進(jìn)行知識(shí)講座，以擴(kuò)充檔案管理工作人員視野，提升其檔案管理工作水平。其次，單位應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，以使工作人員能夠方便快捷地運(yùn)用信息系統(tǒng)。最后，為了提升檔案管理工作人員的道德素質(zhì)，單位應(yīng)當(dāng)在人員招聘時(shí)加大對(duì)工作人員的思想道德素質(zhì)考察。

四、小結(jié)

綜上所述，檔案管理的數(shù)字化能夠幫助事業(yè)單位提升整體工作水平。但是從當(dāng)下來看，我們?cè)跈n案數(shù)字化建設(shè)管理過程中仍然存在一些問題。為此，我們必須要通過提升思想認(rèn)識(shí)、完善基礎(chǔ)設(shè)施、更新補(bǔ)充規(guī)章制度、加強(qiáng)檔案安全建設(shè)四個(gè)方面來提升檔案管理工作的整體水平。

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