芻議檔案管理工作的重要性及對(duì)策

韓雪童

【摘要】對(duì)各單位而言，檔案管理不單單是記錄廣大職工的工作發(fā)展情況，也是對(duì)單位自身發(fā)展的客觀真實(shí)記錄，檔案材料保存了單位各個(gè)發(fā)展階段的實(shí)際情況，為未來(lái)的持續(xù)發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)。因此我們必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取科學(xué)有效的措施真正開(kāi)展好檔案管理，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；重要性；對(duì)策

一、檔案管理工作的重要性

一方面，檔案管理工作是否能夠高效科學(xué)地開(kāi)展在很大程度上反映了單位實(shí)際發(fā)展情況和內(nèi)部管理水平。單位在自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中必然會(huì)有諸多業(yè)績(jī)成果，而它們都會(huì)被記錄到檔案材料中來(lái)，要更加深入地掌握和了解單位的歷史發(fā)展情況，查詢(xún)檔案是一種有效而快速的手段，因此各單位的持續(xù)健康發(fā)展必須要依靠檔案管理工作。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，在新時(shí)期新形勢(shì)下我們必須要盡快轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念，積極改革創(chuàng)新檔案管理方法，讓檔案資料能夠更加真實(shí)準(zhǔn)確地反映單位發(fā)展的具體情況，真正把檔案管理和單位內(nèi)部管理聯(lián)系起來(lái)，從而確保各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。綜上，開(kāi)展好檔案管理工作對(duì)推動(dòng)單位持續(xù)發(fā)展而言具有非常重要的意義。

另一方面，檔案材料是各單位在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中逐漸積累形成的，是對(duì)過(guò)去各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)客觀記錄，對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策具有十分重要的輔助作用。單位領(lǐng)導(dǎo)和管理者能夠借助于對(duì)檔案材料的分析和研究，對(duì)單位過(guò)去工作不斷總結(jié)，積極吸取借鑒之前的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)結(jié)合當(dāng)前本單位的實(shí)際發(fā)展情況制定出更加科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，做出更加正確的管理決策。同時(shí)，做好檔案管理工作還能夠?yàn)閱挝黄渌块T(mén)與職工帶來(lái)更加全面和個(gè)性化的檔案服務(wù)，充分發(fā)揮出檔案資源的價(jià)值和作用，保證本單位各部門(mén)業(yè)務(wù)的有序開(kāi)展。由此能夠看出，做好檔案管理工作意義重大。

二、檔案管理工作的有效對(duì)策

（一）確立檔案管理工作新格局。新時(shí)期下，檔案管理工作必須要緊密結(jié)合本單位的核心業(yè)務(wù)，確立檔案管理工作新格局。管理工作人員應(yīng)當(dāng)定期匯報(bào)具體的工作情況，第一時(shí)間解決好具體管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，進(jìn)一步提升管理工作主動(dòng)權(quán)。檔案管理工作可以說(shuō)是單位內(nèi)控管理過(guò)程中的重要組成部分，應(yīng)當(dāng)將其納入到本單位的實(shí)際發(fā)展規(guī)劃中來(lái)，構(gòu)建更加系統(tǒng)化的管理體系。必須將檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作共同規(guī)劃，保證各項(xiàng)工作貫徹落實(shí)，確保檔案管理部門(mén)和檔案管理工作人員能夠主動(dòng)履行好職能，提高檔案管理工作效率。同時(shí)還應(yīng)當(dāng)對(duì)各種檔案信息資源予以統(tǒng)一管理，實(shí)施多元化的檔案信息資源整理歸檔策略，開(kāi)展好紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作，真正構(gòu)建新的檔案管理工作格局，促進(jìn)本單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的有序開(kāi)展。

（二）加強(qiáng)檔案工作的全程管理。單位組織進(jìn)行各項(xiàng)管理工作時(shí)必須要同時(shí)開(kāi)展好檔案跟蹤服務(wù)，重視相關(guān)信息資源和材料的整理歸檔，正確認(rèn)識(shí)到單位檔案管理服務(wù)工作需求，有效開(kāi)展信息資源服務(wù)，特別是本單位重點(diǎn)業(yè)務(wù)的組織開(kāi)展和重要文件材料，檔案管理工作人員必須積極參與，確保檔案資源從形成到歸檔全過(guò)程的全方位管理。比如說(shuō)重要業(yè)務(wù)活動(dòng)所涉及到的檔案信息材料，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)提前參與，及時(shí)創(chuàng)建檔案目錄，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好信息材料的歸檔整理工作；又例如說(shuō)針對(duì)各種電子文件材料的管理，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間做好收集歸檔工作，檔案工作人員需要對(duì)各類(lèi)電子文件材料的基本情況有充分的了解，對(duì)電子材料的類(lèi)型、范圍和格式等統(tǒng)一做好規(guī)范化處理，保證電子檔案的安全和完整。

（三）推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。促進(jìn)單位檔案管理信息化建設(shè)必須要借助于人才、設(shè)備和技術(shù)的支撐，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)真正重視這一工作，不斷促進(jìn)單位檔案資源管理工作效率的提升。依靠檔案信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案材料的有效整合，一方面應(yīng)當(dāng)更加努力深入地探索檔案信息材料的共享機(jī)制，利用信息技術(shù)對(duì)單位相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)高效管理，進(jìn)而更為準(zhǔn)確地對(duì)各類(lèi)檔案材料進(jìn)行歸類(lèi)、識(shí)別與傳輸；另一方面需要更加深入地探索檔案信息的整合方式，推動(dòng)多元化整合。根據(jù)檔案信息資源的具體情況和實(shí)際特征，將其轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)型文檔，不斷提升檔案信息資源整合效果。

（四）充分挖掘檔案資源價(jià)值。一方面，要盡可能地把檔案信息材料轉(zhuǎn)化為具有較高價(jià)值的資源，檔案管理工作人員要不斷更新自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高管理工作水平，把檔案材料中的顯性知識(shí)與單位經(jīng)營(yíng)管理的隱形知識(shí)結(jié)合起來(lái)，根據(jù)單位的具體情況把檔案信息資源挖掘提升到戰(zhàn)略高度。借助于科學(xué)有效的措施來(lái)深入挖掘檔案材料中有價(jià)值的資源并將其真正轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。另一方面，需要進(jìn)一步創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案材料開(kāi)發(fā)利用工作模式。檔案材料的實(shí)際價(jià)值必須要借助于檔案服務(wù)來(lái)突顯，檔案管理工作人員需要主動(dòng)和其他部門(mén)交流溝通，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，更新檔案結(jié)構(gòu)并實(shí)現(xiàn)各部門(mén)的共享利用。在挖掘檔案信息服務(wù)的過(guò)程中，也需要積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提供各種豐富的檔案咨詢(xún)、共享，努力推進(jìn)檔案服務(wù)創(chuàng)新。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案材料表現(xiàn)出真實(shí)性、廣泛性以及豐富性的基本特征，做好檔案管理工作是幫助各單位提高檔案資源利用效率，促進(jìn)檔案材料價(jià)值提升的重要方式。通過(guò)本文的研究，我們更應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，依靠科學(xué)的策略來(lái)促進(jìn)單位檔案管理水平的不斷提升，從而實(shí)現(xiàn)單位的持續(xù)健康發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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