提高檔案管理科學化水平的策略分析

潘之柱

【摘要】提高檔案管理科學化水平具有重要意義，有利于提高檔案資源利用效率，滿足人們使用檔案的需要，促進檔案管理和服務水平的提升。目前檔案管理存在不足，需要作如下完善和改進：重視原稿管理，完善管理規(guī)章制度，注重檔案安全管理，提高管理人員素質(zhì)，注重現(xiàn)代信息技術應用。

【關鍵詞】檔案管理；科學化水平；原稿管理；安全管理

為促進檔案資料得到科學合理利用，使其有效滿足人們需要，創(chuàng)新管理策略，優(yōu)化檔案管理服務方式，提升檔案管理科學化水平是必要的。但目前在檔案管理活動中，一些管理人員的責任心不強，相關制度未能得到嚴格落實，制約了檔案管理科學化水平的提升，有必要完善和改進。

一、提高檔案管理科學化水平的意義

要想促進檔案資料得到充分合理利用，創(chuàng)新管理方式，提高檔案管理科學化水平是必要的，其重要意義表現(xiàn)在以下幾點：

（一）提高檔案資源利用效率。傳統(tǒng)檔案管理過程中，主要由工作人員對檔案資料進行編號，然后開展管理活動。這種方式不僅難以提高管理水平，還影響檔案資料利用效率的提升。而通過完善管理規(guī)章制度，重視現(xiàn)代信息技術應用，有利于實現(xiàn)檔案資料的科學利用，促進利用效率的提升。

（二）滿足人們使用檔案的需要。在完善的管理制度約束下，有利于規(guī)范管理人員的日?；顒?，使其有效滿足檔案管理的需要。同時還有利于為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務，讓管理活動有效開展下去，促進檔案資源充分發(fā)揮作用。

（三）促進檔案管理和服務水平的提升。檔案管理人員要想提高管理水平，必須重視現(xiàn)代信息技術的應用，落實管理規(guī)章制度，明確自身職責，并建立科學的數(shù)據(jù)庫，注重掃描技術的應用。進而提高檔案管理數(shù)字化和信息化水平，方便人們查閱和使用檔案資料，進而提高檔案管理和服務水平。

二、當前檔案管理存在的問題與不足

盡管提升檔案管理科學化水平具有重要意義，但目前一些工作人員未能認真履行職責，相關制度沒有嚴格落實，影響工作水平的提高，存在的問題表現(xiàn)在以下幾點：

（一）檔案原件管理被忽視。在檔案管理中，不注重原件管理，沒有將其認真保留下來，甚至任意刪減或篡改電子檔案的內(nèi)容。

（二）檔案歸檔管理不被重視。以前在檔案管理中，歸檔管理受到普遍重視，工作人員嚴格編號和歸檔。但隨著計算機和掃描技術的應用，數(shù)字化檔案越來越多，一些工作人員忽視歸檔管理，未能認真編號和管理，不利于提升管理水平。

（三）檔案安全管理被忽視。例如，現(xiàn)有安全管理制度沒有落實，紙質(zhì)檔案受鼠害、火災等影響。電子檔案安全管理不到位，沒有認真使用防火墻技術、密鑰技術等，導致檔案資料丟失。

三、提高檔案管理科學化水平的策略

為彌補檔案管理的不足，有效提升檔案管理科學化水平，結合具體工作需要，可以采取以下完善對策：

（一）加強檔案原件管理，避免檔案資料丟失。不管是數(shù)字檔案和文字檔案，都要加強原件管理，避免檔案資料丟失。重視文字檔案編號，做好防潮防水活動，防止丟失檔案資料。數(shù)字化檔案制作或打印后，不得任意修改內(nèi)容，應該及時存儲和備份，確保原件資料完整。

（二）完善管理規(guī)章制度，加強歸檔管理。根據(jù)檔案管理需要建立完善的管理規(guī)章制度，更好約束和規(guī)范檔案管理各項活動，推動各項工作制度化與規(guī)范化。落實檔案管理責任制，明確管理人員職責，讓他們嚴格按要求開展管理活動。建立并落實獎懲激勵機制，激發(fā)管理人員主動性和熱情，讓他們更好適應實際工作需要，促進檔案管理水平的提高。

（三）重視檔案安全管理，確保檔案資料安全可靠。加強紙質(zhì)檔案的安全管理，做好編號和存儲工作，完善基礎設施建設，加強鼠害、火災等防治活動，做好防潮防水工作，避免檔案資料受損或丟失。重視電子檔案安全管理，做好數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)的維護和管理活動，注重防火墻技術、密鑰技術、訪問控制技術的應用，避免檔案資料丟失，方便資料查閱，有效提升檔案管理科學化水平。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)，有效適應具體工作需要。注重責任心強、專業(yè)扎實的檔案管理人員的引進，充實檔案管理隊伍。完善教育和培訓機制，讓檔案管理人員不斷提高綜合技能和素質(zhì)，有效適應管理活動的需要。檔案管理人員要增強學習的主動性，掌握計算機技術、掃描技術等應用技巧，認真學習管理規(guī)范流程和規(guī)章制度，嚴格按要求開展檔案管理活動，適應新情況和新需要，努力提高管理工作的實效性。

（五）重視現(xiàn)代信息技術應用，優(yōu)化檔案管理服務方式。順應時代發(fā)展要求，在檔案管理中注重計算機、互聯(lián)網(wǎng)和掃描技術應用，有效提升檔案管理數(shù)字化水平，為各項工作開展奠定基礎。還要注重光盤制作、多媒體技術應用，推動檔案管理數(shù)字化進程，為廣大檔案使用者提供個性化服務。進而便利檔案信息資源共享，方便人們查閱和使用檔案資料。要構建完善的數(shù)據(jù)庫，做好檔案信息資源存儲工作。同時還要為使用者提供在線咨詢服務，密切相互聯(lián)系，及時解答檔案使用人員的提問，為他們推送豐富的信息資源。最終有效提升檔案管理的科學化水平，優(yōu)化檔案管理服務方式。

四、結束語

總之，為促進檔案管理科學化水平提升，應該充分認識其重要作用，根據(jù)存在的不足，有針對性地采取措施進行完善。同時還要落實管理規(guī)章制度，明確管理人員職責，并提高管理人員的綜合素質(zhì)。從而有效適應檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進檔案管理水平和檔案服務質(zhì)量提升。

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