論秘書應(yīng)具備的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)

付蓉

【摘要】秘書工作的特點(diǎn)決定了這項(xiàng)工作對從業(yè)人員綜合能力有較高的要求，而所謂業(yè)務(wù)能力恰恰是一名合格秘書基本素質(zhì)的體現(xiàn)。尤其是在現(xiàn)階段社會發(fā)展的新形勢下，秘書工作被賦予了不同以往的職能，秘書這個(gè)職業(yè)也起了越來越重要的作用。因此，要想成為一名合格的秘書，自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)必須過硬，才能應(yīng)對越來越復(fù)雜的工作。

【關(guān)鍵詞】秘書工作；認(rèn)識事物能力；語言文字運(yùn)用能力；組織協(xié)調(diào)社交能力

秘書是專門從事辦公室程序工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)、并為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供服務(wù)的工作人員，其工作針對的主要是領(lǐng)導(dǎo)者，工作性質(zhì)是輔助管理。秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)表現(xiàn)為與秘書的本職工作密切相關(guān)的一些能力要求。由于秘書工作的內(nèi)容豐富多樣，所以秘書的能力要求也很多。那么，一名合格的秘書從業(yè)者應(yīng)該具備怎么樣的業(yè)務(wù)能力素質(zhì)呢？

一、認(rèn)識事物的能力

這種能力是指人們在經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，對客觀事物的本質(zhì)和規(guī)律能夠正確把握。秘書工作綜合性強(qiáng)，涉及范圍廣，經(jīng)常會遇到各種各樣的問題，這就要求從業(yè)人員具有較強(qiáng)的認(rèn)識和理解能力。

二、語言文字運(yùn)用能力

語言文字運(yùn)用能力包括口頭表達(dá)能力和文字表達(dá)能力。秘書部門是各部門工作聯(lián)系的樞紐，信息交匯的中心，這要求秘書從業(yè)人員必須具備全面而熟練的語言文字運(yùn)用能力。

（一）閱讀能力。秘書人員需要經(jīng)常性的處理大量文字材料，因此必須善于閱讀。一是要會精讀，對重要文件或經(jīng)典著作逐句逐字研究，從字里行間領(lǐng)會其微言大義。二是要能夠速讀和泛讀，善于大致瀏覽，領(lǐng)會精神實(shí)質(zhì)，提煉濃縮，摘要主旨。

（二）言談能力。語言能力是秘書的基本功之一。會說話這是一門學(xué)問，而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。秘書人員語言能力的基本要求是：口齒清楚，表達(dá)準(zhǔn)確，簡練明晰，措辭得體。懂得說話的藝術(shù)還包括了感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌等，需要從業(yè)人員由淺而深去掌握。

（三）理解和領(lǐng)會能力。要有較高的理解領(lǐng)會能力，要會聽話并理解別人的話，關(guān)鍵要聽得快，聽得清，記得牢。秘書人員要善于耐心傾聽和正確理解別人的發(fā)言，注意力集中，要具有靈敏的反應(yīng)力和深刻的理解力，牢固的記憶力和精湛的品評力。

（四）文字處理能力。文字處理能力是秘書人員的基本功。秘書從事各種應(yīng)用文的寫作，要求熟練掌握各種應(yīng)用文體的寫作技巧。同時(shí)，秘書人員的文字處理還要求較高的政治理論水平、豐富的科學(xué)文化知識和現(xiàn)實(shí)資料信息，以及較強(qiáng)的分析和認(rèn)識問題的能力，是一種綜合能力。

三、組織協(xié)調(diào)社交能力。

（一）協(xié)調(diào)能力。搞好協(xié)調(diào)是秘書部門的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。秘書人員的協(xié)調(diào)能力是指在領(lǐng)導(dǎo)的交辦下，積極主動地溝通信息，調(diào)節(jié)關(guān)系，統(tǒng)一步調(diào)，促進(jìn)工作靈活運(yùn)行，提高工作效率。一是對上協(xié)調(diào)，樹立全局意識。二是橫向協(xié)調(diào)，樹立協(xié)商意識。三是對下協(xié)調(diào)，要樹立服務(wù)意識。

（二）社交能力。處理人際關(guān)系是一門學(xué)問，而交際能力又是處理人際關(guān)系的重要因素?，F(xiàn)代秘書人員經(jīng)常需要跟隨領(lǐng)導(dǎo)參加一些社會活動或外出聯(lián)系工作，因而應(yīng)具有較強(qiáng)的社會活動能力，善于待人接物，要成為承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外的行家。交際能力又大多體現(xiàn)在協(xié)調(diào)工作和與領(lǐng)導(dǎo)的相處當(dāng)中，而這兩方面對于秘書人員事業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要，所以提高這種素質(zhì)，需要秘書人員不斷鍛煉自己的社交能力，掌握公關(guān)的技能，諳熟人際交往的藝術(shù)。

（三）辦事能力。秘書部門是辦事機(jī)構(gòu)，秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。秘書人員所從事的管理事務(wù)，都要有秘書人員獨(dú)立思考，獨(dú)立完成。秘書雖不必是“專才”，但一定是能文能武、遇事不慌、繁簡巨細(xì)都能應(yīng)付的“通才”，具有獨(dú)立辦事能力和組織管理能力。

（四）應(yīng)變能力。世界上的事物是瞬息萬變、不斷發(fā)展的，計(jì)劃和方案常常會與現(xiàn)實(shí)不相符，有時(shí)會突然變化，與預(yù)定大相徑庭。秘書承擔(dān)大量事物性工作，常會出現(xiàn)一些意想不到的情況，這就要求秘書人員遇事不慌、臨危不亂，要具有處事冷靜的應(yīng)變能力，處理問題既要符合原則，又要機(jī)動靈活，以達(dá)到預(yù)期目的。

四、熟練掌握辦公自動化設(shè)備的能力

隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)代技術(shù)在辦公室已經(jīng)普遍應(yīng)用，辦公室很多工作日趨自動化，對秘書提出了更高的要求，它要求秘書人員必須掌握運(yùn)用現(xiàn)代化先進(jìn)辦公設(shè)備的能力。在目前條件下，秘書人員應(yīng)掌握的主要技能有：會使用文字處理機(jī)、電子計(jì)算機(jī)、多功能電話、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，還要懂得其簡單構(gòu)造，掌握維修保養(yǎng)方法。同時(shí)，學(xué)會用電腦起草、修改文件，以及檔案資料檢索，縮微攝影技術(shù)等。秘書人員不僅要學(xué)會硬件操作，而且軟件編制，成為既懂秘書業(yè)務(wù)又懂電腦技術(shù)的通才。

綜上所述，秘書人員業(yè)務(wù)能力素質(zhì)直接關(guān)系到秘書能否完成好本職工作，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，將各項(xiàng)工作落實(shí)到實(shí)處，促進(jìn)社會各項(xiàng)事業(yè)不斷向前發(fā)展。

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