會展檔案信息化建設(shè)研究與實(shí)踐

尹艷梅

【摘要】會展檔案是指在會議、展覽、演藝、體育賽事以及大型活動過程中產(chǎn)生的文書、照片、音像等檔案。會展檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，如何實(shí)現(xiàn)一個(gè)綜合檔案室的信息化管理成為了檔案工作者必須思考的問題。文章以湖南國際會展中心檔案信息化為例，對數(shù)據(jù)庫的建立、檔案數(shù)字化建設(shè)以及集成化平臺建設(shè)進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案；數(shù)據(jù)庫；信息化

湖南國際會展中心館藏檔案6785盒，包括聲像、照片、文書、科技、財(cái)務(wù)等歷史工作形成的檔案。由于歷史原因，這些檔案資料整理、裝具不夠規(guī)范。受庫房保管條件限制，檔案資料面臨著聲像檔案消磁，照片檔案褪色，老的基建、文書檔案損壞的現(xiàn)象。

2016年，湖南國際會展中心對館藏檔案進(jìn)行規(guī)范化全面整理及數(shù)字化建設(shè)，并將檔案數(shù)據(jù)庫植入OA平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

一、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案數(shù)據(jù)庫就是將管理對象從“物質(zhì)流”向“電子流”轉(zhuǎn)變，一方面，檔案實(shí)體數(shù)字化得到實(shí)現(xiàn)，檔案管理過程自動化及元數(shù)據(jù)得以實(shí)現(xiàn)。另一方面，這些數(shù)據(jù)也為檔案資訊化應(yīng)用和檔案個(gè)性化服務(wù)、檔案數(shù)據(jù)聚合與挖掘等打下基礎(chǔ)，同時(shí)提供完善的備份方案以及集中的系統(tǒng)監(jiān)視和系統(tǒng)日志。湖南國際會展中心檔案數(shù)據(jù)庫以需求為主導(dǎo)，以完整地實(shí)現(xiàn)預(yù)期功能為目標(biāo)，充分考慮建設(shè)成本、運(yùn)行成本和維護(hù)成本，提高項(xiàng)目的性價(jià)比，通過系統(tǒng)框架和相應(yīng)單元的配置，建立起符合湖南國際會展中心實(shí)際情況的檔案核心數(shù)據(jù)庫。

（一）目錄數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫是替代紙質(zhì)和手工目錄實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索的主要途徑，是檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)的重要組成部分，通過對檔案目錄數(shù)字化，建立檔案目錄存儲、目錄數(shù)據(jù)處理和維護(hù)的系統(tǒng)。目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要充分考慮檢索點(diǎn)設(shè)置、著錄和標(biāo)引的規(guī)范、檢索內(nèi)容的合理性，以及符合國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，建立以用戶為中心的專業(yè)檢索、簡單檢索、智能檢索以及全文檢索等多途徑的檢索模式。

（二）全文數(shù)據(jù)庫。全文數(shù)據(jù)庫是指收錄原始資料全文的數(shù)據(jù)庫，也就是各類檔案的電子版格式系統(tǒng)。常見的數(shù)據(jù)來源有計(jì)算機(jī)掃描產(chǎn)生的文件、電腦打字產(chǎn)生的文件、計(jì)算機(jī)網(wǎng)上傳送的文件、電子出版物、OA平臺上文件以及錄入建庫等。該數(shù)據(jù)庫直接提供全文，省去了目錄加工環(huán)節(jié)，減少了數(shù)據(jù)組織中人為因素，因此數(shù)據(jù)更新快、檢索更加準(zhǔn)確。全文數(shù)據(jù)庫的建立可分為數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、文本預(yù)處理、數(shù)據(jù)加載、數(shù)據(jù)檢索和數(shù)據(jù)維護(hù)等環(huán)節(jié)。

（三）多媒體數(shù)據(jù)庫。多媒體數(shù)據(jù)就是對多媒體（包含數(shù)值、字符串、文本、圖形、圖像、聲音和視頻等靜態(tài)或動態(tài)信息）進(jìn)行管理、運(yùn)用和共享的數(shù)據(jù)庫。理論上，多媒體數(shù)據(jù)庫除了提供滿足大部分格式數(shù)據(jù)的查詢搜索功能外，還要考慮到不同媒體需要不同的處理方式，如圖形、圖像的編輯處理、聲音數(shù)據(jù)的剪輯，流媒體服務(wù)等。但在實(shí)際操作上，考慮到行業(yè)特點(diǎn)及開發(fā)成本，湖南國際會展中心多媒體數(shù)據(jù)庫只涉及對多媒體文件的處理。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)就是將數(shù)字檔案通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺供需要者查詢、搜索，從而實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化，管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化，用戶使用方便等優(yōu)點(diǎn)。

（一）館藏檔案數(shù)字化。館藏檔案數(shù)字化是檔案信息資源的主要來源，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。館藏檔案數(shù)字化實(shí)際上是一種載體轉(zhuǎn)換過程，是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，將傳統(tǒng)介質(zhì)的紙質(zhì)、聲像、縮微膠片等各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源的過程。檔案數(shù)字化加工后，以目錄為依托，將每件檔案數(shù)字化所得的一個(gè)或多個(gè)對象存儲為一個(gè)電子文檔。將這個(gè)電子文檔存儲到服務(wù)器的文件管理系統(tǒng)，通過每個(gè)電子文檔的ID號與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份ID號的一致性和唯一性，建立起一對一的永久關(guān)聯(lián)。

（二）新增檔案電子化。對辦公自動化、無紙化、網(wǎng)絡(luò)化產(chǎn)生的電子文件以及數(shù)碼照相機(jī)、攝像機(jī)產(chǎn)生的以機(jī)讀形式存在的的電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息提出歸檔要求，確定電子文件積累要求和歸檔工作流程，完成新增檔案的電子化。

三、建設(shè)集成化管理平臺

建立多門類的檔案數(shù)據(jù)庫（基建、影像、照片、文書），對檔案進(jìn)行集中式管理。建立一套功能齊備的檔案業(yè)務(wù)綜合管理系統(tǒng)。下面以湖南國際會展中心集成化管理平臺為例，簡單介紹一下系統(tǒng)技術(shù)要求和系統(tǒng)功能需求：

（一）系統(tǒng)技術(shù)要求。大型網(wǎng)絡(luò)版遵循JSEE的規(guī)范，采用多層架構(gòu)MVC設(shè)計(jì)模式，總體基于Struts2框架、Spring框架、iBATIS、XFire框架等當(dāng)前流行技術(shù)。采用Windows2003以上版本的服務(wù)器操作系統(tǒng)，SqlServer2005或以上數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，TOMCAT5.0或更高版本以及JDK1.5或更高版本的WEB服務(wù)器系統(tǒng)。

1.使用目前最為廣泛的網(wǎng)絡(luò)編程語言java。它具有簡單、面向?qū)ο蠓€(wěn)定、平臺無關(guān)性、解釋型、多線程、動態(tài)等特點(diǎn)。

2.前端使用jQuery框架、Ajax技術(shù)，Ajax使Web應(yīng)用既保留了B/S結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)，又具有C/S結(jié)構(gòu)應(yīng)用的強(qiáng)大功能和用戶感受。它可以在頁面內(nèi)與服務(wù)器通信，使得構(gòu)建智能化的客戶端控件（數(shù)據(jù)表格，樹型控件等）成為可能?？梢栽陧撁鎯?nèi)與服務(wù)器通信，不必整體刷新頁面，減少了數(shù)據(jù)傳輸量，提高了Web應(yīng)用的響應(yīng)速度。極大地改善了Web應(yīng)用的可用性和用戶的交互體驗(yàn)。

3.支持TOMCAT/JBoss/webLogic的分布式集群部署。J2EE集群是用來提供高可用性和伸縮性服務(wù)，可以設(shè)置服務(wù)器群組管理，像單個(gè)服務(wù)器一樣分擔(dān)處理一個(gè)復(fù)雜任務(wù)，同時(shí)支持容錯(cuò)處理的一種流行的技術(shù)。

4.支持SQLSERVER、ORACLE等多種大型數(shù)據(jù)庫。在穩(wěn)定性、速度、安全等方面都能滿足客戶的要求。會展中心這次使用SQLSERVER2005，它具有易于安裝、部署和使用，并提供完整的XML支持等特點(diǎn)。

5.系統(tǒng)采用了“軟件開發(fā)平臺”的開發(fā)技術(shù)，不僅考慮到對各行業(yè)、各單位業(yè)務(wù)不同的適應(yīng)性，同時(shí)還兼顧了檔案管理模式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等業(yè)務(wù)因素的變化。這種設(shè)計(jì)思想使得軟件系統(tǒng)和各使用單位實(shí)際檔案業(yè)務(wù)之間為松耦合，更方便地定義數(shù)據(jù)表、界面、報(bào)表，適應(yīng)業(yè)務(wù)的個(gè)性化。

（二）系統(tǒng)功能需求。包括如下8個(gè)方面的內(nèi)容：

1.能管理多種異介質(zhì)、多種類型的檔案；涵蓋檔案管理全過程：檔案的收集、整理、移交入庫、保存價(jià)值鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用管理、編研等，并且擁有強(qiáng)大的后臺維護(hù)功能；具有數(shù)據(jù)導(dǎo)入/導(dǎo)出功能：可以將EXCEL等常用條目數(shù)據(jù)存儲格式的文件以及電子原文轉(zhuǎn)換進(jìn)本系統(tǒng)，或?qū)⒈鞠到y(tǒng)的條目以及電子原文轉(zhuǎn)換成其他軟件可以接收的格式。

2.支持文件（收文、發(fā)文、內(nèi)部文件）的錄入、歸檔組卷；支持外部接口、OA接口的數(shù)據(jù)直接組卷歸檔至指定門類；支持各業(yè)務(wù)部門處理與本部門有關(guān)的檔案，整理后通過檔案系統(tǒng)移交至檔案歸檔部門進(jìn)行歸檔，減少了檔案室人員的工作量；豐富的格式支持。支持在線掃描：可同時(shí)上傳多個(gè)原文，也可在線掃描原文并上傳，可將JPG、GIF、PNG、DOC、TIF、XLS等格式的文件自動轉(zhuǎn)換成PDF文件，數(shù)字檔案瀏覽器國家版式文件格式及常見格式的在線瀏覽（如tif、jpg、bmp、png等），支持流媒體的在線播放，具有廣闊的前瞻性。

3.可實(shí)現(xiàn)門類檢索（文件字段條件值篩選）及全文檢索（類似于百度搜索引擎）、保證檢索的速度、查全率和查準(zhǔn)率。

4.具有完善的業(yè)務(wù)處理功能，包括檔案查詢（普通查詢、高級查詢、跨門類查詢、全文檢索）、檔案移交、檔案接收、檔案入庫、檔案鑒定、編研統(tǒng)計(jì)等功能；使用加密狗加密，保護(hù)用戶數(shù)據(jù)安全。同時(shí)支持單點(diǎn)登錄、用戶時(shí)間段登錄有效等，以滿足不同客戶對系統(tǒng)的要求；跨全宗的數(shù)據(jù)集中管理：系統(tǒng)滿足多全宗、多層次、大集中方式的檔案信息管理要求，實(shí)現(xiàn)上下級業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)貫通和資源的共享，滿足會展中心的檔案業(yè)務(wù)需求。

5.個(gè)性化定制功能（門類、界面）：系統(tǒng)不僅可以管理傳統(tǒng)的文書、科技、項(xiàng)目、設(shè)備、會計(jì)、實(shí)物、照片、音像等各類檔案類型，且可以根據(jù)行業(yè)要求定制，管理各單位所需要的各種文件、資料和數(shù)據(jù)，將檔案管理內(nèi)容根據(jù)需要進(jìn)行擴(kuò)展，方便適應(yīng)檔案門類的增加、業(yè)務(wù)規(guī)則的變化，完全能滿足本單位的文件、檔案、資料管理；原文使用ftp協(xié)議方式，具有網(wǎng)絡(luò)文件的上傳與下載特性。如支持?jǐn)帱c(diǎn)續(xù)傳等；擁有完善的用戶權(quán)限管理系統(tǒng)，比起網(wǎng)絡(luò)共享來說，可以詳細(xì)設(shè)置每個(gè)用戶的權(quán)限。如只能上傳，不能修改或刪除等；可以進(jìn)行數(shù)據(jù)的加密傳輸，更好地保護(hù)個(gè)人隱私，提高安全性。

6.具有靈活的報(bào)表定制功能?？筛鶕?jù)用戶的需求設(shè)計(jì)報(bào)表模板，允許包含charts、圖片、子報(bào)表等的復(fù)雜報(bào)表；引入業(yè)務(wù)流程管理機(jī)制，便于流程修改。普通的檔案信息管理系統(tǒng)沒有業(yè)務(wù)流程引擎，如果需要修改流程環(huán)節(jié)，則大多數(shù)情況下需要改造軟件本身。只需在后臺界面配置業(yè)務(wù)流程即可完成。

7.靈活的文件歸檔功能，文件該歸到檔案哪個(gè)門類只需在系統(tǒng)后臺進(jìn)行歸檔設(shè)置即可，一般什么類型的文件歸檔到什么類型的門類下；擁有詳細(xì)的日志管理功能，從用戶登錄至用戶下線，所有的功能操作都有詳細(xì)的日志記錄，方便統(tǒng)計(jì)和核實(shí)追蹤，提高系統(tǒng)的安全性。

8.系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)的展示要有非常好的約束。針對多全宗、多層次集團(tuán)用戶以簡單方便的方式實(shí)現(xiàn)了復(fù)雜多樣的檔案權(quán)限管理控制，不僅可以控制查詢利用權(quán)限，還可以控制錄入、整理和歸檔權(quán)限和流程。通過簡單方便的權(quán)限管理可實(shí)現(xiàn)對檔案的瀏覽、打印的控制，各歸檔部門、項(xiàng)目參建單位及檔案管理員看到的數(shù)據(jù)都是不同的，看到的目錄、分類表都做了約束，使得歸檔責(zé)任明確、數(shù)據(jù)一目了然，各部門、各單位、個(gè)人根據(jù)權(quán)限和職責(zé)只能看到所需的數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)的安全和數(shù)據(jù)的保密性。

四、結(jié)語

會展檔案作為寶貴的文化精品財(cái)富，不僅提供歷史參考，還廣泛用于政策傳播、文化再造、節(jié)目研發(fā)、教育警示等作用，是會展行業(yè)發(fā)展的不可缺少的重要環(huán)節(jié)。湖南國際會展中心檔案信息化的建設(shè)和實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了檔案管理從實(shí)體管理向知識管理的轉(zhuǎn)變，全面提升了檔案管理水平，更好地履行廣播電視媒體作為優(yōu)秀文化的繼續(xù)者、守護(hù)者、傳播者、創(chuàng)新者的社會職責(zé)，為弘揚(yáng)社會主義文化影響力、傳播文化自信力和中華民族偉大復(fù)興的歷史使命作出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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