淺談保密工作管理信息系統(tǒng)的框架設(shè)計(jì)

丁京

[摘 要]隨著認(rèn)知水平的提高，保密工作的重要性開始被人們所熟知，如何提高保密工作的質(zhì)量和效率，成為研究的重點(diǎn)。本文便以此為立足點(diǎn)，針對(duì)保密工作管理信息系統(tǒng)所對(duì)應(yīng)的框架進(jìn)行研究，并以Excel作為支持平臺(tái)，分別對(duì)保密制度、數(shù)碼介質(zhì)、保密組織機(jī)構(gòu)、涉密會(huì)議、要害部門部位和涉密通信設(shè)備管理進(jìn)行分析，并完成了模塊分析、設(shè)計(jì)工作，為保密工作管理信息系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)和投入使用奠定了良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]保密；管理信息系統(tǒng)；框架；設(shè)計(jì)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.04.014

[中圖分類號(hào)]TP315 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2018）04-00-02

0 引 言

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，以信息化為目標(biāo)的建設(shè)工作逐漸深入，以涉密單位及部門為代表的各類組織在開展保密工作時(shí)，普遍由人員、制度管理模式向符合社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的信息管理模式轉(zhuǎn)變。由此可以看出，針對(duì)保密工作建立起一個(gè)安全、可靠、科學(xué)、高效的管理信息系統(tǒng)是很有必要的。現(xiàn)階段，該項(xiàng)工作已經(jīng)成為相關(guān)人員重點(diǎn)關(guān)注的問題，希望文中討論的內(nèi)容可以在某些方面為相關(guān)人員提供借鑒。

1 保密工作管理信息系統(tǒng)的需求分析

1.1 保密制度管理

保密制度管理主要是指對(duì)單位、公司的保密制度進(jìn)行管理，并確定相關(guān)負(fù)責(zé)人的人選。除此之外，還需要注意的是，保密制度管理還需要明確保密負(fù)責(zé)人應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，這也是在設(shè)計(jì)管理信息系統(tǒng)框架時(shí)，容易被忽略的部分。

1.2 數(shù)碼介質(zhì)管理

存儲(chǔ)介質(zhì)管理的對(duì)象有攝像機(jī)、錄像帶、錄音筆等日常工作中使用頻率較高的產(chǎn)品，也就是說，保密工作的內(nèi)容包括對(duì)攝像機(jī)、錄像帶等介質(zhì)所對(duì)應(yīng)的臺(tái)賬信息進(jìn)行管理。對(duì)不同介質(zhì)進(jìn)行管理的人員也應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況選擇，保證每種介質(zhì)都有專門人員對(duì)其進(jìn)行管理。

1.3 保密組織機(jī)構(gòu)管理

保密組織機(jī)構(gòu)的工作內(nèi)容主要是對(duì)公司內(nèi)部保密組織結(jié)構(gòu)的人員配備、需要肩負(fù)的職責(zé)和所開展的工作進(jìn)行管理；保密員管理是指對(duì)相關(guān)臺(tái)賬信息和變動(dòng)情況加以管理。具體來說，一旦用戶單位出現(xiàn)保密員變動(dòng)，就需要在第一時(shí)間填寫兼職及專職保密員所對(duì)應(yīng)的登記表，并交由相關(guān)部門進(jìn)行審批，審批工作完成后，系統(tǒng)便會(huì)對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行自動(dòng)更新。

1.4 涉密會(huì)議管理

涉密會(huì)議管理主要包括對(duì)涉密活動(dòng)及會(huì)議的申報(bào)和檢查。具體來說，涉密活動(dòng)及會(huì)議首先應(yīng)當(dāng)進(jìn)行申報(bào)，申報(bào)通過后再開展相應(yīng)的檢查工作，是不能打亂該順序的。除此之外，機(jī)密級(jí)或以上的涉密會(huì)議，在獲得公司副總經(jīng)理批準(zhǔn)之后，方可開展。

1.5 要害部門部位管理

要害部門部位所開展的管理工作，主要針對(duì)的是外來單位或公司人員。也就是說當(dāng)外來人員需要進(jìn)入用戶公司的涉密部位時(shí)，要害部門部位需要在第一時(shí)間對(duì)其進(jìn)行審批管理，避免由此引發(fā)不必要的安全問題。

1.6 涉密載體管理

對(duì)于大部分用戶企業(yè)而言，在開展保密工作時(shí)，涉密載體管理指的是對(duì)涉密紙介質(zhì)進(jìn)行管理，也就是說對(duì)臺(tái)賬信息，載體的外帶、移交及銷毀進(jìn)行管理。

1.7 辦公、通信設(shè)備的管理

辦公、通信設(shè)備管理的對(duì)象主要是復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)和曬圖機(jī)。與數(shù)碼介質(zhì)相同，在對(duì)辦公、通信設(shè)備進(jìn)行管理時(shí)，管理人員也應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇，保證每種介質(zhì)都有專門人員對(duì)其進(jìn)行管理，只有這樣才能提升管理效率。

2 保密工作管理信息系統(tǒng)的框架設(shè)計(jì)

2.1 組織機(jī)構(gòu)、用戶和角色的框架設(shè)計(jì)

作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用程序的一種，Excel平臺(tái)可供多人在同一時(shí)間段對(duì)其加以使用，因此，根據(jù)用戶需求賦予其相應(yīng)的權(quán)限是很重要的。權(quán)限管理主要涉及組織結(jié)構(gòu)、用戶和角色三部分內(nèi)容，負(fù)責(zé)對(duì)這些信息進(jìn)行設(shè)置的部分應(yīng)為管理控制臺(tái)，下面就分左右兩側(cè)，分別對(duì)管理控制臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)。主界面左側(cè)應(yīng)當(dāng)存在一個(gè)對(duì)該界面可操控信息進(jìn)行列舉的樹形圖，使用者只需要點(diǎn)擊某個(gè)樹形節(jié)點(diǎn)，右側(cè)就會(huì)出現(xiàn)相關(guān)的內(nèi)容，例如：點(diǎn)擊“用戶”這一節(jié)點(diǎn)后，右側(cè)就會(huì)顯示所用用戶。需要注意的是，該樹形圖上的每個(gè)節(jié)點(diǎn)，都應(yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)不同的操作。使用者只需要將鼠標(biāo)移至節(jié)點(diǎn)處，然后點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，就會(huì)有子菜單彈出，除此之外，選擇信息列表的某行，再點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，同樣會(huì)彈出該行信息能夠完成的各項(xiàng)操作，然后就可以根據(jù)實(shí)際需求，完成賦予不同人員相應(yīng)權(quán)限的工作。

2.2 數(shù)碼介質(zhì)管理的框架設(shè)計(jì)

負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)碼介質(zhì)進(jìn)行管理的模塊主要分為工作表和數(shù)據(jù)表兩類。模塊工作表包括攝像機(jī)臺(tái)賬、錄音筆臺(tái)賬、數(shù)碼相機(jī)臺(tái)賬、錄像帶臺(tái)賬、數(shù)碼相機(jī)和攝像機(jī)存儲(chǔ)卡的臺(tái)賬。模塊數(shù)據(jù)表則包括攝像機(jī)臺(tái)賬的主表、錄音筆臺(tái)賬的主表、數(shù)碼相機(jī)臺(tái)賬的主表、錄像帶臺(tái)賬的主表、數(shù)碼相機(jī)以及攝像機(jī)存儲(chǔ)卡臺(tái)賬的主表。

由于針對(duì)不同臺(tái)賬所開展的管理工作，在要求方面往往存在著一定的區(qū)別，因此，無論是負(fù)責(zé)對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行管理的人員還是其具有的權(quán)限，都需要進(jìn)行專門設(shè)置，只有這樣才能保證管理工作取得應(yīng)有的成果。

2.3 保密組織機(jī)構(gòu)管理的框架設(shè)計(jì)

負(fù)責(zé)對(duì)保密組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理的模塊同樣分為模塊工作表和模塊數(shù)據(jù)表。模塊工作表包括兩方面內(nèi)容，分別是保密員臺(tái)賬和兼職及專職保密員所對(duì)應(yīng)的登記表。模塊數(shù)據(jù)表包括保密員臺(tái)賬主表，以及兼職及專職保密員所對(duì)應(yīng)登記表的主表。圖1表示的是該模塊的工作流程。

如果用戶單位保密員出現(xiàn)變動(dòng)，不應(yīng)當(dāng)在信息表上對(duì)其進(jìn)行直接修改，而是需要填寫兼職及專職保密員所對(duì)應(yīng)的登記表，在完成對(duì)兼職及專職保密員所對(duì)應(yīng)的登記工作后，系統(tǒng)便會(huì)對(duì)涉密人員的信息臺(tái)賬進(jìn)行自動(dòng)更新。需要注意的是，在兼職及專職保密員所對(duì)應(yīng)的登記工作表中，兼職人員無需經(jīng)過人力資源部的審批，而專職保密員則需要經(jīng)過人力資源部的審批，這主要是由于二者在性質(zhì)方面存在區(qū)別決定的。在對(duì)兼職及專職保密員所對(duì)應(yīng)的登記工作表進(jìn)行審批時(shí)，如果沒有通過領(lǐng)導(dǎo)的審批，表單作廢、重新填寫。

2.4 涉密會(huì)議管理的框架設(shè)計(jì)

負(fù)責(zé)對(duì)涉密會(huì)議進(jìn)行管理的模塊仍舊分為工作表和數(shù)據(jù)表兩類。模塊工作表包括手機(jī)柜、碎紙機(jī)、文件柜的臺(tái)賬，以及保密設(shè)備申請(qǐng)、維修及報(bào)廢臺(tái)賬。模塊數(shù)據(jù)表則包括手機(jī)柜臺(tái)賬的主表、碎紙機(jī)臺(tái)賬的主表、文件柜臺(tái)賬所對(duì)應(yīng)的主表、保密設(shè)備申請(qǐng)的主表、保密設(shè)備維修的主表和保密設(shè)備報(bào)廢臺(tái)賬的主表等。

保密設(shè)備具有的特殊性決定了其所對(duì)應(yīng)的臺(tái)賬無法被隨意新建，所以，想要更新或是新建該臺(tái)賬，首先需要針對(duì)保密設(shè)備提出相應(yīng)的申請(qǐng)，待申請(qǐng)通過后，系統(tǒng)才會(huì)對(duì)該臺(tái)賬進(jìn)行新建。在新建臺(tái)賬的過程中，保密員需要根據(jù)實(shí)際情況對(duì)內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)補(bǔ)充，保證所創(chuàng)建臺(tái)賬的完整性。除此之外，如果保密設(shè)備已經(jīng)被應(yīng)用于某項(xiàng)業(yè)務(wù)，那么就無法針對(duì)該設(shè)備提出相應(yīng)的業(yè)務(wù)申請(qǐng)。如果所提出業(yè)務(wù)申請(qǐng)沒有通過，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給提出人反饋。

2.5 要害部門部位管理的框架設(shè)計(jì)

負(fù)責(zé)對(duì)要害部門部位進(jìn)行管理的模塊分為模塊工作表和模塊數(shù)據(jù)表兩大類：模塊工作表對(duì)應(yīng)的是涉足涉密部位審批；模塊數(shù)據(jù)表則可以被分為三部分，分別是涉足涉密部位審批表的主表、來賓明細(xì)及單位明細(xì)。模塊工作流為：首先提出申請(qǐng)，然后單位進(jìn)行審批，接下來保密處進(jìn)行審批，最后公司進(jìn)行審批。

涉足涉密部位所對(duì)應(yīng)的審理表，一般來說都需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批。也就是說，用戶在提出申請(qǐng)前，就應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)容對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行確定，保證后續(xù)審批工作順利開展。應(yīng)當(dāng)引起注意的是，無論是公司領(lǐng)導(dǎo)、單位領(lǐng)導(dǎo)，還是保密處，雖然都有否定申請(qǐng)的權(quán)力，但三者均無法對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行更改。最后，需要明確的一點(diǎn)是，進(jìn)入時(shí)間應(yīng)當(dāng)以分鐘為單位，也就是說進(jìn)入時(shí)間盡量精確到具體的分鐘。

2.6 涉密載體管理的框架設(shè)計(jì)

負(fù)責(zé)對(duì)涉密載體進(jìn)行管理的模塊所對(duì)應(yīng)工作表是涉密載體的臺(tái)賬，而模塊數(shù)據(jù)表主要針對(duì)的是涉密載體臺(tái)賬對(duì)應(yīng)的主表。在大多數(shù)情況下，涉密載體臺(tái)賬指代的為紙介質(zhì)載體。換句話說，磁介質(zhì)載體往往不會(huì)被納入管理范圍中。在對(duì)系統(tǒng)框架進(jìn)行設(shè)計(jì)的過程中，設(shè)計(jì)人員應(yīng)當(dāng)重視這部分內(nèi)容，保證所設(shè)計(jì)模塊能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.7 辦公、通信設(shè)備管理的框架設(shè)計(jì)

負(fù)責(zé)對(duì)辦公、通信設(shè)備進(jìn)行管理的模塊，其工作表包括復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)和曬圖機(jī)臺(tái)賬這三個(gè)部分。數(shù)據(jù)表則分別包括三者所對(duì)應(yīng)的主表。由于不同設(shè)備具有明顯的差異性，因此，針對(duì)不同臺(tái)賬所開展的管理工作，在要求方面也往往存在一定的區(qū)別。無論是負(fù)責(zé)對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行管理的人員還是其具有的權(quán)限，都需要進(jìn)行專門設(shè)置，只有這樣才能保證管理工作取得應(yīng)有的成果。

3 結(jié) 語

通過本文分析能夠看出，要保證保密工作管理信息系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)工作能取得應(yīng)有的成效，設(shè)計(jì)人員首先應(yīng)當(dāng)明確保密工作涉及的具體內(nèi)容，具體包括數(shù)碼介質(zhì)、保密組織結(jié)構(gòu)、涉密會(huì)議等，然后在以此為基礎(chǔ)，完成對(duì)各項(xiàng)工作所需模塊進(jìn)行設(shè)計(jì)的工作，最終將其整合為一個(gè)系統(tǒng)。實(shí)踐結(jié)果表明，只有遵循以上設(shè)計(jì)流程，才能充分發(fā)揮管理信息系統(tǒng)的作用。

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