用友財(cái)務(wù)軟件采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)流程解析

薛梅 溫希波 王寶玲

摘 要：采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)是采購(gòu)管理系統(tǒng)的重要功能之一，由于采購(gòu)?fù)素洶l(fā)生的時(shí)點(diǎn)不同，造成用ERP軟件處理采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)的復(fù)雜性。因此，采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)一直是整個(gè)采購(gòu)管理系統(tǒng)的重點(diǎn)、難點(diǎn)之一。本文將以用友ERP U-872供應(yīng)鏈為例，說(shuō)明采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)處理需要注意的問(wèn)題并結(jié)合相關(guān)案例，提出了解決方法。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)管理系統(tǒng)；采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)；用友ERP U-872

在企業(yè)日常業(yè)務(wù)中，因?yàn)樨浳镔|(zhì)量等原因，會(huì)發(fā)生退貨業(yè)務(wù)，因此采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)是供應(yīng)鏈中采購(gòu)管理子系統(tǒng)的重要功能之一。在我們教學(xué)過(guò)程中，由于在信息化方式下采購(gòu)?fù)素浐褪止し绞较峦素浱幚碛休^大區(qū)別，因此學(xué)生覺(jué)得難度較大。在ERP系統(tǒng)中，由于退貨發(fā)生的時(shí)點(diǎn)不同，我們采取的處理方法也不同。根據(jù)退貨發(fā)生的時(shí)點(diǎn)不同，我們將分為以下五種情況：

1.貨物已到達(dá)企業(yè)，但未錄入采購(gòu)入庫(kù)單

在這種情況下，貨物雖然已經(jīng)運(yùn)達(dá)企業(yè)，但還未驗(yàn)收入庫(kù)，即我們還未在庫(kù)存管理系統(tǒng)中錄入采購(gòu)入庫(kù)單，這種情況處理較簡(jiǎn)單，把貨物退換給供應(yīng)商即可，在系統(tǒng)中不用做任何處理。

2.在庫(kù)存管理系統(tǒng)中已錄入“采購(gòu)入庫(kù)單”，但尚未錄入“采購(gòu)發(fā)票”

這種情況下又可分為兩種情況全部退貨和部分退貨。對(duì)這兩種情況處理，我們?cè)谙到y(tǒng)中可以有兩種處理方式：無(wú)痕跡修改方式和有痕跡修改方式。

（1）如果采用無(wú)痕跡修改方式。①如果是全部退貨，直接刪除庫(kù)存管理系統(tǒng)的“采購(gòu)入庫(kù)單”即可，不用進(jìn)行任何業(yè)務(wù)處理；②如果是部分退貨，先取消審核采購(gòu)入庫(kù)單后直接修改庫(kù)存管理系統(tǒng)中的“采購(gòu)入庫(kù)單”中的數(shù)量即可。這種修改方式在系統(tǒng)中不會(huì)留下任何退貨痕跡。

（2）如果采用有痕跡修改方式，對(duì)全部退貨和部分退貨來(lái)說(shuō)，退貨發(fā)生時(shí)在庫(kù)存管理系統(tǒng)錄入退貨單或紅字采購(gòu)入庫(kù)單并審核，然后在采購(gòu)管理系統(tǒng)中參照藍(lán)字采購(gòu)入庫(kù)單和退貨單或紅字采購(gòu)入庫(kù)單生成采購(gòu)發(fā)票，發(fā)票上的數(shù)量系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)改為退貨后的數(shù)量。

（3）有痕跡修改的相關(guān)案例

2017年10月3日，收到A供應(yīng)商甲材料100公斤，單價(jià)100元（不含稅價(jià)格），企業(yè)在庫(kù)存管理系統(tǒng)錄入采購(gòu)入庫(kù)單但尚未錄入采購(gòu)發(fā)票。10月4日，企業(yè)倉(cāng)庫(kù)發(fā)現(xiàn)甲材料2公斤有質(zhì)量問(wèn)題，要求退回給A供應(yīng)商。10月4日，收到A供應(yīng)商開(kāi)具的專用發(fā)票一張，進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算。

這個(gè)題目符合在退貨時(shí)在庫(kù)存系統(tǒng)中已錄入“采購(gòu)入庫(kù)單”，但尚未錄入“采購(gòu)發(fā)票”。如果采取有痕跡修改方式，那么在10月3日在庫(kù)存管理系統(tǒng)中已錄入采購(gòu)入庫(kù)單（藍(lán)字，數(shù)量為100公斤）的前提下，在10月4日可以錄入紅字采購(gòu)入庫(kù)單或退貨單，數(shù)量為2公斤并審核。然后收到A供應(yīng)商開(kāi)具的專用發(fā)票時(shí)，參照前面系統(tǒng)中已經(jīng)保存的藍(lán)字采購(gòu)入庫(kù)單和退貨單或紅字采購(gòu)入庫(kù)單生成相關(guān)采購(gòu)專用發(fā)票，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出在采購(gòu)管理系統(tǒng)中生成的采購(gòu)專用發(fā)票的數(shù)量為98公斤，最后把庫(kù)存管理系統(tǒng)中的藍(lán)字入款單和紅字入款單或退貨單和采購(gòu)專用發(fā)票進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算即可。

3.在庫(kù)存管理系統(tǒng)已錄入“采購(gòu)入庫(kù)單”，在采購(gòu)管理系統(tǒng)中已錄入“采購(gòu)發(fā)票”但尚未結(jié)算

在這種情況下，分為兩種情況：（1）如果是全部退貨，直接刪除庫(kù)存管理系統(tǒng)“采購(gòu)入庫(kù)單”和采購(gòu)管理系統(tǒng)中的“采購(gòu)發(fā)票”即可；（2）如果是部分退貨，可直接取消庫(kù)存管理系統(tǒng)中的“采購(gòu)入庫(kù)單”和采購(gòu)管理系統(tǒng)的“采購(gòu)發(fā)票”審核，然后修改庫(kù)存管理系統(tǒng)中的“采購(gòu)入庫(kù)單”和采購(gòu)管理系統(tǒng)的“采購(gòu)發(fā)票”的數(shù)量即可。

4.在庫(kù)存管理系統(tǒng)已錄入“采購(gòu)入庫(kù)單”，在采購(gòu)管理系統(tǒng)已錄入“采購(gòu)發(fā)票”并執(zhí)行了采購(gòu)結(jié)算

這種情況相對(duì)于前面三種情況來(lái)說(shuō)在實(shí)務(wù)中是最復(fù)雜的，這種情況下又可分為三種情況：

（1）若結(jié)算后的發(fā)票沒(méi)有付款，采購(gòu)入庫(kù)單未在存貨管理系統(tǒng)中記賬，可以先取消采購(gòu)結(jié)算，再刪除或修改庫(kù)存管理系統(tǒng)中的“采購(gòu)入庫(kù)單”和采購(gòu)管理系統(tǒng)中的“采購(gòu)發(fā)票”。

（2）若結(jié)算后的發(fā)票沒(méi)有付款，但采購(gòu)入庫(kù)單已在存貨管理系統(tǒng)中記賬、制單，這種情況下，可以先取消采購(gòu)結(jié)算，再在在采購(gòu)管理系統(tǒng)中錄入并審核采購(gòu)入庫(kù)單（紅字，即退貨單）。在物流方面，在存貨核算系統(tǒng)對(duì)紅字入庫(kù)單記賬、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：原材料（紅字金額）

貸：在途物資或原材料（紅字金額）

（3）若采購(gòu)結(jié)算后的發(fā)票已付款，采購(gòu)入庫(kù)單在存貨管理系統(tǒng)中已記賬、制單，則必須在采購(gòu)管理系統(tǒng)中錄入并審核采購(gòu)入庫(kù)單（紅字，即退貨單）。在物流方面，在存貨核算系統(tǒng)對(duì)紅字入庫(kù)單記賬、制單，生成的憑證內(nèi)容為

借：原材料（紅字金額）

貸：在途物資或原材料（紅字金額）

在資金流方面，根據(jù)紅字入庫(kù)單可在采購(gòu)管理系統(tǒng)中生成紅字采購(gòu)發(fā)票，將紅字入庫(kù)單和紅字發(fā)票結(jié)算后，在應(yīng)付管理系統(tǒng)對(duì)紅字發(fā)票審核、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：在途物資或原材料（紅字金額）

應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）（紅字金額）

貸：應(yīng)付賬款（紅字金額）

在應(yīng)付管理系統(tǒng)將付款單轉(zhuǎn)換為收款單，把紅字收款單錄入、審核、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：應(yīng)付賬款（紅字金額）

貸：銀行存款（紅字金額）

5.采購(gòu)結(jié)算后退貨的案例

2017年10月2日，從A供應(yīng)商購(gòu)入甲材料200公斤，單價(jià)為100元（不含稅價(jià)格），企業(yè)已在庫(kù)存管理系統(tǒng)填制采購(gòu)入庫(kù)單，在采購(gòu)管理系統(tǒng)填制采購(gòu)發(fā)票，并進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，并對(duì)這筆采購(gòu)進(jìn)行了付款。10月25日，發(fā)現(xiàn)甲材料質(zhì)量有問(wèn)題，退回2公斤，單價(jià)為100元，同時(shí)收到紅字專用發(fā)票一張。

在本題中，因?yàn)樵?017年10月2日在庫(kù)存管理系統(tǒng)已錄入“采購(gòu)入庫(kù)單”，在采購(gòu)管理系統(tǒng)已錄入“采購(gòu)發(fā)票”并執(zhí)行了采購(gòu)結(jié)算。因此，在10月25日發(fā)生采購(gòu)?fù)素洉r(shí)在庫(kù)存管理系統(tǒng)先填制紅字采購(gòu)入庫(kù)單金額為200元并審核；在采購(gòu)管理系統(tǒng)中由紅字采購(gòu)入庫(kù)單參照生成紅字采購(gòu)專用發(fā)票金額為200元；在采購(gòu)管理系統(tǒng)中，對(duì)紅字采購(gòu)入庫(kù)單、紅字采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行自動(dòng)或手工結(jié)算。

在物流方面，在存貨核算系統(tǒng)對(duì)紅字入庫(kù)單記賬、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：原材料 200（紅字金額）

貸：在途物資或原材料 200（紅字金額）

在資金流方面，在應(yīng)付管理系統(tǒng)對(duì)紅字發(fā)票審核、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：在途物資或原材料 200（紅字金額）

應(yīng)交稅費(fèi)-應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 34（紅字金額）

貸：應(yīng)付賬款 234（紅字金額）

在應(yīng)付管理系統(tǒng)中將付款單轉(zhuǎn)換為收款單，把紅字收款單錄入、審核、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：應(yīng)付賬款 234（紅字金額）

貸：銀行存款 234（紅字金額）

總之，采購(gòu)?fù)素洉r(shí)企業(yè)日常經(jīng)常發(fā)生業(yè)務(wù)之一，但由于它退貨發(fā)生時(shí)間的多樣性，造成了學(xué)生在學(xué)習(xí)使用ERP系統(tǒng)處理這部分業(yè)務(wù)時(shí)不能從本質(zhì)上理解采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)發(fā)生的原理，出現(xiàn)各種錯(cuò)誤。退貨業(yè)務(wù)看似復(fù)雜，但只要掌握了這幾個(gè)時(shí)點(diǎn)，找出規(guī)律就簡(jiǎn)單多了。通過(guò)本文對(duì)采購(gòu)流程退貨流程的分析，可以幫助學(xué)生盡快掌握采購(gòu)?fù)素浱幚砹鞒蹋瑸閷W(xué)生全面掌握ERP軟件操作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]財(cái)政部.《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則2006》[M].經(jīng)濟(jì)出版社，2006年版.

[2]汪剛，王新玲，牛海霞.《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》[M].清華大學(xué)出版社，2016年版.

作者信息：薛梅，山東科技大學(xué)泰安校區(qū)經(jīng)管系講師，長(zhǎng)期從事會(huì)計(jì)電算化、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)教學(xué)工作；溫希波，山東科技大學(xué)泰安校區(qū)經(jīng)管系副教授，長(zhǎng)期從事會(huì)計(jì)電算化、電子商務(wù)教學(xué)、科研工作；王寶玲，山東科技大學(xué)泰安校區(qū)經(jīng)管系講師