電力企業(yè)公文起草及處理的注意事項

王祖濤

公文是企業(yè)在實施管理和領(lǐng)導(dǎo)過程中所形成的具有特定或法定效力的規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的路線方針政策以及上級公司和企業(yè)工作部署、發(fā)布規(guī)章和措施、請示和答復(fù)問題、安排生產(chǎn)經(jīng)營活動、布置和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具。公文處理應(yīng)當(dāng)堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。目前，在實際應(yīng)用過程中，筆者發(fā)現(xiàn)，在公文處理的時效性、安全性和準(zhǔn)確性等方面，企業(yè)各部門保持較好，但在規(guī)范性方面還存在較大差距，在一定程度上影響了公文處理的效率。下面，從公文起草和處理的常見問題入手，闡述一下相關(guān)注意事項。

一、公文起草的相關(guān)內(nèi)容要求

目前電力企業(yè)各基層部門發(fā)送的公文很多存在內(nèi)容不規(guī)范的現(xiàn)象，應(yīng)注意以下細節(jié)和要求：

1.符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策，符合電力工業(yè)的實際情況和公司的具體情況，符合公司的有關(guān)規(guī)定。一定要注意杜絕違規(guī)內(nèi)容的出現(xiàn)。

2.情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點準(zhǔn)確，篇幅力求簡短，避免錯別字。擬稿人和各級領(lǐng)導(dǎo)要把好關(guān)口。要注意語言的規(guī)范，使用書面語言，特別是會議紀(jì)要，較多存在口語化現(xiàn)象，照錄領(lǐng)導(dǎo)原話，如“××部門要將××設(shè)備捋一捋”，可改成“××部門要對××設(shè)備進行一次全面梳理”。會議紀(jì)要不是會議記錄，沒必要把會上每個人的講話都原文記載，對會議的要素、主要工作安排記錄清楚即可。

3.人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。日期應(yīng)寫具體的年月日，如“17年”是錯誤的，應(yīng)為“2017年”；引用公文應(yīng)先引發(fā)文機關(guān)，再引標(biāo)題，最后引發(fā)文字號，并加括號，如“根據(jù)《中共中央組織部辦公廳關(guān)于進一步規(guī)范黨費工作的通知》（組電明字〔2017〕5號）”；使用簡稱時，一般先用全稱，并注明簡稱；使用英文字母縮寫時，應(yīng)先用中文全稱，并注明英文縮寫。

4.必須使用國家法定計量單位。

5.公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語等必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。

6.要選擇正確的文種。如“請示”不能誤為“申請”，無隸屬關(guān)系行文應(yīng)選擇“函”而不能為“報告”。

7.目前企業(yè)公文系統(tǒng)發(fā)文模版粘貼文檔后，格式會發(fā)生較大變化。為不影響核稿審查，擬稿人擬稿時要去掉文件中的自動編號、超鏈接等，對公文的字體、字號、行距、字距按標(biāo)準(zhǔn)格式進行調(diào)整，字距為標(biāo)準(zhǔn)并取消對齊網(wǎng)格，特別是公文中的框圖、表格等，要保持原有格式。

8.起草應(yīng)用文公文要注意站位。部門在起草黨委文件、企業(yè)文件或代表企業(yè)進行工作匯報、經(jīng)驗交流、表態(tài)發(fā)言時，要注意不能站在部門的角度，要從企業(yè)的角度組織材料。

二、公文起草的格式要求

除公文內(nèi)容外，公文格式的規(guī)范性也非常重要，主要應(yīng)注意以下幾點：

1.材料標(biāo)題由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成（順序不能顛倒，企業(yè)內(nèi)行文不加發(fā)文單位名稱），字體為“方正小標(biāo)宋體簡體”二號（不加粗），居中，呈梯形或倒梯形布置，一般不超過50個字（三行）。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。如果層次少于兩級，第一層為“一、”，第二次可為“1.”。材料正文中的第一層標(biāo)題用“黑體”三號（不加粗），第二層標(biāo)題用“楷體”三號加粗，第三層標(biāo)題用“仿宋”三號加粗。

2.正文內(nèi)容字體為“仿宋_GB2312，三號，不加粗”，首行縮進2字符，報送材料每頁22行，每行28個字。公文系統(tǒng)里面的頁邊距已設(shè)置為上37mm、下35mm、左28mm、右26mm。OA下發(fā)的通知、通報類等材料可設(shè)置為上37mm、下28mm、左25mm、右25mm（不同材料可采用不同的頁面設(shè)置，僅供參考），行間距一般為固定值28磅，文字顏色均為黑色。

3.材料中的表格要居中，盡量使同一表格在同一頁面內(nèi)，保持表格中的內(nèi)容完整性，跨頁時表頭重復(fù)顯示，行高為最小值。字體選用“宋體，五號或小四”，單倍行距，表頭加粗，字數(shù)較少時橫向縱向均居中，字數(shù)較多時靠左居中。

4.材料要插入頁碼。頁碼設(shè)置為頁面底端外側(cè)顯示，用4號“宋體”，數(shù)字左右各放一條一字線。

5.應(yīng)用文公文如有附件，應(yīng)在正文之后，成文日期之前注明附件的順序和名稱，附件名稱后不加標(biāo)點符號。正文中附件的名稱、順序要與附件中附件名稱、順序完全一致。如有多個附件，序號應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字，并縱向排列。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。

6.成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)當(dāng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），右空四字編排。如“二○一七年四月二十九日”是錯誤的，應(yīng)為“2017年4月29日”。

三、公文處理注意事項

1.公文中的主送單位、抄送單位名稱必須為單位全稱或規(guī)范簡稱、統(tǒng)稱。如“××××電力股份有限公司”，可簡稱為“××××公司”，不能稱為“××××電力公司”。最好是使用標(biāo)準(zhǔn)的全稱。擬稿時如不確定，可以電話查詢或上官方網(wǎng)站查詢。

2.關(guān)于有保密要求的公文，按“涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密”的最新規(guī)定，牽扯到秘密的文件，一律走紙質(zhì)公文。

4.緊急公文，應(yīng)根據(jù)緊急程度，用三號黑體字，在公文左上角標(biāo)注“急”“特急”。

5.應(yīng)用文公文的標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標(biāo)明公文種類，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，標(biāo)題中一般不用標(biāo)點符號。

6.要明確發(fā)文范圍。凡是成立企業(yè)層面領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長或副組長的公文，要報分管企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)同意，經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)研究后，方可成立相應(yīng)機構(gòu)和人員。行文時，要行企業(yè)層面的公文，不可行部室公文；通過OA下發(fā)通知時，落款要為企業(yè)名稱，不可為部門名稱。

7.向國家部委、省政府行文時，要嚴格公文格式、程序，需經(jīng)上級公司行文后，方可對外報送，禁止越級行文。如確實因工作時間的需要，要與對口的上級公司部門匯報，征得同意，并請上級公司對口部門與公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)部（辦公室）做好溝通。

8.會議紀(jì)要的發(fā)放范圍，如果不是企業(yè)范圍的下發(fā)，就不要籠統(tǒng)抄送為各有關(guān)部門，擬稿人在起草紀(jì)要時就要把所要下發(fā)的部門明確列出。

9.公文的流轉(zhuǎn)程序為擬稿—部門領(lǐng)導(dǎo)審核—送核稿—辦公室核稿—審查—簽發(fā)。通常在送核稿這一環(huán)節(jié)容易出錯，應(yīng)該發(fā)送給文書，不要直接發(fā)送給核稿人。

總之，電力企業(yè)各級單位、部門公文起草人和部門負責(zé)人要高度重視公文管理，嚴格按照上述要求起草相關(guān)文件，并按權(quán)限分級把關(guān)，確保格式、內(nèi)容、流程規(guī)范，從而提高公文質(zhì)量，提升管理效率。