論公文語言的規(guī)范運(yùn)用

王斌

【摘要】重視公文的語言，是各級各類文秘工作者適應(yīng)時代發(fā)展的需要。筆者擬通過對公文語言的特點(diǎn)與要求，用較為典型的例證，堅(jiān)持從理論指導(dǎo)和實(shí)踐檢驗(yàn)出發(fā)，對公文語言的規(guī)范運(yùn)用進(jìn)行探討與分析。

【關(guān)鍵詞】公文；語言；規(guī)范

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）?！稐l例》中的黨政機(jī)關(guān)公文，是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具?！稐l例》中明確規(guī)定，公文起草應(yīng)當(dāng)做到表述準(zhǔn)確，文字精煉。寫作公文，語言的運(yùn)用是否符合要求，直接會對文章處理事務(wù)、溝通關(guān)系，達(dá)到預(yù)期寫作目的等各方面產(chǎn)生不同的效果。

一、公文用詞要精準(zhǔn)

公文語言是以敘事和說理為主要特征，以公務(wù)實(shí)用為目的的一種規(guī)范化的語言。語言對寫好公文有舉足輕重的作用。

公文選詞用語講究準(zhǔn)確、得體，詞語的選擇就是在充分注意和把握公文詞語特點(diǎn)、認(rèn)真學(xué)習(xí)和儲備豐富詞匯的基礎(chǔ)上，根據(jù)行文目的以及語言環(huán)境的需要，遵從語法規(guī)則，選取最準(zhǔn)確、最貼切且有效的表情達(dá)意的詞語。在選擇詞語的過程中應(yīng)注意以下10方面的問題：1.認(rèn)真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實(shí)際。2.意分辨詞語的感情色彩，以正確表達(dá)作者的立場觀點(diǎn)。3.注意詞語聲音和語調(diào)對語義的影響，以提高表達(dá)效果。4.注意詞語間的正確搭配，遵循語言法則。5.注意公文具體使用場合對詞語風(fēng)格的要求，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性及強(qiáng)制執(zhí)行性。6.注意針對公文具體收受對象的特點(diǎn)選詞。7.注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞。8.注意根據(jù)上下文的需要選詞。9.注意根據(jù)文種的不同特點(diǎn)選詞。10.注意詞語的規(guī)范性。

這些都說明，公文在內(nèi)容上是不可隨意歪曲的，要深入調(diào)研，掌握實(shí)情，不能憑主觀臆想，必須客觀、實(shí)事求是，涉及的人和事必須是真人真事。如古人說的“一字入公文，九牛拔不出”。表達(dá)的準(zhǔn)確就是要一詞一義，即使是多義詞，在具體語言環(huán)境中其語義指向也必須是單一的。而且要求字、詞、句的使用以及邏輯關(guān)系的體現(xiàn)要能夠正確地表達(dá)意思，實(shí)事求是，恰如其分。在漢語中，有大量的意義相同或相近的詞匯，稱為同義詞或近義詞。同義詞仔細(xì)分辨起來還是有些微妙的差異的。比如“優(yōu)異”“優(yōu)秀”“優(yōu)良”，這三個詞粗看起來相近，細(xì)看起來則有程度的區(qū)別。又如“鼓舞”“鼓動”“煽動”三個詞，從動作的方向和力度上看并無差異，但感情色彩卻很不同。公文寫作必須在詞語的細(xì)微差別和感情色彩上仔細(xì)斟酌。在選用近義詞、同義詞時，要注意“辨異”。如“時代”“時期”“現(xiàn)代”“近代”都表示時間劃分，但它們所表達(dá)的范圍大小不同?！跋Ｍ薄芭瓮薄翱释比齻€詞都表達(dá)愿望，但主觀上的強(qiáng)烈程度卻一個強(qiáng)于一個依次遞增。“增加到”與“增加了”的數(shù)量不相等。公務(wù)語言是一種循規(guī)蹈矩的語言，只傳達(dá)詞語的詞典意義，保證公文的不同讀者在理解上能夠趨向一致，不致發(fā)生仁者見仁、智者見智的復(fù)雜情況。

二、嚴(yán)肅莊重

公文使用正規(guī)的書面語言，避免使用俗語、俚語、口頭語等。如一份干部考察材料是這樣的：“張×，他的媳婦叫李淑珍，在新華商場賣貨，他有一個兒子，一閨女，都在上小學(xué)，他的爸爸、媽媽都是農(nóng)民，現(xiàn)仍在老家××縣種地……”等。這段文字中的“媳婦”“賣貨”“兒子”“閨女”“爸爸”“媽媽”“農(nóng)民”“種地”均是口語，違背了公文應(yīng)使用書面語的要求，很不莊重。應(yīng)改為“其妻”“擔(dān)任售貨員”“一子”“一女”“其父”“其母”“原籍”“務(wù)農(nóng)”等。

此外慎用方言、網(wǎng)絡(luò)流行語，在特殊情況下，為了表達(dá)的需要，非用不可的時候要用，也必須進(jìn)行說明。

三、簡潔平實(shí)

簡潔要求文字簡單明了，平易即平實(shí)易懂。公文的寫作目的就是正確傳遞信息，因此語言務(wù)必簡潔。甲骨文，是最早的公文，1898年在河南安陽的殷墟發(fā)現(xiàn)，最短幾個字，最多一百多字，這個特點(diǎn)影響到今天的公文寫作，公文語言的簡潔成為公文的特點(diǎn)。

如：“從財政學(xué)的觀點(diǎn)來說，財政的錢只能一個頂一個用……決不能把撥給張三的錢交給李四支配，反之亦同。信貸資金則不同，張三把一筆錢存入銀行，……銀行把這筆資金貸給李四，李四就取得了對這筆資金的支配權(quán)；李四歸還貸款后，銀行又可以把這筆資金的支配權(quán)交給第三者，如此等等”（《中國金融、信用是擴(kuò)大積累的有力杠桿》）。

在這里，作者用簡潔、通俗的語言準(zhǔn)確地解釋了財政資金和信貸資金的區(qū)別。為了簡潔，可以適當(dāng)運(yùn)用為大家熟悉的文言詞語。

四、公文中特殊事物和概念的表達(dá)要求

一般情況下，對于時間的表達(dá)，應(yīng)避免使用時間代詞，而應(yīng)當(dāng)使用具體日期。避免使用交代不夠清楚的時間概念，如“上月以前”“前年以后”等。年份一概用全數(shù)，不得省略。例如“2003年”不能寫成“03年”。表示地方的專用名詞中，城市、地區(qū)、縣區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等名稱第一次出現(xiàn)在文中時，如屬于國外的應(yīng)冠以國別，屬于國內(nèi)的應(yīng)冠以所屬省、自治區(qū)、直轄市的名稱。所有國名、地名均應(yīng)使用國家公布的標(biāo)準(zhǔn)名稱（包括標(biāo)準(zhǔn)譯名），一般不使用別稱，國內(nèi)地名不用簡稱。除出于特殊需要（如保密等）或表達(dá)對象在文中無重要和必要意義之外，公文中的空間概念大都需精確表達(dá)。慎重使用表示處所的代詞（這里、那里等），以防止誤解或費(fèi)解。數(shù)字的增減要注意用詞和概念。不能用“降低×倍”或“減少×倍”的提法，只能用“降低百分之多少”或“減少百分之多少”。必須使用國家法定計(jì)量單位。公文中的數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其余均使用阿拉伯?dāng)?shù)字。引用統(tǒng)計(jì)數(shù)字要考慮使讀者有真正的感受，次要的、技術(shù)性很強(qiáng)的數(shù)字，如無損于主題的闡述，盡量不用或少用。“二”與“兩”的用法不同：如果用作序數(shù)，應(yīng)當(dāng)用“二”，例如“第二”“二月（即二月份）”“二次大戰(zhàn)（即第二次世界大戰(zhàn)）”等；如果與量詞連用，應(yīng)當(dāng)用“兩”例如“兩個”“兩次”“兩次大戰(zhàn)（即第一次和第二次大戰(zhàn)）”等。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：第一層為“一、”，

第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，第五層為“①”。各種職務(wù)、姓名應(yīng)用全稱。當(dāng)一個人物擔(dān)負(fù)多種職務(wù)時，只列出與文件內(nèi)容有關(guān)的。列出一個人物的兩個或兩個以上職務(wù)時，國內(nèi)的應(yīng)按先黨內(nèi)后黨外，由大至小排序，國外的應(yīng)尊重對方習(xí)慣或雙方的需要。國外人士的姓名、職務(wù)應(yīng)以新華社公布的標(biāo)準(zhǔn)譯名為準(zhǔn)，如無標(biāo)準(zhǔn)譯名應(yīng)注意在所有有關(guān)文件中使用同一譯名，譯名之后一般應(yīng)用圓括號注明其外文名稱。若干人物的姓名需同時并列出現(xiàn)在文件中時，應(yīng)按一定標(biāo)準(zhǔn)排序。表示全部或部分詞語，分別為一些副詞、數(shù)量詞以及名量詞的重疊形式。如“所有、全部、凡是、完全、統(tǒng)統(tǒng)……”等就可用于表示全部。而“有些、一些、部分、大多數(shù)、絕大多數(shù)”等則用于表示部分。不能在一個語句中同時出現(xiàn)表示全部或部分的詞語，前后句子中出現(xiàn)的表示范圍的詞語不能自相矛盾。公文中表達(dá)程度的關(guān)鍵是選用各種副詞、代詞等詞語?！昂堋⑻?、最、更、更加、極其、非常、尤其、十分、過于、特別、比較、多么、大致”等副詞，“這么、怎么、這樣、如何、如此”等代詞都可以表示程度，可在被說明對象的前、后和中間起各種修飾、限制、補(bǔ)充的作用，以表示這些對象所達(dá)到或所應(yīng)達(dá)到的水平、限度。公文中的基本語氣是平直而堅(jiān)定不移的陳述語氣，在特殊需要的情況下還以換詞或變更句式等形式加重或緩和這種語氣，以示強(qiáng)調(diào)或委婉。公文中常要表達(dá)一些主張，要求對方做某些事情或制止、禁絕對方做某些事情，這時的語氣自然是祈使語氣。其中表示命令、訓(xùn)誡的，語氣強(qiáng)烈，神態(tài)嚴(yán)厲，無可置疑；表示請求希望的，則語氣稍緩，神態(tài)也有勸慰、商洽、盼望、召喚等等分別。公文中有時也需提出一些疑問請對方回答，征詢其意見或反映，有時還自問自答或以問代答，這時的語氣即疑問語氣。公文中的疑問語氣種類較多，神態(tài)變化也較復(fù)雜。公文中帶強(qiáng)烈感情的感嘆語氣雖不多見，但在這些為數(shù)不多的語句中，其神態(tài)也有喜、怒、哀、樂、驚、憂等分別。它們常出現(xiàn)于需表示強(qiáng)烈態(tài)度、立場或需要表現(xiàn)較強(qiáng)感染力的場合。

五、結(jié)語

總而言之，“文秘工作是每個國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位各項(xiàng)工作的形象窗口”，在公文寫作中把好語言關(guān)，是文秘工作者重要的職責(zé)之一，任何絲毫的疏忽都會影響機(jī)關(guān)工作的正常運(yùn)行。強(qiáng)化公文寫作的語言規(guī)范，重視公文寫作的語言運(yùn)用，這是新形勢下適應(yīng)時代發(fā)展需要、勝任履行領(lǐng)導(dǎo)參謀和助手職責(zé)的內(nèi)在要求和必經(jīng)之路。

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