醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)淺析

顏銳

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）11-000-02

摘 要 醫(yī)院檔案是醫(yī)院職工工作過程和成果的記載，也是醫(yī)院文化體系的傳承。當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在著檔案的空缺、損壞與順序錯(cuò)亂等諸多問題，如何使醫(yī)院管理更加高效能、精細(xì)化與智能化是醫(yī)院現(xiàn)代化管理面臨的一個(gè)重大課題。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院檔案 新形勢 現(xiàn)代化 管理

醫(yī)院檔案是醫(yī)院相關(guān)部門總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)更好地展開未來工作的重要技術(shù)手段，也是宣傳醫(yī)院文化，增加醫(yī)院知名度的有效基礎(chǔ)資料。由于醫(yī)院檔案與醫(yī)院所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益沒有直接掛鉤，一直沒有得到足夠的重視，這對醫(yī)院檔案的縱向傳承性和橫向延伸性都構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅，需要引起相關(guān)部門的重視。

一、醫(yī)院檔案管理存在的問題分析

1.醫(yī)院檔案管理問題的思想根源來源于對其重視程度不夠，進(jìn)而導(dǎo)致醫(yī)院針對檔案管理的資金投入、人力資源分配和配合度等方面大打折扣。意識的提高應(yīng)該體現(xiàn)于從上級領(lǐng)導(dǎo)的意識層面滲透到下級執(zhí)行人員的具體操作上，只有上級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理工作與醫(yī)院效益的間接聯(lián)系，才能更好地指導(dǎo)管理層與基層員工的具體工作。現(xiàn)階段，醫(yī)院大多把重點(diǎn)放在提高醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)務(wù)人員的職業(yè)水平上，忽視了檔案管理水平的進(jìn)步，沒有意識到建設(shè)信息化、現(xiàn)代化的檔案管理體系也是需要充足的資金支持才能完成的。

2.隨著醫(yī)院的發(fā)展，住院的病人越來越多，這使得醫(yī)院對空間的需求增大，檔案管理部門的空間被不斷壓縮。同時(shí)，由于醫(yī)院對檔案管理部門的投入少，無法滿足檔案管理部門的基本需求，導(dǎo)致檔案管理部門的保管設(shè)備比較落后，甚至部分醫(yī)院單位由于檔案管理部門的空間過于狹小，管理人員不得不將部分時(shí)間比較久的檔案清除出檔案管理房間，造成部分檔案失去了價(jià)值，這些現(xiàn)象是對醫(yī)院歷史文化的一種極大破壞，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案的完整保存。

3.醫(yī)院檔案管理人員、操作人員都要有一定的專業(yè)技能要求，雖然部分醫(yī)院的檔案管理負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)已經(jīng)制定出了系統(tǒng)的檔案管理制度，但是由于專業(yè)技能水平有限，所制定出的制度大多流于形式，不能考慮到其所在醫(yī)院的特殊性，不能給出針對性的管理規(guī)劃。同時(shí)管理層對于檔案管理工作具體環(huán)節(jié)的落實(shí)也缺乏足夠的監(jiān)管力度，多方面因素導(dǎo)致檔案管理的工作質(zhì)量低下，使檔案不能在醫(yī)院實(shí)際運(yùn)作中發(fā)揮很好的效益。

二、醫(yī)院檔案管理的新策略探究

1.建立醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)主要有三個(gè)層面：一是把現(xiàn)有的電子數(shù)據(jù)庫做初步的信息收集處理與歸納；二是將醫(yī)院的紙質(zhì)數(shù)據(jù)以規(guī)范的模板錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中；三是建立檔案數(shù)據(jù)庫錄入的規(guī)范流程。在初期的無紙化管理中，兩方面的操作量都是巨大的，但是打好前期的基礎(chǔ)，將為日后的檔案管理與檔案調(diào)動等各項(xiàng)工作提供極大的便捷性，為醫(yī)院檔案發(fā)揮其最大效益創(chuàng)造更多的可能性。需要注意的是，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要結(jié)合醫(yī)院運(yùn)作的實(shí)際情況，從而更好地為醫(yī)療服務(wù)，增加醫(yī)院管理水平與綜合競爭力。

2.提煉醫(yī)院檔案的管理理念。醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的前提是工作人員理念的現(xiàn)代化，管理者建立本崗位的責(zé)任心，把工作的重心轉(zhuǎn)移到檔案的后續(xù)使用和為醫(yī)院服務(wù)上，建立檔案管理工作的大局意識。上級領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識到檔案管理工作與醫(yī)院效益的間接聯(lián)系，落實(shí)管理層對基層員工的培訓(xùn)、鼓勵(lì)他們創(chuàng)造新型管理模式與方法并提高他們對于檔案的運(yùn)用能力，進(jìn)而功能導(dǎo)向性地帶動檔案管理水平的進(jìn)步。管理部門還應(yīng)該建立規(guī)范化的檔案管理制度和監(jiān)管政策，保證檔案管理操作的規(guī)范性和有效性，實(shí)時(shí)對檔案管理負(fù)責(zé)人員進(jìn)行職業(yè)技能考核和技能培訓(xùn)，將單一線性的檔案管理制度向多元化發(fā)展。

3.配齊醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備。硬件設(shè)施是醫(yī)院檔案管理的重要物質(zhì)條件保障，如果沒有與醫(yī)院發(fā)展相匹配的硬件保障，那么檔案管理的質(zhì)量便難以保證。這就要求各醫(yī)院將檔案管理的成本預(yù)算納入到醫(yī)院的資金預(yù)算中，增加對檔案管理的資金支出和人力資源支持，積極反饋檔案管理部門提交的資金需求，支持他們采購自動化程度較高的檔案保管設(shè)備。在空間上，應(yīng)該分設(shè)檔案的存儲、辦公與檢索三個(gè)功能區(qū)，同時(shí)要注意檔案避免受惡劣環(huán)境影響。最后，管理部門需要格外重視的是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全問題，更新醫(yī)院的防毒軟件，及時(shí)對檔案信息進(jìn)行備份以免丟失。

4.培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案工作，須加速實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識，就會影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊(duì)伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。檔案工作人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，樹立高度的工作責(zé)任心，做好檔案 據(jù)的錄入工作，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平。

相對于傳統(tǒng)管理模式，管理人員大多是在做計(jì)算機(jī)的初級工作，有必要通過醫(yī)院內(nèi)部與外部培訓(xùn)的結(jié)合，優(yōu)化現(xiàn)代化管理的技術(shù)手段應(yīng)用水平，打造出職業(yè)技能水平相對較高的新型檔案管理專業(yè)人才。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該定期組織輪崗培訓(xùn)，提高管理人員的全局意識與業(yè)務(wù)水平，以提升檔案管理的工作效率。最后，醫(yī)院應(yīng)該適當(dāng)?shù)丶訌?qiáng)檔案管理工作人員的薪資水平，這是提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識與積極性的重要保障。

三、展望

電子信息系統(tǒng)具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能，同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用 些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作；在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理；用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是項(xiàng)耗資巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。

檔案管理信息化就是將檔案管理的具體工作與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，它是傳統(tǒng)醫(yī)院向新型智能化醫(yī)院轉(zhuǎn)型的重要構(gòu)成因素之一，是檔案管理部門順應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的必要措施，也是加快醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的有效環(huán)節(jié)。

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