檔案信息化管理問題芻議

摘要：隨著信息化時(shí)代的到來，社會各個(gè)領(lǐng)域依托信息化技術(shù)開展工作已經(jīng)成為新時(shí)代的趨勢。本文圍繞檔案管理部門工作開展情況，從基礎(chǔ)性概念的界定和理解入手，分析了檔案信息化管理出現(xiàn)的信息孤島、供求鴻溝、內(nèi)熱外冷和基礎(chǔ)沙灘現(xiàn)象四方面問題，最后，針對四方面問題提出強(qiáng)化信息資源管理、加大各部門協(xié)調(diào)性管理、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)和提高基礎(chǔ)性檔案管理工作的策略和建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；問題

檔案管理是公共管理的重要組成部分。伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代信息化設(shè)備和軟件已經(jīng)成為檔案管理工作開展必不可少的工具，使得管理效率和效果有所提高。但由于我國檔案信息化管理工作處于起步階段，仍有諸多問題亟待解決?；诖耍疚膶n案信息化管理問題作出深入探討。

一、檔案信息化的概念及管理特征

檔案信息化是指組織或者部門依托于現(xiàn)代化信息技術(shù)、設(shè)備等開展檔案管理活動，對檔案信息、資料文件等作出信息化處理，便于檔案管理工作的開展。檔案信息化管理是在各組織或者部門規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，將信息化處理的數(shù)據(jù)做出歸檔、保存和利用。

二、檔案信息化管理存在問題分析

（一）信息孤島問題

所謂信息孤島問題是指各個(gè)組織或者部門為了便于管理，各自構(gòu)建獨(dú)立的檔案信息系統(tǒng)，導(dǎo)致上下級以及平級相同部門之間檔案信息資源形成“信息孤島”。各個(gè)部門檔案信息數(shù)據(jù)和資料無法進(jìn)行共享和互通，不僅加大了系統(tǒng)管理和維護(hù)成本，而且在一定程度上削弱了部門之間的共享能力，不利于檔案管理相關(guān)工作的開展。

（二）供求鴻溝問題

所謂供求鴻溝問題是指檔案管理部門提供的檔案信息和資料與現(xiàn)實(shí)需求和要求不一致的問題。該問題主要由于不同部門對檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)不同，使得提供信息者與需求者無法實(shí)現(xiàn)檔案信息的準(zhǔn)確對接。檔案信息化管理將大量信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)，鴻溝問題使得檔案數(shù)據(jù)無法實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值，為檔案管理工作帶來便利性。

（三）內(nèi)熱外冷問題

所謂內(nèi)熱外冷問題是指檔案管理過程中，借助于現(xiàn)代化信息系統(tǒng)極大地激發(fā)了檔案管理工作者的工作熱情，但各部門管理者卻未重視信息化人才的培養(yǎng)，由此形成該問題?？v觀現(xiàn)階段檔案管理部門，多數(shù)管理人員不僅數(shù)量少，而且對信息化專業(yè)知識掌握不足，專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)力度小成為阻礙當(dāng)前信息化管理的重要問題之一。

（四）基礎(chǔ)沙灘現(xiàn)象嚴(yán)重

所謂基礎(chǔ)沙灘現(xiàn)象嚴(yán)重是指多數(shù)檔案管理部門為了實(shí)現(xiàn)管理工作的信息化而將關(guān)注點(diǎn)置于信息設(shè)備的引入、軟件的研制和維護(hù)等方面，而忽視了檔案信息化管理基礎(chǔ)性工作基礎(chǔ)的扎實(shí)。于是該問題滋生了多數(shù)檔案管理者過于注重形式，而忽視自身相關(guān)知識和能力的培養(yǎng)，最終使得該項(xiàng)工作開展的形式化現(xiàn)象嚴(yán)重。

三、檔案信息化管理存在問題的解決策略

（一）強(qiáng)化檔案信息資源管理力度

加大各部門的溝通和交流力度，才能夠強(qiáng)化檔案信息資源的共享、互通性管理。一方面，檔案管理部門要構(gòu)建統(tǒng)一的信息管理機(jī)制，使得上下級以及各部門間更好地貢獻(xiàn)信息資源；另一方面，檔案管理各部門針對信息化管理現(xiàn)狀要及時(shí)交流意見，共同構(gòu)建管理系統(tǒng)，減少系統(tǒng)管理成本，推動管理工作順利開展。

（二）加大檔案信息化協(xié)調(diào)性管理

為了加強(qiáng)各部門對數(shù)據(jù)對接的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自身價(jià)值，必須確保各部門的協(xié)調(diào)性管理。一是上級部門應(yīng)制定檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，如檔案信息數(shù)據(jù)的統(tǒng)一保存和歸檔標(biāo)準(zhǔn)等，便于數(shù)據(jù)需求部門和提供部門能夠?qū)崿F(xiàn)準(zhǔn)確對接；二是制定檔案數(shù)據(jù)整理和歸檔制度，規(guī)定在一定時(shí)間內(nèi)各部門統(tǒng)一整理和歸總數(shù)據(jù)，便于為相關(guān)部門提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。

（三）加強(qiáng)檔案信息化管理隊(duì)伍建設(shè)

隨著信息化技術(shù)在檔案管理工作中的不斷應(yīng)用，在一定程度要求管理部門加大對員工的信息化、專業(yè)化知識和技能的培養(yǎng)和培訓(xùn)。上級部門要制定體系化的培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合工作信息化程度，對員工在理論知識、信息化操作等方面加大教育和培訓(xùn)力度；另外，制定嚴(yán)格的考核制度，定期對專業(yè)人員的專業(yè)水平進(jìn)行檢測，使得檔案信息化管理隊(duì)伍的整體水平有所提升。

（四）提高基礎(chǔ)性檔案信息化管理工作重視度

現(xiàn)階段部分部門過于重視檔案管理信息化的形式，而忽視了信息化與基礎(chǔ)性工作的緊密結(jié)合。針對如上問題，管理層需轉(zhuǎn)變理念，確保檔案管理基礎(chǔ)工作與信息化相結(jié)合，杜絕管理形式化現(xiàn)象的出現(xiàn)。另外，管理層要制定嚴(yán)格的監(jiān)督體系，及時(shí)對檔案管理各個(gè)部門的各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，了解和把握基礎(chǔ)工作與信息化結(jié)合開展程度以及存在的問題，針對問題提出多項(xiàng)解決方案和措施，使得檔案管理各項(xiàng)工作真正實(shí)現(xiàn)信息化和系統(tǒng)化。

總之，檔案信息化管理工作處于起步階段，我國以及各地區(qū)對該項(xiàng)工作開展并未權(quán)威性的規(guī)范要求?，F(xiàn)階段各管理部門應(yīng)結(jié)合信息化管理的實(shí)際情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并靈活性地解決遇到的困境和難題，由此才能夠?yàn)樵擁?xiàng)工作順利開展提供動力。

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作者簡介：張晶（1986，05-），女，貴州織金人，本科，貴州省畢節(jié)市檔案局工作，研究方向：檔案。