對文書檔案“在線歸檔”工作的初步探索

胡詩琴

摘要：在目前發(fā)展下，隨著社會向信息化的發(fā)展，許多文件都有電子稿，實現(xiàn)了公文的網(wǎng)上共享。但文書檔案還是到一年的結(jié)尾才統(tǒng)一整理，按照相關(guān)的要求進行歸檔的工作。檔案在線歸檔與在線利用是一線檔案工作者在實際工作中遇到問題較多的一個方面，因此，如何規(guī)范、提高在線歸檔的工作是十分必要的。

關(guān)鍵詞：文書；檔案；在線歸檔

引言

文件的在線歸檔和在線利用已經(jīng)引起人們的重視，國家有關(guān)部門制定并頒布了文件和規(guī)范、標準，當然相關(guān)人員也發(fā)表了許多幫助的文章?？僧斘覀儥n案實踐人員通過立檔的相關(guān)單位進行在線歸檔與在線利用的時候，難題也會隨之出現(xiàn)，在此提出來與相關(guān)人員共探討。一個立檔單位、一個年度、不同網(wǎng)絡(luò)、不同的系統(tǒng)形成應(yīng)歸檔電子的文件，也包括應(yīng)歸檔的紙質(zhì)方面的文件，只有集中到一個網(wǎng)絡(luò)及歸檔系統(tǒng)中才能統(tǒng)一分配號碼及順序，這才是所說的真正的在線歸檔。在線歸檔可分為單個單位和多單位統(tǒng)一的在線歸檔，都面對一些問題。

一、在線歸檔的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)功能設(shè)計

結(jié)合相關(guān)規(guī)定和OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)表的特點，按照歸檔的要求，OA系統(tǒng)對歸檔系統(tǒng)開放數(shù)據(jù)表，批量捕獲立檔單位發(fā)、收文的電子文件及其元數(shù)據(jù)進人歸檔系統(tǒng)。

在歸檔庫內(nèi)直接錄人歸檔文件目錄數(shù)據(jù)和對應(yīng)掃描紙質(zhì)歸檔文件夾，保證目錄與對應(yīng)全文的掛接準確無誤。按照文件形成的規(guī)律和平時管理的習(xí)慣，系統(tǒng)設(shè)計了按參與歸檔的內(nèi)部機構(gòu)、不同責(zé)任者優(yōu)先級選項的功能。一個立檔單位第一次進行在線歸檔時，按優(yōu)先級調(diào)整參與歸檔的內(nèi)部機構(gòu)及責(zé)任者排列的先后順序。第一次確定之后，以后再根據(jù)變化進行微調(diào)即可。在線交接、指導(dǎo)、接收是該歸檔的后續(xù)內(nèi)容，其流程為：移交一指導(dǎo)檢查-反饋-修改-再移交-指導(dǎo)確認拒絕接收再交接-接收成功。電子的檔案XML裝封功能放在檔案接收確認后，即在電子檔案交接與接收記錄數(shù)據(jù)全部填寫完成后即封裝。以單個與整體封裝相結(jié)合的方式進行。在文件體系內(nèi)減少封裝、分析的次數(shù)，并不影響其“四性”，同時也提高了工作速度。系統(tǒng)設(shè)計了目錄、全文檢索、打印功能，滿足通用的檔案查詢、瀏覽、輸出、統(tǒng)計的功能。

二、在線歸檔中的難題

無論是加密網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)產(chǎn)生應(yīng)該進行處理的文件，最終都要集中到一個網(wǎng)絡(luò)之中，過程中有很多問題要解決；對文件在線接收單位來講，歸檔電子的文件集中到當?shù)夭簧婕氨Ｃ艿恼?wù)的內(nèi)網(wǎng)最好，可以連接更多的相關(guān)單位。對自身而言，歸檔的電子文件集中在不涉及保密的局域網(wǎng)最好。

不管是在政務(wù)網(wǎng)上進行的系統(tǒng)還是在其單位的局域網(wǎng)上的歸檔軟件的系統(tǒng)，其在這方面的操作總是要在一個歸檔軟件體系內(nèi)進行，其他系統(tǒng)能否讀出滿足其要求的文件，及元數(shù)據(jù)與歸檔的軟件是否支持讀出電子文件及元數(shù)據(jù)等問題需要實踐。

相關(guān)單位同一年度全部歸檔的文件，包括歸檔的電子和歸檔紙質(zhì)文件的目錄必須集中在同一系統(tǒng)中才能分配唯一的號碼和其他操作。但是，在非密網(wǎng)上進行全部文件的歸檔操作，加密文件的歸檔只能向歸檔軟件的系統(tǒng)加入一條不泄及保密的文字占一條記錄而已，一般歸檔紙質(zhì)的文件則需要向歸檔軟件輸入或直接的錄入目錄及對整體進行掃描。各個OA系統(tǒng)產(chǎn)生的應(yīng)歸檔電子的文件，則需掌握歸檔軟件的系統(tǒng)，這樣的工作也很復(fù)雜。總之，在線的這方面需要在線接收本網(wǎng)絡(luò)OA系統(tǒng)的形成且需要歸檔電子的文檔，脫離機械接收其他網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)的歸檔電子文件，接收或在歸檔軟件的系統(tǒng)掃描應(yīng)歸檔紙質(zhì)版文件的目錄和內(nèi)容，這三部分應(yīng)歸檔的文件集合整理到同一網(wǎng)絡(luò)、同一歸檔軟件系統(tǒng)才具備在線進行歸檔的最根本的要求，這里我們把它稱為“在線歸檔的三合一”。而只有電子文件哪怕是全部電子的文件及其元數(shù)據(jù)和管理向有關(guān)的部門分享，也只是電子文件的預(yù)歸檔。在計算機的檢索方面變強的今天，在相應(yīng)的規(guī)定及應(yīng)遵守的原則下，我們能否進行歸檔的文件號碼分配及序號的改革，不走“在線的歸檔三合一”道路，希望人們對此進行研究與分析。

三、實現(xiàn)在線歸檔的關(guān)鍵

系統(tǒng)的穩(wěn)定是基礎(chǔ)。一個公司好的發(fā)展將成為系統(tǒng)穩(wěn)定的關(guān)鍵，如有的開發(fā)公司因圖方便，通過對原有系統(tǒng)軟件的開發(fā)的執(zhí)行，再加之目前系統(tǒng)相關(guān)人員的不斷變化，對開發(fā)工作將會帶來影響。創(chuàng)新理念是重點。目前的系統(tǒng)開發(fā)人員由于沒有過強實踐的經(jīng)歷，再加之有些創(chuàng)造者思想不靈活，缺乏創(chuàng)新思維，導(dǎo)致在開發(fā)的環(huán)節(jié)中按步照班的抄襲，促使工作者在系統(tǒng)的使用中出現(xiàn)這樣那樣的問題，如對歸檔的文件辦理文單要實現(xiàn)“批量打印”這一功能，系統(tǒng)人員在自身技術(shù)不高的情況下，開發(fā)出來的系統(tǒng)可能會出現(xiàn)有誤的信息，一定影響“在線的歸檔”功能的使用。歸檔人員是主體。實行“在線歸檔”，并不代表歸檔人員就可以放松，“在線歸檔”意味著從最開始的用手歸檔轉(zhuǎn)換為電腦歸檔，在公文錄入的同時，該文件是否要歸檔，如何分類，對歸檔文件的分類、加密時間、性質(zhì)、檔碼輸入均需要歸檔人員，因此，打印全部電子的文件當然少不了歸檔人員認真負責(zé)的工作。

結(jié)語

文書檔案“在線歸檔”是未來發(fā)展趨勢，但是要真正實現(xiàn)這一目標，達到更好地利用、管理文書檔案，需要技術(shù)的不斷更新及歸檔人員在工作中繼續(xù)深入和發(fā)現(xiàn)。

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