淺談企業(yè)檔案從紙質(zhì)文件到數(shù)字化的過渡管理

丁露

摘要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理中的核心內(nèi)容，提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，對于促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著重要作用。目前，很多企業(yè)均存在處于將紙質(zhì)文件向數(shù)字化文件轉(zhuǎn)變的過渡時期，在兩種文件共存的局面下，如何能夠做好企業(yè)檔案的管理工作是一個值得探討的話題?；诖?，本文中筆者將對如何能夠順對企業(yè)檔案從紙質(zhì)文件到數(shù)字化的過渡時期進(jìn)行管理開展進(jìn)行論述，希望能夠?qū)ψx者提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；紙質(zhì)文件；數(shù)字化文件；過渡管理

對于任何一個企業(yè)來講，紙質(zhì)文件的建立，都是推動企業(yè)發(fā)展的基石，但是，在保存的過程中，紙質(zhì)文件具有難保存、易損壞、易丟失的特點(diǎn)，為文件保存工作帶來了一定的困難。隨著社會發(fā)展進(jìn)程的不斷推進(jìn)，數(shù)字化管理已經(jīng)成為企業(yè)管理中的重要形式，在有效的節(jié)省管理時間、程序等多方面起到重要作用，從而提高管理效果。應(yīng)用數(shù)字化方式保存文件可以對紙質(zhì)文件保存中的缺陷進(jìn)行彌補(bǔ)，但是，怎樣才能夠有效的完成紙質(zhì)文件向數(shù)字化過渡的管理是當(dāng)前亟待解決的問題。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化的重要性

（一）更好的保存原有檔案

從歷史發(fā)展的角度來看，檔案在此過程中有著不可忽視的作用。在很長一段時間內(nèi)，檔案主要是以紙張為載體，由于紙張本身存在易損壞的特點(diǎn)，造成檔案保存的安全系數(shù)較低。如果使用數(shù)字化方式保存檔案，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行傳輸，在計算機(jī)中保存，不僅能夠確保檔案的完成性，同時也能夠延續(xù)檔案保存的時間。另外，數(shù)字化保存更有利于檔案的備份。以一些較大的企業(yè)為例，一般來講，具有幾十甚至幾百年的發(fā)展歷史，檔案需要永久保存，使用數(shù)字化方式，可以將檔案上傳至云文檔，極大限度的實(shí)現(xiàn)了永久保存的可能性。

（二）提升檔案的利用范圍、價值

眾所周知，以紙張為載體的檔案，只能存于一個地點(diǎn)，并且在同一時間僅能夠供給一個人或者一個部門使用，嚴(yán)重局限了檔案的使用范圍。但是，采用數(shù)字化的檔案形式，在人們需要時，只要登錄相關(guān)的網(wǎng)址或者登錄驗(yàn)證即可使用。實(shí)現(xiàn)了同一時間內(nèi)供多人使用的目的，擴(kuò)大檔案使用范圍，實(shí)現(xiàn)共享性。另外，在不同地域內(nèi)的檔案需求者，可以通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸?shù)姆绞剑诓煌瑫r間、不同空間內(nèi)，使用同一份檔案，節(jié)約傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案傳輸?shù)臅r間和環(huán)節(jié)，提高檔案的利用價值。在人們需要時，在計算機(jī)中通過連接查詢、檢索，即可找到需要的檔案[1]。

二、企業(yè)檔案從紙質(zhì)文件到數(shù)字化的過渡管理具體措施

（一）加強(qiáng)電子檔案整理

首先，做好分類、排序工作。有相關(guān)工作人員按照文件名稱、文件編號等歸檔當(dāng)方式，嚴(yán)格按照規(guī)范的程序?qū)⒘闵?、雜亂的文件進(jìn)行歸檔，并標(biāo)準(zhǔn)清晰，以便查找。由于在電子文檔整理的過程中，著錄標(biāo)引具有不可忽視的作用，該環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量對于未來保存以及使用電子檔案重要影響，因此，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)對此加以重視[2]。其次，數(shù)據(jù)庫的建立。在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的活動當(dāng)中會產(chǎn)生多種類型的檔案，因此，為了確保檔案整理的科學(xué)性，需要根據(jù)檔案分類要求制定相應(yīng)的分類方案。

（二）加強(qiáng)電子檔案的歸檔

對電子檔案進(jìn)行歸檔，即利用可移動儲存設(shè)備，比如：光盤、U盤等，將在計算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)上拷貝的文件刻錄下來，對電子文件進(jìn)行長期保存的工作過程。首先，歸檔范圍的確定。歸檔范圍確定的準(zhǔn)確性，直接影電子檔案的質(zhì)量，因此，在對需要保存的電子文件進(jìn)行歸檔時，需要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，分別對文字類、影像類等分類的質(zhì)量要求歸檔，同時確保檔案的完整性。其次，歸檔時間的確定。一般來講，每次歸檔工作之間會相隔較長一段時間，比如：一年一次或者一個任務(wù)完成時。最后。歸檔方法的確定。嚴(yán)格按照文件的歸檔要求與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，通常選擇通用、標(biāo)準(zhǔn)的格式[3]。

（三）加強(qiáng)保存、維修電子檔案

第一，確保載體的安全性。在保存電子檔案時，盡量選擇質(zhì)量優(yōu)良的光盤、磁盤的保存方式，同時要做好避免介質(zhì)發(fā)生物理變化的工作，也就是對保存溫度、濕度進(jìn)行控制；避免出現(xiàn)鼠蟻嗑咬的現(xiàn)象；為其配置專門的保存柜；做好避光、防塵工作；還要避免有受外力擠壓變形等[4]。第二，確保檔案的準(zhǔn)確性。無論是應(yīng)用哪種載體對電子檔案進(jìn)行儲存，在使用時，都需要通過利用計算機(jī)將數(shù)碼形式儲存的檔案展示給需要的人員，而這種肉眼無法看見的轉(zhuǎn)化過程具有一定的復(fù)雜性。因此，除了要保存檔案的儲存載體不受到破壞，還要明確、保存存儲的檔案依賴的技術(shù)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等相關(guān)內(nèi)容。

（四）控制電子檔案的訪問、傳輸過程

對電子檔案的訪問加強(qiáng)控制，是提升電子檔案安全性的重要措施。具體來講，在公司內(nèi)部的人員均有使用檔案的權(quán)利，但是，由于人員素質(zhì)不統(tǒng)一，很容易在這個過程出現(xiàn)檔案丟失、損壞的現(xiàn)象。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)內(nèi)部工作人員的管理權(quán)限、職位等對檔案的訪問權(quán)限進(jìn)行級別設(shè)定，并設(shè)置必須通過注冊登錄認(rèn)證之后才能夠使用的限制方式。在系統(tǒng)中設(shè)定相應(yīng)的跟蹤系統(tǒng)，即當(dāng)使用檔案的人員在使用檔案開始，系統(tǒng)將自動對使用者的身份、使用范圍等進(jìn)行確定，一旦發(fā)現(xiàn)非企業(yè)內(nèi)部人員或者非法使用檔案，系統(tǒng)將自動關(guān)閉，以此提升檔案的安全性。相關(guān)管理部門需要針對企業(yè)內(nèi)部檔案使用的實(shí)際情況，設(shè)置私密檔案權(quán)限保護(hù)，并在檔案目錄以及搜索連接上明確的標(biāo)注，查找人員一定要經(jīng)過嚴(yán)格的查閱訪問程序才能夠閱讀，對于一些未經(jīng)單位或者相關(guān)部門批準(zhǔn)許可的公開檔案，任何人不得復(fù)制、下載、私自修改或者向無關(guān)人員透露。對于不能夠滿足檔案使用級別權(quán)限的人員，如果想要使用超出權(quán)限的檔案，需要向上級部門或者有關(guān)部門提交申請，得到許可之后，可以閱讀檔案[5]。

（五）提高企業(yè)內(nèi)部人員的素養(yǎng)

無論是檔案的儲存、使用都無法離開企業(yè)內(nèi)部人員，因此，企業(yè)內(nèi)部人員的素質(zhì)對檔案管理質(zhì)量具有非常大的影響。因此，為了能夠更好的完成企業(yè)檔案從紙質(zhì)文件到數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中的管理工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對內(nèi)部人員加強(qiáng)培訓(xùn)。首先，針對于檔案管理人員，不僅要提高其思想意識，也要提升其計算機(jī)等相關(guān)軟件、程序的操作技能，避免相關(guān)人員在工作方式轉(zhuǎn)化時無法適應(yīng)。設(shè)定相應(yīng)的考核制度，并將考核成績與個人利益相結(jié)合。對于日常工作態(tài)度端正、考核合格者，可上崗錄用，根據(jù)日常工作表現(xiàn)，可給予適當(dāng)?shù)莫剟?，對于工作態(tài)度消極，考試不合格者，可通過調(diào)崗、降至等方式進(jìn)行處罰[6]。另外，針對于普通員工應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理工作的宣傳工作，使其能夠認(rèn)識到檔案的完整性、正確性對于企業(yè)的重要性，讓所有內(nèi)部員工都能了解，在企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中，企業(yè)檔案管理質(zhì)量具有著不可忽視的作用，提高其在使用過程中的思想意識，盡量避免發(fā)生盜取、損壞的事件。

結(jié)束語：

總而言之，企業(yè)檔案從紙質(zhì)文件到數(shù)字化的過渡管理是時代發(fā)展下，企業(yè)必然經(jīng)歷的階段，做好這個階段的檔案管理工作，不僅關(guān)系到檔案保存質(zhì)量，更關(guān)系到企業(yè)未來是否能夠可持續(xù)發(fā)展。因此，企業(yè)內(nèi)部的管理人員應(yīng)當(dāng)對此加以重視，從加強(qiáng)電子檔案整理、加強(qiáng)電子檔案的歸檔、加強(qiáng)保存及維修電子檔案、控制電子檔案的訪問及傳輸過程、提高企業(yè)內(nèi)部人員的素養(yǎng)幾個方面加強(qiáng)企業(yè)管理工作，從而提升過渡階段的管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張欣梅. 企業(yè)科技檔案信息數(shù)字化過程中的安全管理與控制[J]. 黑龍江檔案， 2015（6）

[4]劉旖羽， 袁斯坦. 紙質(zhì)與電子工程檔案共存期管理問題淺析[J]. 現(xiàn)代企業(yè)， 2017（2）：28-29

[5]王瑩. 淺談電子文件與數(shù)字化檔案的管理目標(biāo)[C]// 決策論壇—科學(xué)制定有效決策理論學(xué)術(shù)研討會. 2015

[6]張翠翠. 電子文件與紙質(zhì)文件并存期檔案管理工作的思考[J]. 黑龍江檔案， 2015（5）