辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

陳艷珍

中圖分類號：C931.4 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，文檔收集歸檔工作對事業(yè)單位發(fā)展的重要性逐漸顯現(xiàn)出來，本文從目前文檔管理工作的現(xiàn)狀入手，對目前文檔管理工作的問題進(jìn)行了闡述，并提出了一些較為可行的改善措施。

關(guān)鍵詞 文書檔案 收集歸檔 管理制度

文檔的收集與歸檔工作具有一定的技術(shù)性與服務(wù)性，事業(yè)單位想要借助完整、真實(shí)的文檔信息來制定發(fā)展決策，就必須加強(qiáng)對文檔收集整理工作的管理。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

（一）文書檔案的收集與歸檔不全面

辦公室文書檔案的收集與歸檔整理是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)文件遺失、材料收集不齊全等情況，這對于文書檔案的完整性有著非常嚴(yán)重的影響。在日常工作中，導(dǎo)致文件檔案收集不全面的因素有兩種，一方面，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，文件資料本身的來源愈發(fā)廣泛，文件的收集渠道也越來越多，這使得工作人員的工作量大大增加，在沒有明確工作制度指導(dǎo)的情況下，很容易出現(xiàn)疏漏。另一方面，很多單位并沒有設(shè)立專門的文檔收集整理人員，而是以兼職人員代替，在工作時(shí)間與工作效率上都缺乏保障，者同樣會(huì)導(dǎo)致文件檔案無法收集完整。

（二）工作人員的綜合素質(zhì)不高

作為文件檔案收集整理工作的執(zhí)行者，檔案工作管理人員的自身素質(zhì)對檔案管理工作的完成質(zhì)量有著直接的影響，但很多檔案工作管理人員在專業(yè)水平與工作態(tài)度上卻存在著很大的問題。首先，一些工作人員對于文檔管理的相關(guān)知識不夠了解，在工作時(shí)缺乏科學(xué)的工作理論指導(dǎo)，對于一些有效的工作方法也沒有完全掌握，這不僅會(huì)大大降低工作效率，也很難保證歸檔文件材料的質(zhì)量。其次，部分工作人員還缺乏足夠的工作責(zé)任心，在收集與整理文檔時(shí)經(jīng)常敷衍了事，對于文檔的真實(shí)性與完整性沒有進(jìn)行準(zhǔn)確的辨別，嚴(yán)重?fù)p害了文件檔案的利用價(jià)值。

（三）對文件檔案的收集力度不夠

文件檔案的收集整理工作是檔案信息利用的前提，對單位的發(fā)展有著十分重要的意義，但受固有觀念的影響，很多管理者與檔案管理人員并沒有認(rèn)識到這項(xiàng)工作的重要性，嚴(yán)重阻礙了文件檔案收集整理工作的開展。在實(shí)際工作中，文檔收集整理工作一般會(huì)出現(xiàn)以下幾種情況，第一，忽視文檔收集整理工作的作用，為應(yīng)付上級領(lǐng)導(dǎo)的檢查對文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行胡編亂造，使文檔材料喪失了真實(shí)性。第二，在日常工作中不夠嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致文檔資料嚴(yán)重缺失，出現(xiàn)大面積的斷章、缺頁、時(shí)間混亂、公章不齊全現(xiàn)象。第三，沒有根據(jù)時(shí)代變化與社會(huì)需求對工作模式進(jìn)行更新，對于電子文檔不夠重視，使得收集渠道不完善，歸檔方式也比較單一。第四，檔案管理流程不夠規(guī)范，缺乏明確的規(guī)章制度，文檔資料的使用與擺放過于隨意，遺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

二、加強(qiáng)辦公室文書檔案與歸檔工作管理的措施

（一）創(chuàng)新文件檔案的收集管理方式

在事業(yè)單位快速發(fā)展的同時(shí)，對于文檔收集整理的工作要求也逐漸發(fā)生了變化，文檔管理工作人員需要根據(jù)實(shí)際工作需求，對具體的文檔收集管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。首先。文檔管理人員應(yīng)進(jìn)行更多的上門收集工作，將文檔收集由傳統(tǒng)的被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)收集，提高工作的效率，同時(shí)縮短了工作時(shí)間。其次，要與其他部門進(jìn)行積極的溝通和交流，增強(qiáng)其他部門人員的文檔保護(hù)意識，間接減輕文件搜集的工作量。最后，要對文件檔案的歷史性、現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)進(jìn)行深入了解，確保實(shí)際工作的順利完成。

（二）強(qiáng)化文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

文檔管理人員的綜合素質(zhì)提升需要工作人員自身與事業(yè)單位雙方面的努力。對于文檔管理人員來說，要樹立正確的工作意識與工作態(tài)度，對文檔管理的重要性進(jìn)行明確的認(rèn)識，在工作中對文件資料的完整性、真實(shí)性以及類型進(jìn)行明確的區(qū)分，同時(shí)還要通過相關(guān)書籍、資料或?qū)I(yè)講座等途徑來提升自身專業(yè)水平，學(xué)習(xí)專業(yè)的收集整理方法，提高自身專業(yè)能力。而對于事業(yè)單位來說，則需要積極組織專業(yè)培訓(xùn)，為工作人員提供更多、更專業(yè)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，另外還要爭取到管理者的支持，給予充分的技術(shù)、資金等方面投入，確保文檔管理工作能夠順利展開。

（三）建立文書檔案收集與歸檔的管理制度

想要強(qiáng)化對文檔收集與歸檔工作的管理，就必須建立起健全文檔收集整理工作的管理制度。首先，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，對文檔收集歸檔工作的工作范圍，工作職責(zé)進(jìn)行明確的書面規(guī)定，并將工作人員各自的職能進(jìn)行劃分，利用內(nèi)部優(yōu)化的手段來提升工作效率。其次，要針對具體的工作流程對工作細(xì)節(jié)進(jìn)行完善，嚴(yán)格限定歸檔期限、保存時(shí)間等工作要求，并以此為依據(jù)建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，提高工作人員的工作積極性。最后還要制度的實(shí)行過程中收集反饋信息、了解實(shí)際工作情況，結(jié)合事業(yè)單位的具體需求和實(shí)際效果，不斷優(yōu)化管理制度。

（四）重視臨時(shí)性檔案文件的收集與整理

臨時(shí)性文件檔案一般是指在單位人員變動(dòng)或重大會(huì)議召開時(shí)需要進(jìn)行移交流程的文件材料，由于其原本不屬于歸檔范圍且具有一定的突然性，因此在進(jìn)行收集整理時(shí)需要特別注意。首先工作人員應(yīng)按年度或季度定期對收集的文檔進(jìn)行整理，并重點(diǎn)關(guān)注臨時(shí)性文檔的完整性，對還未收集的文檔及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充。其次，要在會(huì)議后、人員變動(dòng)時(shí)及時(shí)安排人完成相關(guān)文檔的交接，并上交文檔管理部門。需要注意的是，文檔移交需要制定清晰的移交清單，并簽署移交人與接收人的姓名，以免在發(fā)現(xiàn)臨時(shí)性文檔丟失時(shí)出現(xiàn)糾紛。

三、結(jié)語

總之，目前的文檔管理工作還不夠完善，文檔管理工作人員只有根據(jù)實(shí)踐工作中存在的問題，采取針對性的解決措施，才能夠進(jìn)一步提高文檔管理工作的整體水平。

參考文獻(xiàn)：

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