物資采購結(jié)算實(shí)時(shí)與同步

歐陽慧娟

（中國航發(fā)湖南動力機(jī)械研究所，湖南 株洲 412002）

多年以來，供應(yīng)部信息化水平較為落后，這在一定程度上影響了供應(yīng)部的工作效率，對物資采購某些工作環(huán)節(jié)缺乏必要的監(jiān)督和管控：計(jì)劃員開出入庫票后，物資是否及時(shí)入庫；物資入庫后，采購員是否及時(shí)辦理付款和結(jié)算；供應(yīng)部物資臺賬是否與財(cái)務(wù)部存貨臺賬在同一時(shí)點(diǎn)的結(jié)存數(shù)據(jù)相符。上述問題造成了下列情況的發(fā)生：

（1）供應(yīng)部與財(cái)務(wù)部在采購結(jié)算以及存貨核算方面缺乏必要的銜接，造成財(cái)務(wù)部存貨科目的會計(jì)數(shù)據(jù)無法真實(shí)地反映供應(yīng)部采購以及倉儲業(yè)務(wù)的真實(shí)情況，影響了研究所的財(cái)務(wù)分析和財(cái)務(wù)決策工作的進(jìn)行，同時(shí)也影響上級機(jī)關(guān)對研究所相關(guān)工作的評價(jià)。

（2）供應(yīng)部無法獲得及時(shí)準(zhǔn)確的采購結(jié)算數(shù)據(jù)，無法對采購人員的采購支付與結(jié)算實(shí)施有效的管理。由于無法及時(shí)獲得已報(bào)賬數(shù)據(jù)和未報(bào)賬數(shù)據(jù)，供應(yīng)部采購員的報(bào)賬情況不能清晰地掌握，采購人員長期不結(jié)算報(bào)賬，使得經(jīng)營管理和統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，導(dǎo)致一些廠商的賬款多年未結(jié)付，對誠信經(jīng)營也帶來不利的影響。

通過管理創(chuàng)新課題項(xiàng)目的實(shí)施，完善物資采購結(jié)算和資金支付的流程。提升物資采購的管理水平，強(qiáng)化相關(guān)人員的責(zé)任意識和效率意識，提高工作質(zhì)量。

1 實(shí)施途徑和主要辦法

供應(yīng)部應(yīng)完善制度與流程，明確責(zé)任，將每個(gè)采購任務(wù)從下達(dá)采購計(jì)劃一直到報(bào)賬完成的全過程的責(zé)任落實(shí)到人，對整個(gè)物資供應(yīng)管理流程實(shí)施管理和監(jiān)控。充分運(yùn)用物資管理信息系統(tǒng)等現(xiàn)代化管理手段，財(cái)務(wù)任務(wù)做到數(shù)據(jù)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。為使供應(yīng)部的管理更加精細(xì)化，采取了如下途徑：

（1）加強(qiáng)基礎(chǔ)管理。按照內(nèi)控制度及風(fēng)險(xiǎn)管理的要求，認(rèn)真查找管理工作中存在的缺陷與問題，分析問題存在的原因，制定切實(shí)可行的改進(jìn)計(jì)劃，并按計(jì)劃認(rèn)真整改，促進(jìn)部門管理水平的提升，提高部門的工作質(zhì)量和效率。

（2）與財(cái)務(wù)部討論協(xié)商，建立科學(xué)合理的業(yè)務(wù)流程和工作界面。多次與財(cái)務(wù)部趙愛專題討論會議，就物資采購解散和資金支付的流程以及部門之間的工作界面進(jìn)行研討，建立起科學(xué)合理的工作流程和界面。配合財(cái)務(wù)部解決存貨科目的會計(jì)數(shù)據(jù)與倉庫物資臺賬不相符的問題：根據(jù)財(cái)務(wù)要求查找相關(guān)的出入庫票據(jù)，進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理，核定暫估入庫數(shù)據(jù)。加強(qiáng)對暫估入庫的采購業(yè)務(wù)的監(jiān)控，落實(shí)到相關(guān)的責(zé)任人，督促盡快報(bào)賬。

（3）逐步提升管理手段，完善采購管理工作。為完善物資供應(yīng)管理工作，組織了多次采購管理自查工作，對歷年來所有采購項(xiàng)目從需求計(jì)劃的下達(dá)、招標(biāo)競價(jià)流程、合同簽訂、物資驗(yàn)收保管發(fā)放、報(bào)賬等整個(gè)流程進(jìn)行檢查，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行了整改完善。對于預(yù)付賬款進(jìn)行了清查，責(zé)任落實(shí)到人，規(guī)定了處置期限。

（4）加強(qiáng)人員流動、完善內(nèi)控機(jī)制。將一些能力較強(qiáng)的年青同志安排到主要業(yè)務(wù)工作崗位中，在實(shí)踐中提高能力，同時(shí)通過組織業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的員工介紹自己的工作經(jīng)驗(yàn)和方法，組織各類培訓(xùn)活動來提高員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過一段時(shí)間的運(yùn)行來看，在提高年輕員工積極性、培養(yǎng)員工綜合性管理能力、各崗位人員形成有效互補(bǔ)等方面取得了良好的效果，辦事效率、執(zhí)行力等方面均得到了提升，對廉潔風(fēng)險(xiǎn)的防控也起到了積極的作用。

（5）不斷完善績效考核機(jī)制。管理工作績效考核是完善管理，提高員工工作積極性的有效手段，把每個(gè)班組、每個(gè)崗位的工作都細(xì)化、優(yōu)化、量化，及時(shí)填報(bào)，認(rèn)真審核，盡量把每項(xiàng)工作都做到流程化、標(biāo)準(zhǔn)化，采購員的及時(shí)報(bào)賬情況，出入庫票的沖紅情況均納入部門的績效考核項(xiàng)目中，對及時(shí)報(bào)賬、準(zhǔn)確申報(bào)暫估入庫等數(shù)據(jù)的采購人員予以獎勵(lì)。

2 取得的成績

①制度建設(shè)成績顯著，對于物資供應(yīng)工作的各個(gè)流程都制定了相關(guān)管理制度并在執(zhí)行中不斷得到完善；②主動服務(wù)用戶的意識得到增強(qiáng)，計(jì)劃員、核價(jià)員和采購員都提高了服務(wù)意識，激發(fā)了員工主動服務(wù)科研、服務(wù)用戶的積極性和創(chuàng)造性；③采購員的報(bào)賬效率得到顯著提升，暫估入庫數(shù)據(jù)得到了精準(zhǔn)的控制，采購工作得以很好的量化；④管理信息系統(tǒng)的運(yùn)用日趨成熟，自物資管理信息系統(tǒng)全面投入運(yùn)行以來，各項(xiàng)管理日趨規(guī)范，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性，各項(xiàng)工作的可追溯性都得到了增強(qiáng)，業(yè)務(wù)人員對軟件的應(yīng)用也日趨熟練，為有效做好物資供應(yīng)管理工作鍛煉了隊(duì)伍，培養(yǎng)了人才，更提供了數(shù)據(jù)依據(jù)。