結(jié)合工作實踐創(chuàng)新高職院校檔案管理工作

吳育紅

摘要：檔案工作作為高職院校日常管理工作的重要體現(xiàn)，進(jìn)而已被高職院校發(fā)展建設(shè)提升為亟需解決的主要問題。檔案管理工作是高職院校教育實施順利發(fā)展的基礎(chǔ)保障，必須引起高度重視。本文闡述高職院校檔案管理工作的具體改進(jìn)管理措施及方法，以便為檔案管理人員提供一些借鑒，從而促進(jìn)高職院校檔案管理工作的全面發(fā)展進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：工作實踐；高職院校；檔案；管理工作

高職院校檔案管理工作是反映學(xué)院發(fā)展歷程和業(yè)績集中的具體表現(xiàn)。通過積累多年的紙質(zhì)材料、視頻、音頻等各種形式的歷史檔案資料，便于高職院校在評估鑒定方面僅供全方位的支撐材料保證。所以說，運行高職院校檔案管理工作是不斷提高檔案管理工作的質(zhì)量和效益。

1高校檔案管理工作存在的主要問題

首先，高校檔案工作不受重視。高職院校對檔案管理工作的重視程度比較薄弱，每次需要查找檔案時都覺得檔案管理工作的步驟比較落后。其次，高校檔案管理制度不夠健全。高職院校逐漸改進(jìn)校園數(shù)字信息化管理工程。人事處檔案、教科研所檔案、學(xué)生處的學(xué)籍檔案管理都是目前高職院校亟需改進(jìn)的檔案管理工作計劃。高校檔案管理工作的精準(zhǔn)實施，必須高度重視此項工作，并建立案管理模式系統(tǒng)過于陳舊。一些高職院校仍然保留傳統(tǒng)手工記錄方式管理并收集檔案、人工檢索檔案等方式工作，仍然是以紙質(zhì)檔案存留為主，計算機(jī)管理檔案的軟件內(nèi)容不全面。因此，高職院校檔案管理模式的技術(shù)相對落后，需要進(jìn)行相關(guān)的改革措施，以解決目前創(chuàng)新管理高職院校檔案管理工作的主要問題。

2推動高職院校檔案管理工作與社會發(fā)展并駕同步

高職院校憑借網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式，正在逐漸向網(wǎng)絡(luò)信息化集成管理區(qū)域方向進(jìn)行發(fā)展。一是檔案管理工作中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，管理檔案的信息收集整理、鑒別、檢索、保管等一體化集成化的管理，充分提高高職院校檔案立卷管理工作的工作效率與質(zhì)量。通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸和備案檔案資料，使檢索檔案資料更加快捷方便，其檔案的保密度也相對提高，從而推動高職院校檔案管理工作的信息現(xiàn)代化、數(shù)字化發(fā)展的進(jìn)步。二是加快建設(shè)高職院校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化智能設(shè)施管理模式。通過數(shù)字化全國統(tǒng)一管理高職院校全部信息數(shù)據(jù)庫，以確保高職院校檔案管理工作的管理效率更加標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。三是提升高職院校檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)能力和業(yè)務(wù)水平。定期培訓(xùn)提升檔案管理人員的創(chuàng)新意識、信息化水平和專業(yè)技能、思想政治高度一致性，讓檔案管理人員進(jìn)一步增強(qiáng)法治意識，確保高職院校檔案管理工作的完整性及信息安全保密意識。結(jié)合高職院校檔案管理工作的實際情況增強(qiáng)工作責(zé)任心，以確保高職院校檔案管理工作與時俱。

3結(jié)合工作實踐創(chuàng)新高職院校檔案管理工作的有效措施

（一）推進(jìn)高職院校數(shù)字信息化創(chuàng)新管理工作

在高校檔案管理工作實踐中，不斷完善集成信息操作的設(shè)施，改進(jìn)其應(yīng)用電子版登記管理的各項檔案管理細(xì)務(wù)工作，分別按照檔案管理進(jìn)行分類有項目類別、檔案目錄、檔案內(nèi)容等進(jìn)行集成數(shù)字信息化管理加工，集中檔案管理軟件對不同的檔案內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)先處理。憑借計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行辦公一體化處理及加工數(shù)據(jù)，定期要進(jìn)行備份以免檔案遺失。通過嚴(yán)格的登記和清點準(zhǔn)備工作后，做好登記才能外借，從而確保高職院校檔案信息管理完好無損。高職院校只有實現(xiàn)集成自動化才能不斷提升高職院校檔案管理工作的系統(tǒng)模式。

（二）高職院校強(qiáng)化檔案管理機(jī)制

高職院校應(yīng)強(qiáng)化檔案管理工作中的目標(biāo)化管理。進(jìn)行管理檔案工作的歸檔存檔、立卷、目錄編制、登記、分類存放等檔案管理工作，切實解決檔案工作人員和各部門檔案管理工作，在實施高職院校檔案管理工作中起到“一崗雙責(zé)”的引導(dǎo)帶頭和監(jiān)督管理的核心作用。使檔案管理人員能夠按照正確的規(guī)章管理、依照精準(zhǔn)的工作步驟構(gòu)建高職院校的檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)數(shù)字信息化管理日程安排

高職院校為了尋求發(fā)展創(chuàng)新，在檔案管理工作中不斷提升檔案管理工作的科學(xué)有效性，加強(qiáng)防范檔案管理場所的防火、防潮等基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督運行，在集成管理模式狀態(tài)下管理高職院校檔案管理工作。應(yīng)用高科技性能的集成管理軟件可以提升高職院校檔案管理工作的效率，擴(kuò)大了高職院校檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平能力。

（四）打造高職院校檔案管理隊伍建設(shè)

構(gòu)建高水平的檔案管理隊伍人員建設(shè)，需要定期對檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行培訓(xùn)和提高，培訓(xùn)需要結(jié)合實際工作情況，確保高職院校檔案管理工作的順利暢通實施。由集成管理軟件公司派專人到高職院校進(jìn)行一對一講解式示范操作步驟，以便有效提升高職院校檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力和服務(wù)意識形態(tài)，讓高職院校檔案管理人員形成一個穩(wěn)定的工作隊伍，并引進(jìn)高職院校檔案管理專業(yè)人才，從而搭建高職院校檔案管理工作的專業(yè)化建設(shè)隊伍。

4結(jié)語

結(jié)合高職院校的檔案管理工作實際情況，創(chuàng)新高職院校教育檔案管理工作的保障措施，不斷完善其檔案管理制度，有效地實施檔案管理的考評制度，為高職院校檔案管理工作構(gòu)建一個良好的操作環(huán)境，進(jìn)而使高職院校檔案管理工作與時俱進(jìn)，實現(xiàn)全面協(xié)調(diào)發(fā)展的趨勢。endprint