新形勢下檔案創(chuàng)新管理

◎梁 丹

（中國水利水電第六工程局有限公司 遼寧 丹東 118000）

隨著網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的普及，計算機(jī)的應(yīng)用給人們的生產(chǎn)生活帶來了便利。由于檔案管理工作人員缺乏創(chuàng)新意識，在新技術(shù)開發(fā)方面表現(xiàn)的積極性較差，嚴(yán)重阻礙了相關(guān)工作的進(jìn)步和發(fā)展。

一、檔案管理工作存在的問題

（一）管理理念陳舊

領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作的重視程度不足，認(rèn)為其在實際工作過程中沒有存在的意義，導(dǎo)致在日常工作中各部門容易忽視檔案管理工作，認(rèn)為檔案管理只是單純地抄錄相關(guān)文件并封存起來。由此看來，陳舊的管理理念嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作創(chuàng)新的步伐[1]。

（二）管理手段落后

目前檔案管理仍然沿用傳統(tǒng)落后的工作方式，許多單位仍保留著手動操作，人工抄錄、借閱、登記等各個環(huán)節(jié)大大影響了工作效率，且容易出現(xiàn)差錯，影響使用者的判斷。信息技術(shù)發(fā)展為管理人員提供了多種檔案載體選擇[2]。但由于缺乏信息開發(fā)、利用方面的投入,造成檔案資料的內(nèi)在價值無法充分發(fā)揮出來，使現(xiàn)有檔案不能為單位發(fā)展提供有價值的資源。由于經(jīng)費(fèi)緊張等原因，自動化、數(shù)字化發(fā)展滯后，管理方式單一，無法達(dá)到新時期下檔案管理工作的發(fā)展要求和建設(shè)目標(biāo)。

（三）管理人才缺乏

檔案管理人員的水平與企業(yè)的信息服務(wù)質(zhì)量直接掛鉤，目前大多數(shù)的企業(yè)的檔案管理人員存在服務(wù)意識差、無法達(dá)到數(shù)字化的內(nèi)在要求等問題，且近年許多檔案管理人員開始向其他崗位流動，造成經(jīng)驗豐富的檔案管理者流失。新入職的檔案管理者僅依靠書本學(xué)到的知識進(jìn)行整理工作，缺乏對業(yè)務(wù)的了解和掌握，且容易受到工作體制的限制，缺少創(chuàng)新性思維。

（四）管理制度缺失

許多地區(qū)沒有形成健全完善的檔案管理制度，容易造成相關(guān)工作人員在實際進(jìn)行檔案管理工作時缺乏制度章程參考，導(dǎo)致日常檔案管理工作存在很大的隨意性和不確定性。比如，工作者不能按照規(guī)范對相關(guān)資料進(jìn)行收集和歸檔，也不能依照管理細(xì)則的規(guī)定分類保存檔案，使得日常管理工作雜亂無章[3]。盡管有些單位已經(jīng)意識到這一點，參考國外先進(jìn)的管理辦法建立了檔案制度，但由于缺乏嚴(yán)格的執(zhí)行力度，在日常工作中還存在職責(zé)劃分不明確的現(xiàn)象，出現(xiàn)問題時管理人員相互推脫，互不擔(dān)責(zé)。

（五）檔案監(jiān)管缺位

各種不利因素造成檔案監(jiān)管缺位的現(xiàn)象，各部門忽視檔案收集的及時性和準(zhǔn)確性，加上檔案資料沒有直接與全體人員的年終考核成績掛鉤，無法起到監(jiān)管作用。任何一項工作的開展都需要建立強(qiáng)有力的監(jiān)督機(jī)制，才能起到應(yīng)用的作用，檔案部門的工作也是如此。如若缺乏對檔案管理工作的嚴(yán)格監(jiān)管，就會造成資料管理不規(guī)范、不合規(guī)的后果，也就表明檔案監(jiān)管的缺位在一定程度上會造成單位管理工作的混亂。

二、新形勢下檔案創(chuàng)新管理策略

（一）創(chuàng)新管理理念，樹立檔案意識

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)起到示范作用，轉(zhuǎn)變思想觀念，重視起內(nèi)部檔案的管理工作，準(zhǔn)確認(rèn)識到檔案資料所起的重要作用，支持引入信息化技術(shù)，創(chuàng)新工作方式，大力支持檔案部門的工作。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)熱愛自己的本職工作，遵守國家和企業(yè)制定的各項法律規(guī)范和制度規(guī)定，努力進(jìn)行檔案宣傳工作，爭取促進(jìn)全體人員自覺樹立檔案意識，全心全意為企業(yè)服務(wù)。

（二）創(chuàng)新管理手段，提高工作效率

科技是第一生產(chǎn)力，只有緊跟時代發(fā)展的步伐，創(chuàng)新管理手段，才能從根本上提高工作效率。增加計算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，提高信息化檔案管理水平，建立電子信息庫，幫助企業(yè)管理者準(zhǔn)確地掌握各項信息?？茖W(xué)先進(jìn)的檔案管理辦法能夠有效促進(jìn)檔案管理工作的開展，檔案管理部門要在實踐過程中摸索經(jīng)驗，積極主動創(chuàng)新檔案管理辦法[4]。例如，在煩瑣的工作中依據(jù)檔案類別和性質(zhì)進(jìn)行管理，縮短工作時間，提高工作效率；檔案管理部門的管理人員還可以充分運(yùn)用計算機(jī)制定各類Excel表格，將相關(guān)資料打印保存留檔供領(lǐng)導(dǎo)翻閱，有利于增加工作的靈活性。

（三）創(chuàng)新業(yè)務(wù)技能，提高服務(wù)水平

檔案管理者要對自己的工作重視起來，正確認(rèn)識自己崗位所起的作用，積極學(xué)習(xí)專業(yè)管理知識，努力做好每一個工作細(xì)節(jié)。檔案管理者的業(yè)務(wù)技能水平關(guān)系著檔案資料的質(zhì)量，所以相關(guān)人員必須努力提升自身的服務(wù)水平，除了加強(qiáng)對專業(yè)知識的掌握外，還要提高計算機(jī)操作水平。部門領(lǐng)導(dǎo)也要根據(jù)科室情況合理分配崗位職責(zé)，爭取達(dá)到“盡其才、盡其能”的目標(biāo)。為了保證檔案管理工作的先進(jìn)性，企業(yè)應(yīng)每年定期招聘新職工，充分提升整體的活力，提高工作效率。另外，要對檔案部門人員定期開展培訓(xùn)教育，邀請專業(yè)水平高、管理技術(shù)強(qiáng)的講師來分享經(jīng)驗，交流心得，提高單位員工的工作能力。

（四）創(chuàng)新管理制度，完善管理機(jī)制

新時期下，檔案創(chuàng)新管理策略的制定還要在創(chuàng)新管理制度和完善管理機(jī)制方面下功夫，真正使管理工作有證可循、有法可依，使檔案管理人員做到知法、守法。檔案管理部門要想制定出科學(xué)的管理制度，需要做好以下兩方面的工作：一方面，確定檔案管理的規(guī)范性。檔案管理工作具有連續(xù)性，確立檔案管理的規(guī)范性能夠為后期工作的開展提供參考借鑒。另一方面，制定嚴(yán)格的人員獎懲制度，建立目標(biāo)責(zé)任制。為了提高檔案管理人員的工作積極性，單位應(yīng)當(dāng)對在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的職工進(jìn)行物質(zhì)和精神上的獎勵，具體表現(xiàn)在年終考核、工作薪酬等各個方面，努力形成示范作用，鼓勵部門內(nèi)的其他職工主動向其學(xué)習(xí)，提高積極性。

（五）創(chuàng)新監(jiān)督體制，確保檔案管理長足進(jìn)步

檔案工作的開展需要建立相關(guān)的監(jiān)督機(jī)制才能發(fā)揮出其宏觀管理的職能，促使其朝著正規(guī)化、制度化、合理化、科學(xué)化的方向發(fā)展。創(chuàng)新監(jiān)督機(jī)制，及時跟蹤目標(biāo)的實施情況有利于確保檔案管理工作的長足進(jìn)步[5]。此外，監(jiān)督機(jī)制的形成有利于幫助檔案管理人員更加認(rèn)真嚴(yán)格的工作，向?qū)I(yè)型人才發(fā)展。

三、結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展的要求。各企業(yè)應(yīng)當(dāng)高度重視檔案資料的重要作用，不斷提升自身的檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理方式，努力做好檔案的開發(fā)與利用工作。