淺析辦公室管理中的辦公自動(dòng)化

李博睿

摘 要：辦公室是各單位實(shí)施信息處理以及公文簽收和傳達(dá)的陣地，辦公室體現(xiàn)的信息處理能力影響整體辦公效率，單位需要通過(guò)強(qiáng)化辦公效率方式提升競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。自動(dòng)化可以給辦公室提供更好的硬件支撐，也可以給辦公室?guī)?lái)更多的軟件系統(tǒng)保障，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作效率以及質(zhì)量的提升。得到計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，辦公業(yè)務(wù)正在實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的發(fā)展以及處理，改變之前信息溝通不流暢的問(wèn)題，以此讓辦公室實(shí)現(xiàn)更好的業(yè)務(wù)處理，應(yīng)該思考如何提升辦公自動(dòng)化。

關(guān)鍵詞：辦公室 辦公自動(dòng)化 信息交流 辦公人員 辦公軟件

中圖分類(lèi)號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）12（a）-0-02

當(dāng)前是辦公自動(dòng)化的發(fā)展階段，辦公室不僅要開(kāi)展硬件設(shè)備的建設(shè)工作，也需要借助各項(xiàng)軟件系統(tǒng)實(shí)施自動(dòng)化的業(yè)務(wù)處理，例如對(duì)文件和文檔信息開(kāi)展管理，保障信息交流的通暢性。單位不僅在硬件建設(shè)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)等辦公設(shè)備，也應(yīng)該讓各項(xiàng)軟件系統(tǒng)也在辦公室中得到更好的運(yùn)用，以此各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化處理提供更好的保障。所以，各單位或者是企業(yè)需思考怎樣借助辦公自動(dòng)化強(qiáng)化辦公室整體的管理效果，提升辦公室各項(xiàng)工作質(zhì)量。

1 對(duì)辦公自動(dòng)化的思考

1.1 發(fā)展歷程

通過(guò)對(duì)相關(guān)研究資料開(kāi)展分析，可以看出辦公自動(dòng)化一共經(jīng)歷3個(gè)發(fā)展階段，分別是起步、應(yīng)用以及發(fā)展階段。起步階段是指對(duì)文件開(kāi)展處理工作，對(duì)各項(xiàng)檔案資料實(shí)施管理，雖然建立基本的數(shù)據(jù)處理中心，但未能對(duì)這些數(shù)據(jù)開(kāi)展綜合性的開(kāi)發(fā)以及實(shí)際運(yùn)用。應(yīng)用階段是借助互聯(lián)技術(shù)而發(fā)展起來(lái)的，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)剛各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)的共享以及多方交流。尤其是在那些具有多個(gè)部門(mén)的單位則可以借助自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)以及各項(xiàng)信息的傳遞以及應(yīng)用，這樣可以對(duì)辦公決策以管理層提供較好的數(shù)據(jù)支持。發(fā)展階段則是指不僅在硬件建設(shè)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)等設(shè)備，各項(xiàng)軟件系統(tǒng)也在辦公室中得到更好的運(yùn)用，在自動(dòng)化辦公中發(fā)揮更好的作用。

1.2 基本特征

辦公實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的發(fā)展，可以體現(xiàn)在以下幾方面：第一，穩(wěn)定性。辦公室需處理多項(xiàng)業(yè)務(wù)，也對(duì)整體信息處理能力提出較高要求。尤其是那些大型企業(yè)需要讓辦公設(shè)備實(shí)現(xiàn)高負(fù)荷的運(yùn)用，必須要體現(xiàn)出較好的穩(wěn)定性，這樣才能給自動(dòng)化辦公提供更好的支撐。第二，易用性。要實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的業(yè)務(wù)辦公，則應(yīng)該考慮實(shí)施自動(dòng)化業(yè)務(wù)辦公的目的，降低整體工作壓力以強(qiáng)化辦公效率。為此，需保障辦公軟件以及設(shè)備易用性，如保障UI界面的簡(jiǎn)潔性，強(qiáng)化軟件的效果。第三，安全性。辦公室各項(xiàng)文件或者是檔案信息有著機(jī)密的原則，需要保證各項(xiàng)辦公信息的安全性，這是辦公業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理的基礎(chǔ)，也應(yīng)該是其基本功能。

2 實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化發(fā)展的要素

當(dāng)前是辦公自動(dòng)化的發(fā)展階段，也就是說(shuō)不僅要在硬件建設(shè)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)等設(shè)備，也應(yīng)該讓各項(xiàng)軟件系統(tǒng)也在辦公室中得到更好的運(yùn)用，以此各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化處理提供更好的保障。但是，要想實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的業(yè)務(wù)發(fā)展，就應(yīng)該保障自動(dòng)化的各項(xiàng)要素。首先，通信平臺(tái)。辦公室在進(jìn)行管理時(shí)需要對(duì)基礎(chǔ)部門(mén)提供的文件以及各項(xiàng)資料進(jìn)行整理以及運(yùn)用，這需要給辦公管理提供通信平臺(tái)，以此讓各個(gè)部門(mén)實(shí)現(xiàn)有效的聯(lián)系，為自動(dòng)化的業(yè)務(wù)辦公提供信息支持。其次，構(gòu)建信息發(fā)布的軟件平臺(tái)。領(lǐng)導(dǎo)層在制定一些發(fā)展決策或者是傳達(dá)文件時(shí)，需要及時(shí)將這些信息或者是文件內(nèi)容傳達(dá)給基層部門(mén)，這樣才可以讓基礎(chǔ)部門(mén)對(duì)這些精神以及文件內(nèi)容進(jìn)行合理的貫徹以及落實(shí)。一些企業(yè)受到部門(mén)數(shù)量的限制，未能對(duì)各項(xiàng)信息開(kāi)展有效的傳達(dá)，必須要借助自動(dòng)化的信息平臺(tái)進(jìn)行各項(xiàng)信息的傳遞。最后，要積極建立自動(dòng)化的工作流程。針對(duì)那些技術(shù)性不高且體現(xiàn)較強(qiáng)重復(fù)性的工作，可以借助系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的處理，如對(duì)辦公文件進(jìn)行收發(fā)以及常規(guī)公文處理等工作。

3 促使辦公室自動(dòng)化在辦公室管理中運(yùn)用的方式

3.1 實(shí)施技術(shù)創(chuàng)新

通過(guò)對(duì)相關(guān)研究資料開(kāi)展分析，可以看出辦公自動(dòng)化一共經(jīng)歷3個(gè)發(fā)展階段，分別是起步、應(yīng)用以及發(fā)展階段。在經(jīng)歷以上發(fā)展階段之后，國(guó)內(nèi)已經(jīng)形成比較完善的網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)，給辦公業(yè)務(wù)的開(kāi)展提供更好的保障。隨著各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的發(fā)展和相關(guān)技術(shù)的演變，需要對(duì)自動(dòng)化的業(yè)務(wù)辦公進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，促使辦公室開(kāi)展更優(yōu)質(zhì)的辦公。從單位或者是企業(yè)角度講，要想實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的業(yè)務(wù)發(fā)展，就應(yīng)該保障自動(dòng)化的各項(xiàng)要素，最為主要的是保障技術(shù)的先進(jìn)性。通過(guò)引入先進(jìn)的辦公系統(tǒng)或者是技術(shù)，可以在信息查詢(xún)以及文件傳達(dá)等方面發(fā)揮更好的作用。例如，要選擇那些兼容性比較高且運(yùn)行速度較快的硬件設(shè)備，這樣不僅能保障系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性，也能提升整體工作效率。同時(shí)，在進(jìn)行軟件運(yùn)用的時(shí)候，應(yīng)該讓多種技術(shù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效的融合，提升自動(dòng)化辦公的程度。

3.2 對(duì)辦公人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)

辦公人員體現(xiàn)的技術(shù)操作能力以及業(yè)務(wù)能力對(duì)辦公室的自動(dòng)化處理起到?jīng)Q定作用，也影響自動(dòng)化的應(yīng)用情況。而辦公自動(dòng)化是建立在互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)的支撐上，各項(xiàng)技術(shù)體現(xiàn)出變化較快以及技術(shù)要求能力比較高等特點(diǎn)，如果不能讓辦公人員熟悉各項(xiàng)操作技術(shù)，不能合理借助辦公軟件開(kāi)展自動(dòng)化的處理。這樣就不能體現(xiàn)出自動(dòng)化辦公的優(yōu)勢(shì)，也很難提升整體辦公效率以及處理能力。為此，企業(yè)應(yīng)該對(duì)辦公人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓辦公人員可以對(duì)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備以及軟件系統(tǒng)進(jìn)行正確的操作。同時(shí)，也應(yīng)該對(duì)辦公人員開(kāi)展管理學(xué)以及統(tǒng)計(jì)學(xué)等領(lǐng)域的教育。通過(guò)技能培訓(xùn)方式增加他們對(duì)辦公技術(shù)進(jìn)行合理的應(yīng)用，如讓辦公人員可以對(duì)制圖軟件等進(jìn)行合理的操作。此外，單位也應(yīng)該積極給辦公人員提供各種辦公能力的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，讓他們可以熟悉各種辦公系統(tǒng)以及設(shè)備。通過(guò)開(kāi)展以上幾方面的工作，可以有效提升辦公人員借助現(xiàn)代技術(shù)以及辦公軟件進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的能力，穩(wěn)定提升辦公處理的效率以及質(zhì)量。

3.3 強(qiáng)化硬件建設(shè)，保障文書(shū)檔案保管的安全性

要想實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的業(yè)務(wù)發(fā)展，企業(yè)不僅要實(shí)施技術(shù)創(chuàng)新，對(duì)辦公人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，也應(yīng)該強(qiáng)化硬件建設(shè)，保障文書(shū)檔案保管的安全性。上文中講到辦公室各項(xiàng)文件或者是檔案信息有著機(jī)密的原則，需要保證各項(xiàng)辦公信息的安全性，這是辦公業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化處理的基礎(chǔ)，也應(yīng)該是其基本功能。而要想實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的辦公處理，就應(yīng)該保障硬件建設(shè)的質(zhì)量，通過(guò)不斷提升硬件建設(shè)的方式保障辦公處理的效果。在進(jìn)行自動(dòng)化的辦公業(yè)務(wù)處理的時(shí)候，需要指導(dǎo)從事檔案管理的工作人員運(yùn)用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，這樣可以提升辦公室對(duì)檔案文書(shū)進(jìn)行管理的質(zhì)量。同時(shí)，企業(yè)需引入工作性能比較高且價(jià)格合理的技術(shù)設(shè)備，這樣可以讓辦公室實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的處理。為了更好保障檔案管理的安全性，企業(yè)需要在保障技術(shù)創(chuàng)新的同時(shí)通過(guò)局域網(wǎng)的方式保障內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全性。這樣可以杜絕外部網(wǎng)絡(luò)對(duì)企業(yè)信息帶來(lái)的威脅，如垃圾信息，這樣可以強(qiáng)化整體辦公網(wǎng)絡(luò)的安全程度。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上，企業(yè)不僅要在硬件建設(shè)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)以及打印機(jī)等設(shè)備，也應(yīng)該讓各項(xiàng)軟件系統(tǒng)也在辦公室中得到更好的運(yùn)用，以此各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的自動(dòng)化處理提供更好的保障。而隨著各項(xiàng)辦公業(yè)務(wù)的發(fā)展和相關(guān)技術(shù)的演變，需要對(duì)自動(dòng)化的業(yè)務(wù)辦公進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，促使辦公室開(kāi)展更優(yōu)質(zhì)的辦公。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)該對(duì)辦公人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓辦公人員可以對(duì)現(xiàn)代化的辦公設(shè)備以及軟件系統(tǒng)進(jìn)行正確的操作。此外，企業(yè)也應(yīng)該強(qiáng)化硬件建設(shè)，保障文書(shū)檔案保管的安全性。

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