淺談高校學(xué)籍檔案利用工作優(yōu)化路徑

段薇薇

摘 要：在高校學(xué)籍檔案管理工作中，提升學(xué)籍檔案利用率，是提升高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)服務(wù)能力以及實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案利用價(jià)值的重要基礎(chǔ)，為此，對(duì)高校學(xué)籍檔案利用工作優(yōu)化路徑做出探索，具有不容忽視的現(xiàn)實(shí)意義。本文在對(duì)高校學(xué)籍檔案利用工作中存在的問(wèn)題做出分析與論述的基礎(chǔ)上，對(duì)高校學(xué)籍檔案利用工作優(yōu)化路徑進(jìn)行了研究與探討。

關(guān)鍵詞：高校 學(xué)籍檔案 利用工作 優(yōu)化路徑

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）12（a）-0-02

1 高校學(xué)籍檔案利用工作存在的問(wèn)題

1.1 學(xué)籍檔案推廣服務(wù)力度不足

在高校學(xué)籍檔案利用工作中，無(wú)論是用戶對(duì)學(xué)籍檔案利用價(jià)值的了解還是對(duì)學(xué)籍檔案利用方法的了解，都需要依賴于高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)做出有效的宣傳與推廣。從這一方面存在的問(wèn)題來(lái)看，首先，高校學(xué)籍檔案管理工作部門(mén)對(duì)學(xué)籍檔案利用價(jià)值的宣傳工作薄弱，導(dǎo)致了用戶欠缺對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行利用的意識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致用戶欠缺積極了解學(xué)籍檔案利用方法的積極性；其次，在高校中，許多師生都具有對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行利用的需求，但是在高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)所開(kāi)展的推廣服務(wù)不足的背景下，這些用戶甚至不了解自身的入學(xué)檔案、畢業(yè)檔案存在在何處，也不了解各類需要依托于學(xué)籍檔案開(kāi)具的證明如何辦理。以上兩個(gè)問(wèn)題，都反映出了高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)對(duì)學(xué)籍檔案的保管地點(diǎn)、查閱流程等欠缺宣傳推廣的現(xiàn)象，這是導(dǎo)致高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)出現(xiàn)大量無(wú)效查閱單的重要原因之一。

1.2 學(xué)籍檔案利用反饋機(jī)制不完善

在高校學(xué)籍檔案管理工作中，重視收集用戶在利用學(xué)籍檔案中的反饋信息，能夠?yàn)閷W(xué)籍檔案管理工作的優(yōu)化提供充足的依據(jù)，但是在高校學(xué)籍檔案管理工作實(shí)踐中，“你查我調(diào)”這種簡(jiǎn)單的學(xué)籍檔案利用與服務(wù)模式仍舊是主流，這導(dǎo)致了高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)所提供的服務(wù)難以更好的滿足用戶需求以及學(xué)籍檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化的需求。如在學(xué)籍檔案管理與服務(wù)當(dāng)中，一些高校并沒(méi)有對(duì)用戶所具有的檔案利用目的做出了解，這導(dǎo)致了高校難以對(duì)用戶的檔案利用目的進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)與分類，也不能根據(jù)用戶的檔案利用需求對(duì)學(xué)籍檔案管理與服務(wù)工作做出優(yōu)化。另外，在高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)提供學(xué)籍檔案利用服務(wù)的過(guò)程中，也欠缺對(duì)用戶評(píng)價(jià)意見(jiàn)的收集，這反映出了學(xué)籍檔案管理部門(mén)與用戶之間欠缺交流溝通的問(wèn)題，也導(dǎo)致了學(xué)籍檔案管理部門(mén)難以對(duì)用戶的滿意度做出了解，在此背景下，高校學(xué)籍檔案管理與服務(wù)工作的優(yōu)化也失去了很多具有價(jià)值的參考信息。

1.3 學(xué)籍檔案內(nèi)容管理有待優(yōu)化

在高校學(xué)籍檔案管理工作當(dāng)中，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的學(xué)籍檔案管理內(nèi)容，是滿足用戶學(xué)籍檔案利用需求的重要基礎(chǔ)，但是在此方面，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)仍舊存在著許多有待優(yōu)化的問(wèn)題：首先，一些高校中的學(xué)籍檔案目錄案卷維護(hù)工作確實(shí)，這導(dǎo)致了存在較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)籍檔案難以得到有效率的查閱，而紙質(zhì)學(xué)籍檔案本身保存不善，也會(huì)導(dǎo)致學(xué)籍檔案出現(xiàn)紙張變脆、開(kāi)線掉頁(yè)的情況，這不僅會(huì)制約用戶滿意度的提升，而且也為學(xué)籍檔案損壞、丟失埋下了隱患；其次，一些高校所報(bào)館的學(xué)籍檔案內(nèi)容存在缺失。雖然高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)會(huì)盡力收集與學(xué)籍相關(guān)的檔案資料并進(jìn)行保管，但是在用戶提出利用需求時(shí)，仍舊會(huì)出現(xiàn)學(xué)籍檔案出缺失的情況。這反映出了學(xué)籍檔案立卷單位立卷工作有待完善以及學(xué)籍檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)欠缺交流溝通等問(wèn)題，如立卷單位面臨大量的立卷工作而忽略了學(xué)籍檔案立卷的全面性或者在倉(cāng)促立卷的過(guò)程中導(dǎo)致部分學(xué)籍檔案丟失，而高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)也因?yàn)榕c其他部門(mén)欠缺溝通，而沒(méi)有對(duì)缺失的學(xué)籍檔案內(nèi)容進(jìn)行深度挖掘，這些問(wèn)題都對(duì)學(xué)籍檔案內(nèi)容管理質(zhì)量產(chǎn)生著不容忽視的影響。

2 高校學(xué)籍檔案利用工作優(yōu)化路徑

2.1 強(qiáng)化學(xué)籍檔案宣傳推廣力度

在高校學(xué)籍檔案宣傳推廣工作中，一方面，高校需要對(duì)學(xué)籍檔案潛在用戶的檔案利用需求做出調(diào)研，依據(jù)調(diào)研結(jié)果明確學(xué)籍檔案宣傳推廣重點(diǎn)，另外，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)需要重視依托傳統(tǒng)媒體、互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等構(gòu)建起完善的學(xué)籍檔案宣傳媒體矩陣，從而為學(xué)籍檔案宣傳推廣工作提供良好的平臺(tái)；另一方面，在引導(dǎo)學(xué)籍檔案用戶對(duì)學(xué)籍檔案利用價(jià)值做出了解的基礎(chǔ)上，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)還有必要圍繞學(xué)籍檔案的查閱、利用等開(kāi)展專項(xiàng)講座、教育工作。在此過(guò)程中，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)有必要在新生入學(xué)階段發(fā)放學(xué)籍檔案查詢、利用手冊(cè)，并通過(guò)講座方式引導(dǎo)新生對(duì)學(xué)籍檔案的解約流程進(jìn)行大致了解。與此同時(shí)，高校有必要將學(xué)籍檔案利用納入選修通識(shí)課程當(dāng)中，這一課程主要用來(lái)介紹高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)所提供的服務(wù)以及學(xué)生對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行利用的細(xì)節(jié)性能力；最后，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)有必要以校園活動(dòng)的形式開(kāi)展學(xué)籍檔案宣傳推廣，如以“檔案在身邊”為主體組織知識(shí)競(jìng)賽或者征文活動(dòng)，推動(dòng)高校學(xué)籍檔案宣傳推廣工作的常態(tài)化發(fā)展。

2.2 完善學(xué)籍檔案用戶反饋制度

在高校學(xué)籍檔案用戶反饋制度的完善過(guò)程中，一方面，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)需要對(duì)學(xué)籍檔案利用登記制度進(jìn)行完善。在此方面，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)需要制定學(xué)籍檔案利用登記表格，并要求學(xué)籍檔案用戶在借閱學(xué)籍檔案之前進(jìn)行填寫(xiě)。學(xué)籍檔案利用登記表格中的信息分為用戶填寫(xiě)與高校學(xué)籍檔案管理工作者填寫(xiě)兩個(gè)部分，其中，用戶填寫(xiě)的信息應(yīng)當(dāng)包括用戶的姓名、聯(lián)系方式、院系、查閱內(nèi)容、查閱目的以及反饋意見(jiàn)，高校學(xué)籍檔案管理工作者填寫(xiě)的信息則包括相應(yīng)的學(xué)籍檔案檔號(hào)、調(diào)卷人簽字、歸卷人簽字以及相應(yīng)日期。另一方面，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)需要對(duì)用戶調(diào)研機(jī)制進(jìn)行完善。在學(xué)籍檔案利用登記表之外，學(xué)籍檔案管理部門(mén)還有必要為用戶設(shè)置留言信箱等反饋平臺(tái)，并通過(guò)開(kāi)展線下問(wèn)卷調(diào)查以及網(wǎng)絡(luò)問(wèn)卷調(diào)查，對(duì)學(xué)籍檔案用戶的需求、滿意度以及針對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提出的建議進(jìn)行收集，與此同時(shí)，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)有必要利用各類新媒體，與學(xué)籍檔案用戶開(kāi)展廣泛互動(dòng)，從而為用戶信息反饋渠道的多元化發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3 優(yōu)化學(xué)籍檔案保管內(nèi)容管理

高校學(xué)籍檔案保管內(nèi)容管理水平的提升，要求高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)能夠做好幾下幾個(gè)方面的工作：首先，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)需要重視管理工作隊(duì)伍建設(shè)，在提升管理工作隊(duì)伍素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，確保管理工作人員能夠明確管理工作流程、確保檔案內(nèi)容的完整性與準(zhǔn)確性；其次，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)需要做好學(xué)籍檔案歸檔管理工作，在強(qiáng)化與其他部門(mén)溝通交流的基礎(chǔ)上，確保缺失的檔案內(nèi)容能夠得到有效的補(bǔ)齊；最后，高校學(xué)籍檔案管理部門(mén)需要推動(dòng)保管內(nèi)容的多元化發(fā)展，即根據(jù)用戶需求，對(duì)沒(méi)有歸檔的學(xué)籍檔案內(nèi)容進(jìn)行收集，從而確保學(xué)籍檔案管理服務(wù)與用戶需求實(shí)現(xiàn)良好對(duì)接。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校學(xué)籍檔案利用工作中存在一些亟待完善的問(wèn)題，如宣傳推廣力度不足、信息反饋機(jī)制與保管內(nèi)容管理有待完善等，針對(duì)這些問(wèn)題，高校有必要探索學(xué)籍檔案宣傳推廣力度強(qiáng)化路徑，并在對(duì)學(xué)籍檔案用戶反饋機(jī)制以及內(nèi)容管理工作進(jìn)行完善的基礎(chǔ)上，為學(xué)籍檔案利用率的提升奠定良好基礎(chǔ)。

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