醫(yī)學院校教學秘書工作實踐的探討

邱柳柳

（廈門醫(yī)學院，福建廈門 361000）

醫(yī)學院校教學秘書是指在醫(yī)學院校中輔助領導實施教學管理、從事秘書工作的秘書[1]，是高校教學管理基層的管理者和執(zhí)行者。文章以筆者在廈門醫(yī)學院從事兩年教學秘書工作的基礎實踐，探討醫(yī)學院校教學秘書工作的心得。由于學校的建設發(fā)展及政府對教育的支持與推進，2016年廈門醫(yī)學院由廈門醫(yī)學高等專科學校升級為本科院校，學校由注重醫(yī)學職業(yè)技能的專科教育向注重醫(yī)學教學及科研的本科教育升級轉變，這為教學秘書工作提供了更寬闊的發(fā)展平臺，也提出了更嚴峻的挑戰(zhàn)。一方面，需從事教學秘書的常規(guī)性工作；另一方面，需應對學校轉型升級環(huán)境下非常規(guī)性工作。這對教學秘書的專業(yè)技能、協調能力、心理韌性、統(tǒng)籌規(guī)劃能力等綜合素質提出更高的要求。

1 醫(yī)學院校教學秘書工作特點

1.1 履行教學秘書常規(guī)性工作

醫(yī)學院校秘書首先需要處理教學秘書工作范疇內的常規(guī)性事務，以服務師生為宗旨，以教學管理為中心，聯絡教務處等學校相關部門，準確無誤進行上令下達，客觀公正做到下情上報，做好基層服務工作。教學秘書在維護高校教學秩序的建立與運行起著至關重要的作用。合格的教學秘書首先必須具備適應職業(yè)特征的專業(yè)技能，構建較完備的知識體系，包括文秘規(guī)范知識，公文寫作能力，鮮明的法律意識，檔案管理知識，計算機基本操作能力，基本的財務制度等，故在實踐中需不斷積累和學習。其次，需要擁有先進的教育理念和科學的教育管理思維。教學秘書日常面對多為煩瑣性事務，看似具有可替代性，不具備明顯專業(yè)特征，但是否具備進行的教育理念，是否站位科學的教育管理角度，成為是否恰當處理問題的決定性因素。再則，需要擁有良好的心理素質，樂觀積極的心態(tài)，和諧的人際關系。教學秘書作為學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調左右、溝通信息和改善關系的作用，良好的精神狀態(tài)有利于與他人良好溝通，解決問題。

1.2 學習及熟悉醫(yī)學相關專業(yè)知識

醫(yī)學院校教學秘書除了具備教學秘書基本職業(yè)技能上，需要掌握一定與醫(yī)學相關的專業(yè)知識。醫(yī)學院校招聘教學秘書崗位時，不一定要求醫(yī)學相關專業(yè)，如本校從事教學秘書崗位人員，專業(yè)為醫(yī)學相關專業(yè)的占比不到30%。學習及熟悉醫(yī)學相關專業(yè)知識，對于醫(yī)學院校教學秘書是必要且有益的，對勝任工作具有積極推動作用。

首先，了解相關醫(yī)學專業(yè)，對于有效進行日常教學管理工作具有積極意義。在輔助教師開展教學活動時，了解一定的醫(yī)學專業(yè)知識對于理解教學計劃、大綱的編訂與執(zhí)行，人才培養(yǎng)方案的制定及實施，課程表編排及課程設置原則等問題有很大幫助。筆者在口腔醫(yī)學系擔任教學秘書工作，能夠基本了解口腔醫(yī)學專業(yè)和口腔醫(yī)學技術專業(yè)涵蓋的課程、開設的學期、課程編排原理等，有利于快速高效準確無誤完成相應工作。

其次，了解相關醫(yī)學專業(yè)，對于輔助系部進行學科及專業(yè)建設有積極意義。專業(yè)、學科建設是醫(yī)學院校教學和科研發(fā)展的重要工作，教學秘書盡管不具備相關醫(yī)學專業(yè)背景，但作為輔助進行材料整理、文件閱讀、報告撰寫等文字性工作的重要力量，也需要了解相關專業(yè)知識。例如，精品課程建設、教學、實驗改革項目、教學成果獎申報與審批、重點教材申報與審批、申報新專業(yè)、教學評估、教改、教學會議記錄等事務，一定醫(yī)學專業(yè)知識的儲備為教學秘書理解、參與項目提供了可能性。

1.3 協調與附屬醫(yī)院、教學醫(yī)院、社區(qū)衛(wèi)生院等醫(yī)療機構關系

為了提高學生的臨床操作技能，醫(yī)學院校多數都設置院直屬或非直屬醫(yī)院，與多所教學醫(yī)院、實習醫(yī)院、社區(qū)衛(wèi)生院等機構建立長期穩(wěn)定的合作關系，為學生臨床實踐提供見習、實習場所。例如，本校附屬醫(yī)院有廈門醫(yī)學院附屬口腔醫(yī)院和廈門醫(yī)學院附屬第二醫(yī)院，此外有幾十所醫(yī)院作為本校長期穩(wěn)定的教學醫(yī)院、實習醫(yī)院。因而，醫(yī)學院教學秘書在工作中與醫(yī)院等醫(yī)療機構科教科的溝通聯系必不可少。教學秘書需配合學校、系部的工作安排，提前與醫(yī)療機構聯系，落實學生見習（實習）等活動的人數、時間、見習（實習）方案的實施，優(yōu)秀帶教人員的評選等事宜。

另外，直屬醫(yī)院醫(yī)生常常需承擔學校教學活動教學秘書還負責與醫(yī)院科教科聯絡教學活動事宜。醫(yī)生因本身承擔較重的醫(yī)務工作，因而教學秘書需提前與醫(yī)院科教科聯系，溝通協調教學活動安排事宜，并確保將任課醫(yī)生的教學活動納入學校教學管理體系當中。此外，在直屬醫(yī)院醫(yī)生教師職稱評定、教師資格證申考、工作量計算等方面，教學秘書需配合學校人事處、教務處、財務處等部門，確保工作順利、有序開展。

2 影響醫(yī)學院教學秘書工作實效性的客觀因素及解決方案探究

2.1 教學秘書崗位管理制度不完備，工作難度及工作強度大，建議改革管理體制，建立教學秘書管理新模式

醫(yī)學院校與其他同類大學相比，學生學制長，學習強度高，課程壓力大，見習實習活動多，社會服務活動頻繁，其承擔為社會培養(yǎng)救死扶傷的醫(yī)護工作者的重大責任，絲毫不能松懈，對于教學質量始終高度重視，這在一定程度上導致在教學基層管理制度上，常常忽視對教學秘書工作制度的設計，過分強調教學秘書的服務意識，使對教學秘書崗位的規(guī)范化管理處于邊緣位置，一旦上級部門出現事務交叉，權責不明時，身處一線的教學秘書的工作難度和工作年工作強度都變大，出現重復勞動、反復勞動或超強度勞動的情況。

為提升醫(yī)學院校教學秘書工作的實效性，制度層面上，改革管理體制，建立教學秘書管理新模式。制定出行之有效的教學管理工作規(guī)章制度，使教學管理工作有章可循，有法可依，避免權責不明，職責不清造成秘書工作量的增加；引入激勵機制，加強競爭，為業(yè)務表現突出的教學秘書，提供轉崗條件，提供崗位流動的可能性和自主選擇性。

管理層面上，學校在制度和政策設計上，為教學秘書提供深造的條件，為其多元發(fā)展提供可能。學校對人才的培養(yǎng)應一視同仁，做到人盡其才。對于具備一定工作能力和年限的教學秘書，允許其通過規(guī)范化選拔或考試，實現職業(yè)發(fā)展的規(guī)劃：往教學管理方向發(fā)展；往專業(yè)研究發(fā)展；往教學崗位轉變。

2.2 教學秘書缺少學習培訓交流機會，缺乏發(fā)展平臺和發(fā)展空間，建議打破傳統(tǒng)思維，重視教學秘書工作價值，為其提供系統(tǒng)性業(yè)務培訓

由于教學秘書工作的繁雜和瑣碎，經常呈現出繁忙狀態(tài)，教學秘書成為學校運轉中必不可少的基層力量，但尷尬之處又在于其為學校最不受重視的群體之一。除了按正常渠道走職稱評聘，獲得職級和待遇的提升，對于教學秘書長遠職業(yè)規(guī)劃并無太大意義。醫(yī)學本科院校對教學秘書崗位設置招聘條件時，基本都要求研究生學歷。但入職之后，原本經過專業(yè)系統(tǒng)訓練的本專業(yè)知識基本處于荒廢狀態(tài)，無論課題申報、學習交流、專業(yè)培訓、訪學等，教學秘書都處于被忽視的地位。學校對教學秘書發(fā)展平臺和發(fā)展空間缺乏制度或政策上支持，教學秘書只能“自謀出路”，久而久之，會打消對工作的積極性和創(chuàng)造性。

大力提倡管理人員參與教學教研，以教研帶工作，以工作促教研，使教研活動成為改進工作的必要手段。教學秘書要不斷探討教學管理工作的規(guī)律和改革教育教學管理工作的途徑，尋找新的管理措施和辦法；留心積累資料，善于發(fā)現和吸收新知識、新觀念、新信息，積極開展人才培養(yǎng)模式、教學內容、課程體系及教學方法的教改研究和學術研究，培養(yǎng)創(chuàng)新精神與創(chuàng)造能力[2]。