論檔案管理中的電子檔案管理

李英蕾

摘 要：檔案管理一般包括傳統(tǒng)檔案管理的方式和電子檔案管理的方式。目前，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理正在逐漸取代傳統(tǒng)的檔案管理。電子檔案管理是一種更加高效的檔案管理方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理； 電子檔案；電子檔案管理；安全性

一般情況下，檔案管理的工作包括對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用的工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子文件已經(jīng)漸漸完全融入了我們的工作和生活之中。紙質(zhì)公文、紙質(zhì)文獻(xiàn)等實(shí)體資料都在以逐電追風(fēng)的速度被電子公文、電子文獻(xiàn)等電子文檔所取代。檔案部門正在面臨電子檔案創(chuàng)建、接受、整理、保管、利用的新課題。以下讓我們簡(jiǎn)單談?wù)剻n案管理的作用、電子檔案的要點(diǎn)以及電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)。

一、檔案管理的作用

檔案管理的基本性質(zhì)是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性、政治性的工作。檔案管理的作用是做好管理文檔的工作，做好服務(wù)性檔案管理的工作。檔案管理不會(huì)憑空生產(chǎn)出物質(zhì)或者金錢。檔案管理中的檔案不是由檔案管理機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員產(chǎn)生的，也不能被他們所利用，檔案管理是一種專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的專業(yè)，所以檔案管理是管理性質(zhì)的工作。

檔案管理系統(tǒng)并不是孤立的，而且它是所有社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。檔案管理是一項(xiàng)通過(guò)提供檔案信息來(lái)為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的工作，這是不同于其他工作的特點(diǎn)之一。在歷史的各個(gè)階段，在社會(huì)中，檔案管理工作都必須為文化、經(jīng)濟(jì)、政治服務(wù)，否則檔案管理就不會(huì)存在，也難以發(fā)展。檔案部門盡管會(huì)研究檔案、也會(huì)進(jìn)行編著等活動(dòng)，但是他的目的是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的需要，并被社會(huì)所利用，是具有服務(wù)性的活動(dòng)。在階級(jí)社會(huì)中，檔案管理工作會(huì)體現(xiàn)出一定的階級(jí)利益和階級(jí)關(guān)系，這被一定的統(tǒng)治階級(jí)掌握著，為一定的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)的方向集中表現(xiàn)了檔案管理工作的政治性質(zhì)。

二、電子檔案的要點(diǎn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展和深入，電子檔案管理已經(jīng)逐漸取代傳統(tǒng)檔案管理的方式了。下面我們就來(lái)談?wù)剟?chuàng)建電子檔案管理的三大要點(diǎn)：

一是要建立一個(gè)電子檔案首先就應(yīng)該先構(gòu)建一個(gè)公共的、獨(dú)立的、應(yīng)用性的檔案管理信息化平臺(tái)，以及支撐各類業(yè)務(wù)所需要涉及的，包括實(shí)體以及虛擬的檔案信息化管理，來(lái)實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化轉(zhuǎn)變與管理以及電子信息的檔案化管理。

二是我們需要明白，一般情況下，電子檔案具有多種信息媒體的繼承性，它涉及的“檔案源”包括三種：一種是電子化的實(shí)體檔案，一種是檔案化的電子信息，還有一種是結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)等等。

三是我們所創(chuàng)建的電子檔案一般是具有保存價(jià)值的歷史記錄或是作為法律依據(jù)的電子信息（如表證單書(shū)等）。并且，一定得具備檔案的屬性：能直接形成的、具有完整記錄作用的、明確的、清晰的固定化信息，或者是直接形成的歷史紀(jì)錄，并且電子檔案必須具有歷史再現(xiàn)性或者文件的原始記錄性。

三、電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

下面就讓我們具體談?wù)勲娮訖n案管理的幾大優(yōu)勢(shì)：

第一，由于電子檔案管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來(lái)實(shí)行的，這便大大地提高了人們的工作效率?，F(xiàn)如今，信息化技術(shù)高速發(fā)展，利用電子檔案管理便免除了人們立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了檔案管理工作的效率。

第二，電子檔案管理使檔案能保持得更加完整持久。通常情況下，紙質(zhì)檔案必須在一定的環(huán)境和條件下才能保存得好，并且，必須靠手工去進(jìn)行歸檔和貯存，這便存在著損壞紙質(zhì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)，更加容易造成檔案的缺失。但是電子檔案不同，以上的工作都是靠計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成的，減少了人為錯(cuò)誤的發(fā)生，且電子檔案并不會(huì)隨著時(shí)間的增長(zhǎng)而發(fā)生變化，使得檔案能夠被保存得更完整，更久。

第三，電子檔案管理還能更好的保證檔案的保密性質(zhì)。保存電子檔案的工具是計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)并沒(méi)有感情色彩，只會(huì)遵照被設(shè)計(jì)的保密程序而運(yùn)行，但是保存紙質(zhì)檔案的媒介是人類，人為因素很容易致使檔案泄露。所以說(shuō)，電子檔案具有更好的保密性。

第四，電子檔案使得檔案的質(zhì)量管理工作能夠做得更好。傳統(tǒng)檔案的質(zhì)量管理是要依靠人去做的，因此，必然會(huì)有很多人為因素在其中，而電子檔案管理是依靠計(jì)算機(jī)被設(shè)計(jì)的自動(dòng)化程序來(lái)進(jìn)行運(yùn)營(yíng)的，這樣就能更好地提高電子檔案的質(zhì)量管理工作和工作效率，從而保障了電子檔案的時(shí)效價(jià)值。

四、保障電子檔案環(huán)境安全

電子檔案的環(huán)境包括存放環(huán)境及電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)設(shè)備的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境。

（一）建立適合磁盤光盤等介質(zhì)的保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全

確保適合存儲(chǔ)介質(zhì)存放的溫度、濕度并定期進(jìn)行空氣凈化；將電子檔案避光保存，避免陽(yáng)光直射，而使得介質(zhì)彎曲、變形；電子檔案應(yīng)采用密封保存的形式，盡量減少灰塵的侵蝕；防蟲(chóng)害、防外力碰撞、防化學(xué)試劑腐蝕；避開(kāi)磁場(chǎng)、電力等特殊場(chǎng)所等。

（二）使用帶有防御功能的硬件設(shè)備

計(jì)算機(jī)設(shè)備是電子檔案所必須依賴的載體，隨著各種情報(bào)竊取、“黑客”入侵、病毒出現(xiàn)，提高設(shè)備安全性，設(shè)置多重“防火墻”、及時(shí)查補(bǔ)安全漏洞，更新系統(tǒng)、安裝殺毒軟件等措施能有效阻止“黑客”及病毒的入侵。保存高密級(jí)檔案的計(jì)算機(jī)，應(yīng)切斷與外部互聯(lián)網(wǎng)的物理連接，從而達(dá)到有效的防控。

（三）采用安全級(jí)別高的專業(yè)檔案管理軟件

電子檔案的管理軟件，一方面能有效管理檔案，另一方面防止無(wú)權(quán)限者操作系統(tǒng)和信息資源，加之采用身份驗(yàn)證和文檔加密等手段，進(jìn)一步確保檔案安全，防止非法用戶截獲機(jī)密文檔，以真正確保電子文件的完整和安全。

五、規(guī)范電子檔案的使用

電子文件要做到及時(shí)歸檔，及時(shí)備份。網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備出現(xiàn)故障將造成非常大的危害，這就要求及時(shí)將信息備份。電子文件形成電子檔案后，應(yīng)做到至少備制三份，一份用來(lái)保存、一份查閱，一份異地保存，以防止突發(fā)情況造成的不可挽回的損失。

依據(jù)電子檔案的機(jī)密級(jí)別，授予訪問(wèn)者不同的權(quán)限，從而進(jìn)行有效管理。對(duì)于內(nèi)容不是完全公開(kāi)的電子檔案，不宜用副本方式提供使用；對(duì)于副本的提供，必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。

六、建立“雙套制”模式，確保重要信息完整

因電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性等特性，紙質(zhì)檔案相較于電子檔案仍具有它的優(yōu)勢(shì)，在一段時(shí)間內(nèi)，仍將與電子檔案互補(bǔ)并存，“雙套制”不失為一種理想選擇。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔，它的管理特點(diǎn)是避免兩種載體的不足，充分發(fā)揮各自在檔案管理上的優(yōu)勢(shì)，既具有紙質(zhì)文件的完整性、原始性，又有電子文件的方便快捷，將安全與便捷共存，有在效提升使用效率的同事，確實(shí)檔案的信息安全。

隨著科技技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，電子檔案安全管理方面將面臨越來(lái)越多的新課題，需要我們從者業(yè)不斷提高專業(yè)素質(zhì)，不斷更新專業(yè)技能來(lái)適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理要求。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電子檔案管理取代傳統(tǒng)的檔案管理是必然的，雖然檔案管理工作會(huì)因此變得更加簡(jiǎn)單方便，但是這也要求我們檔案管理工作者必須能夠熟練地掌握電子檔案管理的方法和技巧。因此，做好電子檔案管理是檔案管理的關(guān)鍵所在。管理好電子檔案涉及了很多方面的因素，我們必須不斷地提高自己、完善自己才能真正掌握信息技術(shù)，做好電子檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)的最大化，來(lái)提升信息時(shí)代的電子檔案管理工作效率。

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