電子文件規(guī)范化移交研究

戚昊軼

摘要：在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件是記憶的歷史，是信息時(shí)代的重要檔案。各單位信息化建設(shè)各自為政，OA系統(tǒng)與數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式不盡相同，檔案行政主管部門難以通過規(guī)范化的檔案管理平臺(tái)接收處于異構(gòu)系統(tǒng)環(huán)境下的大量電子文件，為實(shí)現(xiàn)國家電子文件全程管理的要求帶來了困難。本文旨在探索基于Web Service技術(shù)，利用SOAP進(jìn)行安全通信，通過XML實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)數(shù)據(jù)交互的規(guī)范化系統(tǒng)接口設(shè)計(jì)模式，滿足OA系統(tǒng)與檔案管理平臺(tái)的對接需求，實(shí)現(xiàn)電子文件的規(guī)范化在線移交。

關(guān)鍵詞：電子文件；全程管理；系統(tǒng)接口交換平臺(tái)；檔案

1.電子文件交換平臺(tái)設(shè)計(jì)概想

電子文件交換的核心是將處于異構(gòu)系統(tǒng)環(huán)境下的異構(gòu)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)的XML，再將XML轉(zhuǎn)換為符合長期保存要求的版式格式（目錄按數(shù)據(jù)庫交換格式轉(zhuǎn)換）并移交進(jìn)數(shù)字檔案館的過程。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，為實(shí)現(xiàn)電子文件的跨平臺(tái)移交，整套電子文件交換平臺(tái)由6部分組成：OA交換子系統(tǒng)、OA接口、接口系統(tǒng)、交換系統(tǒng)、CA認(rèn)證系統(tǒng)、電子檔案憑證管理系統(tǒng)。

電子文件交換平臺(tái)的數(shù)據(jù)單向傳遞，當(dāng)各單位的OA系統(tǒng)需要向檔案館移交電子文件時(shí)，通過自己的電子文件XML交換子系統(tǒng)（OA交換子系統(tǒng)）將不同格式的電子文件和目錄數(shù)據(jù)生成XML交換文件，通過WebService向OA接口提交應(yīng)移交的數(shù)據(jù)：OA接口收到XML后，通過WebService向接口系統(tǒng)申請?zhí)峤籜ML數(shù)據(jù)；接口系統(tǒng)根據(jù)網(wǎng)絡(luò)負(fù)載負(fù)責(zé)安排各單位的數(shù)據(jù)傳輸隊(duì)列，按照傳輸隊(duì)列分批接收數(shù)據(jù)并將其存儲(chǔ)在獨(dú)立的存儲(chǔ)空間，接口系統(tǒng)同時(shí)需要向交換系統(tǒng)（數(shù)據(jù)交換核心服務(wù)器）發(fā)送數(shù)據(jù)接收指令；交換系統(tǒng)根據(jù)接口系統(tǒng)發(fā)出的數(shù)據(jù)接收指令，進(jìn)行系統(tǒng)負(fù)載平衡，將存儲(chǔ)設(shè)備中的大量數(shù)據(jù)分批進(jìn)行“XML數(shù)據(jù)——版式格式（或數(shù)據(jù)庫交換格式）”的轉(zhuǎn)換服務(wù)，最終將符合檔案工作要求的版式格式數(shù)據(jù)傳遞到數(shù)字檔案館的電子檔案接收平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線和規(guī)范化移交工作。

（1）OA交換子系統(tǒng)：指各單位OA系統(tǒng)中部署的電子文件XML交換系統(tǒng)，屬于OA系統(tǒng)的子系統(tǒng)。該系統(tǒng)原始功能為OA系統(tǒng)在電子公文交換中提供的收發(fā)文等相關(guān)服務(wù)，其在本文的設(shè)計(jì)中需要完成異構(gòu)數(shù)據(jù)格式向XML轉(zhuǎn)換的任務(wù)，并向OA接口傳輸需移交的電子文件XML數(shù)據(jù)，鑒于各單位信息化發(fā)展和OA系統(tǒng)建設(shè)水平的不同，可能需要對OA系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)來滿足本文的設(shè)計(jì)需要。OA交換子系統(tǒng)通過WebService與OA接口互聯(lián)，因此該系統(tǒng)并不屬于數(shù)字檔案館電子文件交換平臺(tái)的建設(shè)內(nèi)容，而是各單位OA系統(tǒng)應(yīng)提供的功能組件。此外，OA交換子系統(tǒng)承擔(dān)為數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字簽名和加密的任務(wù)。

（2）OA接口：指為各單位OA系統(tǒng)與電子文件交換平臺(tái)之間提供數(shù)據(jù)通訊服務(wù)的接口系統(tǒng)。該系統(tǒng)的主要功能是連接OA系統(tǒng)與電子文件交換平臺(tái)，將OA系統(tǒng)中需要移交到數(shù)字檔案館的電子文件XML數(shù)據(jù)傳遞到接口系統(tǒng)，其一端通過Web Service與OA交換子系統(tǒng)連接，另一端則通過Web Service與接口系統(tǒng)連接，屬于電子文件交換平臺(tái)的前端邊緣模塊。

（3）接口系統(tǒng)：指交換系統(tǒng)的前端接口系統(tǒng)。該系統(tǒng)的主要功能是根據(jù)網(wǎng)絡(luò)負(fù)載情況，安排OA接口的數(shù)據(jù)傳輸隊(duì)列，對接收到的電子文件執(zhí)行CA驗(yàn)證和解密任務(wù)，將解密后的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，并向交換系統(tǒng)提交數(shù)據(jù)接收指令。其一端通過WebService與OA接口相連，另一端則通過數(shù)字檔案館專用網(wǎng)絡(luò)與交換系統(tǒng)相連，并直接連接數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備，且僅具有向存儲(chǔ)設(shè)備寫入數(shù)據(jù)的權(quán)限。接口系統(tǒng)的存在不僅可以保護(hù)交換系統(tǒng)不被暴露，同時(shí)也可以減輕交換系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)壓力，屬于電子文件交換平臺(tái)的重要系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)。

（4）交換系統(tǒng)：指整個(gè)交換平臺(tái)的核心數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)。主要承擔(dān)XML數(shù)據(jù)向版式文件格式轉(zhuǎn)換（目錄按數(shù)據(jù)庫交換格式轉(zhuǎn)換）并將轉(zhuǎn)換后的數(shù)據(jù)傳遞至電子檔案接收平臺(tái)的任務(wù)；具有系統(tǒng)負(fù)載平衡能力，可以根據(jù)接口系統(tǒng)發(fā)出的數(shù)據(jù)接收指令，安排存儲(chǔ)設(shè)備中各單位移交數(shù)據(jù)的分批轉(zhuǎn)換任務(wù)：具有版式文件格式打包并集成電子檔案憑證校驗(yàn)編碼等功能。其一端與接口系統(tǒng)和存儲(chǔ)設(shè)備相連，另一端通過數(shù)字檔案館專用網(wǎng)絡(luò)與電子檔案接收平臺(tái)相連，屬于電子文件交換平臺(tái)的最核心系統(tǒng)。交換系統(tǒng)對數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備僅具有提取的權(quán)限，相當(dāng)于接口系統(tǒng)與交換系統(tǒng)對存儲(chǔ)設(shè)備一存一取，數(shù)據(jù)不可逆的單向流轉(zhuǎn)。

（5）CA認(rèn)證系統(tǒng)：該系統(tǒng)為OA交換子系統(tǒng)提供數(shù)字簽名和加密服務(wù)，為接口系統(tǒng)提供CA驗(yàn)證和解密服務(wù)。該系統(tǒng)僅與交換系統(tǒng)相連，所有與CA認(rèn)證有關(guān)的通訊都經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)送達(dá)。

（6）電子檔案憑證管理系統(tǒng)：該系統(tǒng)為交換系統(tǒng)提供版式格式的電子檔案封裝時(shí)的憑證編碼集成服務(wù)。該系統(tǒng)可以與數(shù)字檔案館電子檔案接收平臺(tái)相連，所有與電子檔案憑證生成或校驗(yàn)有關(guān)的通訊經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)送達(dá)。

（7）WebService：是一種面向服務(wù)的體系結(jié)構(gòu)技術(shù)，通過標(biāo)準(zhǔn)的Web協(xié)議提供服務(wù)，目的是保證不同平臺(tái)的應(yīng)用服務(wù)可以互操作。根據(jù)萬維網(wǎng)聯(lián)盟（WorldWideWebConsortium，W3C）的定義，Web Service應(yīng)當(dāng)是一個(gè)軟件系統(tǒng)，用以支持網(wǎng)絡(luò)間不同系統(tǒng)的互動(dòng)操作，其通常是由許多應(yīng)用程序接口（API）所組成，通過網(wǎng)絡(luò)執(zhí)行客戶所提交服務(wù)的請求。

2.電子文件交換平臺(tái)的規(guī)范化設(shè)計(jì)思路

電子文件交換平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為符合檔案工作要求的版式文檔格式和數(shù)據(jù)庫交換格式的平臺(tái)和數(shù)據(jù)傳輸管道，是數(shù)字檔案館電子檔案接收平臺(tái)的核心邊界系統(tǒng)。各單位所使用的OA系統(tǒng)具有異構(gòu)性，向檔案館移交的電子文件原處于大量不同的系統(tǒng)和存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，為了實(shí)現(xiàn)電子文件的跨平臺(tái)在線移交，以至達(dá)到對電子文件的全程管理目標(biāo)，電子文件交換平臺(tái)必須具有規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)，具有良好的兼容性和可擴(kuò)展性。顯然，XML可以滿足這樣的功能需求，它被設(shè)計(jì)出來的目的就是用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的，重在數(shù)據(jù)本身而不對數(shù)據(jù)進(jìn)行任何有關(guān)表現(xiàn)形式的定義，因此可以利用這樣的特性對數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、傳輸和文件格式的再重構(gòu)，XML的接口定義與業(yè)務(wù)流程是分離的，通過XML作為中介可以使電子文件交換平臺(tái)適應(yīng)更多的系統(tǒng)變化。同時(shí)，基于XML的WebServices也有利于數(shù)字檔案館電子檔案接收平臺(tái)與各單位OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)通信，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)範(fàn)性與開放性優(yōu)秀，研發(fā)難度較低，可以說是電子文件交換平臺(tái)的最佳選擇。

3.結(jié)語

實(shí)現(xiàn)各單位電子文件可控的、規(guī)范化的在線向數(shù)字檔案館移交，維護(hù)其真實(shí)、完整、可用和安全，是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要一環(huán)。本文根據(jù)《電子文件管理暫行辦法》的要求，結(jié)合國內(nèi)數(shù)字檔案館的建設(shè)趨勢，探索了基于XML并運(yùn)用WebServices等相關(guān)技術(shù)，提供各單位與數(shù)字檔案館間進(jìn)行無縫銜接、數(shù)據(jù)傳遞的具體做法，思考了系統(tǒng)接口模型的設(shè)計(jì)方案。在第二部分著重描述了數(shù)字檔案館電子文件交換平臺(tái)的設(shè)計(jì)概想，并闡述了如何實(shí)現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)向標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的傳遞方法，簡要分析了組成電子文件交換平臺(tái)不可缺少的6個(gè)重要部分。本文認(rèn)為，各級檔案行政主管部門若要通過實(shí)現(xiàn)電子文件的規(guī)范化接收，以至實(shí)現(xiàn)對電子文件的全程管理，最好的方法就是通過標(biāo)準(zhǔn)化的中間介質(zhì)（接口）在數(shù)字檔案館的電子檔案接收平臺(tái)與各單位OA系統(tǒng)間架設(shè)一道多來源（各單位）、單去向（數(shù)字檔案館）橋梁。

參考文獻(xiàn)：

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