高職院檔案數(shù)字化探索

吉志林

摘?要：現(xiàn)今，隨著教育信息化改革不斷深入，數(shù)字化校園建設飛速進展。檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，數(shù)字化建設的時代讓沉睡已久的檔案煥發(fā)新的生命。檔案的數(shù)字化，可以更高效便攜地給領導提供決策輔助，可以提升調檔查詢的效率，建設好數(shù)字化檔案，必將提升高職學院整體實力。

關鍵詞：高職院校;檔案;檔案數(shù)字化

中圖分類號：G472??????文獻標識碼：A??????文章編號：1008-4428（2018）12-0018-02

隨著中國經濟及科技的高速發(fā)展，信息化技術如今深入各行各業(yè)，信息技術帶來的信息數(shù)字化更是激動人心，數(shù)據(jù)挖掘推動了工作的高效便捷，給各行各業(yè)注入了全新的血液。同時隨著教育改革的深入，生源的減少，為了更好地發(fā)展，高職院校紛紛加強自身建設，數(shù)字化校園建設如火如荼地開展，檔案管理作為高職院管理的重要組織，也進入了數(shù)字化進程。

長期以來，檔案作為歷史記錄，大量音視頻、圖文檔案沉睡在各單位的檔案架上，低效的利用浪費了其價值。如何讓檔案不再沉睡，更好地為學校發(fā)展服務，這是高職院校都在研究的課題。本文以江蘇經貿職業(yè)技術學院為例，探索檔案數(shù)字化在高職院校中的應用探索。

一、 高職檔案管理及檔案數(shù)字化現(xiàn)狀與發(fā)展

高職校由于辦學過程中的條件限制，加之區(qū)域不同、投入不同、重視程度不同，對檔案管理工作的認知程度不同，管理水平差異很大，在檔案管理及數(shù)字化方面存在著許多的問題，可以說是“無論是管理機制、管理手段、還是開發(fā)利用、人員素質都仍然存在著與高校事業(yè)發(fā)展不相適應的地方，需要不斷加強和改進”。本文只從高職院的自身的特點，分析檔案管理及數(shù)字化過程中存在的相關特點。

（一）檔案專兼職人員的信息化素質普遍不強

目前高職院校中，專業(yè)的信息化人才集中于信息中心及相關信息化應用部門，檔案管理因其檔案管理的專業(yè)性，人員大多以檔案專業(yè)為主，其信息化程度普遍較低。檔案管理軟件只會用來編存檔案目錄，計算機的使用只限于簡單的文檔操作層次，但在紙質檔案的處理上卻非常熟練。所以電子檔案的歸檔建設仍然處于較低水平。但進入新時代，數(shù)字化校園建設推進各部門對信息化的認識，信息化的需求明顯在倒逼檔案從業(yè)人員去加強學習。

（二）檔案管理的認知不足，管理者的重視度不夠

高職院校中，普遍存在一種思想，認為檔案管理是專職檔案人員的事，自己只要做好本職工作就行，所以職能部門、二級院校在工作過程中產生的重要過程文檔，大多以自己方便的方式進行存儲，長久以來，單一的檔案利用機制扼制了檔案資料的共享，同時因為機構的改革、辦公室的調整、人員的變動，造成大量檔案資料的缺失。檔案室每年發(fā)布的檔案征集通知，通常執(zhí)行困難，年底發(fā)布，次年年中都難征集全。

（三）數(shù)字化校園建設如火如荼，但檔案數(shù)字化卻遠遠落后

數(shù)字化校園建設成為高職院一項重要競爭力指標后，高職校在此數(shù)字化校園建設中投入巨大資源，人員思想觀念得到更新，但作為數(shù)字化校園下的一個最容易忽略的子系統(tǒng)，檔案數(shù)字化依然還存在信息孤島現(xiàn)象。數(shù)字化校園的成果是建立在各個系統(tǒng)的流暢運行之上，統(tǒng)一認證是為實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘應用掃清障礙，但檔案系統(tǒng)中電子檔案的資源匱乏，相當大程度上造成了信息孤島。如何讓沉睡的檔案變成有用的電子資源，輔助領導決策，成為高職院校數(shù)字化校園建設會上的重點議題。

（四）檔案的管理較為原始，檔案的利用率不高

大多高職院仍然采用原始的紙質查詢復印，手工記錄的方式。管理人員只重視檔案是否有效保管，忽視了如何利用。學籍檔案、校級檔案作為調用最頻繁的種類，破損較嚴重，檔案翻閱查詢與修復成為專職檔案管理人員的主要工作，枯燥的工作非?？简灩ぷ魅藛T的耐性，這與便捷的信息化時代不符。

（五）人才梯隊建設缺失，缺乏專業(yè)檔案人才，一崗多責制留不住年輕人才

高職院校由于編制的原因，人員配備遠不如本科院校，檔案室專業(yè)人員較少，通常以其他專業(yè)引進人才，通過再學習成為檔案管理人員，大多高職院檔案室掛靠在圖書館或學院辦公室，除檔案管理外，還要肩負部門其他事務。以江蘇經貿職業(yè)技術學院檔案室為例，目前檔案室主任由黨院辦副主任兼任，負責檔案數(shù)字化，檔案管理員一名（非檔案專業(yè)），負責檔案的收編、整理、保管和利用，在檔案建設過程中，基本檔案管理工作已是力不從心。

二、 高職檔案數(shù)字化的必要性及措施

（一）提高信息化素質，師生員工能熟練使用各信息化系統(tǒng)

檔案數(shù)字化是建立在對信息系統(tǒng)熟練應用的基礎之上。借助數(shù)字化校園建設的契機，大力推進工作人員的信息化素質。通過開展信息化培訓班，信息化競賽，邀請專家學者講學，專業(yè)人員上門輔導等，提升領導及員工的信息化素養(yǎng)，對后期數(shù)字化建設起重要作用。

（二）提升檔案意識，師生員工認可檔案工作的重要性

檔案工作不只是檔案室的工作，它關乎師生員工的日常工作，學校發(fā)展之路的每個節(jié)點，留存的資料都為今后的發(fā)展起支撐和輔助決策作用。認清自己提供檔案對學校的貢獻，匯總的檔案信息能給大家提供便利快捷性。上層領導知道檔案對輔導決策的重要性。檔案數(shù)字化的建設，不單是某個人或某個部門就能建成，需要學院領導的重視，需要財務的投入，需要各檔案提供部門的配合。所以，各高職院應根據(jù)自身的發(fā)展需求，從機構設置、人才配備、資金投入等方面綜合考量，同時在數(shù)字化校園建設中，提升檔案數(shù)字化的地位，引起足夠重視。

（三）規(guī)范檔案數(shù)字化標準，重點培養(yǎng)專兼職檔案人員

目前，高職院校普遍采用服務外包的方式進行檔案的數(shù)字化，此過程由專業(yè)公司進行，雖省心，但數(shù)字化過程中本校檔案管理人員并無實質性收獲，且長久會形成依賴，數(shù)字化存量和增量檔案的代價不菲。鑒于高職院存量檔案少，調用頻率不均衡的特點，可通過培訓相關技能人才，在新檔案提交時實現(xiàn)紙質文本與數(shù)字文本同時存檔。存量檔案按調用頻率的高低進行優(yōu)先級排序，分批數(shù)字化，在此過程中，可提升專兼職檔案人員的數(shù)字化水平。

（四）充實檔案數(shù)字資源，提升檔案利用率

紙質檔案因為調取不順暢，只能根據(jù)完整名稱才能調取相關檔案，導致利用率很低。檔案數(shù)字化后，存量及增量檔案均實現(xiàn)雙層PDF技術的實現(xiàn)，所有的文檔可實現(xiàn)全文檢索，能具體定位到相應字段，有效提高檔案的調取與利用率。數(shù)字化的檔案資源可嵌入數(shù)字化校園平臺，實現(xiàn)分權限實時調取，校級領導及擁有相關權限的師生員工，可進行高效搜索查詢。減去了查詢、復印的時間，且痕跡管理更便于統(tǒng)計檔案的利用率。

（五）提升檔案管理水平，注重檔案人才梯隊建設

目前高職院校的檔案管理人員，存在專職檔案人員少，檔案專業(yè)人才不足的共性問題。同時，檔案又分科技檔案、基建檔案、教學檔案及音視頻檔案等，這些檔案對人才的專業(yè)需求各不相同。所以在檔案數(shù)字化過程中，人員配備的設置要合理，專業(yè)要對口。同時，檔案數(shù)字化是以信息技術為基礎的，檔案技術人才除有扎實的檔案專業(yè)基礎外，還要有很強的信息技術基礎。高職院校檔案人才的補充通常有如下幾個途徑：一是原有檔案管理人員通過再學習，提升檔案專業(yè)基礎和信息化技術能力，這部分人對本校檔案存儲情況較為了解，能夠快速上崗;二是通過校內轉崗，引入有信息技術的工作人員;三是通過社會招聘，招聘有信息基礎的檔案技術人才。同時也注意培養(yǎng)各職能部門、二級院系的兼職檔案人才，在數(shù)字化過程中，可分批有序地參與到檔案數(shù)字中來，提升技術能力，后期檔案提交更為規(guī)范。

三、 總結

高職院辦學過程中幾經整合，發(fā)展歷史較為復雜，很多高職院經歷過校址搬遷，多校整合，老舊資料的整理規(guī)格不一，保存方式多樣，造成統(tǒng)一整理的困難。檔案利用率的低下，也使檔案的地位不高，通過檔案的數(shù)字化，可有效整合相關資源，實現(xiàn)館藏資源的統(tǒng)一數(shù)字化。新建的數(shù)字化校園和辦公自動化平臺，產生的過程文件均為電子文檔。在數(shù)字校園建設過程中，應重視檔案的收集，數(shù)字化校園建設規(guī)范應邀請檔案專業(yè)人才參加，根據(jù)檔案的要求，規(guī)范電子檔案的存檔格式，直接進入數(shù)字化檔案平臺。

檔案數(shù)字化，是一項海量的工程。多年的存量檔案需要大量財力和人力。因此根據(jù)檔案的輕重緩急，調取的頻繁來設置數(shù)字化的優(yōu)先級，分步實現(xiàn)檔案全面數(shù)字化，為高職院的快速發(fā)展提供動力。

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