小微企業(yè)檔案管理的思考

朱文君 劉誠(chéng)

摘?要：在國(guó)富民強(qiáng)的強(qiáng)大背景下，越來越多的小微企業(yè)如雨后春筍般蓬勃發(fā)展，檔案管理作為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一部分也越來越受到重視。由于小微企業(yè)固有的弱點(diǎn)，使檔案管理在不同程度上存在著領(lǐng)導(dǎo)重視不夠、檔案員素質(zhì)偏低、檔案管理制度欠缺、服務(wù)手段薄弱等共性的問題。文章具體分析了小微企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)和管理過程中存在的問題，并提出提高檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)檔案隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)、完善檔案管理體系、實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理等相應(yīng)的對(duì)策，以期將檔案價(jià)值發(fā)揮到最大。

關(guān)鍵詞：小微企業(yè);檔案管理;特點(diǎn);對(duì)策

中圖分類號(hào)：F270??????文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A??????文章編號(hào)：1008-4428（2018）12-0044-01

一、 引言

今年8月20日，國(guó)務(wù)院促進(jìn)中小企業(yè)發(fā)展工作領(lǐng)導(dǎo)小組第一次會(huì)議在北京召開。會(huì)議強(qiáng)調(diào)：“要對(duì)大中小企業(yè)平等對(duì)待，要充分認(rèn)識(shí)促進(jìn)中小企發(fā)展的重要性。目前，我國(guó)中小企業(yè)貢獻(xiàn)了50%以上的稅收，60%以上的GDP，70%以上的技術(shù)創(chuàng)新，80%以上的城鎮(zhèn)勞動(dòng)就業(yè)，90%以上的企業(yè)數(shù)量，是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的生力軍?！逼渲挟?dāng)然也少不了小微企業(yè)的作用。

事實(shí)證明，小微企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用。企業(yè)檔案很能反映出企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，不僅僅是企業(yè)管理的第一手材料，也是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，更是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。因此需要對(duì)小微企業(yè)檔案進(jìn)行全過程管理，以保證檔案的有效利用。

二、 小微企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)和存在的問題

（一）管理層重視不夠

多數(shù)小微企業(yè)的管理層對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，由于其自身的局限性，管理層往往追求經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)價(jià)值最大化，更加注重經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)管理狀況。

實(shí)際上，小微企業(yè)多頭出擊，為生存而有啥干啥，造成產(chǎn)品種類繁多，帶來檔案管理工作內(nèi)容繁雜，耗費(fèi)精力多，且短期內(nèi)對(duì)創(chuàng)造效益的作用不明顯等問題，這些特點(diǎn)造成企業(yè)管理者對(duì)檔案管理工作有意無意地采取回避態(tài)度。

管理層疏忽檔案管理還表現(xiàn)在對(duì)選拔檔案員不提勝任條件的要求，只要具有一定文化基礎(chǔ)就行。平時(shí)對(duì)檔案管理情況很少過問，更談不上培養(yǎng)和考核。把檔案員當(dāng)成文件資料的庫(kù)房保管員，完全不能發(fā)揮檔案的有效作用。

（二）檔案員能力偏弱

小微企業(yè)的管理層普遍認(rèn)為只要把技術(shù)材料放入檔案室就行了。有些小微企業(yè)甚至未設(shè)立正式檔案室和檔案員，大部分檔案工作均由其綜合管理部門管轄，檔案工作也是由其他行政人員兼職。檔案管理得不到應(yīng)有的重視，對(duì)檔案員也只是用而不培，許多小微企業(yè)的檔案員文化程度偏低，又得不到專業(yè)的培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力弱。殊不知，科技在不斷進(jìn)步，檔案件數(shù)在逐年遞增，如不善于管理，就會(huì)造成檢索困難，或流失，或泄密等問題的隱患亦會(huì)隨之出現(xiàn)。

（三）檔案管理制度不完善

小微企業(yè)從上到下對(duì)檔案管理的意識(shí)淡薄，導(dǎo)致檔案管理工作無制度可循，實(shí)際工作中無據(jù)可依。許多小微企業(yè)在檔案管理工作中參照大型企業(yè)的檔案管理制度執(zhí)行，小微企業(yè)無論在設(shè)施、資金、人員管理上都和大型企業(yè)有較大的差距，大型企業(yè)的檔案管理體制較為健全，發(fā)展程度較高，大中型企業(yè)的檔案管理模式不適合小微企業(yè)自身的發(fā)展，長(zhǎng)此以往會(huì)限制企業(yè)檔案管理的發(fā)展，使檔案管理在企業(yè)中發(fā)揮不了應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益。

（四）檔案服務(wù)手段薄弱

小微企業(yè)的檔案管理局限于收集、整理、保存等檔案管理基本職能，對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化、科技化和數(shù)字化卻很少涉及，沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性、必要性和緊迫性。隨著信息技術(shù)的發(fā)展、云計(jì)算技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中發(fā)揮的作用越來越大;隨著網(wǎng)絡(luò)貿(mào)易的興起，虛擬檔案的出現(xiàn)也給企業(yè)檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。許多小微企業(yè)卻不能適應(yīng)這一變化，檔案工作模式仍停留在相對(duì)被動(dòng)的狀態(tài)，投入不足而導(dǎo)致在檔案管理上只能保持著“人來借，我去取”的傳統(tǒng)習(xí)慣，沒有形成一套科學(xué)有效的電子檔案管理流程，檔案保管和利用處于一種無序狀態(tài)。

（五）檔案存放無序

小微企業(yè)的檔案存放混亂，采用多個(gè)檔案柜無規(guī)矩存放，加之檔案管理員變更頻繁，又沒設(shè)置清晰的臺(tái)賬，造成檢索困難，甚至張冠李戴的現(xiàn)象。曾有一個(gè)生產(chǎn)汽油發(fā)電機(jī)組和柴油發(fā)電機(jī)組的小公司，有不同功率的發(fā)電機(jī)，多達(dá)幾十種。顧客來調(diào)用一種10kW的汽油發(fā)電機(jī)的使用說明書，檔案員找了老半天，最終還是找了10kW的柴油發(fā)電機(jī)的使用說明書，搞得顧客哭笑不得。

三、 改善小微企業(yè)檔案管理的對(duì)策

（一）提高檔案管理意識(shí)

“檔案”作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的基本產(chǎn)物，通過文字、圖紙和電子文件等多種形式來記錄企業(yè)的發(fā)展。首先要提高管理層的意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展存在的積極價(jià)值，同時(shí)對(duì)企業(yè)的所有與檔案工作有關(guān)的員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)宣貫，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)可;其次要建立檔案管理考核機(jī)制，將檔案管理作為企業(yè)管理工作的一項(xiàng)重要考核內(nèi)容，使科技人員在工作中自覺將形成的科技文件歸檔;最后要采取有效措施，穩(wěn)定檔案員隊(duì)伍，加強(qiáng)檔案工作人員的繼續(xù)教育，從而使檔案人員在業(yè)務(wù)技能和服務(wù)方式適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。在提高檔案管理的人員素質(zhì)的同時(shí)，可選拔具備專業(yè)能力與管理經(jīng)驗(yàn)的人員任職，專職專人，使工作做得更全面、精致。

搞好檔案工作，最高管理者應(yīng)舍得投入，包括人力和財(cái)力的投入。應(yīng)選拔有責(zé)任心、有事業(yè)心的專職人員擔(dān)任檔案員。檔案的信息化建設(shè)是必由之路，需要一定經(jīng)費(fèi)，應(yīng)予以保證。

（二）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍素質(zhì)建設(shè)

檔案工作人員素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量的好壞，因此需要檔案管理人員不斷加強(qiáng)自身，提高素質(zhì)，強(qiáng)化自身業(yè)務(wù)能力，保證檔案工作質(zhì)量。在主觀意識(shí)上，公司方面應(yīng)培養(yǎng)檔案人員的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，建立集體榮譽(yù)感，堅(jiān)持以人為本，讓檔案工作者在工作中找到歸屬感，發(fā)揮其人生價(jià)值，并將這種積極負(fù)責(zé)的態(tài)度轉(zhuǎn)化到實(shí)際工作中。同時(shí)檔案工作人員要自覺學(xué)習(xí)，積極進(jìn)取，掌握檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，了解檔案管理專業(yè)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，通過不斷的學(xué)習(xí)能適應(yīng)檔案工作發(fā)展的新需求;在客觀行動(dòng)中，公司管理方面應(yīng)“雙管齊下”，形成一套有效的約束與激勵(lì)機(jī)制。一面合理編制崗位職責(zé)任務(wù)，實(shí)行責(zé)任制管理，打破傳統(tǒng)的選拔機(jī)制，一面多為基層檔案人員提供學(xué)習(xí)和晉升的機(jī)會(huì)。通過這種方式能幫助檔案工作人員解決后顧之憂，從而大大減少檔案管理工作崗位的流動(dòng)性。而檔案工作人員要設(shè)定遠(yuǎn)期與近期相結(jié)合的檔案管理工作目標(biāo)，通過這種方式確保工作有目的地開展，提高自身的工作水平。

（三）完善檔案管理體系

“凡事預(yù)則立”，要管理好檔案信息，就應(yīng)該事先制定好詳細(xì)的管理規(guī)則，并按制度嚴(yán)格去執(zhí)行?！爸贫取敝辽賾?yīng)包括歸檔文件的審查制度、文件整理組卷制度、文件借閱制度、文件保密制度、文件銷毀制度等。有了這些基本制度并有效執(zhí)行，才能保證檔案的有效和完整，才能做到檢索快捷，并提高其利用率。

隨著社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制的改革，小微企業(yè)必須要注重自身矛盾的特殊性，要關(guān)注自身的發(fā)展問題，結(jié)合實(shí)際情況，不斷完善檔案管理體系，制定出更加符合自身的因地制宜的制度。同時(shí)應(yīng)在實(shí)際工作中具體問題具體分析，在遵守制度的前提下靈活變通，將檔案管理工作價(jià)值發(fā)揮到最大。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理

信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，在檔案管理和應(yīng)用中也應(yīng)綻放異彩。做好傳統(tǒng)檔案工作的同時(shí)，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案。實(shí)現(xiàn)資源共享，大大提高檔案工作效率。為此，小微企業(yè)也應(yīng)加大投入，解決好科技檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實(shí)體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理。

四、 結(jié)語(yǔ)

習(xí)近平總書記曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”檔案工作作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著不可替代的作用，小微企業(yè)只有高度重視并不斷加強(qiáng)檔案管理的建設(shè)，有效利用檔案成果，才能為企業(yè)持續(xù)發(fā)展增添活力。

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